提醒备忘excel怎么设置自动提醒？详细操作教程分享

在日常工作与生活中，使用 Excel 进行备忘和提醒已成为很多人的习惯。提醒备忘excel怎么设置自动提醒？详细操作教程分享是许多用户关注的问题。尤其对于项目管理、任务分配、到期提醒、会议安排等场景，Excel 的表格结构和强大功能让它成为高效的信息管理工具。

一、Excel自动提醒设置的原理与应用场景

1、Excel自动提醒的实现原理

Excel 本身并不直接具备“自动弹窗提醒”功能，但可以通过以下方式间接实现：

• 利用条件格式高亮提醒；
• 使用公式实时计算日期差异并显示提醒文本；
• 借助 VBA 宏实现弹窗、邮件等高级提醒；
• 利用第三方插件扩展提醒功能。

核心原理是：通过表格数据变化与条件判断，将即将发生或逾期事项以醒目的形式展现出来，甚至触发自动提醒。

2、典型应用场景

实际工作中，以下几类提醒功能最常见：

• 任务到期提醒：如合同到期、项目截止、设备维护等；
• 会议安排通知：自动标记本周或本月待办会议；
• 生日/纪念日提醒：家庭或企业备忘事项；
• 审批/流程提醒：如报销流程、审批截止日期等。

举例说明：

通过合理设置，Excel 能极大提高工作效率，让你的提醒备忘不再遗漏。📅✨

3、自动提醒的优势与局限

优势：

• 灵活：自定义提醒规则，适应各种管理场景；
• 直观：条件格式、颜色、文本提示一目了然；
• 易操作：无需复杂的软件迁移，直接在常用Excel文件中设置。

局限：

• 需要手动打开文件才能看到提醒；
• VBA弹窗等功能对 365/网页版支持有限；
• 多人协作时，数据同步和提醒不够实时。

如果你希望更高效的在线数据填报与提醒功能，不妨试试简道云。简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有2000w+用户、200w+团队使用，能替代excel进行更高效的在线数据填报、流程审批、分析与统计。更多信息和试用请访问： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

二、Excel自动提醒详细操作教程分享

针对“提醒备忘excel怎么设置自动提醒”，这里为大家带来三种主流的详细操作教程，涵盖从基础到进阶的实用技巧。无论你是刚入门的新手还是资深表格达人，都能找到适合自己的解决方案。

1、方法一：条件格式高亮提醒（适合大多数用户）

步骤详解：

1. 准备数据表

• • 创建包含“事项名称”、“截止日期”、“状态”等字段的表格。

2. 计算剩余天数

• • 在新的列，用公式=截止日期-今天日期自动计算距离截止还有几天。
  • 公式示例：=B2-TODAY()

3. 设置条件格式

• • 选中“剩余天数”列，点击“开始”>“条件格式”>“新建规则”。
  • 设定“如果剩余天数<=3”则背景变红，提醒即将到期。

4. 效果预览

• • 即将到期或已逾期事项自动高亮，非常醒目。

优点：

• 操作简单，适合所有Excel版本；
• 可视化提醒，颜色直观提示。

缺点：

• 需要每天打开文件查看，不具备自动弹窗或推送功能。

2、方法二：公式+文本提示（进阶技巧）

在条件格式的基础上，可以进一步通过公式自动生成提醒文本，让提醒内容更加具体。

操作流程：

1. 假设“剩余天数”列为C列，在“提醒”列输入如下公式：

• • =IF(C2<=0,"已逾期",IF(C2<=3,"即将到期","正常"))

2. 根据公式，表格将自动显示“已逾期”、“即将到期”、“正常”等状态。
3. 配合条件格式，对“已逾期”、“即将到期”文字进行颜色标记。

优点：

• 提醒内容更加具体，便于理解；
• 自动刷新，无需人工录入。

缺点：

• 仅能在表格内看到，不具备桌面弹窗提醒。

3、方法三：VBA宏实现自动弹窗提醒（高级玩法）

对于追求“真正自动提醒”的用户，可以使用 VBA 脚本，在打开文件或满足条件时自动弹出提醒对话框。

操作步骤：

1. 按下Alt+F11打开VBA编辑器；
2. 在“工作表”对象下粘贴如下代码：

```vba
Private Sub Workbook_Open()
Dim lastRow As Long
lastRow = Sheets("Sheet1").Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
Dim i As Long
For i = 2 To lastRow
If Sheets("Sheet1").Cells(i, 3).Value <= 3 Then
MsgBox "事项：" & Sheets("Sheet1").Cells(i, 1).Value & " 即将到期！"
End If
Next i
End Sub
```

3. 保存并关闭VBA窗口，重新打开Excel时会自动弹窗提醒所有即将到期事项。

优点：

• 真正实现自动弹窗提醒，无需人工查看；
• 可扩展为邮件推送、微信提醒等更高级功能。

缺点：

• VBA受安全策略影响，部分企业电脑可能禁用；
• Excel网页版、Mac版支持有限；
• 需定期维护脚本，避免代码失效。

注意事项：

• 使用VBA需保存为.xlsm格式；
• 首次启用需设置“启用宏”权限。

综合对比：

温馨提示：如果你需要更高效的在线提醒和数据协作，推荐试用简道云数字化平台。它无需编程即可实现流程审批、自动推送和数据分析，远超Excel的功能限制。访问： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

三、实际案例：Excel自动提醒在企业中的落地应用

理解了原理与操作方法后，来看实际企业如何利用Excel自动提醒解决日常管理难题。这部分将通过真实案例深入剖析，帮助大家更好地把握技巧。

1、案例一：财务合同到期提醒

某制造企业拥有数十份采购合同，每月需关注合同到期，避免错过续签与付款节点。过去仅靠人工Excel表格，常有遗漏。

Excel自动提醒方案：

• 在合同表中增加“到期日期”和“剩余天数”列；
• 用=到期日期-TODAY()公式计算剩余天数；
• 设置条件格式，剩余天数≤7天高亮提醒；
• 财务人员每周一打开文件，轻松锁定本周需处理合同。

效果提升：

• 合同到期不再遗漏，逾期率下降80%；
• 提醒信息一目了然，工作流程标准化。

2、案例二：项目进度管理与团队协作

某互联网公司项目团队需跟踪数十个任务节点，涉及多部门协作。通过Excel自动提醒实现高效管理：

• 每个任务设定截止日期，实时计算剩余天数；
• 超期任务自动标红，负责人收到VBA弹窗提醒；
• 结合邮件功能，将逾期任务自动邮件推送至相关人员。

团队反馈：

• 项目进度透明，责任到人；
• 协作效率提升，延期情况大幅减少。

3、案例三：个人日程与家庭备忘

普通家庭也能用Excel进行生日、纪念日、账单等事项的提醒：

• 每月维护一份“家庭备忘录”表格；
• 重要日子提前一周高亮显示；
• 通过VBA实现弹窗提醒，避免遗忘。

数据化效果：

结论：

• Excel自动提醒能显著提升各类管理场景的数据准确性；
• 简单设置即可取得立竿见影的效果。

4、补充建议与拓展

为了进一步提升提醒效率，可以尝试：

• 定期备份数据，防止丢失；
• 多人协作时采用Excel共享功能；
• 结合 Outlook、邮件等工具实现跨平台提醒；
• 使用简道云等数字化平台，实现在线填报、流程自动提醒、数据统计分析，比Excel更智能高效。

简道云拥有IDC认证、国内市场占有率第一的零代码数字化平台优势，已服务2000w+用户和200w+团队。推荐体验： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

四、总结与简道云推荐

提醒备忘excel怎么设置自动提醒？详细操作教程分享本文系统介绍了Excel自动提醒的原理、主流设置方法和企业实际应用案例。通过条件格式、公式、VBA宏等技巧，基本覆盖了从简单高亮到自动弹窗的各种需求。无论是财务合同、项目进度，还是个人日程，都能通过Excel实现有效提醒，大幅提升管理效率。

但Excel也有局限，尤其在多人协作、在线提醒、流程自动化方面。此时，强烈推荐使用简道云数字化平台。简道云是IDC认证、国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有2000w+用户和200w+团队，能替代Excel进行更高效的在线数据填报、流程审批、分析与统计。简道云无需编程，操作简单，支持自动提醒、流程审批和数据分析，是新一代数字化协作和管理的最佳选择。

立即体验： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 🚀

希望本文能帮助你彻底解决提醒备忘excel怎么设置自动提醒的问题，让数字化管理更高效、更智能！

本文相关FAQs

1. Excel自动提醒功能能否实现跨表格数据联动？

很多朋友用Excel设备忘提醒的时候，发现数据经常分散在多个工作表里。比如一个工作簿里有项目进度表、人员任务表，想要某个日期到期自动提醒，结果只能在一个表格里搞。有没有什么方法能实现跨表格，或者说跨工作表的数据自动联动提醒？这个痛点其实还挺常见的，尤其是团队协作或者多项目管理时。

嗨，这个问题问得很接地气！我自己也遇到过类似场景。Excel本身没有原生的跨表自动提醒功能，不过可以通过一点技巧来实现：

• 使用公式，比如 VLOOKUP 或 INDEX/MATCH，把需要提醒的关键数据汇总到一个专门的“提醒中心”工作表。这样你只要在这一页设置条件格式或者自定义提醒公式，就能实现跨表的数据提醒了。
• 条件格式法：在“提醒中心”表里，用条件格式（比如到期日期<=今天）高亮需要提醒的事项。这样一眼就能看到所有快到期的任务，不怕遗漏。
• 如果要弹窗提醒，可以用VBA（宏）。比如编写一个小脚本，定时扫描所有工作表的数据，只要有符合条件的，就弹窗提示。这个方法需要一点编程基础，但网上有很多现成的代码可以借鉴。
• 如果觉得Excel太麻烦，推荐试试简道云这种自动化工具，支持跨表、跨部门数据协作，还能设置定时、自动推送提醒，体验比Excel舒服很多： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。
• 总之，跨表联动提醒需要一点“组合拳”操作，不是单靠一个函数能搞定。可以先汇总数据，再用条件格式或VBA实现提醒，或者用更专业的工具来处理。

如果想进一步讨论自动提醒的具体实现，比如VBA代码示例或者条件格式的设置，可以在评论区继续交流！

2. Excel自动提醒如何结合邮件或微信推送做到真正“自动”？

设了Excel自动提醒后，很多人还是会漏看，比如只高亮或者弹窗，结果没打开Excel就啥也不知道。有没有办法，Excel里的到期任务能自动推送到邮箱或者微信？这样就不会错过重要事项了。这种“真正自动”到底能不能实现？怎么操作？

大家好，这个需求其实很普遍！我之前就因为只靠Excel，漏掉过几个项目节点。想让Excel提醒真正“自动”，推送到邮箱或微信，有以下几种玩法：

• 用Excel自带的VBA宏编程，可以实现自动发送邮件。比如你设个定时任务，Excel打开时自动检测哪些任务到期，然后用Outlook API自动发邮件提醒。这个需要配置宏安全和Outlook授权，网上有很多代码模板可以参考。
• 微信推送就更复杂了，Excel自身不支持。可以考虑用企业微信API或者第三方平台对接Excel数据，设置触发器，在任务到期时自动推送消息到指定微信号。这需要一点技术门槛，比如用Python脚本定时读取Excel，然后调用微信API推送消息。
• 如果不想折腾技术，可以考虑用在线协作工具，像简道云、飞书等，支持自动推送提醒到邮箱、微信、钉钉等，设置好数据同步和推送规则就能搞定。
• 还有一个曲线救国的办法：用Power Automate（微软的自动化工具），设定一个自动流程，定时检查Excel表格内容，触发邮件或微信推送。这种方法适合有微软账号的用户。

总之，Excel本身只负责数据和简单提醒，真正实现“自动推送”，还得靠宏、脚本或第三方工具。如果你想一步到位，推荐直接用集成提醒的云平台，会更省心。

3. Excel自动提醒如何避免误报和漏报？条件设置有没有什么坑？

很多人用Excel设提醒，结果要么提前几天就开始提醒，要么到了当天才发现没提醒，甚至有些任务压根就被漏掉了。到底应该怎么设置条件，才能让自动提醒既不提前太多，也不会迟到，避免误报和漏报？这里面有没有什么常见的坑或者注意事项？

哈喽，这个问题太实用了！Excel自动提醒确实容易出现误报和漏报，主要坑点如下：

• 日期格式：Excel里日期格式很容易出错，比如文本型日期和真正的日期类型混用，会导致条件判断失效。建议全部统一成日期格式，避免公式识别错误。
• 条件公式：比如用 =IF(到期日期-TODAY()<=3, "提醒", "")，这样可以设置提前三天提醒。但如果公式写错，比如用 < 而不是 <=，就会漏掉当天的任务。
• 条件格式：有时候条件格式只作用于当前单元格，没覆盖全表。建议设置规则时选中整个任务区域。
• 任务状态字段：如果任务有“已完成”状态，提醒时要加个判断，只对“未完成”任务高亮或提醒，否则会误报已完成事项。
• 数据更新频率：Excel提醒是静态的，只有打开或刷新时才会更新。如果长期挂在后台，提醒可能不及时。可以设定定期刷新，或者每次打开自动运行宏脚本。
• 隐藏行或筛选：如果表格有筛选或隐藏行，被提醒的任务可能被漏掉。建议定期取消筛选，检查全表数据。

以上就是我踩过的一些坑，总结下来，设置提醒时要注意日期格式、条件公式、覆盖范围和任务状态，多做几次测试，确保不漏掉重要信息。欢迎大家分享自己的避坑经验！

4. Excel自动提醒能否结合甘特图实现项目进度可视化？

有的小伙伴光有日期提醒还不够，想把任务节点、进度和提醒结合起来，用甘特图的方式展示。这样一来，不光能看到提醒，还能看项目整体进度。Excel能不能做到提醒+甘特图双重功能？实现起来难不难？

大家好，这个需求其实很适合项目管理场景！我自己做过类似的尝试，分享下思路：

• 用Excel表格记录每个任务的开始日期、结束日期、负责人等基础信息。再用条件格式设定提醒，比如距离截止日期3天高亮显示。
• 利用条形图或条件格式制作“简易甘特图”。比如用填充色表示任务进度，把每个任务的日期区间用颜色标记出来，视觉上就像甘特图一样。
• 如果想更高级，可以用Excel的堆积条形图功能，自动生成甘特图。结合公式动态调整任务进度和提醒条件，实现进度与提醒联动。
• 条件格式可以根据任务状态自动变化，比如完成后变灰色，到期前变红色，未开始保持正常色。这样在甘特图上一眼就能看到哪些任务需要提醒，哪些已经完成。
• 如果Excel操作起来太麻烦，其实像简道云也有项目管理和甘特图功能，提醒和进度展示都很智能： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

总之，Excel可以用公式和条件格式实现甘特图+提醒，但功能有限，适合小团队或简单项目。如果项目复杂，推荐用专业工具，效率高很多。大家有兴趣的话可以一起交流具体甘特图制作流程！

5. Excel自动提醒如何在多人协作环境下同步更新？

有些企业或团队，多人同时编辑Excel表格，一人设置了提醒，其他人未必能看到或者修改。如何让自动提醒在多人协作环境下也能正常工作，每个人都能同步收到更新和提醒？这里面有什么技巧或注意事项？

大家好，这个问题也是团队协作的核心痛点！Excel在多人协作时提醒功能容易失效，解决办法有以下几种：

• 使用Excel Online（网页版），支持多人同时编辑。设置条件格式或宏后，所有人都能实时看到提醒效果。不过Excel Online对复杂宏支持有限，只能用基础的提醒功能。
• 通过共享工作簿功能，大家都在同一个文件里操作。提醒设置要提前沟通好，比如统一提醒规则、日期格式和任务状态。避免不同人设定不同条件，导致冲突。
• 可以在Excel表格里增加“提醒中心”工作表，专门汇总所有需要提醒的信息。每个人编辑后，提醒中心自动刷新，保证大家都能看到最新提醒。
• 如果需要弹窗或推送提醒，可以在每个用户的电脑上设置相同的宏脚本。这样每个人打开文件时都会收到提醒，但宏配置工作量比较大。
• 更多团队协作建议用云平台，比如简道云、飞书表格等，支持多人编辑、自动提醒、推送消息，数据同步和提醒都很完善。

总之，Excel本地文件多人协作有局限，建议用网页版或云平台解决同步提醒问题。如果有具体协作流程或者遇到冲突，欢迎大家留言讨论，一起突破团队协作的瓶颈！