新手小白如何用Excel做进销存？详细步骤教程分享

对于很多新手来说，“进销存管理”听起来专业又复杂，但其实，用Excel做进销存是一种性价比极高的解决方案。无论是个人创业者，还是小型企业，都能通过Excel实现库存、采购、销售等核心业务的数据化管理。本节将帮助你理解进销存的核心流程，并做好Excel前期准备工作。

一、Excel进销存基础认知与准备工作

1、进销存管理到底是什么？

进销存，顾名思义，指的是商品的“进货、销售、库存”管理。其本质是通过记录商品的流转，实现资金、货物的统筹与优化。进销存流程包含如下几个环节：

• 采购：商品进货，记录进货数量、成本、供应商等。
• 销售：商品售出，登记销售日期、数量、价格、客户信息等。
• 库存：随时掌握商品当前库存量，预防断货或积压。

对于新手小白来说，Excel的表格特性非常适合记录和追踪这些数据。通过合理的数据结构和公式，可以动态掌控库存变化、销售利润、采购成本等关键指标。

2、Excel进销存表格设计原则

要做一份易用的进销存表，须遵循以下设计原则：

• 清晰的数据字段划分：每类信息单独成列，便于后续统计与检索。
• 规范的数据输入格式：统一日期格式、数字精度、编码规则，减少出错率。
• 适度的自动化公式：合理运用SUM、IF、VLOOKUP等函数，自动计算库存、利润等。
• 易于扩展和维护：表结构要留有余地，方便后期增加新商品或字段。

初学者建议从三个基础表格入手：采购表、销售表、库存表。后续还可以根据业务需要，扩展报表分析、供应商管理等模块。

3、新手前期准备工作

在正式动手做Excel进销存前，你需要准备如下内容：

• 列出所有商品清单，包含编码、名称、规格等基本信息。
• 明确进货渠道与供应商信息，方便后续分析采购成本。
• 设定销售流程，包括价格、客户信息、付款方式等。
• 评估每月/每季度的平均销售量，预估库存安全线。

准备好这些资料后，Excel进销存表的搭建效率将显著提升。 下面是一份简单的商品清单模板，为后续进销存表格设计打下基础：

核心提示：

• 使用表格直观呈现商品清单，方便后续批量录入。
• 商品编码建议自定义规则，如P开头代表配件类，S开头代表手机类。

4、Excel进销存与更多数字化方案对比

虽然Excel高效灵活，适合新手入门，但随着业务发展，数据量增大、协作需求提升时，Excel也会遇到瓶颈。此时，国内有很多零代码数字化平台能替代Excel，实现更高效的在线数据填报、流程审批、分析与统计。 例如：简道云，作为IDC认证国内市场占有率第一的零代码数字化平台，已服务超过2000万用户、200万团队。无须编程即可搭建进销存系统，支持数据协同、自动化流程和智能分析。 👉 如果你希望体验更高效的进销存管理，推荐试用 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

二、Excel进销存实操步骤详解

本节将围绕“新手小白如何用Excel做进销存？详细步骤教程分享”这一核心问题，手把手带你搭建一套基础的进销存管理表格。即使你对Excel公式不熟悉，也能跟着操作！

1、采购表格的设计与录入

采购表是记录所有进货信息的核心表格。建议包含如下字段：

• 采购日期
• 商品编码
• 商品名称
• 数量
• 单价
• 总价（公式：数量*单价）
• 供应商
• 备注

采购表模板示例：

实操步骤：

1. 打开Excel，新建工作表“采购表”。
2. 按模板添加字段名，设置合适的列宽。
3. 批量录入采购数据，每次进货都新增一行。
4. 在“总价”列输入公式，如 =D2*E2，然后拖动填充至下方。

进阶技巧：

• 用“数据验证”功能设置商品编码下拉选项，减少输入错误。
• 用“条件格式”高亮采购数量异常（如数量大于100高亮）。

2、销售表格的搭建与运用

销售表记录所有出库/销售信息。建议字段如下：

• 销售日期
• 商品编码
• 商品名称
• 数量
• 单价（销售价）
• 总价
• 客户
• 备注

操作要点：

• 建议每次销售都登记详细信息，方便后续利润分析。
• 客户字段可用作客户关系管理（CRM）简化版。
• 总价同样用公式自动计算，提升效率。

常见问题与解决方案：

• 销售单价与采购单价不一致，如何快速统计利润？ 可在销售表旁边新增“成本价”字段，利用VLOOKUP函数从采购表自动查找并填充采购单价，再用公式计算利润。

3、库存表格的自动化更新

库存表是进销存系统的核心，实时反映各商品当前库存量。常用字段：

• 商品编码
• 商品名称
• 期初库存
• 总进货数
• 总销售数
• 当前库存（公式：期初库存+进货数-销售数）

实操攻略：

1. 新建“库存表”，录入商品编码和名称。
2. 期初库存一般为0，后续可手动调整。
3. 用SUMIF函数统计各商品的进货总数与销售总数。
4. 用公式自动计算当前库存。

常见公式示例：

• 统计进货总数：=SUMIF(采购表!B:B,商品编码,采购表!D:D)
• 统计销售总数：=SUMIF(销售表!B:B,商品编码,销售表!D:D)
• 当前库存：=期初库存+进货数-销售数

核心提示：

• 用公式自动统计库存，避免人工计算出错。
• 定期检查库存表，发现断货或积压及时调整采购/促销策略。

4、报表分析与数据可视化

Excel不仅能做基础进销存表，还能进行简单的数据分析和可视化。

常见分析需求：

• 某商品月度销售趋势
• 热销商品排行
• 库存预警（低于安全线自动高亮）

简单可视化方法：

• 利用“数据透视表”快速统计各商品销售总额。
• 用“柱状图”展示月销量趋势。
• 用“条件格式”设置库存预警。

案例：月销售趋势分析

假设你需要分析蓝牙耳机2024年上半年每月销量：

• 选择数据区域，插入柱状图，直观展示销量增长趋势。
• 结合库存表，判断是否需提前备货。

核心论点：

• Excel进销存不仅能解决日常管理，更能辅助经营决策。
• 数据分析能力是进销存管理进阶的必备技能。

三、Excel进销存常见问题与优化建议

在实际操作Excel进销存过程中，新手小白往往会遇到各类问题。本节将结合真实案例与经验，为你解答常见难题，并给出优化建议，助你高效管理库存数据。

1、数据录入容易出错怎么办？

痛点： 手工录入进销存数据时，常因输入失误导致库存统计不准、报表错乱。

解决方案：

• 利用“数据验证”功能设置下拉选择，防止商品编码、名称填错。
• 设定合理的数据格式，如日期统一格式（YYYY/MM/DD）、数字保留两位小数。
• 定期备份Excel文件，每周保存一份历史版本，防止数据丢失。

2、公式不会写怎么办？

痛点： 新手小白对SUMIF、VLOOKUP等Excel函数不熟悉，数据统计难度大。

解决方案：

• 通过Excel内置“函数向导”查找公式语法，边用边学。
• 利用网络教程或Excel帮助文档，搜索具体公式示例。
• 从简单公式开始练习，如SUM、COUNT，逐步尝试SUMIF、VLOOKUP。
• 遇到复杂需求时，可请教身边熟悉Excel的朋友。

小贴士：

• Excel的函数库非常丰富，大多数进销存统计问题都能通过内置公式解决。
• 记住核心公式结构，反复练习，熟能生巧。

3、数据协同与远程办公怎么办？

痛点： 多人协作时Excel文件难以同步，远程办公易出现版本冲突。

优化建议：

• 利用Excel的“共享工作簿”功能，实现多人在线编辑。
• 定期统一数据汇总，由专人负责版本管理。
• 若团队协作需求较高，建议采用在线表单或零代码平台如简道云，支持多人实时编辑、流程审批与数据分析，远程办公更高效。

4、Excel进销存的扩展与升级

随着业务规模扩展，Excel进销存也需要不断优化。常见升级方向：

• 增加供应商管理模块，分析采购渠道与价格波动。
• 引入客户分析报表，优化营销策略。
• 结合宏/VBA自动化操作，提高数据处理效率。
• 定期整理历史数据，优化表格结构，提升查询速度。

案例：自动化库存预警系统

假设你需要实现“库存低于安全线自动提醒”的功能，可以用条件格式设置如下：

• 选中“当前库存”列，设置条件格式：当库存小于5时单元格自动变红。
• 每次查看库存表，低库存商品一目了然。

核心论点：

• Excel进销存系统可持续优化，满足不同阶段的业务需求。
• 工具虽简单，关键在于规范操作与持续学习。

5、Excel之外的进销存数字化方案

如前文所述，Excel虽好，但在高频协作、数据安全、智能分析等方面存在局限。此时，推荐使用零代码数字化平台如简道云：

• 支持在线表单、自动化流程、报表分析，远超Excel的数据管理能力。
• 2000w+用户、200w+团队的真实选择，功能成熟稳定。
• 无需编程，普通员工即可搭建进销存系统。
• 支持权限分级、数据协同，适合远程办公与团队管理。

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四、总结与简道云推荐

本文围绕“新手小白如何用Excel做进销存？详细步骤教程分享”主题，详细讲解了进销存管理的基础认知、Excel表格的搭建方法及常见问题解决方案。Excel作为工具，核心在于规范数据结构、合理运用公式、持续优化操作流程。通过采购、销售、库存三大表格的搭建与互联，你可以高效掌控商品流转、资金状况，为业务运营打下坚实的数据基础。 当然，随着企业成长，团队协作和智能分析的需求也会日益提升。此时，建议尝试简道云这类零代码数字化平台，助力进销存管理升级，支持在线数据填报、流程审批、分析统计，极大提升工作效率。 👉 推荐体验 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。 无论你是Excel新手还是数字化进销存管理的探索者，希望本文能助你一臂之力，开启高效库存管理之路！ 🚀

本文相关FAQs

1. 新手做Excel进销存时，怎么设置商品库存自动更新？

很多刚开始用Excel管进销存的小伙伴，最头疼的就是库存怎么能自动变动？比如一进货或出货，表格能自动算出最新库存，这到底咋弄？是不是很复杂？

哈喽，这个问题我刚好踩过坑，分享下我的经验。想让库存自动更新，其实不用特别高深的公式，核心原理就是用表格里的“公式”功能，帮你动态计算库存。具体做法如下：

• 建三张表：进货表、出货表、库存表。
• 在库存表里，每个商品都要有唯一编号，方便统计。
• 进货表里记录每次进了多少货，出货表记录每次卖了多少。
• 用SUMIF公式，在库存表里统计进货和出货总量。比如=SUMIF(进货表!A:A,库存表!A2,进货表!C:C)这样算进货量，出货同理。
• 库存数量公式就是“进货总量 - 出货总量”，自动更新。
• 每次录入新进/出记录，库存表会自动变动，不用手动改。

做出来后，建议多测试几次，看看公式有没有错漏。其实Excel的公式很强大，但刚开始别怕复杂，照着步骤一步步做就行。等你熟练了，还可以加点数据验证，防止手误输入。

如果觉得公式太繁琐，数据越来越多，Excel速度慢了，可以试试简道云这种在线工具，能自动化数据流转，还能多设备同步，体验比Excel好不少。 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

2. 如何用Excel实现不同商品的进销存流水明细查询？

我自己在用Excel做进销存时，经常遇到查某个商品的历史进出记录很麻烦。比如想看过去半年某个商品的进货/出货明细，Excel到底怎么方便查？是不是要筛选、排序、用公式？有没有简便方法？

这个问题挺实用的，毕竟每次想查某个商品的详细流水，如果全靠人工翻表，效率太低。我的经验如下：

• 利用Excel的筛选功能，先把表格做成“数据表”格式。选中你的进货表/出货表，点“插入”里的“表格”，这样每列都能用筛选按钮。
• 查流水时，直接点商品名那列的筛选，勾选你想查的商品，所有相关记录一目了然。
• 如果需要统计某时间段的流水，可以再用“日期”列筛选，比如只看近三个月的进出记录。
• 想做自动查询，可以用Excel的“数据透视表”。把进货表/出货表做成透视表，商品名做行，日期做列，数量做值，这样能一键看到每个商品每个月的进销情况。
• 透视表还可以支持多条件筛选，比如查某供应商的某商品流水，非常灵活。

实际用下来，数据透视表和筛选功能真的很强，基本能满足大多数小白的查询需求。等你数据量大了，可能要考虑用VLOOKUP之类的公式做联查。

如果觉得Excel查流水太繁琐，有时可以考虑用专业的进销存工具，很多都自带流水查询功能，但Excel的好处就是灵活免费。

3. Excel做进销存怎么防止数据重复或错写？

我之前用Excel做进销存，最怕的就是录入时不小心写错数据，比如商品名写重复了，或者数量输错。有没有什么办法能让录入更规范，减少出错？

这个问题真的特别重要，进销存最怕数据错乱。我分享几个实用的小技巧，帮你把Excel表格做得更“防错”一点：

• 用Excel的“数据验证”功能，限制输入内容。比如商品编号只能输入数字、数量不能为负数。
• 商品名那列可以设置成“下拉列表”，只让你选已有商品名，避免手动输错。
• 对于重复数据，可以用“条件格式”，设置一旦商品编号重复就高亮提醒。
• 录入日期可以设置日期格式，防止乱写。
• 用“保护工作表”功能，把公式列锁定，避免误改。
• 如果有多人录入，可以用“审阅”功能，追踪谁改了什么。

这些设置都比较简单，基本只要点几下就能搞定。做进销存表，其实规范比复杂更重要，建议每次录入都认真检查一遍。

当然，如果业务越来越复杂，Excel的防错能力有限，可以考虑用像简道云这种专业工具，能自动校验数据，权限控制也更强，适合多人协作。

4. 怎么用Excel把进销存数据做成可视化图表？

有时候老板或自己想看看库存趋势、销售走势，但Excel的表看起来太枯燥了。想问问怎么用Excel把进销存数据做成直观的图表，比如库存变化、销量排行，具体步骤和思路是什么？

这个问题很有意思，我当初也觉得表格太死板。其实Excel做图表特别方便，分享下我的做法：

• 首先把你的库存、进货、出货数据整理好，最好每个商品都分开统计好每月的数量。
• 选中你想做图的数据区域，点“插入”菜单里的“柱状图”或“折线图”。
• 库存趋势建议用折线图，能直观看出每月库存变化。
• 销量排行可以用柱状图，商品名做横轴，销量做纵轴。
• 可以加“筛选切片器”，实现一键切换不同商品的图表。
• 图表可以自定义颜色、标题，做得更美观。
• 做好后，把图表和数据表放一起，方便查看。

如果你会用数据透视表，直接基于透视表插图，数据动态联动，非常省事。Excel的图表功能很适合小白，只要数据结构清晰，基本都能一键生成。

等你玩熟了，可以尝试不同类型的图表，比如饼图、雷达图，甚至用动态图表做库存预警。

5. 新手用Excel进销存，怎么实现多门店或多仓库管理？

如果我有多个门店或仓库，Excel还能用来管吗？比如想知道每个门店的库存、进货、出货明细，Excel表格该怎么设计才不会乱？

这个问题挺常见的，尤其是生意做大后，不同门店、仓库的数据很容易混淆。我自己搞过一阵子，最后总结了几个实用方法：

• 进货、出货、库存表都要加一列“门店/仓库”字段，录入时一定要标明属于哪个门店或仓库。
• 用数据透视表做多维统计，门店做行、商品做列，库存或销量做值，可以一眼看出每个门店的情况。
• 如果库存要分开管理，可以给每个门店单独建一张库存表，然后用公式汇总总库存。
• 数据录入时，用下拉列表规范门店名称，防止手动输入出错。
• 想查某门店的明细，直接用筛选功能选对应门店，所有数据自动筛出来。
• 如果有调拨，建议再加一张“调拨表”，专门记录门店之间的货物流动。

实际用Excel做多门店管理，表格设计一定要清晰，字段要规范，数据量大时还要注意性能。如果业务再复杂点，可以考虑用简道云等在线工具，支持多门店、多端协作，也能自动统计汇总。

欢迎大家继续提问，Excel进销存其实还有很多实用技巧，大家也可以分享自己的经验！