怎么做个excel版的进销存？新手也能轻松学会的实用教程

在数字化转型浪潮中，企业管理工具层出不穷，但对于刚刚起步的小微企业、新手创业者甚至个体商户来说，Excel版进销存依然是最受欢迎的选择之一。本文将围绕“怎么做个excel版的进销存？新手也能轻松学会的实用教程”这一核心问题，帮助大家从零开始，搭建一套高效实用的进销存表格，真正解决实际业务痛点。

一、为什么选择 Excel 作为进销存工具？新手的首选方案

1. Excel进销存的优势

为什么这么多新手都选择用Excel做进销存？原因很简单：

• 简单易用：无需编程基础，只需基本办公软件操作技能。
• 成本低廉：无需购买昂贵的ERP系统，Excel基本免费或企业普遍已购。
• 高度灵活：自定义表格结构、公式、数据分析方式，完全根据业务需求调整。
• 便于上手：市面上有大量模板、教学资源，学习成本低。

进销存管理包括采购（进货）、销售（出货）、库存三大环节，Excel能帮你做到：

• 记录每笔采购、销售明细；
• 自动计算库存数量和金额；
• 可视化数据趋势，辅助决策。

核心关键词分布：怎么做个excel版的进销存、excel进销存教程、新手进销存表格、excel库存管理、进销存数据分析。

2. Excel进销存适用场景

适合以下业务场景：

• 小型零售店、批发商
• 电商个体户
• 初创公司试运行阶段
• 需快速搭建但尚未有专业系统预算的团队

对比专业ERP系统，Excel有什么特点？

结论：Excel非常适合新手和预算有限的小团队，能满足日常进销存数据管理需求。👏

3. 新手常见疑问与误区

很多初学者在做Excel进销存时，容易遇到以下问题：

• 表格结构混乱，数据重复，难以追溯
• 进货、销售、库存数据分散，缺乏关联和自动计算
• 忽略数据统计和趋势分析，导致管理效率低
• 没有设置数据校验，易出错
• 难以多人协作、实时同步

重点提醒：搭建Excel进销存表格，结构设计和公式应用是关键，后续维护也不能忽视。

温馨提示：虽然Excel功能强大，但如果你需要更高效的在线数据填报、流程审批、分析统计，不妨试试【简道云】。作为国内市场占有率第一的零代码数字化平台，简道云拥有2000w+用户、200w+团队使用，能替代Excel进行更专业的进销存管理。推荐你 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com ，体验更智能的数据处理！🚀

二、Excel进销存实用教程：手把手搭建你的数据管理体系

接下来，我们将通过详细步骤，教你怎么做个excel版的进销存，让新手也能轻松学会。

1. 进销存表格设计思路

进销存管理本质上是“采购、销售、库存三表”联动。建议分为三个主要工作表：

• 采购记录表（进货）
• 销售记录表（出货）
• 库存汇总表（实时库存）

每个表格核心字段如下：

• 编号（物品唯一标识）
• 名称（物品名称）
• 规格型号（便于区分不同产品）
• 供应商、客户信息
• 单价、数量、金额
• 时间（采购/销售日期）
• 备注（可选）

表头推荐示例：

2. 采购记录表设计

采购表功能：

• 记录每一笔进货
• 自动计算总金额
• 关联库存表动态更新库存

实操步骤：

1. 在Excel新建工作表命名为“采购记录”
2. 按上面表头填写字段
3. 使用公式自动计算“金额”： 金额 = 单价 × 数量 示例公式：=E2*F2 （假设E列为单价，F列为数量）
4. 录入采购数据，每行一条记录

采购记录表示例：

3. 销售记录表设计

销售表功能：

• 记录每一笔销售
• 自动统计销售收入
• 关联库存表及时扣减库存

实操步骤：

1. 新建工作表“销售记录”，与采购表结构类似
2. 金额公式同样为=单价*数量
3. 录入每笔销售数据

销售记录表示例：

4. 库存汇总表设计与自动化公式

库存表功能：

• 实时统计每种商品当前库存数量、库存金额
• 自动关联采购与销售表，实现动态更新

库存表核心字段：

库存自动计算公式：

• 当前库存 = 期初库存 + 采购数量 - 销售数量
• 库存金额 = 当前库存 × 单价

具体公式实现：

假设“采购记录”与“销售记录”表分别命名为“采购”和“销售”，库存表在“库存”表。

• 采购数量：使用SUMIF函数汇总“采购”表中某商品的所有采购数量 =SUMIF(采购!A:A,库存!A2,采购!F:F) （A列为编号，F列为数量）
• 销售数量：同理 =SUMIF(销售!A:A,库存!A2,销售!F:F)
• 当前库存： =D2+E2-F2 （D2为期初库存，E2为采购数量，F2为销售数量）

Tips：用公式自动统计，避免手动填写，减少出错概率。

5. 数据分析与可视化

除了基础数据记录，Excel还能做什么？

• 利用数据透视表，自动生成采购、销售、库存的汇总报表
• 制作销量趋势、库存变动的折线图、柱状图
• 按客户、供应商统计销售额或进货额，辅助营销决策

示例：库存趋势表

用Excel图表功能，一键生成库存变化折线图，直观展示库存动态。

6. 数据校验、防错设计

新手容易漏填、错填数据，建议：

• 设置“数据验证”功能：如数量必须为正整数，单价不能为负数
• 用条件格式高亮异常值（如库存为负数时变红）
• 用下拉列表规范物品名称、规格型号，避免手动输入错误

Excel数据验证设置方法：

• 选中需验证的单元格，点击“数据”菜单→“数据验证”
• 设置允许输入的类型和范围（如整数、正数）
• 可设置错误提示，提升数据准确率

7. 多人协作与安全备份

Excel多人协作方式：

• 使用Office365或WPS云文档，实现多人同时编辑与实时同步
• 定期备份数据，避免因电脑故障或误操作丢失
• 使用只读权限，防止非管理人员随意修改关键数据

列表总结：Excel进销存表格搭建关键步骤

• 明确采购、销售、库存三大表结构
• 用公式自动统计采购/销售数量
• 用SUMIF、数据透视表实现汇总分析
• 用数据验证、条件格式提升表格质量
• 配合云文档，提升协作和安全性

小结：掌握以上方法，新手也能做出专业、好用的excel版进销存表格，轻松应对日常管理需求！💡

三、案例分析：从实际业务到Excel进销存落地

理论讲得再多，不如一个实际案例来得直观。以下以“某文具店”为例，演示如何从业务流程到Excel进销存落地，实现高效管理。

1. 业务场景与需求分析

“晓文文具店”主营办公用品，日常有频繁的采购和零售销售，拥有十几种商品。店主希望：

• 及时掌握每种商品的库存情况，防止断货或积压
• 追踪每笔进货和销售，统计利润
• 便于月底盘点和对账

Excel进销存就是最合适的选择！

2. 实操流程演示

第一步：搭建采购、销售、库存三表

• 采购记录表录入每次进货
• 销售记录表录入每次出货
• 库存表自动统计商品库存

第二步：公式与数据自动化

• 采购表金额自动计算
• 库存表用SUMIF函数自动汇总采购/销售数量
• 用数据透视表统计每月采购、销售总额

第三步：数据分析与决策

• 通过动态库存表，发现某些商品库存下降快，及时补货
• 用销售记录表分析哪类商品畅销，调整采购策略
• 统计利润： 利润 = 销售金额 - 采购金额

案例数据片段：

用上述表格，店主每月一目了然掌握经营数据。

3. 优化建议与升级方案

即使Excel能满足基础需求，随着业务增长，问题也逐渐显现：

• 商品种类增加，表格结构复杂，公式容易出错
• 多人同时编辑冲突，数据版本混乱
• 需要复杂审批、流程协作时，Excel力不从心

建议：如有更高效的需求，试试简道云，在线无代码搭建进销存管理系统。简道云能实现表单填报、数据自动统计、审批流程等，远超Excel的能力。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

Excel进销存适合新手起步，但也要关注后续升级与数字化转型。

对比Excel与简道云进销存解决方案：

总结：Excel进销存新手教程要点回顾及简道云推荐

本文围绕“怎么做个excel版的进销存？新手也能轻松学会的实用教程”这一主题，详细讲解了Excel版进销存的优势、表格搭建步骤和公式应用，并结合实际案例，帮助新手快速掌握业务数据管理方法。只要掌握采购、销售、库存三表结构及基本公式，养成良好的数据录入和分析习惯，你就能用Excel高效完成进销存管理。当然，随着业务复杂度提升，不妨关注数字化升级，选择如简道云这样的零代码平台，提高数据协作与流程审批效率。简道云已服务2000w+用户、200w+团队，是国内市场占有率第一的数字化平台，非常适合企业进销存管理转型。 立即体验： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

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本文相关FAQs

1. Excel做进销存，具体需要准备哪些表格和字段？新手容易漏掉哪些关键内容？

很多人刚开始做Excel进销存时，觉得只要有个“商品表”就够了，但实际操作起来总发现信息不全，要么找不到库存变化原因，要么统计不准确。想问下，除了基本的商品信息，还需要哪些表格和字段？有没有哪些细节是新手最容易忽略的？

嘿，准备Excel进销存其实挺有讲究的，光有商品表远远不够。分享下我的经验：

• 商品信息表：核心字段必须有商品编号、名称、规格、单位、单价、供应商。
• 采购表：建议包含采购编号、日期、商品编号、采购数量、采购单价、总价、采购人。
• 销售表：要有销售编号、日期、商品编号、销售数量、销售单价、客户、总价、销售员。
• 库存流水表：这个是很多新手会漏掉的，主要记录库存的每一次变动（入库、出库、调拨等），字段有流水编号、日期、商品编号、类型（入/出）、数量、当前库存。
• 供应商/客户表：方便后续统计供应商、客户的交易情况。

容易忽略的细节：

• 商品编号统一管理，别手动敲，建议用Excel自动编号或者用下拉框选取，减少出错。
• 采购和销售都要和商品信息表做关联，防止录错商品。
• 库存变动最好单独做表，这样追溯历史数据很方便。
• 字段命名要规范，后期做数据透视表或者查找会顺畅很多。

如果觉得Excel流程太繁琐，也可以考虑用简道云这类工具，能直接用模板，省下很多设置时间。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

其实这些细节做好了，后续统计和查账都很省心。还有啥细节不明白的，欢迎继续追问！

2. 怎么用Excel公式自动统计每种商品的实时库存？怕算错，有什么简便方法吗？

手动去算每种商品的库存真的太容易出错了，尤其是数据多的时候。有没有什么Excel公式或者技巧，可以让库存数量自动算出来？最好不用复杂VBA，新手也能搞定的那种。

这个问题很实用！我一开始也怕公式弄错，后来总结了几个简单方法，分享给你：

• 用SUMIF公式：在库存表新建一个“当前库存”字段，公式可以这样写：
• =SUMIF(库存流水表!商品编号, 当前行商品编号, 库存流水表!数量)
• 把所有入库记为正数，出库为负数，自动加总就能得到实时库存。
• 数据透视表：选中库存流水表，插入数据透视表，把商品编号拖到行，把数量拖到值区域，瞬间看到每个商品的库存总数。
• 用Excel的“筛选”功能，快速查看某一商品的所有流水，再用SUM函数加总也很方便。

注意事项：

• 库存流水表要记得所有变动都录进去，别漏单。
• 入库和出库数量符号要区分，别都写正数，否则库存会膨胀。
• 数据透视表适合随时刷新和汇总，公式适合做明细表。

其实这些方法新手都能上手，不用VBA也很稳。如果还想自动预警库存不足，可以再加个条件格式，库存低于某值自动高亮。你有实际数据可以贴出来，大家一起帮你优化公式也行。

3. 进销存记录多了，Excel怎么防止数据混乱？有没有实用的整理和查找技巧？

Excel用久了，单据和商品越来越多，表格容易乱掉，查找某条记录很费劲。有没有什么整理方法，或者查找技巧，让进销存数据保持有序，查账也不头疼？

这个问题太真实了，数据一多Excel就像个大杂烩，想找啥都得翻半天。我的一些实用技巧分享给你：

• 用数据表格式（Ctrl+T）：给每个表格都设置成Excel的数据表，方便筛选、排序和自动扩展公式。
• 列锁定和筛选：把关键字段（如商品编号、日期）锁定前几列，查找时可以快速定位。用筛选功能查找某个商品或日期的所有记录特别方便。
• 数据透视表：定期用透视表做汇总，查账或统计时不用翻原始表，几秒钟搞定。
• 分类管理：建议把采购、销售、库存流水分别做不同sheet，别全堆一个表。还可以用颜色标记重要字段。
• 查找功能（Ctrl+F）：直接输入商品编号或客户名，一键定位到相关记录。
• 定期备份和清理：比如每月存一份备份，老数据可以归档到历史表，避免主表太大运行卡顿。

这些小技巧用起来，数据查找和整理会顺畅很多。其实Excel进销存最怕的就是“表格太乱”，所以表结构和分类一定要先想清楚。你平时遇到哪些查找难题，也可以贴出来讨论，大家经验都很丰富。

4. Excel进销存怎么做利润统计？能不能一表搞定，直接看每月赚了多少？

很多人做进销存就是想算清楚到底赚了多少钱，但每次采购价和销售价都要单独去对比，感觉很麻烦。有没有什么方法，能用一张Excel表直接统计每月利润，省得翻来翻去？

这个问题很接地气！毕竟做生意最关心的就是赚了多少。我的做法是这样：

• 建一个利润统计表，字段包括月份、商品编号、销售数量、销售总额、采购总成本、利润。
• 公式设置：
• 销售总额：SUMIF(销售表!商品编号, 当前行商品编号, 销售表!总价)
• 采购总成本：可以用加权平均采购价乘以销售数量（如果采购价变动大，可以做个辅助表算均价）。
• 利润：销售总额 - 采购总成本
• 用数据透视表做月度分组统计，直接看到每个月每种商品的毛利润。
• 再加个总利润字段，SUM所有利润，实时看月度总收益。

一表搞定利润统计没问题，关键是采购价和销售价的对应关系要清楚。如果是多批采购，可以用加权平均法，别直接拿最近一批的采购价算。

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你如果是小批量进货，利润统计会更简单；但大批量、进价波动大的情况下，建议详细记录每批采购价。利润算清楚了，经营思路都会更明朗，有啥具体公式不会，也可以留言讨论。

5. 进销存做完了，怎么用Excel做库存预警？能不能自动提示哪些商品快断货了？

商品种类多了，库存一不留神就断货，手动检查不现实。Excel能不能实现库存预警，比如库存低于某个数自动提示？有没有简单的设置方法，适合新手操作的？

你好，这个功能其实用Excel也能简单实现，分享下我的做法：

• 在库存表加一个“最低库存”字段，每种商品设置一个安全库存值。
• 新建一列“库存预警”，用公式判断：
• =IF(当前库存 < 最低库存, "预警", "")
• 用条件格式设置，库存低于最低值时自动变红或者高亮，视觉上很明显。
• 可以用筛选功能，快速把有“预警”标记的商品筛出来，优先补货。
• 如果商品种类多，可以用数据透视表配合“库存预警”字段，批量查看哪些商品处于低库存状态。

这些设置新手都能搞定，不用写代码。库存预警做得好，断货风险就大大降低。如果想要更智能的短信提醒或者自动补货建议，可以考虑用简道云这类工具，支持流程自动化和多端同步。

如果你遇到特殊情况，比如某些商品季节性销量大，最低库存值可以动态调整。大家有更高级的预警方法也欢迎交流！