新手必看：excel怎么制作进销存表格及自动统计库存教程

在数字化办公环境下，“新手必看：excel怎么制作进销存表格及自动统计库存教程”已成为许多企业与个人关注的核心问题。进销存管理，是指企业对商品的采购（进货）、销售、库存全过程进行的数据追踪与分析。Excel作为广泛使用的电子表格工具，凭借其强大的数据处理与统计功能，成为众多新手和小企业进行进销存管理的首选。

一、进销存表格基础知识与Excel应用场景

1、进销存表格的核心作用

进销存表格的主要作用：

• 记录商品流转信息：包括商品名称、规格、进货数量、销售数量、库存剩余等关键数据。
• 自动统计库存动态：借助公式和函数，自动计算库存变化，减少人工核算误差。
• 高效数据分析：利用筛选、排序、条件格式等功能，快速洞察库存周转、滞销品等信息。
• 辅助决策：为采购、销售、仓储等环节提供数据支撑，优化库存结构，降低运营成本。

2、Excel在进销存管理中的优势

Excel进销存管理的优点：

• 易上手：零门槛，适合新手快速掌握。
• 灵活性强：自定义表结构，满足各类商品和业务需求。
• 公式强大：支持多种统计、计算公式，自动更新库存数据。
• 可视化能力：数据图表一键生成，直观展示库存动态。
• 低成本：无需额外投入，适合初创企业或个人使用。

但Excel也有局限性，例如多人协作难、流程审批繁琐、数据安全性有限等。如果你希望实现更高效的在线数据填报、流程审批与自动统计，简道云是Excel的另一种解法。简道云是IDC认证国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有2000w+用户和200w+团队使用，能轻松替代Excel进行进销存管理。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 🚀

3、进销存管理的场景举例

以下是适合用Excel进行进销存管理的常见场景：

• 小型电商店铺：管理日常商品进货、销售、库存情况。
• 线下零售门店：追踪货品流转，预警缺货与滞销。
• 仓库管理：统计各类物资的进出库，自动计算剩余库存。
• 个人业务：自由职业者记录材料采购与产品销售。

案例展示：电商店铺进销存表结构示例

表格要点：

• 进货数量、销售数量与库存数量自动联动，减少人工出错。
• 可添加库存预警、自动统计销售金额等功能。

4、Excel制作进销存表格的前期准备

• 明确需求：根据实际业务，确定需要记录哪些字段。
• 设计表结构：合理安排表格列，便于后续统计与分析。
• 收集基础数据：准备商品信息、库存初始值等数据。
• 学习基础公式：掌握SUM、IF、VLOOKUP等常用函数。

小贴士：对于刚接触Excel的新手，建议先设计简易表格，逐步添加自动统计功能，提升管理效率。💡

二、Excel进销存表格制作与自动统计库存全流程教程

本章节围绕“新手必看：excel怎么制作进销存表格及自动统计库存教程”的核心内容，详细拆解每个步骤，确保读者能够真正理解并上手操作。

1、表头设计与字段设置

首先需要设计清晰的表头，让每一项数据都能对应到实际业务需求。

常用字段如下：

• 商品编号
• 商品名称
• 规格/型号
• 进货日期
• 进货数量
• 销售日期
• 销售数量
• 库存数量（自动统计）
• 单价
• 销售金额（自动统计）

设计建议：

• 表头排列紧凑，逻辑清晰，便于快速录入和查找数据。
• 可以用颜色区分不同业务环节（如进货、销售、库存），提高可读性。

2、数据录入与规范化操作

正确的数据录入是后续统计与自动化的基础。建议采用规范化操作：

• 商品编号、名称、规格建议统一格式，避免因拼写错误导致数据统计异常。
• 日期字段统一设置为“日期”格式，方便后续筛选和时间统计。
• 进货数量、销售数量建议仅填入正整数，库存数量设置为自动计算。

实操案例：

录入一批商品进货与销售数据后，表格示例：

3、自动统计库存数量的公式设置

库存数量 = 进货数量 - 销售数量

在Excel中，假设“进货数量”在E列，“销售数量”在G列，“库存数量”在H列，则在H2单元格输入如下公式：

```
=E2-G2
```

拖动填充柄即可自动计算所有行的库存数量。

进阶自动统计方法：

如果有多次进货和销售记录，可以采用SUMIF等函数进行按商品编号汇总。例如：

• 进货总量公式：
  ```
  =SUMIF(A:A, A2, E:E)
  ```
• 销售总量公式：
  ```
  =SUMIF(A:A, A2, G:G)
  ```
• 库存数量公式：
  ```
  =SUMIF(A:A, A2, E:E) - SUMIF(A:A, A2, G:G)
  ```

这样即使同一商品有多条记录，也能自动统计库存。

4、自动统计销售金额的公式设置

如果销售金额需要自动计算（单价在I列，销售数量在G列），在J2单元格输入如下公式：

```
=G2*I2
```

同样填充到所有行，销售金额即可自动统计。

小技巧：

• 可以利用条件格式设置库存低于警戒线时高亮显示，及时预警缺货。
• 可通过数据透视表实现多维度库存分析，例如按商品分类、时间段统计等。

5、Excel表格的筛选、排序与可视化分析

筛选与排序：

• 利用Excel“筛选”功能，快速查找某一商品的所有进销记录。
• 按库存数量升序排列，找出即将断货的商品。
• 按销售金额降序排列，识别热销产品，优化采购策略。

可视化分析：

• 一键插入柱状图、折线图，动态展示库存变化趋势。
• 使用饼图分析不同商品销售占比，辅助市场定位。

案例：库存动态折线图

插入折线图后可清晰看到库存消耗进度，及时调整补货计划。

6、常见问题与解决思路

问题一：多次进货、销售如何汇总库存？

• 使用SUMIF按商品编号汇总进货和销售数据，自动计算库存。

问题二：库存数据出错怎么查找？

• 检查公式是否正确，留意数据录入格式是否统一。

问题三：多人协作时数据混乱？

• 建议设置数据保护，或采用在线协作工具如简道云。

问题四：库存预警怎么设置？

• 利用条件格式，库存低于预警值时自动高亮或弹窗提醒。

实用小贴士：

• 为每个商品设计唯一编号，避免数据混淆。
• 定期备份Excel文件，防止数据丢失。
• 对重要公式加锁，防止误操作导致统计错误。

三、进阶技巧与案例分享：Excel进销存表格提升实战

在掌握了基础操作后，我们可以进一步探索进销存表格的自动化与智能化管理，提升数据处理效率和业务决策能力。

1、进阶公式与函数应用

常用进阶函数：

• SUMIFS：多条件汇总，如按商品和时间统计进货量。
• VLOOKUP：按商品编号自动查找商品名称、规格等信息。
• COUNTIF：统计某商品销售次数，用于分析畅销与滞销。
• IFERROR：防止公式因数据缺失报错，提升表格稳定性。

进阶案例：

假设需统计“2024年5月销售总量”，可以用如下公式：

```
=SUMIFS(G:G, F:F, ">=2024/5/1", F:F, "<=2024/5/31")
```
（G列为销售数量，F列为销售日期）

2、数据透视表与多维度分析

数据透视表是Excel最强大的数据分析工具之一。可快速汇总、分析、对比多维度进销存数据。

操作步骤：

• 选中原始表格，点击“插入”-“数据透视表”；
• 将“商品名称”拖至行标签，“进货数量”“销售数量”“库存数量”分别拖至数值区域；
• 可按月份、商品类别进行分组，洞察库存动态。

案例分析：

通过数据透视表可一目了然地分析各商品的库存压力和销售表现。

3、自动化预警与流程优化

库存预警自动化设置：

• 在“库存数量”列，利用条件格式设置低于安全库存时自动高亮显示（如红色）。
• 可以结合公式，如=IF(H2<10,"⚠️ 库存不足","正常")，让表格自动提示补货。

流程优化建议：

• 建议每周定期更新进销存表格，形成数据分析习惯。
• 对于数据量较大的企业或团队，推荐升级到简道云这类在线数字化平台，实现更高效的数据协作与自动统计。

简道云优势亮点：

• 零代码搭建进销存管理系统，节省开发成本。
• 支持多端同步、多人在线填报与审批，数据实时统计分析。
• 数据安全、权限灵活，适合企业级应用与团队协作。
• 市场占有率第一，已服务2000w+用户和200w+团队。

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4、实战案例：服装店进销存表格优化

王女士经营一家线下服装店，采用Excel记录进货、销售及库存数据。随着业务扩展，表格管理愈发繁琐。她通过以下方式优化进销存表格：

• 用SUMIF自动统计不同品牌、尺码的库存总量；
• 利用数据透视表分析各季度销售趋势，调整采购策略；
• 设置库存预警，避免断货影响销售；
• 后续采用简道云在线协作，实现门店与仓库实时同步数据，提升工作效率。

对比：Excel与简道云进销存管理

结论：小型业务Excel表格足够用，业务扩展后建议升级到简道云，获得更高效和智能的进销存管理体验。

四、总结与简道云推荐

本文围绕“新手必看：excel怎么制作进销存表格及自动统计库存教程”，从进销存管理基础知识、Excel表格制作与自动统计实操、进阶技巧与案例分享三大板块展开，帮助新手用户系统掌握Excel进销存表格的制作流程、自动化公式应用以及数据分析优化方法。通过结构化布局、案例展示与实战技巧，读者不仅可以快速上手，还能应对实际业务中的多样需求。

同时，如果你希望获得更高效的在线数据协作、流程审批与库存自动统计体验，推荐使用简道云，作为Excel进销存管理的升级方案。简道云是IDC认证国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有2000w+用户和200w+团队使用，能轻松替代Excel进行更高效的进销存管理。立即体验： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

无论你是Excel新手还是进销存管理初学者，相信本文能帮助你搭建属于自己的进销存表格，实现自动统计库存与数据智能分析，助力业务高效发展！ 🚀

本文相关FAQs

1. Excel做进销存表格时，怎么设计表头和字段最实用？有哪些小技巧避免后期出错？

很多新手在做进销存表格的时候，表头和字段设计都会踩坑。比如字段没想全，后期补充又乱了套，或者表头命名不清，查数据费劲。有没有什么实用的设计思路，能让后续自动统计、数据分析都更加顺手？

嗨，关于表头和字段设计这个问题，真的太有共鸣了。刚开始搞进销存的时候，没规划好表头，后面改字段简直噩梦。我的经验是这样：

• 明确三大模块：进货（采购）、销售、库存。每个模块对应自己的表格或sheet。
• 字段别省，常用的一定要加全。比如：商品编码、商品名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、供应商、客户、日期等。
• 建议用“商品编码”做主键，方便后续统计和查找，别只用商品名，容易出错。
• 表头命名时用简单直白的词，别搞花里胡哨的缩写，日后查数据省事。
• 预留一些“备注/附加信息”栏位，以防后期有新需求。
• 字段顺序建议：先基础信息（编码、名称、规格），再数据字段（数量、单价、金额），最后辅助信息（备注、供应商/客户等）。

总之，前期多想一步，后面真的少走很多弯路。如果觉得Excel操作麻烦，也可以试试简道云（ 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com ），它有现成的进销存模板，拖拖拽拽就能搞定，适合不想自己折腾表格的小伙伴。

2. 如何用Excel实现进销存数据的自动汇总和实时库存统计？是不是要用到什么函数？

表格做好了，但最头疼的就是自动统计库存。手动算太容易错了，想知道用Excel能不能自动汇总进货和出货数量，实现库存的自动计算？需要用哪些函数，具体怎么写公式？

哈喽，这个问题我也踩过坑。用Excel自动算库存其实不难，主要靠SUMIF或者SUMIFS函数。我的做法是：

• 建两个表：一个“进货表”，一个“销售表”。
• 新建一个“库存汇总表”，每一行列出商品编码和名称。
• 用SUMIF函数统计进货数量，比如：
  =SUMIF(进货表商品编码区域, 当前商品编码, 进货数量区域)
• 同理，用SUMIF算销售数量。
• 库存=进货数量-销售数量，简单直接。

如果表格比较复杂，比如有多条件统计（日期、仓库等），就用SUMIFS，多加几个条件就行。
记得用绝对引用（$符号），拖公式才不会乱。

自动统计最大的好处是，随时可以看到每个商品的最新库存。多练几次公式，手感就来了。如果还不熟练，B站和知乎有很多公式教学视频，跟着做几遍就会了。

3. 进销存表格做大了，数据越来越多，Excel会不会卡顿？怎么提升效率，防止表格变慢？

用Excel做进销存，数据量少还行，但商品多、单据多之后，表格就开始卡顿，统计也变慢。是不是Excel做大数据量的进销存不太合适？有没有什么优化办法？

你好，这个问题真的很现实。Excel做进销存，几百行没压力，上千甚至上万行就开始蹦跶了。

我自己的经验是这样：

• 尽量避免全表公式，比如不要整列都下公式，而是只用到实际数据行。
• 能用数据透视表的地方就用数据透视表，大大提升统计和筛选效率。
• 定期把历史数据归档，比如每年或每季度存一份备份，主表只保留近一两个月的数据。
• 关闭自动计算，或者把计算方式改成“手动”，等编辑完数据再统一刷新。
• 图片和多余的格式、颜色少用，花哨的样式会拖慢速度。
• 电脑配置跟不上时，可以考虑分表管理，比如按月份、商品类别拆分表格。

如果数据量真的大到Excel撑不住，可以考虑用专业的进销存软件，或者尝试像简道云这样的云端工具，存储和统计都不卡顿，还能多人协作。

4. 怎么让进销存表格更易用，比如自动生成报表、预警库存、可视化展示？

手工查库存和做报表太麻烦了，能不能让Excel自动生成进销存日报、月报？或者库存低于安全线自动预警，甚至用图表方式直观显示库存和销售情况？新手应该怎么操作？

你问的这个太有代表性了，很多人做完基础表格就想进阶：报表、预警、可视化。

我的建议：

• 自动报表：利用数据透视表，筛选日期区间，轻松做出日报、月报、年报。用切片器还能一键切换商品、日期。
• 预警库存：在库存汇总表加个“安全库存”字段。用条件格式（比如库存小于安全库存时单元格变红），一眼就能看出哪些商品快断货。
• 可视化展示：插入柱状图、折线图，展示库存趋势、销量排行。Excel自带的图表足够用了，选中数据区域直接插入图表就行。
• 如果要自动发邮件提醒，可以用VBA写简单的脚本，或者用简道云这样的工具，支持库存预警自动通知。

这些操作不难，关键还是数据结构要清晰，前期表格设计好，后面啥功能都能加。

5. Excel做进销存如何实现多仓库、多人员协作，确保数据不混乱？

公司有多个仓库、多人同时操作，Excel表格容易数据混乱。怎么实现多仓库进销存管理，或者多人协作录入、查询，避免数据丢失和重复录入？有没有什么实用的管理经验？

这个问题太常见了，Excel多人协作确实容易出乱子。我的经验是：

• 多仓库管理：在进货、销售、库存表里增加“仓库”字段。用数据透视表按仓库分类统计库存。
• 多人协作：用Excel在线版（比如Office 365），支持多人同时编辑。但实际体验下来，冲突还是会有。
• 分人分表管理：每人负责一个表格，定期汇总到主表，减少冲突风险。
• 建议设定操作规范，比如字段填写格式、录入时间、数据备份频率等，越细致越好。
• 数据备份很重要，建议每天/每周自动保存一份，防止出错无法恢复。

如果协作需求很强，建议考虑用像简道云这样的在线工具，权限分配、多人编辑、操作留痕都很完善，还能随时随地用手机查看和管理库存。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

以上就是我做进销存表格的一些经验和坑，希望能帮到你。如果有更具体的表格设计、统计公式或者数据安全问题，欢迎追问，一起交流进步！