如何制作excel进度表？简单步骤帮你轻松上手

在现代办公和项目管理中，Excel进度表已经成为不可或缺的工具。无论是产品研发、工程施工、市场活动还是个人计划，Excel进度表都能帮助我们清晰地追踪任务状态，合理分配资源，有效把控时间进度。很多新手用户面对“如何制作excel进度表？简单步骤帮你轻松上手”这个问题时，常常感到无从下手。本文将从零基础角度出发，带你全面理解Excel进度表的结构、用途以及制作核心。

一、Excel进度表的基础知识与应用场景

1、Excel进度表是什么？

Excel进度表，本质上是一种以表格形式展示项目任务及其进展状态的工具。它通常包含以下几个关键元素：

• 任务名称
• 负责人
• 开始日期
• 截止日期
• 进度（百分比或状态描述）
• 备注/说明

通过这些要素，用户可以一目了然地掌握整体项目进展情况，及时发现延误风险，优化资源分配。

2、Excel进度表的典型应用场景

Excel进度表的应用极其广泛，包括但不限于：

• 项目管理：跟踪项目各阶段任务的完成情况
• 团队协作：明确每个人的责任与时间节点
• 个人计划：制定学习、健身、理财等个人目标进度
• 销售跟进：记录客户沟通、订单处理等业务流程

现实案例：例如在软件开发团队中，项目经理使用Excel进度表分解开发任务，设定每项功能的时间节点，团队成员每日更新进度，领导可以随时查看总体进展，发现瓶颈立即调整。

3、Excel进度表的优缺点对比

核心论点：Excel进度表适合中小型项目及个人使用，灵活性高，但在多人协作和流程管理上有天然短板。如果你的团队需要更强的协作和审批功能，或者有大量数据需要统计分析，建议考虑零代码数字化平台，如简道云。简道云是IDC认证的国内市场占有率第一平台，有2000w+用户和200w+团队使用，能替代excel进行更高效的在线数据填报、流程审批、分析与统计。在线体验请点击： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

4、为什么选择Excel制作进度表？

• 普及率高，几乎每台电脑都有Excel
• 资源丰富，网络上有大量模板可直接下载使用
• 熟悉的操作界面，学习成本低
• 支持多种格式导出，便于汇报与分享

结论：Excel进度表是项目管理与个人规划的入门首选工具。但如果你的需求超出Excel的协作与流程能力，务必尝试更高效的在线解决方案。

二、如何制作excel进度表？简单步骤帮你轻松上手

接下来，围绕“如何制作excel进度表？简单步骤帮你轻松上手”，我们将详细分解制作流程，确保即使是零基础用户也能快速掌握。

1、明确进度表的需求与结构

第一步是梳理你的项目需求，明确进度表要展示哪些内容。

• 项目目标是什么？
• 需要追踪哪些任务？
• 需要哪些字段（如任务名称、负责人、日期、进度等）？
• 谁需要查看或维护进度表？

建议在纸上草拟进度表的结构，确定每一列代表的信息，避免后期频繁调整。

2、建立Excel表格骨架

打开Excel，新建一个空白工作表，按如下逻辑设置表头：

核心论点：表头设计要简洁，覆盖所有必需信息，便于后期拓展。

3、输入任务数据

将所有需要追踪的任务逐项填写到表格中。每行代表一个任务，每列对应一个任务属性。

• 任务名称：如“需求分析”、“系统搭建”
• 负责人：王小明、李四等
• 开始/截止日期：2024/07/01 到 2024/07/10
• 进度：填写百分比，如 50%
• 状态：未开始/进行中/已完成
• 备注：可填写具体说明或遇到的问题

4、利用公式自动计算进度

Excel强大的公式功能可以让进度表更智能。例如：

• 自动计算剩余天数：在新一列输入公式 =截止日期-今天()，即可实时显示每项任务的剩余时间。
• 自动统计完成进度：在汇总行使用 =COUNTIF(状态列, "已完成")/总任务数，自动统计整体进度百分比。

列表补充：常用公式示例

• =TODAY() （获取当天日期）
• =DATEDIF(开始日期, 截止日期, "d") （计算相隔天数）
• =AVERAGE(进度列) （计算平均进度）

5、使用条件格式突出重点

项目管理中，往往需要突出逾期任务或未完成任务。Excel条件格式能为你自动加亮：

• 逾期未完成任务：设置规则，若截止日期早于今天且状态不是“已完成”，则整行变红。
• 进度低于50%：进度栏低于50%自动变橙色。
• 已完成任务：整行变绿色。

这样能让你一眼看出项目风险点，及时采取措施。

6、制作进度条和可视化图表

Excel支持插入条形图或甘特图，使进度一目了然：

• 在进度列插入条形图，直观显示每项任务的完成度。
• 制作简易甘特图，将任务与时间轴结合，整体进度一目了然。

案例演示：

7、进度表的保存与分享

• Excel文件可本地保存，也可上传云盘便于团队共享。
• 建议定期备份，防止数据丢失。
• 通过邮件或企业微信直接分享进度表，确保信息同步。

核心论点：Excel进度表的制作流程并不复杂，关键在于结构设计和公式应用。只要掌握上述步骤，无论是个人还是团队都能轻松上手。

8、常见问题与解决方案

• 数据丢失怎么办？
• 建议开启自动保存功能，或将文件同步到云盘。
• 多人编辑冲突？
• 可使用Excel在线协作版，但功能有限。
• 表格太复杂怎么办？
• 精简字段，分阶段拆分进度表，切勿一次性塞入过多内容。

补充说明：如果你需要更高效的数据填报、流程审批、分析与统计功能，Excel之外还有简道云这样的零代码数字化平台可以选择。简道云支持多人协作、自动统计、流程审批，极大提升团队效率。体验请点击： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

三、进阶技巧：让Excel进度表更智能高效

已经掌握了基础制作流程，还可以通过一些进阶技巧让你的Excel进度表更智能，提升工作效率。以下内容专为提升如何制作excel进度表？简单步骤帮你轻松上手的实战效果。

1、动态甘特图制作

甘特图是项目进度管理的经典可视化工具。使用Excel制作动态甘特图，可以让时间轴和任务进度一目了然。

• 设置“开始日期”“持续天数”两列
• 使用条件格式或条形图，自动填充每一行的任务时间段
• 随着进度更新，甘特图自动调整颜色和长度

实际操作步骤：

1. 在Excel中新建一张时间轴（如7月1日至7月31日）。
2. 每行任务对应时间区间填充颜色。
3. 通过公式自动更新颜色和进度。

优点：项目整体进展一眼看清，便于向领导或客户汇报。

2、数据透视表辅助分析

如果项目任务较多，使用Excel的数据透视表功能能快速统计和分析：

• 按负责人统计已完成任务数
• 分阶段汇总各阶段进度
• 自动生成进度百分比和图表

数据透视表可以让进度表从“记录”升级为“分析”，为决策提供数据支持。

3、任务自动提醒与进度跟踪

虽然Excel本身没有自动提醒功能，但可以通过以下方法实现简易提醒：

• 在进度表中设置“逾期提醒”列，公式判断逾期任务，自动显示“⚠️逾期”提示。
• 利用Outlook或企业微信日历，手动添加任务截止日期提醒。

这样能大大降低因遗漏导致的任务延误风险。

4、进度表模板的选择与定制

网络上有大量Excel进度表模板，建议初学者结合自己的实际需求做定制：

• 项目甘特图模板
• 个人目标进度表模板
• 销售跟进进度表模板

选择合适模板后，删除不需要的字段，保留核心信息。模板能让你快速上手，但一定要根据实际场景灵活调整。

5、Excel与其他工具联动

随着数字化不断深入，很多企业开始将Excel与其他工具联动，比如：

• 与邮件系统自动发送进度汇报
• 与企业微信、钉钉集成，实现信息自动同步
• 与项目管理系统（如简道云）数据对接，实现自动填报和审批

这样能让Excel进度表的数据流动起来，避免“信息孤岛”。

6、实战案例：从混乱到高效

【案例1：市场部门活动进度表】

• 场景：市场部门需要运营10个线上活动，负责人分布在不同小组。
• 方案：使用Excel进度表，每个活动设定任务清单、负责人、时间节点、进度、状态。
• 效果：团队成员每日更新进度，领导每周查看整体进展，及时调整资源分配。

【案例2：软件开发团队敏捷看板】

• 场景：软件开发团队采用敏捷开发，需要追踪每个迭代的任务进度。
• 方案：Excel进度表+甘特图，每个任务设定优先级、负责人、完成度，自动统计进度百分比。
• 效果：开发进度可视化，迭代目标明确，团队沟通更顺畅。

通过这些进阶技巧和案例，Excel进度表已不仅仅是一个记录工具，更是提升团队协作与项目管理效率的利器。

7、Excel之外的高效选择——简道云

如果你的团队已经遇到Excel协作效率低、流程审批复杂、统计分析繁琐等问题，推荐尝试简道云这样的零代码数字化平台。简道云拥有2000w+用户和200w+团队使用，支持在线数据填报、流程审批、自动分析与统计，是Excel进度表的升级解决方案。详情体验： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

总结与推荐：选择最适合你的进度管理工具

本文围绕“如何制作excel进度表？简单步骤帮你轻松上手”这一主题，系统梳理了Excel进度表的基础知识、详细制作流程及进阶技巧。无论是个人用户还是团队，只要掌握需求分析、结构设计、公式应用和可视化方法，就能高效制作出实用的Excel进度表。当然，Excel作为传统工具，在多人协作和流程管理上仍有局限。如果你追求更高效的数据填报、流程审批与自动统计分析，建议体验简道云这一零代码数字化平台。简道云拥有2000w+用户和200w+团队的信赖，能让团队协作和数据管理更上一层楼。在线试用入口： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

选择合适的工具，合理运用进度表，让你的项目管理和目标实现变得更轻松高效！ 🎯

本文相关FAQs

1. Excel进度表里怎么设置自动计算完成百分比？

在用Excel做进度表时，手动算完成度太麻烦了。有没有什么简单办法，让表格能自动算出每个项目的完成百分比？这样团队里谁看都一目了然，效率高很多！

嗨，这个问题真的很常见！自动算百分比其实特别简单，分享下我的经验：

• 设定两个关键数据列：一个是“总任务量”，一个是“已完成数量”。
• 在“完成百分比”那栏，用Excel的公式直接算，比如=已完成数量/总任务量，然后设置单元格显示百分比格式。
• 这样，每次只要填上已完成数，百分比就会自动更新，完全不用自己再算。
• 如果任务分得很细，还可以用SUM函数把所有小任务加起来，再算总进度。
• 进阶玩法是用条件格式，比如完成率超过80%自动变绿，低于50%变红，一眼就能看出哪个项目拖后腿。

很多团队用这个方法，都说比传统手写好太多。如果觉得Excel公式还是有点麻烦，也可以试试像简道云这种在线工具，做进度表更方便，很多公式和进度条都帮你自动搞定。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

2. 怎么用Excel进度表追踪多个项目，每个项目又分成好几个阶段？

单一任务还好，项目一多，每个又分好几个阶段，进度表就很容易乱套。有没有什么实用的方法，把这些复杂项目都清楚地展示出来？有没有模板推荐？

你好，这种情况我之前也头疼过，后来摸索出几个好用的办法：

• 先用“项目名称”“阶段名称”两列，把每个项目的阶段细分列出来。
• 每个阶段再加“开始时间”“计划完成时间”“实际完成时间”“进度百分比”等字段，信息一目了然。
• 可以用Excel的分组功能，把每个项目的阶段折叠起来，想看哪个展开就能看到详细进度，项目多也不怕乱。
• 条件格式+颜色标记：比如延期的阶段用红色，正常进度用绿色，哪个阶段卡住了直接能看见。
• 推荐用Excel的“数据透视表”功能，汇总每个项目和阶段的进度，做汇报时超级方便。
• 如果觉得表格太复杂，可以网上搜“项目进度表模板”，很多都是可以直接套用的，自己再调整下字段就行。

用这些技巧后，哪怕项目再多，阶段再复杂也能搞定。如果你对模板或者具体操作还有疑问，欢迎继续讨论！

3. Excel进度表如何和甘特图结合，让进度可视化？

听说甘特图能让项目进度可视化，Excel也能做甘特图吗？怎么把普通的进度表变成甘特图，方便大家直观看进度？

这个问题很棒！甘特图确实是项目管理里的利器，我自己也经常用Excel做。

• 基本思路是用条形图展示每个任务的计划开始和结束时间，进度一目了然。
• 在Excel进度表里，先加上“开始日期”和“持续天数”两列。
• 选中这些数据，插入“堆积条形图”，把每个任务的持续时间当作条形长度，开始日期用透明填充。
• 可以用条件格式，每个任务完成后条形颜色自动变，比如完成变蓝，未完成变灰。
• 甘特图还能加里程碑、任务负责人等字段，团队合作效率更高。
• 网上有不少Excel甘特图模板，比如微软官方的模板，或者国内一些办公网站提供的，也可以直接拿来用。

如果觉得Excel做甘特图还是有点繁琐，建议试试云端项目管理工具，像简道云这种国产工具，甘特图和进度表都能一键生成，还支持多人协作。 要是你想自己动手做，可以再问我具体操作步骤！

4. Excel进度表怎么做动态筛选，比如只看延期任务或某负责人任务？

项目多了以后，表格越来越大，想快速筛出延期的任务或者只看某个人负责的部分，该怎么弄？Excel里有没有什么快捷的方法？

这个需求真的很实用！我平时管理团队项目时，也经常要筛选重点任务。Excel自带的筛选功能就很强大：

• 把“负责人”“任务状态（如正常/延期）”设为单独的列。
• 点击表头，启用Excel的“筛选”功能。这样就能快速勾选只看某个人或某种状态的任务。
• 如果需要更高级的筛选，比如只看未完成又延期的任务，可以用Excel的自定义筛选。
• 还可以用条件格式，直接把延期任务标红，浏览表格时一眼就能看出哪些任务有问题。
• 数据量大时，建议用“数据透视表”，还能按负责人统计进度，做汇报方便很多。
• 有时候我会加个按钮，用简单的VBA宏实现一键筛选，效率更高。

这些方法基本都能在Excel里搞定。如果你有更复杂的筛选需求，也可以考虑在线工具，比如简道云，筛选和权限分配更灵活，适合多人协作。

5. 怎么让Excel进度表自动提醒任务即将到期？

任务一多，经常忘记截止日期，Excel能不能自动提醒哪些任务快到期了？有没有什么简单实用的设置方法？

哈，这个问题我真的太有共鸣了！任务一多，确实很容易忘记时间节点。Excel虽然不是专门的提醒工具，但有几个小技巧可以帮你：

• 在“截止日期”那栏，用条件格式设置“如果今天日期距离截止日期不足三天就高亮”，比如变成红色或者加粗。
• 用=TODAY()函数，让表格自动比对当前日期和截止日期，动态显示任务状态。
• 可以再加一列“提醒”，用公式判断：如果还有3天就到截止，显示“即将到期”，否则留空。
• 如果你喜欢自动化，可以用Excel的VBA写个简单宏，到期时弹窗提醒，不过需要对代码稍微有点了解。
• 大项目或者多人协作时，建议用一些云端项目管理工具，比如简道云，支持自动推送任务提醒，微信或邮件都能收，完全不用担心错过截止。

这些方法我都用过，基本能解决“任务遗忘”这个痛点。如果你还遇到其他提醒难题，或者想了解VBA宏具体写法，也欢迎继续交流！