怎么做个每月进销存excel表格？新手必看详细操作步骤

进销存，简单来说，就是企业或个人对“进货、销售、库存”三大环节的数据管理。对于中小企业、个体商户甚至家庭理财来说，每月进销存Excel表格不仅是把账目做清楚，更是提升管理效率、防范风险的关键工具。尤其对于新手而言，能熟练制作和使用进销存Excel表格，基本就掌握了数字化运营的第一步。

一、什么是每月进销存Excel表格？新手为何必须掌握

1、进销存Excel表格的基本作用

• 记录每月商品进货、销售、库存变化情况
• 实时掌握库存余额，避免缺货或积压
• 方便盘点、查账和财务核算，提高透明度
• 分析采购与销售趋势，辅助决策
• 支持数据统计、图表展示，利于领导汇报和复盘

2、为什么推荐新手用Excel做进销存？

Excel是最常用的数据处理工具，功能强大但上手门槛低。你可以轻松实现：

• 数据录入与自动计算
• 条件筛选和排序
• 制作统计图表
• 数据导出、分享与备份

相比手工记账或复杂的ERP系统，Excel进销存表格兼具灵活性和易用性，非常适合刚起步的新手或小团队。

3、每月进销存表格的核心结构

一份标准的进销存Excel表格，通常包含以下几个核心板块：

核心论点：科学的结构是做好每月进销存Excel表格的前提。

4、进销存Excel表格的应用场景举例

• 小型零售店：每月统计商品进出库，随时查库存余额
• 批发商：按月跟踪客户采购、销售业绩，优化补货计划
• 电商卖家：分析热销品类，防止断货或积压
• 家庭理财：管理食材、生活必需品的库存，避免浪费

案例：张女士经营一家日用品店，每月用Excel表格管理100多种商品的进销存，避免了“有货却找不到、缺货却没发现”的尴尬，年末盘点时数据清清楚楚，报表一键生成，极大提升了效率。

5、新手常见问题与误区

• 不知道如何搭建表格结构，数据混乱
• 公式使用不当，导致统计结果错误
• 不会用筛选、排序功能，查找数据耗时
• 表格版本混乱，容易丢失或误删数据

核心论点：了解基本结构和常见问题，是新手做每月进销存Excel表格必须迈出的第一步。

6、Excel之外的新选择，数字化升级推荐

虽然Excel强大好用，但在数据量大、协作需求高、流程审批复杂时，传统Excel也会遇到瓶颈。此时，推荐你试试简道云——国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有2000w+用户和200w+团队，能轻松替代Excel进行在线数据填报、流程审批、分析与统计，支持多人协作、权限控制，数据安全更有保障！

👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

二、怎么做个每月进销存Excel表格？详细操作步骤全解析

掌握了进销存表格的结构和应用场景，接下来就是实操环节。本节将以新手视角，手把手讲解怎么做个每月进销存Excel表格，从零开始，逐步搭建属于你的进销存管理系统。

1、表格结构搭建：一步步规划，避免混乱

核心论点：科学规划结构，事半功倍。

建议每月进销存Excel表格分为三大区域：

• 商品基础信息表
• 进货/销售记录表
• 库存统计表

商品基础信息表设计

• 商品编码：唯一标识，方便后续匹配
• 期初库存：为每月统计库存变动打基础

进货记录表设计

• 数量、单价、金额支持公式自动计算，提高效率

销售记录表设计

库存统计表设计

期末库存=期初库存+进货数量-销售数量

2、数据录入与公式设置：让Excel自动帮你算账

核心论点：掌握公式，数据准确无误。

• 金额公式：=数量*单价
• 期末库存公式：=期初库存+本月进货数量-本月销售数量

举例：

• 在进货表“金额”列输入公式：=E2*F2（E2为数量，F2为单价）
• 在库存统计表“期末库存”列输入公式：=C2+D2-E2（C2为期初库存，D2为进货数量，E2为销售数量）

常用Excel公式推荐：

• SUM（求和），例如统计本月总进货：=SUM(D:D)
• VLOOKUP（查找匹配），例如自动获取商品名称
• IF（条件判断），例如库存预警：=IF(F2<10,"低库存预警","正常")

3、数据筛选与排序：高效查找，提升管理体验

核心论点：灵活查找数据，提升效率。

• 使用Excel的“筛选”功能，快速查找某商品本月所有进货/销售记录
• 按日期或商品名称排序，方便对比分析

操作方法：

• 选中表头，点击“数据”菜单——“筛选”，即可按字段快速筛选
• 点击某列的下拉按钮，选择升序/降序排序

4、图表展示与趋势分析：一图胜千言

核心论点：可视化分析，让数据一目了然。

• 利用Excel插入柱状图、折线图，直观展示每月进货、销售、库存变化趋势
• 可根据商品类别、时间周期自定义图表，辅助管理者决策

操作方法：

• 选中数据区域，点击“插入”——“图表”，选择合适的图表类型
• 可调整图表样式、标签和颜色，提升美观度与可读性

案例：王先生通过折线图展示本年度热销商品销售走势，发现某月异常波动，及时调整采购策略，避免库存积压。

5、数据安全与备份：保障账目不丢失

核心论点：数据安全是进销存管理的底线。

• 定期备份Excel表格，推荐每周/每月存档
• 可将表格同步至云盘或企业网盘，防止电脑故障或误删

如何实现自动备份？

• 使用“文件”——“另存为”，保存不同版本
• 利用OneDrive、百度网盘等工具，实现自动云同步

6、进阶建议：多人协作与流程审批

• 多人管理时，可通过Excel的“共享工作簿”功能，多人同时编辑
• 如果需要审批流程（如进货需老板审核），可设置审批字段或用邮件通知

但需要注意：Excel协作易产生版本冲突，数据权限难以精细控制。此时，简道云等数字化平台能更好地解决协作、权限、流程审批等需求，效率更高、稳定性更强。

三、新手必看进销存Excel表格实操案例与常见问题解答

本节将结合实际案例，深入解析新手在制作每月进销存Excel表格过程中可能遇到的问题，并给出实用解决方案，帮助你少走弯路。

1、实操案例：从零到一搭建进销存系统

案例背景：小刘刚租下一家零食店，每月有20多种商品需要管理。她之前用纸质账本，数据混乱、易丢失，现在想用Excel做个每月进销存表格。

操作流程：

1. 建立商品基础信息表，录入所有商品编码和期初库存
2. 每次进货后，录入进货记录表，自动计算金额
3. 每次销售后，录入销售记录表，自动统计销售额
4. 月末，通过库存统计表，自动算出各商品期末库存
5. 制作月度进货、销售、库存变化趋势图，便于复盘

效果：

• 数据清晰，库存余额一目了然
• 进货、销售金额自动统计，财务核算更高效
• 领导汇报时，图表一键生成，美观又专业

小刘评价：“用Excel做进销存太方便了，再也不怕丢数据，也不用担心算错账！”

2、常见问题及解决方案

问题一：公式出错，数据统计不准确

• 原因：公式引用单元格错误或拼写有误
• 解决方法：检查公式，使用相对/绝对引用，或利用Excel“公式审核”功能查错

问题二：数据录入杂乱，查找困难

• 原因：没有规范商品编码或表头
• 解决方法：统一商品编码，规范表头，善用筛选和排序功能

问题三：多人编辑时数据冲突

• 原因：Excel共享功能有限
• 解决方法：约定编辑时间或分工，或者考虑用简道云等平台进行在线协作

问题四：库存数据丢失或损坏

• 原因：电脑故障或误删
• 解决方法：定期备份，使用云盘同步

3、新手进阶建议

• 学习更多Excel函数，如SUMIF、COUNTIF等，提升统计效率
• 掌握透视表、数据透视图，开展更复杂的数据分析
• 结合简道云等数字化工具，升级进销存管理，享受自动化、智能化流程

简道云推荐：如果你的进销存管理需求不断提升，Excel已难满足所有场景，强烈推荐试试简道云。零代码搭建，在线协作，多人审批，数据分析功能强大——助你轻松迈入数字化管理新时代！

👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

四、总结与简道云推荐

通过本文系统讲解，你已经全面掌握了怎么做个每月进销存Excel表格的详细操作步骤。从结构规划、公式设置、数据录入，到图表展示、数据安全与协作，每一个环节都围绕新手实际需求，帮助你少走弯路，快速上手。Excel进销存表格不仅能提升管理效率，还能为你的经营决策提供有力的数据支持。

当然，随着业务发展、团队扩张，传统Excel也会遇到协作、审批、权限、安全等瓶颈。此时，推荐你试试简道云——国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有2000w+用户和200w+团队，助你实现在线数据填报、流程审批、分析与统计，彻底解放你的进销存管理！

👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

无论你是Excel新手还是进阶达人，数字化思维和高效工具都是你事业升级的利器。希望本文能助你轻松搞定每月进销存Excel表格，让管理变得简单又高效！ 🚀

本文相关FAQs

1. 每月进销存Excel表格有哪些核心字段？怎么设计结构才不会出错？

刚接触做进销存表格，最怕一开始就把结构设计错了，后面数据多了改起来很麻烦。到底哪些字段是必须的？有没有什么设计思路能让表格清晰又好维护？

嗨，这个问题很关键，表格结构直接决定后续使用的便利性。我的经验是，核心字段一般包括：

• 商品编号：唯一标识每一项商品，避免名字重复混淆。
• 商品名称：方便快速查找和筛选。
• 规格/型号：如果商品有多种规格，建议加上，不然容易混在一起。
• 单位：比如“件”、“箱”，结算时用得上。
• 期初库存：每月初的库存基数，方便核算。
• 本月进货量：记录每月新增进货数量。
• 本月销售量：销售的数量，和进货进行对比。
• 本月损耗：如果涉及损耗，建议单列出来。
• 期末库存：自动计算公式（期初库存 + 本月进货 - 本月销售 - 本月损耗）。

结构设计方面，建议用横向字段、纵向每条商品一行，别搞成一周一表那种复用方式，很容易乱。表头建议加粗，冻结前几行，方便翻页查找。每月做一张表，或者用一个总表加月份字段分组，都可以，看习惯。

如果你觉得数据量大，公式太烦，可以试试在线管理工具，比如简道云，支持进销存模板，自动计算，省不少麻烦。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

如果还有关于字段细化或公式设置的问题，可以继续追问我。

2. 有没有简单的Excel公式可以实现自动统计每月库存变化？公式怎么设置最实用？

做进销存表格的时候，光手动输入很麻烦，想自动统计每月库存变化，但Excel公式每次都记不住。有没有什么简单又实用的公式推荐？公式具体怎么设置，能不能举个例子？

你好，这个问题不少新手都遇到过。其实Excel的基本公式，用得最多的就是加减法和SUM函数。举个最常用的公式例子：

• 假设你的表格里，A列是商品名称，B列期初库存，C列本月进货，D列本月销售，E列本月损耗，F列期末库存。

期末库存的公式可以这样写（假设第2行是数据）：
```
= B2 + C2 - D2 - E2
```
直接拖动填充下去，每行数据都会自动算好。

• 如果要统计总销售量，可以在D列最底下用：
  ```
  =SUM(D2:D100)
  ```
  这样每月销售总量一眼就能看出来。
• 想要每月进销存变化趋势，可以把每月期末库存做成折线图，选中期末库存数据插入图表即可。

如果公式用得多，还可以用条件格式，比如库存低于某个值自动提醒变色，这样能及时补货。

有疑问欢迎补充细节，我可以帮你针对性解答公式难点！

3. 如何让进销存Excel表格支持多个人同时编辑，避免数据混乱和丢失？

公司有几个人要一起录进销存数据，用Excel时经常出现多人同时编辑，结果数据被覆盖或者丢失，超级头疼。到底怎么才能让表格多人协作又不容易出错？

嘿，这种场景太常见了，尤其是多人轮流录数据时。要想多人协作不混乱，推荐这些做法：

• 使用Excel的“共享工作簿”功能，上传到云盘（如OneDrive、Google Drive），大家都在网页版编辑，实时同步，能看到彼此的改动。
• 设置表格“保护”功能，比如锁定公式区域，只有特定人能修改，减少误操作。
• 划分编辑区域，比如每个人负责不同的商品或月份，在表格里用颜色或批注标记清楚。
• 保持历史版本，Excel云端会自动保存历史版本，万一数据被覆盖，可以恢复到之前某个时间点。
• 建议每次编辑完毕都和团队沟通一下，避免重复录入或者漏掉数据。

当然，如果觉得Excel多人协作还是不够方便，可以试试简道云之类的在线表单工具，支持多人实时编辑、自动汇总和权限分配，省心省力。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

有更复杂的协作需求，比如审批流或数据校验，也欢迎继续讨论。

4. 怎么用Excel实现进销存数据的月度对比和趋势分析，有什么简单图表推荐？

录了几个月的进销存数据后，想做下月度对比和趋势分析，但Excel图表太多选项看花眼了。到底用哪种图表最清晰？有啥简单的操作步骤吗？

这个问题超实用，数据录久了就要开始分析啦。推荐这样操作：

• 用折线图做趋势分析：比如每个月的期末库存，选中数据区域插入折线图，一眼能看出库存是涨还是降。
• 用柱状图做月度对比：比如每月销售量或进货量，用柱状图能直观比较不同月份的业绩。
• 如果要分析多种商品，可以用堆积柱状图，把不同商品分颜色展示，方便看结构变化。
• 操作步骤：选中你要分析的数据区域（比如月份和库存），点击“插入”-“图表”-选择折线或柱状图，Excel会自动生成，拖动调整图例和标题即可。

图表做完建议配上简单文字说明，这样汇报时领导也能一眼看懂。

如果还想更高级的动态分析，比如自动筛选月份或商品，欢迎留言我可以讲讲数据透视表或者筛选技巧。

5. 进销存Excel表格如何防止数据输入错误？有没有什么实用的小技巧或设置？

每次录数据都担心输错，尤其数量、价格什么的，一不小心就乱套了。Excel有没有什么功能能帮忙减少输入错误？有没有什么简单实用的小技巧可以分享？

你好，这个痛点真的很常见，尤其是手工录入的时候。分享一些我自己的防错经验：

• 使用“数据验证”功能，限定输入范围，比如数量只能是正整数，价格不能为负数。设置方法是选中单元格，点“数据”-“数据验证”，选条件就行。
• 给重要字段加条件格式，比如库存低于阈值自动变红，提醒补货。
• 对公式区域加锁，防止误删公式。
• 录入完毕用“筛选”功能快速检查异常值，比如筛选出零库存或负库存商品。
• 每月做一次数据备份，避免因误操作丢失历史数据。
• 多用下拉菜单，比如商品名称、单位这些，避免人工拼写错误。

这些都是Excel自带功能，设置起来不复杂。实在觉得麻烦，也可以用一些在线工具帮忙做数据校验，比如简道云这种支持自定义校验规则的表单系统，进销存场景用起来很顺手。

如果你有特殊防错需求，欢迎补充细节，我再帮你出主意！