如何使用Excel自动查看日期并设置提醒？详细步骤全攻略

在数字化办公环境中，如何使用Excel自动查看日期并设置提醒已经成为许多企业和个人高效管理时间、任务、合同到期等事项的核心需求之一。Excel不仅是数据统计和分析的利器，更因其灵活的公式、条件格式和自动化功能，成为日常提醒与计划管理的“万能工具”。

一、Excel自动查看日期与设置提醒的应用场景解析

1、实际应用场景举例

许多用户在日常工作中都会遇到如下场景：

• 合同到期提醒：企业需要及时关注合同有效期，防止因疏忽导致经济损失。
• 员工生日或纪念日提醒：HR部门用来关怀员工，提高团队凝聚力。
• 项目节点跟踪：项目经理依靠Excel自动提示关键里程碑。
• 账单及发票到期：财务部门避免逾期付款或收款。
• 设备维护保养：定期提醒设备检修，降低故障率。

2、Excel自动查看日期的基础思路

Excel本身并没有像手机或专业提醒软件那样弹窗提醒的功能，但通过公式、条件格式、辅助列和与Outlook联动等方式，可以实现自动“查看”和“高亮”日期，甚至通过一些技巧发送邮件提醒。

以下是常见实现路径：

• 利用 TODAY() 函数对比当前日期与目标日期，自动筛查即将到期的数据。
• 使用条件格式对接近到期的数据进行颜色高亮，视觉提醒。
• 结合 VBA 或 Power Query 实现更复杂的自动化提醒和数据处理。
• 与 Outlook 集成，实现自动邮件/日历提醒。

3、案例分析：合同到期管理

假设你有一份合同到期管理表格，包含如下字段：

你的目标是让 Excel 在合同到期前7天自动高亮提醒，并筛选出即将到期的合同。

解决方案：

• 在“到期日期”旁边新增“到期状态”辅助列，利用公式计算距离到期的天数。
• 使用条件格式让距离到期≤7天的行自动变红或橙色。
• 筛选出“到期状态”为“即将到期”的合同，及时处理。

核心价值点：

• 节省人工检查时间，降低疏漏风险。
• 高效管理重要日期，提升执行效率。

4、Excel与其他工具对比

虽然 Excel 功能强大，但在团队协作、移动办公、流程审批等方面存在一定局限。这里推荐一个更高效的工具：“简道云”。

简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有2000w+用户和200w+团队。它能在线自动填报数据、智能提醒、流程审批与统计分析，完全可以替代Excel进行日期提醒等高频场景。尤其适合需要多人协作、自动通知和审批流的企业用户。

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二、Excel自动日期查看与提醒设置的详细步骤全攻略

掌握如何使用Excel自动查看日期并设置提醒，不仅能提升个人效率，还能帮助团队实现更智能的信息管理。接下来，将通过详细步骤，带你一站式实现Excel自动日期提醒。

1、数据基础准备与规范

要顺利进行日期提醒，首先要保证数据规范：

• 日期字段必须为标准日期格式（如：2024-07-10）。
• 建议为每个需要提醒的事项单独建表，字段清晰：
• 事项名称
• 截止日期 / 到期日期
• 负责人
• 状态
• 提醒天数（如提前7天提醒）

表格示例：

数据规范要点：

• 日期格式统一，避免文本型日期导致公式失效。
• 提醒天数可根据实际需求自定义。

2、利用公式自动计算距离到期天数

最常用的是 DATEDIF 或 直接相减：

• 在辅助列“剩余天数”输入公式 =截止日期-TODAY()
• 例如：=B2-TODAY()，假设 B2 是截止日期。

公式说明：

• TODAY() 会自动返回当天的日期。
• 公式结果大于0，表示还未到期；等于0表示当天到期；小于0表示已过期。

列表：公式常用场景

• 合同到期提醒
• 项目节点管理
• 会议预约时间提示

3、条件格式实现高亮提醒

Excel的条件格式功能可以让即将到期的事项自动变色，视觉上更容易发现“危险”项。

步骤如下：

1. 选中“剩余天数”列或整个数据区域。
2. 点击“开始”-“条件格式”-“新建规则”。
3. 选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。
4. 输入公式：=B2-TODAY()<=提醒天数（假设提醒天数在C2）。
5. 设置醒目颜色（如红色填充）。
6. 应用并保存。

注意事项：

• 确保提醒天数为数字类型。
• 可同时设置多种条件格式，如：
• 即将到期（≤提醒天数）→ 红色
• 已过期（<0）→ 灰色斜体

示例效果：

优势总结：

• 无需人工逐项检查，自动高亮即将到期事项。
• 可视化提醒，极大减少遗漏风险。

4、自动筛选与统计即将到期事项

通过Excel筛选功能，可快速筛查出“剩余天数”≤提醒天数的所有事项。

• 点击“数据”-“筛选”，在“剩余天数”列筛选小于等于提醒天数的行。
• 可用COUNTIF或SUMPRODUCT进行统计，如 =COUNTIF(D2:D100,"<=3") 统计3天内到期数。

数据化表达：

管理建议：

• 每周或每日打开Excel表格，查看高亮项和统计数据。
• 结合条件格式与筛选，实现多维度提醒。

5、进阶：利用VBA或Outlook实现弹窗/邮件提醒

如果你希望Excel不仅高亮，还能主动弹窗或发送邮件提醒，需要用到VBA宏或与Outlook联动。

VBA弹窗提醒示例：

1. 按下 Alt+F11，打开VBA编辑器。
2. 插入模块，粘贴如下代码：

```vba
Sub DateReminder()
Dim lastRow As Long, i As Long
lastRow = Cells(Rows.Count, "B").End(xlUp).Row
For i = 2 To lastRow
If Cells(i, 3) <= Cells(i, 5) And Cells(i, 4) <> "已完成" Then
MsgBox "事项：" & Cells(i, 1) & " 即将到期！", vbExclamation
End If
Next i
End Sub
```

• B列：截止日期
• C列：剩余天数
• D列：状态
• E列：提醒天数

3. 保存并运行宏，每次打开Excel时自动弹窗提醒。

Outlook邮件提醒：

• 将Excel中即将到期事项导出为CSV，通过Outlook设置定时邮件提醒。
• 或用Power Automate自动读取Excel并触发邮件。

进阶技巧优缺点对比：

6、多人协作与移动办公的Excel局限

Excel虽强，但在多人协作、在线提醒、移动审批等场景，管理效率会明显下降。例如：

• 表格易混乱，版本管理困难。
• 无法自动推送微信、钉钉等通知。
• 审批流欠缺，数据填报不便。

此时，推荐使用简道云，作为Excel的升级替代方案。 简道云支持零代码搭建在线表单、流程审批、自动提醒，已服务2000w+用户和200w+团队，极大提升企业数字化效率。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

三、Excel自动日期提醒实战案例与优化建议

拥有理论操作还不够，实际应用中还需结合业务需求做细致优化。如何使用Excel自动查看日期并设置提醒，用案例和实用技巧更直观说明。

1、企业合同到期提醒案例

假设HR部门管理100份合同到期数据：

• 利用辅助列计算剩余天数，条件格式高亮即将到期合同。
• 每周一自动筛选出“剩余天数”≤7的合同，邮件通知各负责人。

表格优化建议：

• 增加“提醒方式”字段（如微信、邮件、电话）。
• 自动统计即将到期合同总数，形成周报。

2、个人任务日程管理案例

个人项目经理管理多个项目节点：

• 用Excel记录所有里程碑和截止日期。
• 利用公式和条件格式，自动提醒3天内到期节点。
• 每天早上打开Excel，快速梳理当天优先任务。

优化技巧：

• 利用Excel的“数据透视表”统计各类任务分布。
• 结合Excel的“提醒天数”参数，实现更灵活的提醒策略。

3、常见问题与解决方案

问题一：日期格式不规范，公式无效

解决：

• 选中日期列，统一设置为“日期”格式。

问题二：条件格式设置后部分行未生效

解决：

• 检查公式引用是否正确（如绝对/相对引用）。
• 确认提醒天数字段类型。

问题三：Excel弹窗或邮件提醒不及时

解决：

• 利用VBA设置自动触发，或结合定时任务运行宏。
• 尝试用简道云等在线平台进行智能提醒。

4、Excel提醒功能的扩展与趋势

随着企业数字化升级，Excel的提醒功能正向自动化、智能化、协作化发展。未来趋势包括：

• 与企业微信、钉钉等平台联动，提醒更及时。
• 自动生成日历事件，和Outlook等工具深度集成。
• 用简道云等零代码平台替代Excel，实现流程化、在线化管理。

数据化分析：

结论：

• Excel适合个人或小团队基础日期提醒。
• 简道云更适合大型团队、高级自动化及流程管理场景。

四、总结与简道云推荐

本文详细介绍了如何使用Excel自动查看日期并设置提醒的全过程，从应用场景、详细操作步骤到实际案例与优化建议，为企业和个人用户提供了实用且可落地的解决方案。Excel通过公式、条件格式和筛选，能够实现基础自动日期管理；而结合VBA和Outlook则能进一步增强主动提醒功能。

然而，随着团队协作和流程管理需求提升，Excel的局限也逐渐显现。此时，简道云作为零代码数字化平台，能为用户带来更便捷的在线数据填报、自动提醒、流程审批和统计分析体验。简道云已服务2000w+用户、200w+团队，是国内市场占有率第一的选择。无论是个人还是企业，简道云都能成为Excel之外的高效解法。

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本文相关FAQs

1. Excel能不能做到自动弹窗提醒？如果不能，有没有什么变通的方案？

很多人用Excel做任务或备忘录时，最想要的功能就是“到点自动弹窗提醒”，但Excel本身没有系统级的提醒功能。这种需求其实特别常见，尤其是对办公族来说。大家都想知道，Excel有没有什么办法实现自动弹窗？如果不行，有没有什么替代方案或者工具能解决这个痛点？

嘿，这个问题我也踩过坑。直说吧，Excel本身确实没有自动弹窗提醒的内置功能，毕竟它是个表格工具不是日程软件。不过，想变通其实也有路子：

• 用VBA宏写个定时提醒脚本。比如，可以判断日期是否到期，然后弹出消息框。但前提是Excel得一直开着，还得允许宏运行，安全性要注意。
• 利用条件格式+筛选，把快到期的事项用醒目颜色高亮，方便一眼看到。
• 结合Outlook或Windows日历，把Excel里的日期导出为日历事件，实现系统弹窗提醒。
• 如果觉得以上都太麻烦，可以试试一些在线自动化工具，比如“简道云”这种能自动流程提醒，支持多端推送，还能和Excel数据打通，省心多了。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

总之，Excel能做一些基础提醒，但真要实现自动弹窗，还得借助宏或其他工具。如果你对VBA不熟，建议用第三方工具更方便。

2. Excel设置日期提醒时，怎么避免漏掉跨月、跨年或重复事件？

大家用Excel记生日、合同到期、年检、会议等等，肯定会遇到跨月、跨年，甚至是周期性重复的日期。手动查真的容易漏，特别是事件多的时候。有没有什么靠谱的Excel技巧，能让这些复杂日期也不容易被漏掉？

哈，这个问题很现实！我以前也是被合同到期、朋友生日这些事折磨过。经验如下：

• 使用Excel的“条件格式”功能，搭配公式，比如 =TODAY()-A2>=0，能高亮所有到期或已发生的事件，不管是不是跨月或跨年。
• 对于重复事件，比如每年一度的生日或年检，可以加一列“下一次日期”，用公式自动递增，举个例子：=DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(A2), DAY(A2))，这样每年自动更新。
• 多事件时，推荐用筛选功能或“自动筛选”，查找近一周、近一个月即将到期的事项。
• 可以设置提醒提前天数，比如“提前7天提醒”，公式是 =A2-TODAY()<=7，这样不会漏掉临近事件。
• 如果事件非常多，建议用“表格”功能（Ctrl+T），方便快速查找和筛选。

这些方法都能降低漏掉重要日期的概率。你要是觉得Excel太麻烦，自动化工具也能搞定重复提醒，比如简道云那种，适合事件管理。

3. 想让Excel自动通过邮件或微信提醒，怎么操作？有没有简单的实现方法？

很多人抱怨，用Excel记着事情，没法自动通过邮件或微信提醒自己，时间一久就忘了。大家都想知道，不懂编程也能搞定这事吗？有没有什么傻瓜式的办法，让Excel的数据自动推送到自己邮箱或微信？

这个需求真的太常见了！其实Excel原生功能不支持邮件或微信自动提醒，但有几种简单玩法：

• 用Office 365 Excel里的“Power Automate”功能，可以设置“触发器”，比如某个日期到了，就自动发邮件给你。这个操作不需要会编程，全流程可视化。
• 如果用的是本地Excel，可以配合Outlook邮件客户端，用VBA宏实现自动发邮件。这就需要一点点代码基础，网上有很多现成脚本可以复制粘贴。
• 想要微信提醒，直接用Excel是比较难的，但可以把Excel数据同步到企业微信或钉钉的“待办”应用，或者用类似简道云的自动化平台，把Excel里的日期推到微信小程序或公众号提醒你。
• 还有一种比较笨的方法，把Excel内容导出成CSV，然后用第三方工具（比如Zapier、IFTTT）实现跨平台自动推送。

总之，不懂编程也能通过一些自动流程工具搞定邮件/微信提醒，推荐尝试一下Power Automate或者简道云这类自动化工具，真的是省心又高效。

4. Excel日期提醒怎么做到多人协同？比如团队共享一份表，大家都能收到提醒吗？

有时候不是自己用Excel，团队协作时需要大家都能看到日期提醒。比如项目进度、合同到期、审批流程等等。这种情况下，Excel怎么搞定多人提醒？有没有什么实用经验？

团队协作确实是个大问题！我之前带过项目组，大家都用一份Excel，结果常常有人没看到提醒。总结几种方法：

• 用Excel在线版（OneDrive、Office 365），让团队成员都能实时编辑和查看表格。条件格式和筛选大家都能看到，但提醒还是得大家自己盯着。
• 想做到自动提醒每个人，推荐把Excel和Outlook日历/任务结合。比如设置共享日历事件，每个人都能收到邮件提醒。
• 如果用企业微信、钉钉等团队工具，可以把Excel里的日期同步到这些平台的“待办”或“日程”，实现全员提醒。
• 大规模协同建议用专门的流程管理工具，比如简道云，可以把Excel数据导入，设置流程节点自动推送提醒给不同成员。省去了手动分发的麻烦。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com
• 还可以用Google Sheets，配合Google Calendar自动化脚本，全组成员都能同步收到提醒。

团队协作时，Excel只能做到数据共享，真正的自动提醒还得靠集成第三方平台或自动化工具。

5. 用Excel做日期提醒，有没有推荐的格式模板？怎么设计表结构能兼容多种提醒需求？

很多人用Excel做提醒，表格结构五花八门。有人只记日期，有人要加提醒内容、负责人、周期性等等。你有什么推荐的模板或格式吗？怎么设计表头和字段，能满足大部分需求，兼容复杂的提醒场景？

我也常常帮同事优化Excel提醒表格结构，总结下来：

• 推荐表头包括：事项名称、负责人、提醒日期、周期类型（一次性/每月/每年）、提前提醒天数、状态（待提醒/已提醒）、备注。
• 日期字段建议用日期格式，方便条件格式和公式筛选。
• 周期类型可以用下拉菜单设定，便于后续自动化处理。
• 提前提醒天数用数字字段，结合公式自动高亮，比如 =提醒日期-TODAY()<=提前天数。
• 状态字段可以用公式判断，或者手动更新，方便跟踪。
• 备注字段用于特殊说明，比如“需微信推送”或者“需要审批”。

这样设计既能兼容简单的日期提醒，也能满足复杂的协同和自动化需求。实际操作中，建议用Excel的“表格”功能（Ctrl+T），还能方便后期扩展。如果团队需求更复杂，可以考虑把Excel数据导入到简道云或类似工具里，流程和提醒都能一键自动化。