零基础也能学会！excel人事管理系统怎么制作详细步骤教程

在企业管理中，人事管理系统是不可或缺的工具。许多中小型企业或个人创业者，因预算或技术原因，常常选择用 Excel 来搭建自己的人事管理系统。本文将围绕“零基础也能学会！excel人事管理系统怎么制作详细步骤教程”为核心，细致讲解整个制作流程，让没有任何编程或高级表格知识的用户，也能轻松上手，搭建属于自己的数据管理平台。

一、Excel人事管理系统基础认知与零基础准备

1、Excel人事管理系统能做什么？

Excel人事管理系统主要用于员工信息管理、考勤统计、薪酬核算、入离职流程等。其优势在于：

• 成本低廉：只需安装 Excel，无需其他付费系统。
• 操作直观：界面简单，数据一目了然。
• 便于定制：可根据企业实际需求自由增减功能。

典型的 Excel人事管理系统包含以下模块：

2、零基础准备工作

Excel零基础用户在动手前，建议做好以下准备：

• 明确业务需求：梳理企业实际需要管理的人事信息内容。
• 规划表格结构：用纸笔或思维导图，简单画出各模块之间的关系。
• 熟悉Excel基础操作：如单元格输入、公式编辑、筛选、排序等。

初学者还可参考 Excel 的“模板库”，搜索“人事管理”相关模板作为参考。建议下载几个模板实际操作，熟悉字段设置和表头结构。

3、数据字段设计与权限规划

字段设计是 Excel人事管理系统的基础，建议采用如下思路：

• 员工信息字段：姓名、工号、部门、岗位、入职日期、联系方式等。
• 考勤字段：日期、签到/签退时间、状态（正常/迟到/缺勤/请假）、备注。
• 薪酬字段：基本工资、岗位工资、绩效奖金、社保扣除、应发工资、实发工资。
• 入离职字段：操作日期、办理人、备注等。

权限规划建议：

• 分为“编辑权限”和“浏览权限”，可通过 Excel 的“保护工作表”功能，实现部分数据只读，部分可编辑，保护敏感信息。

4、常见Excel函数与工具介绍

零基础用户建议掌握以下几类 Excel 工具：

• 筛选与排序：方便快速定位员工或记录。
• 数据有效性：下拉选项，减少输入错误。
• 条件格式：如迟到高亮显示，提升可视化。
• SUM、COUNTIF：统计人数、薪资等。
• VLOOKUP：跨表查询数据。

举例说明：

这些基础操作，不仅让系统更智能，也减少了人为错误。对于零基础入门者，建议每次只新增一个函数或工具，逐步学习，避免畏难情绪。

5、Excel与其他数字化工具的对比

虽然 Excel 功能强大，但在数据协作、流程审批、移动端使用等方面存在一定局限。此时，简道云等零代码平台成为更高效的替代方案。简道云是IDC认证的国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有2000w+用户和200w+团队使用。它能替代Excel进行更高效的在线数据填报、流程审批、分析与统计，尤其适合对数据安全性、协作性有更高要求的企业。想要体验更智能、更自动化的人事管理系统，欢迎试用： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

二、Excel人事管理系统详细制作步骤教程

本部分将以“零基础也能学会！excel人事管理系统怎么制作详细步骤教程”为核心，从新建工作簿到实现自动化统计，手把手讲解每个关键步骤，帮助用户快速搭建实用的 Excel人事管理系统。

1、创建基础表格结构

第一步：新建Excel工作簿

• 打开 Excel，选择“新建空白工作簿”。
• 建议将工作表命名为“员工信息”、“考勤记录”、“薪酬管理”、“入离职管理”等。

第二步：设计表头字段

以“员工信息表”为例，设置如下表头：

输入方式建议：

• 每个字段单独一列，便于后续筛选、统计。
• “部门”、“岗位”字段可用数据有效性设置成下拉选择，减少输入错误。

第三步：录入数据

• 按照实际员工信息逐项录入。
• 建议每新增一名员工后，立即补充信息，保持数据实时更新。

2、考勤与薪酬模块搭建

考勤记录表设计：

• “状态”字段可用条件格式，迟到自动高亮（如设置字体颜色为红色）。
• 可用 COUNTIF 函数统计每月迟到、缺勤次数。

薪酬管理表设计：

• “应发工资”可用公式：=基本工资+岗位工资+奖金
• “实发工资”可用公式：=应发工资-社保扣除

通过公式自动计算，避免人工核算错误。

数据关联技巧：

• 用 VLOOKUP 实现员工信息与考勤、薪酬的自动关联。例如，在“薪酬管理表”输入工号后，自动提取员工姓名和部门。

实用案例：

假如小王是技术部员工，工号为A001。录入考勤后，用公式统计他 6 月份迟到次数：

=COUNTIF(考勤记录!F2:F31,"迟到") 其中 F2:F31 为“状态”字段范围。

3、流程管理与自动化统计

入离职管理

• 通过筛选功能，查看每月入职、离职人数。
• 可用透视表对数据进行汇总分析，支持分部门、分岗位统计。

自动化统计与分析

• 利用“透视表”快速生成各类报表，如部门人数、考勤异常、薪酬分布等。
• 设置“条件格式”实现数据预警，如当薪酬低于某值时自动高亮。

数据安全和权限管理

• Excel 可设置“密码保护”工作表，防止误删或泄露。
• 对于敏感信息可单独建立工作表，仅限特定人员访问。

进阶技巧

• 使用公式实现自动提醒，如员工入职满一年自动提示续签合同。
• 利用“宏”实现批量数据处理（建议零基础用户在掌握基本操作后尝试）。

实用列表：Excel人事管理系统常见问题与解决方法

• 数据录入错误：使用“数据有效性”限制输入内容，降低出错率。
• 信息查找困难：利用“筛选”“排序”快速定位目标员工。
• 数据统计繁琐：用“透视表”“SUM、COUNTIF”等函数自动统计，提高效率。
• 协作沟通受限：Excel可通过“共享工作簿”多人编辑，但同步性较差，建议关注如简道云的在线协作优势。

Emoji强化：

• 🚀 小白也能快速上手，只需按步骤操作！
• 💡 每个模块都可灵活调整，满足不同企业需求。
• 🔒 数据安全可控，敏感信息有保障。

三、案例分析与优化建议

在实际应用中，Excel人事管理系统常面临数据量增长、协作复杂、业务流程多样等挑战。掌握优化技巧，能让系统更高效、更贴合实际业务，帮助企业实现数字化转型。

1、真实案例拆解

案例一：小型科技公司人事管理

某科技公司员工 50 人，采用 Excel 管理人事数据。负责人小张按上述步骤搭建了基础信息、考勤、薪酬、入离职等模块。每月通过透视表汇总各部门考勤，自动生成薪酬表，极大提升了数据处理效率。

优化点：

• 定期备份数据，防止文件损坏丢失。
• 用条件格式对异常数据预警，如连续迟到、薪酬异常。
• 设置数据有效性，防止部门字段输入拼写错误。

案例二：制造业企业协作型人事管理

某制造业企业有多部门、跨区域管理需求。采用 Excel 后，发现多人协作时数据同步慢，易出现冲突。经过调整，企业采用“分部门表格+月度汇总”方式，部分管理人员用 Excel 汇总，部分员工则采用在线协作工具。

优化建议：

• Excel 适合小型团队和本地数据管理，大型企业建议结合在线平台如简道云，提升协作效率。
• 定期整理数据，避免冗余，保持表格简洁。

2、常见问题与解决办法

问题：数据同步延迟、多人编辑易冲突

• Excel 可开启“共享工作簿”模式，但功能有限。
• 推荐使用简道云等在线工具，支持多人实时协作、自动同步。

问题：公式错用导致统计偏差

• 录入公式时，建议先在小范围测试，确认无误后再批量应用。
• 利用 Excel 的“审查公式”功能，检查公式逻辑。

问题：数据安全性不足

• 建议定期备份，设置访问权限。
• 对敏感表格增加密码保护。

问题：业务流程变化，表格需频繁调整

• Excel灵活性高，但结构复杂时易出错。建议建立规范的字段和命名规则，减少维护难度。

3、Excel与数字化平台组合应用

在数字化转型趋势下，Excel与零代码平台如简道云结合使用，能进一步提升效率和安全性。简道云支持在线数据填报、流程审批、统计分析，适合需要高协作和自动化的团队。通过 Excel 进行本地数据管理，再用简道云进行线上协作和流程优化，实现数据价值最大化。

• Excel 适合本地数据处理和个人使用。
• 简道云适合团队协作、流程自动化、移动端操作。
• 两者结合，能满足不同规模和业务复杂度的企业需求。

简道云在线试用推荐： 如需体验更智能的在线人事管理系统，推荐尝试简道云，零代码搭建，灵活高效： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

四、总结与简道云推荐

通过本文的结构化讲解，无论你是零基础用户还是有一定经验的管理者，都能快速掌握“excel人事管理系统怎么制作详细步骤教程”的核心方法。从基础表格搭建、公式运用，到数据统计和权限设置，每一步都贴合实际业务场景，助力企业实现高效人事管理。Excel虽然功能强大，但在多人协作、数据安全、流程自动化方面有一定局限。此时，简道云作为国内市场占有率第一的零代码数字化平台，能替代Excel进行更高效的在线数据填报、流程审批与统计分析，为企业带来更多创新选择。

无论你选择 Excel 还是简道云，都能让人事管理变得更科学、更高效。 欢迎大家体验更智能的人事管理： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

本文相关FAQs

1. Excel人事管理系统应该包含哪些基础模块？都需要哪些字段？

现在市面上的人事管理系统五花八门，很多刚接触Excel的小伙伴会疑惑：自己做一个人事管理系统，到底该包含哪些基础模块？比如员工信息、考勤、请假、薪资等，这些都需要记录哪些具体字段？零基础在设计表格时，怎么避免遗漏重要信息？求一份详细清单！

你好，分享一下自己踩过的坑。刚开始自己搭人事系统，确实最怕遗漏字段，后期再加会很麻烦。我的建议如下：

• 员工信息模块：这是最核心的。常见字段有：员工编号、姓名、性别、出生日期、入职日期、部门、岗位、联系方式、身份证号、紧急联系人等。
• 考勤记录模块：主要是日期、上班时间、下班时间、打卡状态（正常/迟到/早退/缺勤）、加班小时数等。
• 请假管理模块：请假人、请假类型（事假/病假/年假等）、起止日期、请假天数、审批状态等。
• 薪资管理模块：基本工资、岗位津贴、绩效奖金、应发工资、扣款、实发工资、发薪日期等。
• 培训与晋升模块（可选）：培训内容、培训时间、晋升岗位、晋升时间等。

建议先用纸笔把流程梳理清楚，再动手做表格。每个模块可以单独建sheet，通过员工编号串联。等用顺手了再加复杂功能，比如数据透视表和自动化汇总。

如果觉得Excel表太繁琐，可以试试简道云这种在线表单工具，支持低代码搭建业务系统，做数据关联、权限管理也方便，挺适合新手。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

希望对你有帮助，欢迎追问具体表格样式！

2. 零基础怎么实现员工信息的批量录入和快速查询？

很多人初学Excel，遇到员工人数一多，手动输入和查找特别麻烦。有没有什么简单的方法可以批量录入员工资料，并且能快速查到某个人的信息？最好不用复杂公式，适合新手操作。

嗨，这问题我太有感触了！以前刚学Excel也是手动一条条录，效率低还容易出错。现在总结几个适合新手的办法：

• 批量录入：建议先用Word或记事本整理好员工信息，用逗号或Tab分隔，每行一人。Excel支持“数据”-“自文本导入”功能，可以一键导入。
• 快速查询：可以用“筛选”功能，点员工姓名那一列的小三角，就能输入名字快速定位。
• 再进一步，学会用“查找与替换”（Ctrl+F），输入关键词，能在全表快速跳转到相关行。
• 如果人数再多些，可以试试“数据透视表”，分部门、岗位自动分类，也很适合后续数据分析。

不建议初学者一上来用VLOOKUP等复杂公式，先把表结构搭好、录入查找顺畅，再慢慢升级技能。

如果不想折腾Excel，还可以用在线表单工具，像简道云，支持批量导入和一键搜索，效率提升很明显。

3. 怎么用Excel公式自动计算员工请假天数和剩余年假？

很多公司有各种假期，年假、病假、事假都要统计。用Excel手动算很容易出错，怎么用公式自动算出请假天数、以及每个人还剩多少年假？有没有简单易懂的做法，适合刚学Excel的人？

哈喽，这个问题也是我初学时经常遇到的。其实Excel自带不少公式可以用，分享下我的方法：

• 请假天数自动算：假如有“开始日期”和“结束日期”，可以新建一列，用公式 =结束日期-开始日期+1，这样能自动算出天数。
• 年假剩余怎么统计：新建一列“年假剩余”，假设每个人初始有15天年假，那就用 =15-已请年假天数，已请年假可以用SUMIF公式统计（比如 =SUMIF(类型列,"年假",天数列)）。
• 如果假期类型多，可以用筛选或数据透视表分类汇总，每个人每种假期都能单独统计。

刚入门建议别上来就玩多表关联，先在一张表里把字段加全、公式写对，后续再考虑分模块管理。

遇到特殊假期或跨月情况，可以在评论区交流下，实际操作会有些小技巧。

4. Excel人事管理系统怎么设置权限，防止数据被随便修改？

很多公司人事数据很敏感，Excel表格一旦被多人操作，很容易出现误删、误改，甚至信息泄露。有没有什么方法能在Excel里设置权限，保证数据安全？适合中小企业用的那种，越简单越好。

你好，这问题问得太实际了！Excel本身权限管理确实有限，但有几种实用的小技巧：

• 表保护：选中需要保护的表格，点击“审阅”-“保护工作表”，设置密码。这样别人就不能随便更改单元格内容。
• 单元格锁定：只解锁需要填写的单元格，其它都锁住。操作是：右键单元格-“设置单元格格式”-“保护”，取消勾选“锁定”，最后整体加表保护。
• 文件加密：存储时选择“另存为”-“工具”-“常规选项”，可以设置打开和修改密码，防止未授权访问。
• 定期备份：每次修改前先备份一版，防止误操作无法恢复。

但Excel毕竟不是专业权限系统，如果需要多人协同编辑，建议考虑用企业级SaaS工具或简道云这类低代码平台，支持多角色权限分配，安全性和易用性都好不少。

5. 如何用Excel自动生成员工花名册和各类人事报表？

HR经常需要导出各种人事报表，比如员工花名册、部门分布、离职率等。之前每次都是手动整理，特别费时。Excel能不能自动生成这些报表？需要哪些技巧或者模板，能让日常报表输出更高效？

大家好，这个痛点我太理解了！自己做报表常常加班到深夜，其实Excel还是有不少省时利器的：

• 员工花名册：只要基础数据录好，用“筛选”或“排序”功能就能导出各种花名册（比如按部门、岗位筛选）。
• 各类统计报表：数据透视表绝对是神器。只需全选数据，“插入”-“数据透视表”，选择需要分析的字段，比如按部门统计人数、按性别分布等，拖一拖就出结果。
• 离职率、入职率：可以在基础数据里加“离职日期”，用COUNTIF统计离职人数，结合总人数算比例。
• 模板：网上有不少现成的人事报表模板，直接下载套用，一些基础自动化功能都写好了，适合不会公式的新手。

建议刚开始多尝试数据透视表和筛选，先把自动化的思路理顺，后续再慢慢学VLOOKUP、SUMIF等进阶用法。

如果觉得Excel报表太硬核，试试简道云等在线工具，拖拖拽拽就能出报表，还能自动生成图表，日常HR工作效率提升不少。