零基础怎么用Excel制作进销存系统？详细步骤教程分享

对于很多刚刚接触企业管理或自营业务的朋友来说，进销存系统听起来似乎高深而复杂。市面上的专业软件动辄几千甚至上万，令人望而却步。然而，Excel其实就是一个人人都能上手的入门级数字化工具。无论你是小微企业主，还是个人创业者，甚至是想优化家庭库存管理，只要掌握Excel的基本操作，完全可以搭建出一套实用的进销存系统。

一、为什么零基础也能用Excel制作进销存系统？——入门理解与场景分析

1、Excel为什么适合作为进销存工具？

Excel的强大在于它的灵活性和可扩展性。零基础用户可以通过模板、函数和表格管理，轻松实现数据录入、库存计算和销售统计。相比专业进销存软件，Excel具备以下优势：

• 零成本入门：几乎所有电脑都预装了Excel或类似表格工具，无需额外投资。
• 操作简单：只需会打字、复制粘贴、添加公式，即可开始使用。
• 高度自定义：可以根据自己的业务流程，随时调整字段和表结构。
• 易于分享与备份：文件可直接通过微信、邮件等方式共享，方便团队协作。

2、进销存系统的核心要素

一个完整的进销存系统，至少需要涵盖以下几个核心模块：

• 商品信息管理：包括商品名称、编号、规格、售价等基础资料。
• 采购管理：记录进货时间、供应商、数量、价格等信息。
• 销售管理：登记销售订单、客户、数量、金额等。
• 库存管理：自动计算实时库存数量，避免断货或积压。
• 统计分析：对采购、销售、库存进行汇总分析，辅助决策。

这些模块都可以在Excel表格中通过不同的工作表（Sheet）进行分层管理，并通过公式实现数据的自动流转。

3、适合Excel进销存的典型场景

• 个体商户/小微企业：日用品店、小型批发商、电商初创、工作室等
• 线上微商/团购组织者：商品品类不多，库存流动频率适中
• 家庭物品管理：家居用品、食品储备、生活耗材等

案例分享：例如一间小型文具店，日常需要记录进货、销售、剩余库存。通过Excel，店主可以快速录入每次采购和销售的数据，自动统计每种商品的在库数量和销售利润，月底还可查看哪些商品畅销、哪些滞销，从而调整采购策略。😊

4、零基础用户常见担忧与误区

• 不会写公式怎么办？ 其实只要掌握SUM、VLOOKUP等基础公式即可，后文会详细讲解。
• 怕表格混乱？ 只要合理规划表头和分类，Excel的数据结构其实非常清晰。
• 数据安全如何保证？ Excel文件可本地保存，也可云盘备份，建议定期复制一份副本。
• 协作效率低？ 多人同时编辑容易冲突，但可通过在线协作工具或细分表格解决。

温馨提示：如果你追求更高效的数据管理和团队协作，不妨了解一下“简道云”——国内零代码平台市场占有率第一，拥有超过2000万用户和200万团队支持，能替代Excel进行更高效的在线数据填报、流程审批、分析与统计。👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

二、零基础用Excel制作进销存系统的详细步骤教程

很多朋友关心“零基础怎么用Excel制作进销存系统”，下面将手把手带你搭建一套完整的表格系统。每一步都详细拆解，配合案例、公式和表格展示，让你轻松上手！

1、规划进销存系统的整体结构

第一步是设计整体架构，建议将进销存系统分为以下几个Sheet：

• 商品信息表
• 采购（进货）记录表
• 销售记录表
• 库存汇总表
• 数据分析与统计

这样分类能清晰分工，便于后续管理和查找。

商品信息表

要点：

• 商品编号建议采用数字或字母，方便引用；
• 商品名称与规格清晰描述，避免混淆；
• 单价为参考采购价或销售价。

采购记录表

要点：

• 日期列便于统计周期采购；
• 使用商品编号关联商品信息表，减少重复录入；
• 总金额可用公式自动计算：采购数量 * 单价。

销售记录表

要点：

• 销售单价可与商品信息表关联，也可根据实际销售情况调整；
• 总金额同样用公式自动计算。

2、库存汇总表的自动计算方法

库存表是进销存系统的核心。它需要根据采购和销售记录，自动统计每个商品的当前库存。

公式设置方法：

• 总采购数量：使用SUMIF公式，例如 =SUMIF(采购记录表!B:B, A2, 采购记录表!D:D)，表示统计所有采购记录表中商品编号与A2一致的采购数量总和。
• 总销售数量：同理，使用 =SUMIF(销售记录表!B:B, A2, 销售记录表!D:D)。
• 当前库存：=总采购数量 - 总销售数量。

这样，每一行商品的库存会自动更新，无需手动计算。

3、基础数据统计与分析功能

进销存不只是录入和计算，更要能帮助你做出决策。Excel可以通过透视表、图表等工具，快速生成采购、销售、库存趋势分析。

常用统计内容：

• 月度/季度采购总额、销售总额
• 各商品销售排行
• 库存预警（低于安全库存自动提醒）

透视表举例

假设你想统计每个月A4纸的销售量，可以插入透视表，选择销售记录表的日期、商品名称、销售数量三列，快速生成如下表：

图表展示

利用Excel内置的柱状图、折线图，可以将采购、销售、库存趋势一目了然地呈现出来，提高数据可视化效果，让管理更直观。

4、实操技巧与常见问题解答

很多零基础用户容易遇到如下问题：

• 公式错位或报错：建议先用简易公式，逐步调试，熟悉SUMIF、VLOOKUP等基础函数。
• 表格混乱：建议每个Sheet设计好表头，严禁随意插入或删除行列。
• 数据录入效率低：可使用数据验证功能，设置下拉菜单，规范录入。
• 需要多人协作时怎么办？ Excel本地文件多人编辑容易冲突，可考虑用Excel Online，或升级到简道云等更高效的在线工具。

小贴士：如果觉得Excel功能有限，尤其是多人协作、流程审批、权限管理等方面，建议尝试“简道云”平台。简道云是IDC认证的国内零代码数字化平台市场占有率第一，拥有超过2000万用户和200万团队，能替代Excel进行更高效的在线数据填报、流程审批、分析与统计，非常适合企业数字化升级。👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

三、进阶拓展：Excel进销存系统实用案例与优化建议

如果你已经掌握了基础搭建方法，不妨探索更多进阶技巧，让你的Excel进销存系统更智能、更高效。下面分享几种常见优化方法和实际案例，帮助你将表格用到极致。

1、常见行业案例

案例一：服装店库存管理

• 商品SKU众多，颜色尺码复杂
• 进货频率高，需快速统计各类商品库存
• Excel表格可通过“颜色+尺码”字段细分，每次采购、销售填明SKU，库存汇总表用SUMIFS多条件统计，实现精准管理。

案例二：电商微商销售统计

• 商品种类有限，但销售渠道多、客户众多
• 需跟踪每位客户的采购记录和累计销售额
• Excel可用客户维度分类统计，辅助CRM管理，配合透视表按月、季度分析销售数据，快速定位高价值客户。

案例三：家庭物品进销存

• 日常用品如米、油、纸巾等需管理
• 通过Excel表格录入每次采购和使用情况，自动汇总剩余数量，避免过度采购或断货。

2、进阶功能与自动化技巧

提升效率的技巧：

• 公式自动填充：利用表格格式，公式填充整个列，减少重复操作。
• 数据有效性：设置下拉菜单，规范商品编号、客户名称录入。
• 条件格式：库存低于安全线自动高亮，提醒补货。
• VLOOKUP查找：销售时自动带出商品名称、单价，无需重复输入。
• 宏与脚本：熟练后可录制简单宏，实现一键汇总或数据清洗。

进销存系统优化清单：

• 定期备份表格，防止数据丢失
• 每月、每季度进行数据复盘，及时调整采购和销售策略
• 表格分类管理，避免资料混乱
• 结合图表，提升数据洞察力

3、Excel与专业进销存软件、零代码平台对比

结论：Excel非常适合零基础、初创团队或个体商户快速搭建进销存系统；但如果你需要更高效的协作、更复杂的流程审批和数据分析，不妨考虑“简道云”等零代码平台，能大幅提升数字化管理效率。😊

4、常见问题解答与实用建议

• 表格太大运行缓慢？ 可定期清理历史数据，分年度或季度保存，或升级电脑硬件。
• 公式混乱容易出错？ 建议先画好数据流程图，逐步搭建，每步都测试公式结果。
• 担心数据泄露？ Excel文件可加密，但推荐用云平台如简道云，设置权限更安全。

最终建议：Excel进销存系统是零基础用户数字化管理的入门首选，但随着业务发展，及时升级数字化平台才是长远之计。

四、全文总结与简道云推荐

本文围绕“零基础怎么用Excel制作进销存系统？详细步骤教程分享”这一主题，系统讲解了Excel进销存系统的搭建思路、详细操作步骤、实用案例以及优化建议。无论你是个体商户、小微企业主，还是家庭管理达人，都能通过Excel快速实现商品信息管理、采购销售记录、库存自动汇总和数据统计分析。文章还特别强调了公式自动化、表格结构规划和数据安全等实操技巧，帮助零基础用户顺利迈出数字化管理的第一步。

同时，如果你的管理需求不断扩展，建议尝试“简道云”这一国内市场占有率第一的零代码数字化平台。简道云拥有超过2000万用户、200万团队支持，能够替代Excel实现更高效的在线数据填报、流程审批和分析统计，助力企业数字化升级。推荐你体验 👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

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本文相关FAQs

1. 零基础做进销存系统，Excel表格结构怎么设计才不容易混乱？

很多人刚开始用Excel做进销存，最大的问题就是表格越做越复杂，数据混在一起，查找和统计都变得很困难。大家有没有什么清晰易懂又不容易乱的表格结构设计思路？希望能给点具体的建议，尤其是适合初学者的。

嗨，看到这个问题感觉特别亲切！我当时也是零基础摸索Excel，踩过不少坑，后来总结了几个表格设计的经验，分享给大家：

• 商品信息表单独建：建议把所有商品的基础信息（比如名称、编码、单位、类别等）放在一个独立工作表里。这样以后查找和引用都方便。
• 采购、销售、库存分三个表：采购单、销售单、库存流水，建议分别建表。每个表里都加上日期、编号、商品编码、数量等字段，最好都规范好格式。
• 用唯一的商品编码做关联：每张表都用“商品编码”字段，后续做数据统计或者查找时就可以用查找函数（比如VLOOKUP）关联起来，避免混乱。
• 列名一开始就定好：比如“进货日期”“进货数量”“出货数量”“当前库存”等，别用模糊词，这样后续公式和筛选都不会出错。
• 不要把所有信息堆在一张表：我曾经把采购、销售、库存都放一起，最后公式全乱掉，查错超级麻烦。

刚开始可以先用简单表格练手，后续慢慢加公式、加数据透视表。这样结构清晰，维护起来也不容易乱。如果觉得Excel太麻烦，也可以试试简道云这样的工具，能零代码快速搭建进销存系统， 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

2. Excel进销存系统如何自动统计库存数量？公式具体该怎么写？

很多人做了进销存表以后，最头疼的就是库存数量每次都要手动算，容易出错。有没有什么办法能用Excel公式自动计算库存？比如每次进货、出货都能自动更新库存数量？

你好，这问题也是我刚入门时最纠结的点！其实Excel里用公式就能轻松搞定自动统计库存。我的做法分享给大家：

• 在商品信息表里加一列“当前库存”，用公式自动计算。
• 假设采购记录在“采购表”，销售记录在“销售表”，都用商品编码做关联。
• 用SUMIF函数统计进货和出货。例如：
• • 统计进货数量：=SUMIF(采购表!A:A, 商品编码, 采购表!C:C)（A列商品编码，C列数量）
  • 统计出货数量：=SUMIF(销售表!A:A, 商品编码, 销售表!C:C)
• 当前库存公式就是：进货总数 - 出货总数。

举个例子，在库存表“当前库存”列可以这样写： =SUMIF(采购表!A:A, A2, 采购表!C:C) - SUMIF(销售表!A:A, A2, 销售表!C:C) A2是本表的商品编码。

这样每次录入新采购或销售数据，库存就自动更新了。用起来特别方便，减少人工错误。如果你还想更进一步，比如自动报警库存不足，可以用条件格式做高亮提醒，或者用数据透视表做动态统计，玩法非常多！

3. 怎么用Excel做进销存的月度报表和图表？数据透视表到底怎么用？

很多人做完进销存，下一步就是想要做月度报表和销量趋势图，但Excel的数据透视表和图表功能到底怎么用？有没有具体操作流程能分享下？希望能简单易懂一点。

嘿，刚刚摸索完进销存系统的朋友肯定都想做月度报表和销量趋势分析。其实Excel的数据透视表特别适合这类场景，我自己用下来觉得：

• 先把采购、销售表里的日期、商品编码、数量这些数据规范好，别有空行或乱码。
• 选中你的原始数据（比如销售表），点击“插入”-“数据透视表”，新建一个工作表。
• 在透视表字段里，把“日期”拖到行，“商品编码”或“商品名称”拖到列，“数量”拖到值区域。
• 右键日期字段，点“分组”，可以按月、季度分组。这样就能按月统计销量了。
• 想做图表，直接在数据透视表上点“插入”-“柱状图”或“折线图”，就能一键生成销量趋势图。
• 如果想要自动刷新数据，记得每次新增数据后，右键数据透视表点“刷新”。

数据透视表其实上手很快，最关键是原始数据要整洁，字段别乱。做完之后，每个月业绩、库存、销量走势都一目了然。如果觉得Excel的图表不够酷，可以用Power BI或者第三方工具做更炫的报表。

4. Excel做进销存系统，怎么防止数据被误删或覆盖？有没有什么安全性设置推荐？

大家做Excel进销存时，最怕的就是一不小心把数据删了或者覆盖了，尤其是多人协作时更容易出问题。有没有什么靠谱的防护措施或者安全设置，能避免这些坑？

这个问题真的很实用！我自己和同事协作Excel，也遇到过误删和覆盖的尴尬。这里有几个经验可以帮大家提升安全性：

• 只让关键表单“只读”：可以设置工作表保护（在“审阅”菜单下），勾选“保护工作表”，设定密码，只允许录入特定单元格，比如只让新增记录，其他地方锁定。
• 经常做版本备份：每次大改动前，记得复制一份文件做备份，或者用“另存为”功能，每天/每周都留一个历史版本。
• 用数据验证防止录错：在录入表里设置数据验证，比如只能输入数字，或者限定商品编码格式，这样能减少误操作。
• 多人协作推荐用在线Excel（如Office 365），它有自动版本恢复功能，误删可以回退历史记录。
• 定期导出数据到本地或云盘，万一电脑崩溃也不怕丢失。

如果觉得Excel多人协作风险大，其实可以用像简道云这样的在线系统，权限管理和数据保护做得很细致，协作体验会好很多， 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

5. Excel进销存系统如何实现多仓库管理？数据结构和统计要注意什么？

不少小公司或者店铺其实有不止一个仓库，Excel进销存系统要怎么兼容多仓库，数据结构应该怎么设计，统计时要注意哪些坑？有没有什么实际操作建议？

多仓库管理确实是进销存Excel系统升级版了。我刚开始做的时候也觉得难，其实稍微调整下数据结构就能搞定：

• 在采购、销售、库存等表格里新增“仓库”字段。比如每条记录都标明是哪个仓库进货/出货/库存变动。
• 商品编码+仓库作为唯一标识，这样同一商品在不同仓库的数据不会混淆。
• 统计公式要加上仓库条件，比如用SUMIFS函数：
• • =SUMIFS(采购表!数量列, 采购表!商品编码列, 当前商品编码, 采购表!仓库列, 当前仓库)
  • 销售和库存同理。
• 做报表时，可以用数据透视表按仓库、商品分组统计。这样每个仓库的进销存状态都很清楚。
• 建议每个仓库有独立的库存流水表，汇总统计时再合并到总表。

多仓库管理考验表格设计，关键是字段规范和统计公式设置到位。如果觉得Excel太繁琐，也可以考虑用专业进销存工具或者云平台，协作和权限管理更方便。

6. Excel进销存系统怎么实现进价、售价、利润的动态统计？能不能自动算出每笔交易的毛利？

很多人用Excel做进销存，除了数量管理，还想统计进价、售价和毛利。有没有办法让Excel自动算出每笔采购、销售的利润？公式应该怎么写，操作有没有什么注意事项？

这个需求真的很普遍！我自己做进销存时也重点关注利润统计。其实Excel完全可以做到自动计算毛利，每笔交易都能看得很清楚：

• 采购表里要有“进价”字段，销售表里有“售价”字段，数量字段都要有。
• 在销售表新增一列“对应进价”，可以用VLOOKUP函数查找商品的最近一次进价。
• 毛利公式：=（售价 - 进价） * 销售数量
• 如果有多次采购，建议用SUMPRODUCT或数组公式查找最近一次进价。
• 总利润可以用SUM函数汇总所有交易的毛利。

举个例子，销售表“毛利”列可以这样写： =（D2 - VLOOKUP(B2,采购表!B:C,2,FALSE)）*C2 B2是商品编码，C2是销售数量，D2是售价。

这样每笔销售利润都能自动算出来，月底做利润报表就很方便了。注意采购价变动时要及时更新，避免统计失误。如果需求更复杂，比如分批次成本、动态售价，Excel可以用更高级的公式或者VBA实现。

（如需深入了解公式或遇到特殊场景，欢迎评论区交流！）