公司人事考勤怎么做excel表格？详细步骤与模板分享

在数字化管理日益普及的今天，公司人事考勤怎么做excel表格？详细步骤与模板分享已经成为许多企业HR、行政人员关心的重要话题。Excel以其灵活性和易用性，成为大多数企业进行员工考勤管理的首选工具。本文将帮助你系统了解如何从零搭建一个高效、实用的公司人事考勤表格，并分享详细操作步骤和模板案例，助力你解决实际工作中的考勤难题。

一、公司人事考勤表格的Excel基础搭建与结构解析

1、考勤表格的核心作用与结构设计

考勤表格的核心价值在于为人事管理工作提供统一、规范的数据记录依据，既方便查询统计，也可作为薪资核算、绩效考评的重要凭证。

常见考勤表格结构包括以下主要模块：

• 员工基本信息：姓名、工号、部门、职位等
• 考勤日期区间：通常为每月1日至月底，或自定义周期
• 每日考勤状态：如出勤、迟到、早退、请假、加班、缺勤等
• 汇总统计项：本月出勤天数、迟到次数、请假/加班小时数等
• 备注栏：特殊情况说明或补充信息

一个规范的考勤表格结构如下：

通过这种表格结构，企业可以实现：

• 快速统计各类考勤数据
• 自动化生成考勤报表
• 为后续薪酬、绩效管理提供准确依据

2、Excel表格搭建的详细步骤

如果你想亲手制作一个规范的公司考勤表格，建议按照以下步骤操作👇：

• 1. 确定表格字段 根据公司管理需求，列出需要记录的所有栏目。建议涵盖：姓名、工号、部门、日期、考勤状态、相关统计项和备注。
• 2. 设计表格模板 使用Excel新建工作表，在第一行依次输入字段名称。可将“日期”设置为横向栏，员工名单作为纵向栏，实现矩阵式数据管理。
• 3. 填充员工信息 将所有员工的基本信息录入，确保数据准确无误。
• 4. 设置考勤状态录入方式 为提高效率，可使用下拉菜单限制输入内容。如：出勤、迟到、请假等。 操作方法：选中目标单元格 → 数据 → 数据验证 → 允许“序列” → 输入选项。
• 5. 添加自动统计公式 利用Excel的SUM、COUNTIF等公式，实现迟到、缺勤、加班等项目的自动统计。例如：
• 迟到次数统计：=COUNTIF(E2:E31, "迟到")
• 请假小时总计：=SUM(H2:H31)
• 出勤天数统计：=COUNTIF(E2:E31, "出勤")
• 6. 美化与规范表格 使用边框、高亮、条件格式等功能，让表格更清晰易读。 例如，将迟到/缺勤等异常状态自动标红，便于快速识别。
• 7. 保护和备份数据 为防止误操作，可设置表格保护密码；同时，定期备份考勤表格，避免数据丢失。

温馨提示： 如果团队规模较大，考勤数据量庞杂，Excel手动录入和管理容易出错。此时，可考虑使用在线数字化平台如简道云，替代Excel实现更高效的数据填报、审批和统计分析。简道云是IDC认证国内市场占有率第一的零代码数字化平台，服务于2000w+用户和200w+团队，支持灵活的表单设计和自动化流程。 👉 推荐试用： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

3、标准考勤表格模板分享与实用技巧

为了帮助你快速上手，下面分享一个通用的公司人事考勤Excel模板。你可以根据实际需求进行个性化调整。

标准模板示例：

实用技巧：

• 利用“冻结窗口”功能，锁定表头和员工信息，方便横向滚动查看每日考勤。
• 使用“条件格式”自动突出异常考勤状态，如迟到、缺勤。
• 设置数据有效性，防止输入错误考勤状态。
• 利用“筛选”功能，快速查找某些部门或员工的考勤情况。
• 制作“月度考勤统计”表，通过公式自动汇总各项数据，提升效率。

优点与局限：

结论： Excel表格适合中小型企业或初创团队，考勤数据量适中、管理流程简单时使用。对于更复杂的审批流、数据分析、多人协作场景，建议选用更专业的数字化平台如简道云进行管理。

二、公司人事考勤Excel表格进阶应用与自动化管理

在掌握了基础表格设计和模板搭建后，许多企业希望进一步提升考勤管理的自动化水平，减少人为误差，提高统计分析效率。下面将围绕公司人事考勤怎么做excel表格？详细步骤与模板分享，讲解进阶技巧与自动化应用，让你的Excel考勤表格更智能、更高效。

1、利用公式与函数实现智能统计

Excel的核心竞争力之一就是强大的公式系统。合理利用SUM、COUNTIF、IF、VLOOKUP等函数，可以自动完成各类考勤数据的统计和分析。

• 自动统计迟到、早退次数
• 使用COUNTIF统计某员工每月迟到次数： =COUNTIF(B2:AF2, "迟到")
• 统计早退次数同理。
• 请假小时自动累计
• 假设请假小时分布在表格的多列，可用SUM函数自动求和： =SUMIF(B2:AF2, "请假", BG2:BG31) （BG2:BG31为每天请假小时的列）
• 加班小时智能统计
• 同样可用SUM函数，将每个“加班”状态对应的小时数累加。
• 出勤率计算
• 出勤天数/总工作天数，公式如： =COUNTIF(B2:AF2, "出勤")/工作天数

自动汇总表格示例：

优势：

• 极大降低人工统计时间和误差
• 为薪酬、奖惩决策提供可靠数据支撑
• 提升HR和管理者工作效率

2、考勤异常自动提醒与数据可视化

在实际管理中，考勤异常如频繁迟到、请假、加班等情况，往往需要及时发现并处理。Excel通过“条件格式”功能，可以实现自动提醒和数据可视化。

• 设置条件格式
• 标红迟到、早退、缺勤单元格
• 设置图标集，直观展示考勤异常趋势
• 通过色阶或数据条，展示月度考勤统计结果

案例： 假设你想让“迟到”单元格自动变红色：

1. 选中考勤状态区域
2. 点击“开始”→“条件格式”→“新建规则”
3. 选择“只为包含以下文字的单元格设置格式”，输入“迟到”
4. 设置字体或背景为红色

这样，所有迟到记录一目了然，便于HR快速处理。

数据可视化应用：

• 利用柱状图、饼图展示各部门或员工的考勤分布
• 绘制“迟到次数趋势图”，把握团队纪律变化
• 制作“请假原因统计表”，辅助人事管理优化

表格数据可视化示例：

通过可视化图表，管理层可以精准掌握部门考勤动态，及时调整管理策略。

3、批量操作与多部门协同管理技巧

随着公司规模扩张，单一表格难以满足多部门、多人协同需求。Excel虽支持共享工作簿，但在多人编辑、数据权限、安全性等方面存在局限。

• 批量导入员工名单与考勤数据
• 利用Excel的“数据导入”功能，可快速批量录入员工信息或外部考勤数据
• 可通过VLOOKUP或MATCH实现不同表格间的数据自动关联
• 多部门分表管理与数据汇总
• 为每个部门建立独立考勤表，再通过SUMIF、COUNTIF等公式实现全公司数据自动汇总
• 利用“数据透视表”功能，快速分析各部门考勤分布
• 协同与权限管理
• Excel支持简单协同编辑，但数据安全与权限控制有限，容易出现误操作或数据泄露
• 若遇到多人编辑、流程审批等复杂场景，建议使用专业平台如简道云，实现更高效的在线协作、审批和数据分析

简道云优势对比：

结论： 对于多部门、多人协同、流程审批需求，简道云可作为Excel的升级解法，帮助企业实现更高效的数字化考勤管理。 👉 推荐试用： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

三、常见问题解答与最佳实践经验分享

虽然Excel考勤表格制作流程已经非常成熟，但在实际应用过程中，HR和管理者常常遇到各种细节问题。下面围绕公司人事考勤怎么做excel表格？详细步骤与模板分享相关高频问题，结合真实案例，帮助你少走弯路、提升表格实用性。

1、常见问题与解决方案

• 问题一：考勤状态数据易错、难统一
• 解决方案：使用Excel数据验证功能，设定下拉选项，规范考勤状态录入，避免拼写错误或内容不一致。
• 问题二：假期、加班小时统计不准确
• 解决方案：单独设置请假/加班小时录入栏，并用SUMIF公式自动统计，确保数据精准。
• 问题三：部门、岗位变动导致表格混乱
• 解决方案：每月或每季度及时更新员工信息表，与考勤表关联，保持数据同步。
• 问题四：考勤表格版本混乱，易丢失数据
• 解决方案：制定统一命名和归档规则，定期备份表格。多人协作时建议使用云端文档或简道云等在线平台，提升安全性。
• 问题五：考勤异常难以追踪和反馈
• 解决方案：利用条件格式设置自动提醒，或在表格中增加“异常反馈”栏，便于HR和管理层及时处理。

2、真实案例与最佳实践

案例一：中型科技公司考勤自动化升级 某科技公司原使用Excel手动录入考勤数据，因员工人数多，数据频繁出错。后采用如下优化措施：

• 设定统一模板和数据验证
• 引入SUMIF、COUNTIF公式自动统计迟到、请假等数据
• 每月由专人汇总全公司考勤，制作数据透视表，直观展示考勤趋势
• 将Excel考勤表格与邮箱、OA系统联动，定期发送统计报表

案例二：小型初创团队高效考勤管理 初创团队人数少，采用横向日期表格，员工自行录入考勤状态。通过条件格式突出异常，HR按月检查汇总，简化流程、提升效率。

最佳实践总结：

• 模板标准化，字段规范统一
• 公式自动化，减少手工统计压力
• 定期备份，确保数据安全不丢失
• 结合在线平台如简道云，提升协作与审批效率
• 根据公司实际需求调整表格结构，不盲目追求复杂功能

3、考勤表格与数字化管理趋势

随着企业管理数字化加速，Excel虽仍是主流工具，但其局限逐渐显现。越来越多公司开始尝试使用如简道云等在线平台，实现无缝协作、流程自动化、移动端操作、数据分析等更高级场景。

• 在线数据填报，随时随地录入考勤
• 流程自动审批，极大提升管理效率
• 多维度数据分析，智能生成统计报表
• 严格权限控制，保障员工隐私与数据安全

结论： Excel考勤表格适合基础场景，数字化平台如简道云则引领未来考勤管理升级潮流。 👉 推荐试用： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

全文总结与工具推荐

本文围绕公司人事考勤怎么做excel表格？详细步骤与模板分享，系统讲解了考勤表格的基础搭建、模板设计、公式自动化、异常提醒、多人协作等关键环节，并结合真实案例分享最佳实践经验。Excel作为传统考勤管理工具，拥有灵活、强大的数据处理能力，适合中小型企业或初创团队日常使用。但随着企业数字化转型深入，推荐大家尝试简道云等在线平台，实现高效、智能、协同的考勤管理。简道云是IDC认证国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有2000w+用户和200w+团队，支持在线数据填报、流程审批、分析与统计，是Excel考勤表格的理想升级选择。 👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

本文相关FAQs

1. Excel考勤表有哪些常见的结构设计？不同公司适合哪种模板？

很多朋友在做公司人事考勤表格的时候，都会纠结到底该怎么设计结构。是按天打卡，还是按月汇总？是每个人一张表，还是所有员工都放在一个表里？其实不同公司规模和管理需求差异很大，选错了结构，后续维护和统计会很麻烦。大家有没有遇到过这种选择困难，表格改来改去还是不满意的情况？

你好，关于考勤表的结构设计，我自己踩过不少坑，来聊聊不同模板的适用场景：

• 对于小型公司（5-20人），建议直接用“单页汇总型”模板，也就是所有员工在同一个表格，每行一个人，每列是日期和考勤状态。优点是一目了然，统计起来也方便，缺点是人多了后易混乱。
• 如果是中型公司（几十人），可以按“部门分表”设计，比如每个部门一张考勤表，每月汇总一次。这样部门负责人可以分别管理，减少误操作。
• 大型企业或者需要复杂考勤规则的公司，建议用“个人明细+汇总”双表设计，员工每天填写自己的明细表，系统或HR再统一做汇总。这样查错和追溯都更方便。
• 另外，如果要统计加班、请假、缺勤等特殊情况，建议在模板上加专门的列，或者做数据验证，避免漏填。
• 有些公司还会用“动态统计表”，比如用Excel的透视表功能，实时生成各种统计报表，适合对数据敏感的管理层。

如果你觉得Excel表还是太复杂，不妨试试简道云这种低代码工具，直接套用现成考勤模板，自动统计和提醒，比传统表格省事不少： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

其实没有最完美的结构，主要看你们公司实际需求和大家的使用习惯，建议多试几种，找到最顺手的模板！

2. 如何用Excel公式自动统计迟到、早退、缺勤等异常情况？

很多小伙伴在做考勤表的时候，觉得手动数迟到、早退、缺勤这些异常情况很费劲，特别是人一多，根本统计不过来。有没有什么办法能用Excel公式自动识别这些异常，直接统计出来，省去人工筛查的麻烦？

哈喽，这个问题很多HR都很关心。我也是从挨个翻查到用公式自动统计，效率提升不少，分享下经验：

• 一般考勤表会有“签到时间”和“签退时间”两栏。可以用IF公式判断时间是否超出规定范围（比如迟到/早退）。
• 迟到公式举例：=IF(签到时间>规定时间,1,0)，结果为1就是迟到。
• 早退公式类似：=IF(签退时间<规定时间,1,0)。
• 缺勤可以用“是否打卡”字段，如果为空或有特殊标记，则统计为缺勤：=IF(ISBLANK(签到时间),1,0)
• 所有异常情况都可以在对应列自动累加，比如用SUM函数统计一月内迟到次数：=SUM(迟到列)
• 如果你想要更直观的统计结果，可以用条件格式（比如迟到单元格自动变红），这样一眼就能看出谁异常。
• 有些公司还会用Excel的筛选和透视表功能，把迟到、早退、缺勤自动汇总到统计报表，省时又省力。

如果公式不会写或者觉得麻烦，建议可以在知乎搜索下“Excel考勤公式模版”，有很多现成的公式可以复制粘贴用。

3. 考勤表如何结合员工请假申请，实现自动扣除出勤天数？

不少公司规定员工请假需要扣除出勤天数，但考勤表和请假单是分开管理的，导致HR人工对比、核查，费时费力还容易出错。有没有什么方法能让考勤表自动关联请假信息，实现出勤天数自动扣减？

嗨，这个问题确实很实用。我之前也被请假扣勤这事困扰过，后来总结了几种解决办法：

• 建议在考勤表里增加“请假类型”和“请假天数”两列，员工每次请假都在表格里登记。
• 用公式自动计算实际出勤天数：比如“出勤天数=总工作天数-缺勤天数-请假天数”。
• 如果请假单是独立表格，可以用VLOOKUP或INDEX/MATCH公式把请假信息自动拉入考勤表（前提是有员工编号或姓名做关联）。
• 有些公司会用Excel的“数据验证”功能，保证请假数据填写规范，避免统计出错。
• 如果请假信息比较复杂，比如不同类型（事假、病假等）扣勤规则不同，可以用IF或SWITCH公式分情况扣减出勤天数。
• 当然，如果觉得Excel表同步和公式太折腾，推荐试试简道云或者类似在线工具，能自动联动请假审批和考勤统计，HR用起来省心多了。

实际操作时，建议定期检查数据准确性，避免因表格错误影响工资和管理。

4. 如何用Excel图表展示考勤数据趋势，方便领导快速决策？

平时做考勤表，很多HR只是把原始数据堆在表里，但领导每次都要看迟到、请假、加班这些趋势，手动做统计图麻烦又容易出错。有没有什么简单方法能用Excel自动生成可视化图表，帮领导一眼看清全员考勤趋势？

大家好，这个问题真的很有代表性。领导喜欢看图，不喜欢看密密麻麻的数据，下面是我的一些实用经验：

• 首先，可以用Excel的“插入图表”功能，把考勤数据变成柱状图、折线图或饼图。比如，统计每月迟到次数、请假人数，用柱状图表现，非常直观。
• 把考勤数据按月份或部门分类，用透视表快速汇总，再一键生成图表。这样每次数据更新，图表也会自动刷新。
• 对于异常趋势（比如某月迟到暴增），可以用条件格式或数据标记，让图表重点突出异常部分。
• 如果要展示多维度数据（如迟到和请假一起对比），可以用组合图表（柱状+折线），有些模板自带这个功能，套用就行。
• Excel还支持动态图表，比如用筛选功能实时切换不同部门或时间段的数据，领导可以自己“玩”图表，非常方便。
• 图表做好后建议加上简短备注，比如“本月请假率上升，建议优化考勤政策”，让领导决策更有参考。

其实图表展示不只是给领导看，对HR自己也能更快发现管理问题，提升考勤管理效率。

5. 如何设置Excel考勤表的权限，防止数据被随意修改或泄露？

有些公司HR说考勤表被其他员工误改，甚至泄露敏感信息，带来很大管理风险。Excel表格怎么设置权限，既让员工能查看自己考勤，又能防止数据被随意篡改？有没有什么实用的保护措施？

嘿，这个问题在实际工作中真的很重要。考勤数据涉及隐私和薪资，保护好就是HR的底线。我的经验是：

• Excel本身支持“保护工作表”功能，可以设置只允许特定单元格编辑，其他区域全部锁定。HR可以设置密码，只有自己能修改。
• 如果需要员工查看但不允许修改，可以把考勤表另存为PDF或者只读Excel文件发给大家。
• 对于多部门管理，可以分发不同的考勤表，只让各部门负责人填报，减少数据泄露风险。
• Excel也能通过“共享工作簿”功能，设置不同用户的编辑权限，但操作起来略复杂，适合有IT支持的公司。
• 如果公司采用云盘（比如企业网盘），可以利用云盘的权限管理，确保只有授权人员能访问考勤表。
• 想要更专业的权限管理，其实可以考虑用简道云这类系统，支持细粒度权限分配，比如“谁能看，谁能改”，还能记录操作日志，安全性更高。
• 最后建议定期备份考勤表，防止数据丢失或误删，HR心里也更踏实。

权限设置既要保证数据安全，又要方便大家查阅，选择合适的方法很关键。