如何用Excel设置当月提醒功能？详细操作教程及常见问题解答

在日常办公和数据管理中，如何用Excel设置当月提醒功能成为了许多用户关注的热点问题。无论是项目截止、合同到期还是员工生日提醒，Excel都能通过强大的公式和条件格式功能，实现自动化提醒。下面我们将详细解析Excel当月提醒功能的实现原理，以及在实际工作中的应用场景。

一、Excel实现当月提醒功能的原理与场景解析

1、当月提醒功能的基本原理

Excel本身并非专门的提醒工具，但通过灵活运用其内置公式和条件格式，我们可以实现类似“到期提醒”的效果。其核心思路如下：

• 利用日期函数（如 TODAY()、MONTH()、YEAR()）自动获取当前系统时间；
• 通过公式判断目标日期是否处于本月；
• 使用条件格式高亮显示需提醒的内容；
• 可结合筛选或数据透视，进一步聚焦本月事项。

举例说明： 假设你有一个员工生日表，需要每月初自动提醒本月生日员工。数据表结构如下：

我们可以在“是否本月生日”列使用公式： =MONTH([@生日])=MONTH(TODAY()) 如果结果为TRUE，则高亮或标记。

2、常见提醒需求场景

Excel设置当月提醒功能在以下场景中尤为实用：

• 合同到期自动提醒
• 采购订单本月审核提醒
• 员工生日或纪念日自动提示
• 项目任务截止时间预警
• 周期性报表提交进度跟进

数据化表达： 据不完全统计，超过70%的中小企业在员工管理、资产管理、项目推进等环节中，均有每月定期提醒的需求。Excel凭借其灵活性和普及度，成为许多企业的首选工具。

3、Excel实现当月提醒的优缺点

优点：

• 无需额外软件，办公环境通用；
• 操作灵活，支持自定义多种提醒规则；
• 便于与现有数据表结合，提升实用性。

不足：

• 难以实现弹窗或系统级自动提醒；
• 多人协作时易出现数据版本冲突；
• 随着数据量增加，维护复杂度上升。

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二、Excel当月提醒功能详细操作教程

了解了原理和场景，下面进入如何用Excel设置当月提醒功能的详细操作步骤。我们将以“员工生日本月提醒”为案例，演示从数据准备到公式编写，再到条件格式设置的全过程。

1、准备数据表结构

首先，确保你的数据表包含“日期”字段。以员工生日为例，数据表如下：

• 姓名、生日、部门为基础字段；
• 新增“是否本月生日”作为提醒标识。

2、编写公式判断本月日期

在“是否本月生日”列，输入如下公式（以第2行为例）：

```
=MONTH(B2)=MONTH(TODAY())
```
B2为生日日期单元格

• MONTH(B2)：提取生日月份；
• MONTH(TODAY())：提取当前月份；
• 两者相等则为本月生日。结果为TRUE或FALSE。

如果希望只显示“是”或“否”，可以使用：

```
=IF(MONTH(B2)=MONTH(TODAY()),"是","否")
```

3、批量填充公式

• 鼠标定位公式单元格右下角，拖动填充至所有数据行；
• 或在表头使用Excel表格自动填充功能，数据更新时自动判断提醒。

4、设置条件格式高亮提醒

为了让提醒更直观，可以用条件格式高亮显示“本月生日”员工：

• 选中“是否本月生日”列；
• 点击“开始”菜单中的“条件格式”；
• 选择“突出显示单元格规则”→“文本包含”；
• 输入“是”，设置醒目颜色（如红色底色）。

此时所有本月生日员工将被自动高亮，提升可见性。

5、常用扩展公式

如果需要判断“距今还有多少天”，可以使用：

```
=DATEDIF(TODAY(),DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(B2),DAY(B2)),"d")
```
此公式将当天与本年对应日期做差，便于实现“本月临近提醒”。

6、利用筛选和数据透视进一步管理

• 使用筛选功能，仅显示“是”的员工或事项；
• 利用数据透视表统计本月需提醒的项目数量，便于管理。

案例演示：
假设你有100人团队，需每月提醒生日员工和合同到期人员，按上述方法设置公式和条件格式，结合筛选和数据透视表，你可以一键获取本月所有需处理事项，极大提升管理效率。

7、Excel提醒功能的进阶技巧

公式嵌套：
结合AND或OR函数，实现多条件提醒，如生日和合同同时到期。

动态日期：
利用EDATE()、EOMONTH()等函数，灵活计算各类周期性日期，实现自动滚动提醒。

自动邮件提醒：
高级用户可通过VBA或Power Query结合Outlook，实现自动邮件提醒，但需具备一定编程基础。

小结：
通过上述步骤，你可以轻松实现Excel当月提醒功能。无论个人还是团队管理，都能大幅提升工作效率和数据准确性。

三、常见问题解答与优化建议

在实际使用Excel设置当月提醒功能时，用户常常遇到一些困惑。下面我们围绕“如何用Excel设置当月提醒功能？详细操作教程及常见问题解答”这个主题，梳理出高频问题，并给出实用建议。

1、为什么提醒公式有时不生效？

核心原因：

• 日期格式错误（如文本型日期无法识别）
• 公式引用错误（单元格位置变化或表头错位）
• 数据未刷新（手动输入日期后需重新计算）

解决方法：

• 检查日期列格式，统一为“日期”类型；
• 确认公式正确引用目标单元格；
• 在输入或修改数据后，按F9刷新表格。

2、如何避免遗漏提醒？

优化建议：

• 使用条件格式高亮，确保提醒信息直观显示；
• 结合筛选或数据透视，定期检查本月事项；
• 设置“提醒到期天数”字段，提前预警即将到期事项。

3、如何提升多人协作时的提醒准确率？

• 建议每人专属数据表，定期汇总至总表；
• 使用Excel表格功能（Ctrl+T），实现自动扩展和公式填充；
• 采用OneDrive或SharePoint在线协作，确保数据实时同步。

4、Excel提醒功能的局限与升级路径

局限性：

• 仅支持静态高亮，无法弹窗提醒或系统通知；
• 大量数据时，公式和格式设置维护成本高；
• 跨部门或异地协作易出现数据版本冲突。

升级建议：
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5、常见误区与实用技巧

误区：

• 以为Excel能自动弹窗提醒；
• 公式只写一行，未批量覆盖全部数据；
• 忽视数据格式统一，导致公式异常。

实用技巧：

• 养成定期检查和刷新数据的习惯；
• 利用Excel表格功能自动填充公式；
• 结合Power Query或VBA扩展自动化能力。

6、数据安全与备份建议

• 定期备份Excel文件，防止数据丢失；
• 重要提醒事项建议同步至企业微信、邮件或专业平台；
• 大型团队可考虑云端协作平台（如简道云）提升安全性和稳定性。

总结：
通过掌握Excel当月提醒功能的常见问题与优化技巧，你不仅能提升个人工作效率，还能为团队数据管理保驾护航。

四、总结与简道云推荐

本文围绕“如何用Excel设置当月提醒功能？详细操作教程及常见问题解答”进行了系统讲解，从原理解析、详细操作、到常见问题及优化建议，帮助你真正掌握Excel当月提醒的实用方法。Excel虽强大，但在协作、高级自动化和数据安全方面有一定局限。此时推荐你试用 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com ，作为IDC认证国内市场占有率第一的零代码数字化平台，简道云拥有2000w+用户和200w+团队支持，能替代Excel实现更高效的数据填报、流程审批、分析统计与在线提醒，助力企业数字化升级。
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本文相关FAQs

1. 如何用Excel设置当月提醒功能，能不能自动弹窗或者高亮显示？

很多人用Excel管理工作或生活事项时，很希望能实现当月自动提醒，最好能弹窗或者直接高亮显示要处理的事项。有人会觉得Excel只能做表格，提醒功能是不是需要特别复杂的公式或者宏？有没有比较简单的设置办法，能让表格自己“提醒”我？

嗨，这确实是Excel的一个常见诉求，尤其是日程管理或任务追踪的时候。我的实际经验里，Excel能通过条件格式和简单的公式实现类似提醒的效果，虽然没有像手机App那种直接弹窗，但视觉高亮和自动标记还是很实用的。

• 条件格式高亮法
  比如你有一列“截止日期”，只要设置条件格式：
• 选择“截止日期”那一列
• 依次点击“开始”菜单 → “条件格式” → “新建规则”
• 选“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式：=MONTH(A2)=MONTH(TODAY())（假设A2是日期）
• 设置醒目颜色，保存即可
  这样每到当月，相关事项就自动变色，视觉提醒很明显。
• 弹窗提醒法（用VBA宏）
  想实现弹窗提醒，可以用简单的VBA代码。
• 按Alt+F11打开VBA编辑器，插入模块，粘贴如下代码：
  ```vba
  Sub 当月提醒()
  Dim cell As Range
  For Each cell In Range("A2:A100") '假设A列是日期
  If Month(cell.Value) = Month(Date) Then
  MsgBox "有当月事项需要处理：" & cell.Offset(0,1).Value
  End If
  Next
  End Sub
  ```
• 保存后运行这个宏即可弹窗提示。

视觉高亮用得最广，弹窗适合有点代码经验的小伙伴。如果你觉得Excel太繁琐，也可以考虑用简道云这类在线工具，提醒和自动通知做得更智能，适合团队协作。可以在线试试： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

如果你有特殊需求，比如每天自动检查、跨表提醒，也欢迎补充问题。Excel能玩的花样比大家想象的多！

2. Excel设置当月提醒，能不能结合日历视图实现？这样更直观一些。

我发现Excel虽然能做提醒，但直接在表格里看日期不太直观。有没有办法把任务或事项直接做成类似日历的视图？这样一眼就能看出哪个日期有事项，还能同时实现当月提醒吗？

你好，这个需求我也遇到过！其实Excel虽然不是专门的日历工具，但通过巧妙设计表格结构，加点公式和条件格式，能很接近日历视图的效果。

• 制作日历布局
• 新建一个7列宽的表格，对应星期几
• 按月生成日期，例如用公式=DATE(2024,6,1)开始，下面递增
• 可以用条件格式高亮当月有事项的日期
• 事项内容可以填在对应日期下方或旁边
• 匹配事项到日历
• 用VLOOKUP或FILTER公式，把任务内容和日期匹配到日历格子里
• 例如：=TEXTJOIN("、",TRUE,FILTER(任务列,日期列=当前单元格日期))，这样当天所有事项都能显示出来
• 可视化提醒
• 用条件格式给有任务的日期加颜色
• 用数据验证下拉菜单切换月份

这种方法，虽然没有专门的日历软件那么酷炫，但已经能做到直观查看和提醒。办公场景下很管用。如果对公式不熟悉，网上有不少Excel日历模板可以直接套用。想要更自动化或者和手机同步，建议用简道云这类工具，能自动生成日历和提醒，体验更好。

如果你想要实现跨表、多人协作同步日历，也可以问我，我有一些团队用Excel做日程管理的实战经验！

3. 当月提醒功能在Excel里怎么避免漏提醒？比如数据量很大或者有些日期格式不规范。

经常会遇到Excel表格里数据不整齐，比如日期有些是文本，有些是数字，甚至有些单元格没填格式。这样设置当月提醒的时候是不是容易漏掉一些事项？有没有什么办法能让提醒更可靠，避免遗漏？

嗨，这个问题太实用了！实际操作里，日期格式混乱确实会导致提醒公式失效或者漏掉。我的经验是，Excel提醒的可靠性很大程度上取决于数据基础，下面这些做法可以大大减少漏提醒：

• 统一日期格式
• 在“截止日期”列，选中后点右键“设置单元格格式”，统一为日期类型
• 用DATEVALUE()或TEXT()公式，把文本格式日期批量转成标准日期
• 数据校验和清洗
• 用数据验证功能，强制输入格式为日期
• 用ISDATE或自定义公式标记非日期值，及时纠正
• 自动检测缺失和异常
• 可以在旁边加一列检测公式：=IF(ISNUMBER(A2), "正常", "异常")
• 用筛选功能快速查找异常格式并批量修正
• 提醒公式容错设计
• 在提醒公式里结合IFERROR，比如=IFERROR(提醒公式, "")，防止出错导致没提醒
• 对于空白或无效数据，可以在提示区域加警示语

数据量特别大时，建议先用Excel的“查找和选择”功能批量检查格式，或者用数据透视表汇总异常。团队协作时，建议用在线工具（比如简道云），自动校验和提醒，减少人工操作出错。

如果你想了解更自动的数据清洗方法，或者怎么批量修正格式，欢迎追问！Excel数据处理其实有不少隐藏技巧。

4. Excel的当月提醒能不能和邮件、微信等外部通知结合？怎么实现自动推送？

我自己用Excel做事项管理，但有时候光表格提醒还不够，最好能自动推送到邮箱或者微信。Excel本身能不能做到？有没有什么简单的实现办法，不用太复杂的代码？

你好，这个问题很多人都关心过！Excel本身作为本地软件，原生不支持直接推送到邮箱或微信，但有一些方法可以曲线实现自动通知：

• 用VBA宏结合Outlook自动发邮件
• 如果电脑装有Outlook，可以用VBA写个宏，当发现有当月事项时自动发邮件提醒
• 代码类似这样：
  ```vba
  Sub 邮件提醒()
  Dim OutlookApp As Object
  Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
  Dim Mail As Object
  Set Mail = OutlookApp.CreateItem(0)
  Mail.To = "你的邮箱"
  Mail.Subject = "Excel提醒"
  Mail.Body = "有当月事项需要处理"
  Mail.Send
  End Sub
  ```
• 需要简单配置，但全程自动化。
• 结合Power Automate（以前叫Flow）
• 微软的Power Automate能监听Excel表格的变化，自动触发邮件、微信企业号等通知
• 需要注册微软账号并配置流程，适合办公环境
• 用Excel云端（如Office 365）配合在线通知
• 在线Office Excel能和Outlook、Teams等工具联动，设置提醒和推送更方便
• 第三方工具辅助
• 如果觉得上面太复杂，可以用简道云之类的工具，事项管理和自动通知一体化，支持微信、邮件、短信等多渠道推送。体验比纯Excel强不少，尤其适合团队和跨平台需求。

Excel本地自动通知确实有限，代码能力强的话可以折腾下VBA，想省事还是推荐用在线工具。你如果想了解具体怎么配置自动化流程，或者遇到具体报错也可以留言，我可以帮你详细解答！

5. Excel当月提醒功能怎么让多人协作同步，避免重复或遗漏？

我在公司用Excel做事项提醒，经常需要多人编辑同一个表格，结果要么有些人没看到提醒，要么重复处理。Excel有没有什么办法能让多人同步、分组处理，还能自动提醒每个人自己负责的事项？

你好，这真的是团队协作里的老大难问题！Excel虽然支持多人同时编辑（比如Office 365的云端Excel），但提醒和分工还是有些局限。我的经验里，可以通过下面几个方法提高协作效率：

• 共享云端Excel
• 用Office 365、Google Sheets等云端Excel，大家都能实时看到最新表格和提醒
• 可以通过条件格式或者表头分组，把每个人的任务高亮显示
• 分工标记和筛选
• 增加“负责人”一列，每个人筛选自己事项
• 用条件格式给不同负责人事项加不同颜色，视觉分组效果很强
• 自动提醒分发
• 如果用VBA，可以结合邮件提醒功能，按“负责人”自动发送不同的提醒
• 云端Excel配合团队通讯工具（如Teams、Slack），实现自动提醒
• 协作工具整合
• 如果觉得Excel太繁琐或者同步不及时，建议用简道云等协作平台，支持分组分人推送，事项分配和提醒一气呵成。尤其对多人、多部门协作非常友好。

团队协作时，表格权限管理也很重要，避免误删或重复处理。你如果遇到具体同步冲突、权限设置问题，欢迎补充细节。我可以分享一些实际踩坑和解决方案，大家一起进步！