如何用Excel发送提醒？简单步骤帮你自动提醒重要事项

随着数字化办公的普及，企业与个人在日常工作中面临着大量信息流转与事项管理的挑战。如何用Excel发送提醒，成为许多人关注的问题。无论是项目进度、合同到期、员工生日还是费用报销，及时的提醒能大大提升工作效率、降低疏漏风险。Excel作为国内外广泛使用的数据管理工具，其灵活性和易用性，为自动提醒功能的实现打下了坚实基础。

一、为什么要用Excel发送提醒？数字化管理的实际需求

1、Excel提醒的典型应用场景

很多人以为Excel只是一个表格工具，实际上它的功能远超想象。以下是日常办公中用Excel进行自动提醒的典型场景：

• 项目管理： 任务截止日期自动提醒，防止项目拖延
• 合同管理： 合同到期前自动弹出提醒，方便提前续签或处理
• 员工管理： 生日、入职周年自动提醒，便于团队文化建设
• 费用报销： 报销单据过期提醒，避免资料丢失
• 会议管理： 会议时间到点自动提示，提升组织效率

通过Excel的自动提醒功能，管理者能主动掌控重要节点，员工也能及时跟进自己的事项，极大增强团队协同力。

2、Excel自动提醒的优势与局限

优势：

• 无需额外购买软件，仅用现有Excel即可实现
• 操作门槛低，适合大多数办公用户
• 可与现有数据无缝集成，数据集中管理

局限：

• 功能有限，提醒方式多以弹窗或邮件为主，难以扩展到微信、短信等
• 多人协作不便，本地Excel提醒仅限个人使用，难以团队共享
• 数据安全与权限管理薄弱，复杂场景下易造成信息泄露

⚡️ 小贴士： 如果你的提醒需求涉及多端协同、在线审批、复杂流程统计，Excel可能力不从心。这时可以结合简道云等专业平台，实现更高效的数字化管理。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

3、数据化案例分析：提醒功能的实际价值

以下是某公司使用Excel设置自动提醒后，工作效率提升的数据对比：

结果显示，合理利用Excel的自动提醒功能，能有效减少遗漏，提升团队满意度和项目交付率。这种提升不仅体现在数据上，也能增强企业数字化管理的能力。

二、Excel自动提醒的实现方法：简单步骤快速上手

很多人希望能用Excel实现自动提醒，却苦于找不到合适的方法。下面将围绕“如何用Excel发送提醒？简单步骤帮你自动提醒重要事项”这一主题，给出详细、易操作的步骤指引。

1、利用条件格式实现视觉提醒

最简单的自动提醒方式，就是利用Excel的“条件格式”功能，让即将到期的事项自动高亮显示。

步骤：

• 在你的Excel表格中，假设A列为事项名称，B列为截止日期
• 选中B列，点击“开始”菜单下的“条件格式”
• 选择“新建规则”，设置“当截止日期距离今天≤3天时高亮”
• 输入公式：=B2-TODAY()<=3
• 选择醒目的填充色，例如红色或橙色
• 点击“确定”，即可实现到期事项自动变色提醒

优点：

• 视觉突出，一眼识别
• 无需编程，操作简单

局限：

• 仅能实现表格内的提醒，无法主动弹窗或消息推送

2、用Excel VBA实现弹窗提醒

想让Excel在打开时自动弹出提醒，可以借助VBA（Visual Basic for Applications）实现。下面是常见的VBA自动提醒代码示例：

案例：每次打开文件，自动弹窗提醒3天内到期事项

```vb
Private Sub Workbook_Open()
Dim cell As Range
Dim msg As String
For Each cell In Sheets("Sheet1").Range("B2:B100")
If IsDate(cell.Value) Then
If cell.Value - Date <= 3 And cell.Value - Date >= 0 Then
msg = msg & cell.Offset(0, -1).Value & " 将于 " & cell.Value & " 到期。" & vbCrLf
End If
End If
Next
If msg <> "" Then
MsgBox "重要提醒：" & vbCrLf & msg
End If
End Sub
```

操作指引：

• 按下 Alt+F11 打开VBA编辑器
• 在“Microsoft Excel Objects”下选择“ThisWorkbook”
• 粘贴上述代码
• 保存并关闭编辑器
• 每次打开Excel文件就会自动弹出到期事项提醒

优点：

• 能主动提醒，降低遗漏风险
• 可自定义提醒内容和规则

局限：

• 需要一定VBA基础，普通用户可能不熟悉
• 仅限本地电脑，无法团队协同

3、Excel结合邮件自动发送提醒

如果你的工作需要跨团队协同，可以用VBA进一步实现邮件自动提醒。以下是一个简单的VBA邮件提醒方案：

代码示例（需配置Outlook）：

```vb
Sub SendReminderEmail()
Dim OutlookApp As Object
Dim OutlookMail As Object
Dim cell As Range
Dim msg As String

Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)

For Each cell In Sheets("Sheet1").Range("B2:B100")
If IsDate(cell.Value) Then
If cell.Value - Date <= 3 And cell.Value - Date >= 0 Then
msg = msg & cell.Offset(0, -1).Value & " 将于 " & cell.Value & " 到期。" & vbCrLf
End If
End If
Next

If msg <> "" Then
With OutlookMail
.To = "your@email.com"
.Subject = "Excel自动提醒：近期到期事项"
.Body = msg
.Send
End With
End If
End Sub
```

操作要点：

• 需提前配置好Outlook邮箱
• 可用Windows计划任务定时运行Excel文件
• 支持提醒内容多样化、多人分发

优势与不足对比：

结论：针对不同业务需求，选择合适的Excel自动提醒方式，可以最大化数据管理的效率与准确性。但如果你希望实现更智能的多端协同、在线审批、复杂流程自动化，请务必尝试简道云这类零代码数字化平台解决方案。

三、Excel之外的高效自动提醒方案：简道云助力数字化升级

虽然Excel能实现基本的自动提醒，但随着业务复杂度提升，许多企业和团队开始寻求更高效、专业的解决方案。简道云就是Excel的另一种数字化解法。

1、简道云的独特优势

简道云作为国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有超过2000万用户和200万+团队的实际应用经验。相比Excel，简道云在自动提醒、数据流程、统计分析等方面有着天然优势：

• 在线数据填报： 支持多人、异地、实时协同，数据不再受限于本地硬盘
• 流程审批自动提醒： 事项到期、任务分派等，支持微信、邮件、短信、APP推送
• 可视化分析与统计： 一键生成图表，随时掌握业务动态
• 权限与安全管理： 精细化控制，保障数据安全
• 零代码操作： 无需编程基础，轻松上手

2、案例对比：Excel与简道云自动提醒实际效果

结论：如果你正在寻找一种比Excel更强大的数字化自动提醒方案，强烈推荐试用简道云。它不仅能替代Excel完成数据填报、流程审批、自动提醒，还能大幅提升团队协同效率和管理水平。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

3、简道云实际应用案例

某互联网公司之前使用Excel进行项目节点提醒，随着团队扩张，Excel表格协作变得繁琐。切换到简道云后：

• 项目进度、到期提醒自动推送至微信
• 报销流程审批、数据统计一键实现
• 跨部门协同效率提升30%
• 管理者随时掌控业务动态，员工满意度增长25%

这一转变不仅解决了Excel的局限，也让团队数字化管理能力迈上新台阶。 🚀

四、总结与简道云推荐

通过本文的详细介绍，你已经了解了如何用Excel发送提醒？简单步骤帮你自动提醒重要事项的多种实现方式。无论是利用条件格式高亮、VBA弹窗还是邮件自动发送，Excel都能满足基础的自动提醒需求，帮助你及时处理重要事项，提升数字化管理效率。

但随着业务复杂度增加，团队协作需求提升，Excel的局限逐渐显现。此时，简道云作为国内市场占有率第一的零代码数字化平台，为你带来更高效的在线数据填报、流程审批、自动提醒、分析与统计体验。超过2000万用户和200万+团队的实际应用，证明了简道云的强大实力和可靠性。想要实现更智能的自动提醒和数字化管理，不妨试试简道云，开启你的高效办公之旅！

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本文相关FAQs

1. Excel怎么实现定时提醒？有没有自动弹窗或者邮件通知的简单方法？

遇到这种问题真的是办公党日常啊！大多数人用Excel做任务管理或者事项跟进，但总怕自己忘记某个重要节点。大家都在想，Excel能不能像手机日历一样，自动弹窗或者发邮件提醒呢？有没有不用写复杂代码的简单操作？

其实用Excel实现定时提醒，并不像手机App那样直接弹窗，但还是有几种实用方法可以让你及时收到提醒：

• 利用条件格式：比如设置某些日期临近的时候，单元格自动变色，一眼就能看到哪些任务快到期了。
• 结合Outlook邮件提醒：如果你的Excel是Office套件，可以在Excel里设置任务到期时间，然后用Outlook的规则或VBA脚本自动发送邮件提醒自己。
• 使用Excel自带的“提醒功能”：其实Excel本身没有直接的提醒功能，不过可以用公式（比如TODAY函数和IF判断）来高亮、标记需要注意的事项。
• 借助第三方工具：有不少插件可以配合Excel实现提醒，比如Power Automate、简道云等自动化平台，可以同步Excel数据，实现弹窗或微信、短信推送提醒。简道云支持Excel数据集成，自动化提醒很方便，推荐试试： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

我自己平时会用条件格式+邮件提醒组合，基本不会漏掉重要节点。如果对自动弹窗有刚需，建议考虑Excel外的工具和自动化平台，体验更棒，也更智能。

2. 如何批量设置Excel中多个事项的提醒，不用一个个手动操作？

每天要跟进一堆事情，手动一个个设置提醒真是太累了！有没有什么方法可以批量搞定？比如我有很多任务或者截止日期，想让Excel自动帮我全部提醒出来，省时省力。

哈，这也是我日常处理项目表格经常遇到的痛点。其实批量设置提醒可以通过以下几个方法来实现：

• 利用条件格式批量高亮：选中任务列表，设置条件格式，比如“距离今天不足3天的事项单元格变红”，这样一眼就能看到所有快到期的任务，无需手动逐项设置。
• 用公式批量判断提醒项：比如新增一列“提醒”，用公式=IF(截止日期-TODAY()<3,"⚠️快到期","")，自动显示提醒标记，所有重要事项一目了然。
• 批量发送邮件/通知：如果用VBA脚本，可以遍历整张表格，对所有即将到期的任务自动发邮件（当然要有Outlook环境），这样就能一次性搞定所有提醒。
• 借助Excel与自动化平台的同步：像简道云、Power Automate这些工具，能直接批量读取Excel数据，设定提醒规则，一次性全部推送，非常适合有大量事项的场景。

我一般用条件格式+提醒标记配合，既简单又直观。如果事项特别多，建议用自动化平台批量处理，效率提升明显，而且不用担心漏项。

3. Excel设置提醒后，怎么防止误删或数据丢失？有没有安全性建议？

有时候刚设好提醒，结果一不小心误删了公式或者数据，提醒功能就失效了。大家都在关心Excel的安全性问题，怎么防止误操作导致提醒失效？有没有什么备份或容错方案？

这个问题真的很重要！我自己之前就遇到过把条件格式误删，结果任务提醒全没了。这里有几个经验分享给你：

• 开启文件自动保存：用Office 365版本的话，建议开启“自动保存”功能，减少因误操作造成的数据丢失。
• 设定只读或保护工作表：可以为提醒区域或公式区域加密、设置只读权限，避免不小心修改或删除关键内容。
• 多版本备份：每次变更提醒设置后，手动另存为一个新版本或者用自动备份工具，万一出错可以随时恢复。
• 用数据验证防止误填：对关键信息（如截止日期、提醒公式等）设置数据验证，填错时会自动提示，降低误操作风险。
• 利用云端同步：把Excel文件存到云盘（如OneDrive、Google Drive等），既能自动备份，也方便多人协作和恢复历史版本。

我现在习惯每次大改前都备份一下，尤其是公式和提醒规则部分，再结合工作表保护，基本不会有大问题。如果和团队协作，更建议用云同步+权限管理，安全性更高。

4. Excel提醒功能能否和手机日历、微信等第三方应用联动？实现跨平台同步吗？

很多人习惯用Excel管理事项，但日常主要还是靠手机日历或者微信等App来提醒自己。有没有办法让Excel里的提醒自动同步到这些第三方应用，实现真正的跨平台联动？

这个问题也太有代表性了！其实Excel本身和第三方App的直接联动功能有限，但还是有一些操作思路：

• 导出事项到Google日历/Outlook日历：可以把Excel中的重要事项导出为CSV格式，再导入到Google日历或Outlook日历，这样在手机上就能收到自动提醒。
• 借助自动化平台实现同步：比如用Power Automate、IFTTT等工具，把Excel指定内容自动推送到微信、钉钉、企业微信等App，甚至可以设置短信或邮件提醒。
• 用简道云集成：简道云支持Excel数据同步，能把事项自动推送到微信或企业微信，实现一键提醒和跨平台同步，办公体验友好。

我自己尝试过Excel+Google Calendar联动，导入后手机日历就能自动弹提醒。如果追求更智能、更自动化的体验，建议用自动化平台，像简道云、Power Automate都很适合，有兴趣可以去试试： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

5. 有哪些Excel插件可以提升提醒功能？适合普通用户的推荐有哪些？

Excel原生功能有限，很多人都在找有没有插件能帮忙自动提醒、弹窗提示，最好不用自己写代码，普通人也能轻松上手的那种。

嗨，这个话题我研究过不少插件，分享几个亲测好用的：

• ASAP Utilities：这个插件功能很全，能批量处理任务、设置日期提醒、自动高亮事项，界面也很友好，适合办公新手。
• Kutools for Excel：支持批量提醒、智能筛选、自动弹窗等功能，安装方便，很多项目管理场景都能用得上。
• Power Automate插件：直接在Excel里集成自动化规则，可以把提醒内容推送到邮件、手机、微信等第三方平台。
• 简道云Excel集成：对普通用户特别友好，支持自动提醒、事项管理、跨平台推送等，不用写代码，使用门槛低，体验很棒。

我现在用Kutools和简道云组合，基本日常提醒都能满足，不用会VBA也能轻松搞定。如果你也想简单高效地管理提醒，强烈推荐试用这些插件，省时又省心。