新手教程：excel进销存表怎么做WPS一步步详细操作方法

进销存，即“进货、销售、库存”管理，是企业运营不可或缺的环节。它帮助我们实时掌握商品的流通状态、库存数量、采购与销售动态。对于中小企业、个体商户，进销存管理不仅提升效率，还能有效防止库存积压和资金浪费。很多新手在实际工作中，面对管理难题时都会优先选择 Excel 或 WPS 来搭建进销存表格，原因如下：

一、进销存管理基础知识与Excel在WPS的应用场景

1、什么是进销存管理？为什么选择Excel？

• 操作简单，易学易用，无需编程知识
• 表格功能强大，适合数据统计、分析和可视化
• 支持公式、透视表等高级功能，应对多种业务场景
• WPS兼容性好，免费使用，更适合国内用户

尤其是 WPS，作为国内主流办公软件，界面友好、功能齐全，兼容各类 Excel 文件格式，非常适合新手进行进销存表格的制作。

2、进销存表格的核心组成部分

构建一个合格的进销存表，首先要明确表格结构。常见的进销存表包括以下主要模块：

• 商品信息（编号、名称、规格、单位等）
• 进货记录（进货日期、供应商、进货单价、进货数量等）
• 销售记录（销售日期、客户、销售单价、销售数量等）
• 库存管理（当前库存、库存预警、库存金额等）

表格设计时，建议根据实际业务流程进行拆分，以便数据录入和查询。

进销存表结构示例：

• 期初库存：上期结余库存
• 本期进货：本期新增进货数量
• 本期销售：本期销售数量
• 库存结余：动态计算（期初库存+本期进货-本期销售）

3、Excel与WPS进销存表的应用优势与局限

优势：

• 灵活定制，满足不同业务需求
• 快速搭建，成本极低
• 支持数据分析、图表呈现，便于决策

局限：

• 难以多人协作，数据同步存在障碍
• 容易出错，数据安全性与自动化程度有限
• 随着数据量增大，表格易臃肿，响应慢

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二、WPS新手进销存表详细制作步骤

1、表格模板搭建与字段设置

第一步：规划表格结构和字段

• 准备商品清单、进货和销售数据
• 在 WPS 新建 Excel 工作簿，建议分 Sheet 管理不同模块（如“商品信息”、“进货记录”、“销售记录”、“库存汇总”）

举例：商品信息Sheet字段设置

要点：商品编号建议唯一、商品名称规范，便于后续数据关联。

进货记录Sheet字段设置

销售记录Sheet字段设置

库存汇总Sheet字段设置

字段设置合理，后续公式自动统计更便捷。

2、数据录入与基础公式应用

第二步：数据录入

• 录入商品信息、进货和销售数据，注意商品编号一致性
• 推荐使用“数据验证”功能，避免录入错误（如下拉菜单选择商品编号）

第三步：公式统计库存结余

在“库存汇总”表中，通过公式自动计算库存结余：

• 库存结余 = 期初库存 + 本期进货 - 本期销售

假设期初库存在C列，本期进货在D列，本期销售在E列，库存结余在F列，则F2公式为： =C2+D2-E2

进货与销售自动统计公式举例：

• 本期进货统计：=SUMIF(进货记录!B:B,库存汇总!A2,进货记录!F:F)
• 本期销售统计：=SUMIF(销售记录!B:B,库存汇总!A2,销售记录!F:F)

这样，每次新增进货或销售记录，库存汇总自动更新，无需手动统计。

3、数据筛选、查询与可视化分析

第四步：筛选与查询

• 使用“筛选”功能快速查找商品或时间段数据
• 利用“条件格式”设置库存预警（如库存低于某数值自动变色）

第五步：制作库存分析图表

• 选中库存结余数据，插入“柱形图”或“折线图”，直观展示库存变化趋势
• 可制作“商品销售排行”、“进货趋势”等分析图表，辅助决策

图表示例：

通过柱形图快速识别库存紧张商品。

三、进阶技巧与常见问题解决方案

1、批量数据录入与自动统计

对于进货、销售记录数量庞大的场景，建议：

• 使用“表格”功能（Ctrl+T），自动扩展公式
• 支持多用户在线编辑（如 WPS云文档），减少数据遗漏
• 利用“数据透视表”快速汇总统计，按商品或时间段分析进销存数据

数据透视表操作小贴士：

• 在“库存汇总”表选择数据，点击“插入”-“数据透视表”
• 拖动“商品名称”到行，“库存结余”到值，快速生成库存汇总报表

2、库存预警与异常处理

库存预警设置方法：

• 在“库存结余”列设置条件格式（如低于10时红色标记）
• 公式：选中库存结余单元格，设置条件格式规则为“单元格值小于10”

异常处理建议：

• 商品编号重复或缺失时，及时核查源数据，保证唯一性
• 进货与销售数据不符时，回溯单据，查找漏录或误录
• 定期备份表格，防止数据丢失

3、多人协作与数据安全

WPS表格协作方式：

• 使用“云文档”功能，实现团队实时协作编辑
• 设置文档权限，防止误删或数据泄露
• 定期保存历史版本，便于回溯与恢复

数据安全小贴士：

• 建议设置表格保护密码，防止无关人员修改
• 重要数据定期导出本地备份

四、总结与简道云推荐

本文围绕“新手教程：excel进销存表怎么做WPS一步步详细操作方法”，系统讲解了进销存表的基础知识、核心结构、详细制作流程，以及进阶技巧与常见问题应对。无论是商品信息管理、进货销售记录，还是库存自动统计与图表分析，都能够帮助新手用户在 WPS 中高效搭建进销存表格，实现业务流程数字化、数据管理规范化。 如果你追求更高效、更安全的进销存管理体验，不妨尝试简道云。简道云作为国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有2000w+用户和200w+团队，能替代excel进行更高效的在线数据填报、流程审批与统计分析。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

希望本文能帮助你掌握 WPS 进销存表制作的核心方法，轻松应对实际工作中的进销存管理挑战！

本文相关FAQs

1. 怎样用WPS做一个能自动统计库存数量的进销存表？

很多人用WPS做进销存表，最头疼的就是库存数量每次都要手动改，容易出错。有没有办法让它自动统计库存，根据进货、销售数据自动更新？具体实现流程是啥？

你好，这个问题我之前也纠结过，后来摸索出一套比较靠谱的操作。简单说，想让库存自动更新，主要用到Excel/WPS的公式功能。 我的做法是这样的：

• 进货表和销售表各自用一张表格，字段一般是日期、商品名称、数量之类。
• 库存表里，商品名称一列，旁边用SUMIF统计进货总数，再用SUMIF统计销售总数。
• 库存数量=进货总数-销售总数，这个用简单的加减法公式就能实现。举个例子，A2是商品名，B2用公式：=SUMIF(进货表!A:A,A2,进货表!B:B)-SUMIF(销售表!A:A,A2,销售表!B:B)
• 这样每次录入新数据，库存就会自动更新，不用你每次都去算。
• 记得给表格加点数据验证，防止录错单。

用WPS做这套其实不复杂，关键是前期表结构设计好。后续还可以加条件格式，库存低于某数值自动高亮提醒，实用性更强。 如果觉得Excel/WPS公式太复杂，或者需要多人协作，我还用过简道云做进销存，表单自动化、数据统计都很方便，推荐可以试试： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。 有问题欢迎再交流，库存表设计真的很能提高工作效率！

2. 进销存表里的日期、商品编码怎么防止录错？WPS有没有好用的数据验证技巧？

我做进销存表时，老是把日期或者商品编号输错，数据一多就乱套了。WPS能不能设置点规则，录数据的时候自动提示错误或者阻止录错？

这个痛点太真实了！我以前也是手动录入，结果一堆错别字、日期格式乱七八糟。后来试了WPS的数据验证功能，效果挺不错的。 具体我一般是这样搞：

• 日期列，选中整列，设置“数据验证”，允许日期，限定格式和区间，比如只允许今年的日期。录错了就弹窗提示。
• 商品编码，设置为“文本长度”，比如只允许8位数字；或者用自定义公式，比如只允许以“SP”开头。
• 进货数量、销售数量这类，限定只能录正整数，防止录成负数或者小数。
• 还可以做个下拉列表，商品名称、仓库名称这种，统一选，不用手打，错误率大幅下降。

数据验证设置好后，录入体验会提升不少。尤其多人协作的时候，能有效防止数据混乱。 当然，如果你的数据量特别大，或者经常有复杂规则变化，建议考虑用专门的数据管理工具，比如上面说的简道云之类，规则设置和自动校验更灵活。 欢迎继续讨论，数据质量真的很关键！

3. WPS进销存表怎样做多仓库管理？每个仓库库存怎么分开统计？

不少公司有多个仓库，想在一个表里同时管理，统计每个仓库的库存变动。用WPS表格怎么设计结构和公式，能方便地查各仓库库存？

这个问题问得很细！多仓库管理其实是进销存表进阶玩法，WPS也能搞定，但表结构要合理设计。 我的经验是这样：

• 进货和销售表都加一个“仓库名称”字段，每一条数据都要标明属于哪个仓库。
• 库存统计表，按商品和仓库两维展开。比如A列放商品名，B列放仓库名，C列是库存。
• 库存公式用SUMIFS，可以同时按商品和仓库筛选。公式类似：=SUMIFS(进货表!数量列,进货表!商品列,A2,进货表!仓库列,B2)-SUMIFS(销售表!数量列,销售表!商品列,A2,销售表!仓库列,B2)
• 这样每次录入进货或销售，都能自动归属到对应仓库，库存统计也能分仓库显示。
• 建议用筛选功能，快速查看某仓库或某商品的库存情况。

多仓库管理初期可能会觉得麻烦，但表格搭好之后，维护起来其实很顺手。 如果后续需要出库入库单自动生成、跨仓调拨这些复杂场景，我有时候也会用简道云搭建多仓库系统，流程自动化更简单。 有其他多仓库管理细节，也欢迎大家补充讨论！

4. 怎么用WPS做简单的进销存报表分析？比如每月的销售排行、库存周转率怎么统计？

做完进销存表后，想要统计每月销售排行榜、库存周转率这些数据，有没有简单实用的方法？公式还是透视表，哪个更适合新手？

这个问题挺有代表性，毕竟数据录完就是要分析。我的经验是：

• 销售排行榜，最简单的是用透视表。选中销售数据，插入透视表，以商品为行、销售数量为值，按月筛选。
• 库存周转率，可以在库存表里加一列，公式=销售总量/平均库存，平均库存可以用（期初+期末）/2算。
• WPS的透视表功能很适合这种汇总统计，拖拉拽就能出报表，对新手很友好。
• 公式也可以用，但数据量大时容易出错，不如透视表灵活。
• 报表做好后，可以加个图表，销售趋势、库存变化一目了然。

如果想要自动化统计、报表定时推送，还是推荐用简道云或者类似工具，报表模板丰富，统计更省心。 你可以先用WPS练手，报表分析思路打扎实了，再考虑升级工具也不迟。 欢迎大家补充更多实用报表分析技巧！

5. 商品种类多时，WPS进销存表怎么扩展？数据量大了会不会卡？有没有优化技巧？

商品越来越多，WPS表格越来越大，感觉打开都慢，公式也变得卡顿。有没有什么表格优化方法，让进销存表既能扩展，又不卡顿？

这个问题真的很实用，商品多了以后，Excel/WPS的性能瓶颈就很明显了。我的经验有几点：

• 分表管理，按季度或年份拆分数据，减少单表行数。比如进货、销售可以按月分表，汇总时再用公式或透视表。
• 公式优化，避免用太多跨表、全列引用，改用精确区域，比如A2:A500而不是A:A。
• 只保留必要字段，历史数据归档到单独表，不和当前表混在一起。
• 用筛选、排序功能查数据，避免全表操作。
• 定期清理冗余格式、没用的公式。
• 如果数据量爆发式增长，建议考虑数据库或在线表单工具，比如简道云，支持百万级数据，不卡顿。

WPS表格够用的时候还是很方便的，但要合理规划表结构，避免一张表撑太大。 大家有其他大数据优化经验，欢迎分享！