手把手教你用wps excel进销存表怎么做，简单易学的详细步骤

在中小企业和个体商户的日常运营中，进销存数据的管理至关重要。很多人会选择用WPS Excel来做进销存表，因为它便捷、成本低、易于操作。想要高效创建一个实用的进销存表，首先需要理解进销存表的内涵及前期准备工作。

一、进销存表的基础知识与准备工作

1、什么是进销存表？

进销存表，顾名思义，就是记录企业或商户商品的进货（采购）、销售和库存变动的数据表。它能帮助我们：

• 实时掌握库存数量，避免缺货或积压
• 追踪采购和销售环节，优化经营策略
• 统计利润和成本，为决策提供数据支撑

一个标准的进销存表至少应涵盖下列字段：

2、准备工作一：梳理商品信息

要点：

• 列出所有需要管理的商品及其基本信息
• 设定统一的商品编号系统，避免数据混乱
• 明确库存统计周期（如：按月、按周）

举例说明： 假设你是一个经营日用百货的小商店，需管理“洗衣液、牙膏、毛巾”等商品。建议先建一个商品清单表，便于后续录入和管理。

商品清单样例：

3、准备工作二：设计表格结构

核心论点：表格结构设计决定后续数据处理的便利性。 可以用WPS Excel的表格、筛选、公式等功能，让进销存数据更清晰易用。建议采用“横向字段、纵向记录”模式，便于查找与统计。

设计建议：

• 每个商品一行，字段分列
• 可用“冻结窗格”功能固定表头，方便浏览大量数据
• 适当设置单元格格式，如“数字、日期、文本”等，提高数据准确性

流程小结：

1. 明确要管理的商品范围
2. 收集和整理商品基础信息
3. 规划表格字段（见上表）
4. 在WPS Excel中新建工作表，录入基础数据

温馨提示： 如果你的商品种类繁多，数据量大，Excel操作可能会变得繁琐。此时，可以考虑用简道云这类零代码平台。简道云具备更强的数据管理、流程审批与统计分析能力，支持高效在线数据填报和协同办公，已经有超过 2000w 用户、200w+团队选择。 👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

二、手把手制作进销存表的详细步骤

掌握了基础知识和准备工作后，接下来就是“手把手教你用WPS Excel进销存表怎么做”的核心环节。下面以一个具体案例，分步骤解析进销存表的制作流程，确保你能简单易学地完成。

1、建立基础表格

步骤详解：

• 打开WPS Excel，新建一个工作簿
• 在第一个工作表命名为“进销存总表”
• 按前述设计，输入表头字段（如商品编号、名称、规格、单位等）

表格样例：

2、录入期初库存

• 在“期初库存”列填写各商品的起始数量
• 若不确定期初数据，可参考上期结余或实际盘点结果

小技巧：

• 可用“数据验证”功能限制输入类型，减少误填

3、进货与销售数据录入

每次进货或销售，都需及时录入到表格中。推荐建立两个辅助表：

• “进货记录表”：记录每笔采购明细
• “销售记录表”：记录每笔销售明细

进货记录表样例：

销售记录表样例：

4、自动计算期末库存

核心论点：公式自动化让数据管理更高效！ 你可以在“期末库存”列使用公式： =期初库存 + 进货数量 - 销售数量

示例公式（假设期初库存在E2，进货在F2，销售在G2）：
```
=E2+F2-G2
```

优势：

• 避免人工计算错误
• 自动更新，实时反映库存变化

5、金额及利润统计

可以进一步用公式计算金额与利润，辅助经营决策。

• 采购金额：进货数量 * 采购单价
• 销售金额：销售数量 * 销售单价
• 毛利润（可选）：销售金额 - 采购金额

实例演示：
假设一瓶洗衣液进价15元，售价20元，进货30瓶，卖出40瓶，则：

• 进货金额：30*15=450元
• 销售金额：40*20=800元
• 毛利润：800-450=350元

6、表格美化与数据分析

要点：

• 使用“条件格式”高亮低库存商品（如库存<10时红色警示 🚩）
• 利用“筛选”功能按商品编号、名称快速查找数据
• 可以插入“柱状图、折线图”分析销售趋势

美化建议：

• 表头加粗、底色填充
• 关键数据加“边框”，便于区分
• 合理调整单元格宽度，提高可读性

数据分析示例：
假设你有一列“累计销售金额”，通过“数据透视表”统计每月销售总额，直观掌握业绩变化。

7、进销存表的日常管理建议

• 按周期盘点库存，修正误差
• 每次进货、销售后及时更新数据
• 定期备份Excel文件，防止数据丢失
• 多人协作时，设置编辑权限，避免误操作

核心论点：良好的日常管理习惯是进销存表高效运作的关键。

三、案例分析与进阶技巧

为帮助读者更深入理解“手把手教你用wps excel进销存表怎么做，简单易学的详细步骤”，下面通过实际案例和进阶技巧，提升进销存表的实用性与智能化水平。

1、实际案例：百货店进销存表全流程

假设王老板经营一家日用百货店，他用WPS Excel制作了进销存表，流程如下：

• 首先，建立商品清单，录入所有商品的基础信息
• 每次采购、销售后，在对应记录表登记明细
• 每月底用公式统计期末库存、销售金额
• 利用数据透视表汇总每类商品的销售情况

王老板的表格部分截图：

王老板的进步：

• 通过高亮低库存商品，及时补货，避免断货
• 分析销售数据，发现促销能提高某些商品销量
• 利用图表，直观呈现业绩趋势，激励团队

2、进阶技巧：提升效率与智能化

Excel技巧汇总：

• 利用“数据有效性”限制输入内容，减少失误
• 设置“条件格式”，自动提示异常数据
• 应用“数据透视表”进行多维度分析，如按月、按商品类别统计
• 用VLOOKUP函数自动匹配商品信息，提升录入速度
• 通过“宏”批量处理数据，适合高频、重复操作场景

举例：VLOOKUP自动填写商品名称

假如在进货记录表输入商品编号后，自动带出商品名称：
```
=VLOOKUP(B2,商品清单表!A:B,2,FALSE)
```
这样只需输入编号，商品名称自动出现，大大提升效率。

3、Excel进销存的局限与替代方案推荐

局限性：

• 多人协作时，Excel文件容易混乱
• 数据量大时，表格易卡顿，分析不够高效
• 流程审批（如采购、报销等）不易自动化
• 移动端操作体验有限

替代方案推荐：简道云

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简道云的优势：

• 多人实时协作，权限灵活管控
• 云端存储，数据安全可靠
• 支持移动端、自动化流程、可视化报表
• 零代码搭建，普通用户也能轻松上手

四、总结与简道云推荐

本文全面讲解了“手把手教你用wps excel进销存表怎么做，简单易学的详细步骤”，从进销存表的基础知识、表格结构设计、实际操作流程，到案例分析与Excel进阶技巧，力求帮助企业和个体用户用最简单的方式高效管理进销存数据。

• 建议先梳理商品信息，设计好表格结构
• 按步骤录入进销存数据，善用公式自动统计
• 定期盘点与数据分析，优化经营策略
• 掌握Excel进阶技巧，提升管理效率

如果你在实际应用中，遇到Excel多人协作、流程自动化、数据分析等难题，推荐试试简道云。它是IDC认证的国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有 2000w+ 用户和 200w+ 团队，能替代Excel进行更高效的在线数据填报、流程审批、分析与统计。
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本文相关FAQs

1. WPS Excel做进销存表时，怎么设计商品信息的表头？哪些字段是必须的？

进销存表的商品信息表头怎么设计，其实困扰了不少刚入门的小伙伴。大家都怕字段太多复杂，或者漏了关键数据，导致后期统计麻烦。有没有那种一看就懂、用起来方便，还能后期扩展的表头方案？

嗨，这个问题很实用！我自己摸索过，表头设计直接影响后期的数据管理体验。我的建议是，商品信息表头一般要包含这些必备字段：

• 商品编号：每个商品的唯一标识，后续查找和统计都靠它。
• 商品名称：直观展示商品具体是什么。
• 商品类别：方便分类汇总，比如饮料、零食等。
• 规格/型号：有些商品有不同规格，这个字段很关键。
• 单位：比如“瓶”“包”等，后期做汇总方便。
• 进价：实际采购价，做利润分析用的。
• 售价：销售价格，直接关系利润。
• 库存数量：当前库存状态，避免断货。
• 供应商：方便追溯货源。
• 备注：可以记录一些特殊说明。

用这些字段基本能满足大部分小型进销存需求，后续如果需要加条码、有效期等信息，也可以自定义扩展。表头整洁明了，后期做数据透视表或者筛选都很方便。如果觉得Excel表格太繁琐，其实可以试试简道云这种在线表单工具，拖拖拽拽就能做出很专业的进销存管理系统，操作比Excel还简单： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

2. 如何用WPS Excel实现自动库存更新？有没有不用写公式的傻瓜办法？

很多人想做进销存表，但最怕的就是库存数量每次都要手动改，容易出错。有没有那种不用写复杂公式，动动手指就能自动算出最新库存的方法？适合小白操作的那种。

你好，这个痛点我太懂了！其实，Excel本身还是要用公式实现库存自动更新，但也有很简单的办法，适合不懂公式的小伙伴：

• 利用Excel的“数据有效性”功能，设置下拉选择入库/出库操作类型。
• 先做一张记录表，包含日期、商品编号、操作类型（入库/出库）、数量。
• 在商品信息表里，用SUMIF函数统计各商品的入库和出库总量，然后库存=入库总量-出库总量。
• 如果实在不想写公式，可以用WPS的“表格助手”功能，直接插入“进销存”模版，自动帮你生成公式。
• 还有一种更傻瓜的方式，定期把记录表里的数据筛选出来，人工汇总库存。这虽然原始，但绝对不会出错。

个人经验是，刚开始做可以用SUMIF公式，真的不难，复制粘贴一下就好。等后期业务复杂了，再考虑进阶用VLOOKUP或者Power Query。如果觉得表格太繁琐，不妨试试简道云，它的自动计算和库存更新特别智能，界面比Excel友好很多。

3. 进销存表怎么防止数据被误删或篡改？有没有简单易行的保护方法？

做进销存表，最怕同事或者自己手一抖把数据删了，更怕误操作把库存搞乱。用WPS Excel怎么设置让数据更安全？有没有不用复杂设置的保护方法，适合日常工作场景？

哈喽，这个问题很有共鸣！数据安全真的很重要，尤其是进销存这种业务表。我的经验是可以这样简单操作：

• WPS Excel有“保护工作表”功能，开启后可以限制编辑范围，比如只允许输入数量、不能动商品信息。
• 可以给关键区域加“锁定单元格”，只保留少量可编辑区域，让同事只能填入需要的数据。
• 定期备份，习惯养成很重要。每次修改前先存个副本，哪怕误删都能找回来。
• 用“数据有效性”限制输入内容，比如只允许输入数字，避免手误。
• 如果多人协作，尽量用WPS的云表格，多人同时编辑自动记录历史版本，方便回溯操作。

这些方法门槛都很低，不需要懂技术。企业场景下，其实用简道云的权限和操作日志功能更专业，谁动了什么都能查出来，安全性比Excel高不少。

4. 进销存表做完之后，怎样快速查看月度销售和库存变化趋势？

我已经用WPS Excel做了进销存表，数据也录得差不多了。现在想看每个月的销售量和库存变化趋势，有没有简单的方法可以自动统计和生成图表？不想一条条自己算，太慢了。

你好，我遇到过类似需求，其实用Excel自带的数据透视表和图表功能就很方便。我的建议如下：

• 把你的进销存原始数据按“日期”、“商品编号”、“销售数量”这几列整理好。
• 用数据透视表功能，分别统计每月的销售总量和库存数量。
• 透视表做出来后，直接插入“折线图”或者“柱状图”，就能一眼看到趋势变化。
• 如果想更直观，可以用条件格式给增长或下降的数据加颜色标记。
• WPS的表格助手也有“自动图表”功能，点两下就能生成趋势图，不需要自己画。

这些方法操作很快，也不需要复杂公式。如果表格做得规范，趋势分析就很省心。如果你对数据可视化有更高要求，其实可以试试简道云的可视化报表功能，拖拽式操作，比Excel还省事。

5. 怎么把进销存表和采购、销售、客户数据关联起来，方便后续分析？

我现在用WPS Excel做进销存表，发现采购、销售和客户信息都分开了，想做个关联分析，比如看哪个客户买了什么产品，采购了哪些商品。Excel能实现这种关联吗？步骤会不会很复杂？

你好，这个问题很专业，也是很多进销存表用到一定程度后会遇到的痛点。其实Excel完全可以实现数据关联，操作不算复杂：

• 先分别做“采购表”、“销售表”和“客户表”，每表都有唯一标识（比如客户编号、商品编号）。
• 在进销存表里用VLOOKUP函数，把销售和采购信息匹配进来，比如查某客户的采购明细。
• 如果表格数据量大，推荐用Power Query（WPS里叫“数据查询”），可以直接把不同表的数据合并起来，自动生成关联分析表。
• 可以用透视表同时显示采购、销售与客户的多个维度，分析某段时间某客户的购买行为。
• 日常分析时，不需要手动查找，只要设置好公式和透视表，数据自动联动。

经验分享：刚入门建议先用VLOOKUP函数，后续可以学下Power Query，关联分析会更强大。如果觉得Excel各种表格太分散，试试简道云的多表关联功能，操作简单，分析效率也高。