如何用Excel制作提醒功能？简单教程帮你高效设置自动提醒

在办公自动化的浪潮中，如何用Excel制作提醒功能成为越来越多用户迫切需求的话题。Excel不仅是一款数据处理工具，更是许多人进行项目管理、任务跟踪、财务统计等工作的利器。当我们需要定期检查数据、进行到期提醒或自动提示某项任务，给Excel加上智能提醒功能，就可以极大提升工作效率与准确性。下面我们将深入探讨Excel提醒功能的核心价值、应用场景以及常见需求，帮助你全面认识并掌握如何高效设置自动提醒的实用技巧。

一、为什么在Excel中设置提醒功能？场景与核心价值解析

1、提醒功能带来的效率提升与管理价值

Excel的提醒功能能带来哪些实际好处？

• 避免遗漏关键任务：无论是合同到期、账单支付还是项目截止日期，提醒功能都能帮助你及时关注重要节点。
• 提升协作效率：在团队协作中，通过自动提醒，相关人员可以及时获取信息，无需反复手动通知。
• 增强数据安全与合规性：对于金融、企业合规等场景，自动提醒能帮助及时完成审计、报表归档等关键动作，降低风险。
• 优化时间管理：日程、会议、周期性任务都能通过Excel提醒变得井井有条，减少遗忘和临时应付的情况。

2、Excel提醒功能的常见应用场景

Excel的灵活性让它在多种场景下大显身手。以下是几个常见应用：

• 项目管理与任务跟踪：设置项目里程碑，到期自动提醒相关负责人。
• 财务账单监控：如发票付款、费用报销等到期提醒，避免逾期。
• 人员考勤与节假日安排：节假日、年假等自动提醒，便于管理部门统筹。
• 库存与采购管理：产品库存低于阈值时自动提醒采购，减少断货风险。

案例：团队项目管理自动提醒 假设你负责一个团队项目，需要追踪各阶段任务进度。通过Excel设置到期提醒，可以在每个任务临近截止时自动弹出提示，确保所有成员不会遗漏关键环节。这种自动化能有效防止“忘记做”、“没及时交”的尴尬局面。

3、提醒功能的技术实现挑战

虽然Excel本身没有内置“弹窗提醒”功能，但通过公式、条件格式、VBA宏等方式，我们依然可以实现高效提醒。常见挑战包括：

• 不同版本Excel兼容性：部分提醒方法需VBA支持，部分仅靠公式和条件格式实现。
• 多人协作与跨设备使用：本地Excel提醒在多人编辑或移动端可能存在局限。
• 自动化程度：有些方法只能在打开文件时提醒，无法做到全时段自动推送。

为此，许多用户开始尝试更智能的解决方案。例如，简道云作为国内市场占有率第一的零代码数字化平台，能轻松实现在线数据填报、流程审批和自动提醒。如果你对Excel提醒有更高效的需求，不妨试试 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com ，体验一站式数字化办公的便捷。

二、Excel提醒功能的核心实现方法详解

掌握如何用Excel制作提醒功能，需要了解几种主流实现方式。从简单的条件格式到高级VBA宏，我们将逐一讲解操作步骤、适用场景和注意事项，并结合实际表格案例，助你快速上手。

1、条件格式实现到期提醒

条件格式是最简单易用的Excel自动提醒方法，无需编程基础。它能根据设定的条件自动改变单元格样式，吸引注意力。

操作步骤：

1. 假设你有如下任务表：

2. 选中“截止日期”列，点击【开始】-【条件格式】-【新建规则】。
3. 选择【使用公式确定要设置格式的单元格】，输入公式：
   ```excel
   =AND($C2<>"" , $C2-TODAY()<=3 , $D2<>"完成")
   ```
   说明：距离截止日期小于等于3天且状态不是“完成”时触发。
4. 设置醒目颜色（如红色填充），点击确定。

优势：

• 无需VBA，安全性高。
• 视觉提醒，适合日常任务跟踪。

劣势：

• 仅在打开表格时可见，不能弹窗或跨设备推送。

小贴士：可在表头旁边加个“提醒”列，公式输出“即将到期”文字，便于筛选。

2、公式+筛选辅助提醒

在条件格式基础上，可用公式生成“提醒”标志，便于批量筛查。例如：

在E列输入公式：
```excel
=IF(AND(C2<>"",C2-TODAY()<=3,D2<>"完成"),"⚠️即将到期","")
```

这样就能一目了然看到哪些任务需要关注。如下表：

优势：

• 便于筛选和统计。
• 适用于大批量数据管理。

3、VBA宏弹窗提醒实现自动推送

如果你希望Excel在打开时自动弹窗提醒，VBA宏是更高级的选择。具体步骤如下：

操作流程：

1. 按下 Alt + F11 打开VBA编辑器。
2. 在左侧项目资源管理器，双击 ThisWorkbook，粘贴如下代码：

```vba
Private Sub Workbook_Open()
Dim ws As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim i As Long
Dim msg As String

Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "C").End(xlUp).Row

For i = 2 To lastRow
If ws.Cells(i, "C").Value <> "" And ws.Cells(i, "C").Value - Date <= 3 And ws.Cells(i, "D").Value <> "完成" Then
msg = msg & ws.Cells(i, "B").Value & " 到期日期：" & ws.Cells(i, "C").Value & vbCrLf
End If
Next i

If msg <> "" Then
MsgBox "以下任务即将到期：" & vbCrLf & msg, vbExclamation, "自动提醒"
End If
End Sub
```

说明：

• 每次打开Excel文件时，自动检查所有任务，弹窗提醒即将到期的内容。
• 可根据实际表格调整列号和表名。

优势：

• 实现自动弹窗，明显提升提醒效果。
• 支持复杂规则定制。

劣势：

• 需开启宏支持，部分企业环境可能禁用。
• 仅在本地打开表格时有效，无法远程或多端推送。

4、进阶：Outlook邮件提醒/日历同步

如需更强的自动提醒，可以通过VBA调用Outlook发送邮件或同步日历，实现跨平台提醒。此类方案技术门槛较高，适合IT或进阶用户。

核心思路：

• 利用VBA遍历Excel数据，自动生成待提醒事项。
• 通过Outlook API自动发送邮件给指定人员。

优点：

• 多端推送，适合协作团队。
• 支持定时任务和批量通知。

缺点：

• 需要安装并配置Outlook。
• 维护成本较高。

5、常见问题与对比分析

核心建议： 如果你只是需要在Excel表格内进行提醒，条件格式和公式足够满足大多数需求；如需自动弹窗或邮件推送，建议结合VBA或Outlook。如果追求更高效、更智能的自动化，建议尝试专业平台如简道云，无需写代码即可一键设置自动提醒和流程审批。

三、Excel提醒功能实操案例与优化建议

掌握了原理和方法后，我们来结合实际案例，展示如何用Excel制作提醒功能，并给出实用优化建议，帮助你实现从入门到精通的飞跃。

1、项目管理提醒实操案例

场景描述：假设你运营一个小团队，需管理多个项目任务，每个任务有截止日期和负责人。

Excel表格示例：

核心公式（E2单元格）：
```excel
=IF(AND(C2<>"",C2-TODAY()<=2,D2<>"完成"),"🔔提醒：即将到期","")
```
下拉填充至所有行。

视觉提醒： 用条件格式将“提醒标记”列的内容设为醒目的红色，强化警示效果。

优化建议：

• 增加负责人邮件/电话列，方便随时联系相关人员。
• 设置筛选按钮，只显示有提醒的行。
• 每周定期检查，避免遗漏长期任务。

2、财务账单自动提醒案例

场景描述：你需要定期付款，避免账单逾期。

公式：
```excel
=IF(AND(C2<>"",C2-TODAY()<=5,D2="未支付"),"💡账单即将到期","")
```
优化技巧：

• 根据账单金额设置不同颜色，金额高的账单额外提醒。
• 用数据透视表统计未支付账单总额，便于财务汇总。
• 可用VBA自动弹窗或邮件通知，提升自动化。

3、团队协作与流程审批提醒

在人事、采购、审批等场景，Excel自动提醒能有效推动流程进展。例如：

公式：
```excel
=IF(AND(C2<>"",C2-TODAY()<=3,D2="待审批"),"✔️请尽快审批","")
```

优化建议：

• 为流程节点设置不同提醒规则，比如“待审批”、“待复核”分别用不同图标。
• 定期导出提醒数据，作为流程优化依据。

4、Excel提醒功能的局限与升级路径

虽然Excel提醒功能能满足基础需求，但在以下场景下存在局限：

• 多人协作、移动办公：传统Excel文件难以实现远程提醒和多端同步。
• 复杂流程与审批链：涉及跨部门、分级审批时，Excel维护难度大。
• 自动推送与集成要求：如需与企业微信、邮箱等集成，Excel需大量定制开发。

升级建议：

• 对于复杂场景，可考虑用专业数字化平台替代Excel，如简道云。它支持在线数据填报、自动提醒、流程审批和多端同步，已服务2000w+用户和200w+团队，助力企业轻松实现智能办公。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com
• 在Excel中，可通过定期导出数据，结合Power Automate、Outlook等工具实现跨平台自动提醒。

全文总结与数字化升级推荐

通过本文详细解析，你已经全面了解了如何用Excel制作提醒功能的核心方法，包括条件格式、公式自动标记、VBA弹窗和进阶邮件推送等多种实现路径。我们结合实际场景和案例，阐明了Excel提醒在项目管理、财务、流程审批等领域的高效应用方式，同时指出了传统Excel在多人协作、自动化和集成方面的局限。

核心要点回顾：

• Excel提醒功能可以通过条件格式、公式和VBA等多种方式实现，满足大部分日常办公需求。
• 条件格式和公式适合基础用户，VBA及Outlook集成适合进阶和团队应用。
• 对于更复杂的在线数据填报、流程审批和自动提醒需求，建议升级到专业数字化平台。

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本文相关FAQs

1. Excel提醒功能能否结合日期自动高亮？怎么实现比较容易？

很多朋友在用Excel做提醒的时候，会希望某些重要日期或者即将到期的事项能够自动高亮，方便一眼识别。其实，除了弹窗提醒之外，能不能让待办事项在表格里自己变色，做到可视化提醒？有没有简单易用的办法，适合零基础操作？这个问题感觉很实用，但网上教程又零散，大家都想要一个快速上手的方案。

哈喽，这个功能我之前也踩过不少坑，终于摸索出一套简单实用的做法。想让Excel自动高亮即将到期的内容，其实可以用「条件格式」来解决，操作起来很友好：

• 选中你要设置提醒的日期列，比如“截止日期”那一栏。
• 在菜单里找到“开始”—“条件格式”—“新建规则”，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。
• 输入公式，比如 =A2-TODAY()<=3，意思是如果截止日期距离今天少于等于3天，就触发高亮。
• 设定你喜欢的高亮颜色，比如红色或者橙色，点确定。

这样设置好后，只要日期快到了，Excel就会自动把相关行高亮出来，真的非常直观。用条件格式还有个好处，就是可以按照自己的需求不断优化，比如不同的时间段用不同颜色，非常灵活。如果你觉得Excel还是有点局限，可以试试简道云，在线表格自动提醒和高亮，界面更友好，还能多端同步，体验比Excel更顺畅： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

如果你还有其他关于可视化提醒的想法，欢迎一起讨论，毕竟每个人的需求都不太一样。

2. 如何用Excel设置跨表自动提醒？能实现多表联动吗？

大家在做项目或者管理多个任务时，经常需要在不同的表格之间进行提醒，比如一个主表记录任务，另一个表记录截止日期。有没有办法让Excel自动在多个表之间联动，提醒我哪些事项快到期了？很多人觉得Excel只能单表提醒，其实多表联动也有办法，关键是怎么操作。

嗨，这个问题我也被困扰过一阵，后来发现Excel其实能做到，但需要用到一点公式和函数的组合。具体步骤如下：

• 假设你有两个表：一个是“任务表”，一个是“截止日期表”。你可以用VLOOKUP或INDEX+MATCH函数，把截止日期从日期表自动抓到任务表里。
• 在任务表新增一个“提醒”列，用公式，比如 =IF(VLOOKUP(任务名,截止日期表,2,FALSE)-TODAY()<=2,"即将到期","")。
• 配合条件格式，把“即将到期”这一行高亮显示。

这样一来，任务表可以实时根据截止日期表的数据自动提醒你哪些任务快到期，不用手动来回查。联动以后，只要你更新任意一个表数据，提醒就能同步变化。

不过如果你的表格非常复杂，或者需要多人协作，Excel还是有点力不从心。这个时候可以考虑用在线工具，比如简道云，支持多表关联和自动提醒，而且不用写复杂公式。实际用下来，效率提升很明显。

你有没有遇到过类似的多表提醒需求？可以分享下具体场景，说不定还能挖掘出更高效的联动方案。

3. Excel能否实现到期事项自动弹窗提醒？需要用到宏吗？

不少人希望Excel像手机一样，到期事项能自动弹窗提醒。网上提到要用宏和VBA，但很多小伙伴都不太懂代码。到底能不能只靠Excel自身做到弹窗提醒？还是说必须要写宏？这个需求很常见，求一个小白也能搞定的方案。

哈喽，这个问题我也研究过，给大家分享下我的经验。Excel本身没有内置的弹窗提醒功能，如果想要像APP一样弹窗，只能借助VBA（宏）。不过，实际操作并不复杂，简单几步就能实现：

• 按下Alt+F11，打开VBA编辑器。
• 在工作表对象里插入如下代码：

```
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
If Cells(Target.Row, "B").Value - Date <= 0 Then
MsgBox "该事项已到期！", vbExclamation
End If
End Sub
```
这里假设B列是截止日期，只要日期到期，Excel就会弹窗提醒。

• 保存表格为启用宏格式（.xlsm），关闭并重新打开，按提示启用宏。

这样设置好后，每次数据发生变动，就会自动弹窗，非常直观。但要注意，VBA宏只能在PC端Excel用，手机和网页版暂时不支持。如果觉得写代码太麻烦，也可以用条件格式配合筛选，虽然不是弹窗，但提醒效果也不错。

大家如果在用VBA过程中遇到报错，欢迎留言，我之前踩过不少坑，可以一起交流怎么优化弹窗逻辑。

4. 怎么让Excel提醒功能适配多人协作？有高效的同步方法吗？

很多团队用Excel协作，想让表格里的提醒功能对所有参与者都同步生效，尤其是远程办公或异地协作时。Excel自带的提醒功能貌似只能本地用，怎么实现多人在线同步？有没有什么实用的技巧或者替代工具？

哈，团队协作确实是Excel提醒功能的一个大痛点。大家都习惯用Excel，但一涉及同步提醒，Excel原生的支持其实很有限。我的经验是：

• 如果用的是Office 365或Excel Online，可以共享表格，大家一起编辑。但提醒功能还是主要靠条件格式高亮，弹窗宏不支持在线版。
• 要实现全员同步提醒，建议把提醒列用条件格式标注，比如红色表示即将到期，大家一打开就能看到，非常直观。
• 如果想让提醒自动推送到微信、邮箱等，Excel基本做不到。这时候可以考虑用一些在线协作工具。

我团队后来转用简道云，自动提醒、多人同步、消息推送全都能实现，尤其适合远程协作，基本告别了Excel的各种同步烦恼。有兴趣的可以试试： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

如果你有更极致的同步需求，欢迎补充你的场景，说不定还能挖掘出新的协作方案。

5. 有没有办法让Excel提醒功能支持周期性任务？比如每周自动提醒？

很多人用Excel做任务管理，特别是需要周期性提醒，比如每周一自动弹提醒。Excel本身好像不太支持这种周期性逻辑，有没有简单实用的方案？是不是只能靠手动更新，还是有办法让Excel自动循环提醒？

哈，这个问题我也折腾过一阵，周期性提醒确实有点难度。Excel原生不支持自动循环提醒，但可以用公式和条件格式“模拟”一下：

• 在任务表里新增一列“周期”，比如填“每周”、“每月”之类；
• 用公式计算下一个提醒日期，比如 =上次提醒日期+7 表示每周提醒；
• 用条件格式，如果“下次提醒日期”距离今天少于等于1天，自动高亮或者弹窗（VBA实现）。

虽然不能完全自动推送，但每次打开表格，周期性任务都会自动出现在提醒列表里，不容易遗漏。如果想做到真正自动推送，比如每天早上自动微信或邮箱提醒，建议用第三方工具，比如简道云或企业微信的自动化流程。

如果大家有更高阶的周期性提醒需求，欢迎交流，看看有没有更极致的自动化方案可以实现。