零基础教学：Excel中进销存系统怎么做视频详细操作步骤分享

进销存系统是企业数字化管理的基础工具之一，能够帮助公司实现库存、采购、销售等环节的数据化管理。对于零基础用户来说，使用 Excel 搭建进销存系统不仅成本低，而且学习门槛较低。本文将围绕“零基础教学：Excel中进销存系统怎么做视频详细操作步骤分享”，以通俗易懂的方式拆解操作流程，助你快速上手。

一、零基础也能操作：Excel进销存系统的核心思路与基础知识

1、进销存系统的基本构成与作用

进销存系统主要用于解决以下问题：

• 库存管理：实时记录每种商品的存量，避免断货或积压。
• 采购管理：跟踪采购订单、供应商信息，优化采购流程。
• 销售管理：自动统计销售数据，分析客户订单，提高服务效率。

Excel 的优势在于：

• 灵活搭建，能根据实际需求自定义字段和表格结构；
• 可视化强，支持图表、数据透视表、条件格式等多种功能；
• 便于数据处理和统计，适合小微企业或个人商户使用；
• 成本低，无需额外购买专业软件。

2、Excel进销存系统的核心表格设计

在实际搭建过程中，推荐分为三大核心表格：

核心要点：

• 每个表格都应有唯一的主键（如商品编码），便于关联和查找数据；
• 表格字段应清晰明了，避免过度复杂化；
• 可通过数据验证功能，减少录入错误。

案例分析 假设你要管理一个小型日用品店，商品信息表可包含如下内容：

采购/入库表示例：

销售/出库表示例：

3、进销存系统核心数据逻辑梳理

库存计算公式 库存数量 = 入库总量（采购） - 出库总量（销售）

在 Excel 中，可以通过 SUMIF 或 SUMIFS 公式实现自动统计：

• 入库总量：=SUMIF(采购表!B:B, 商品编码, 采购表!C:C)
• 出库总量：=SUMIF(销售表!B:B, 商品编码, 销售表!C:C)
• 当前库存：入库总量 - 出库总量

数据流动逻辑：

• 新商品录入商品信息表；
• 每次采购/入库，在采购表记录数量和时间；
• 每次销售/出库，在销售表记录对应数据；
• 库存表实时汇总库存数据，便于随时查询。

小结列表：

• Excel 能灵活搭建进销存数据流，适合零基础用户自学；
• 表格规范可降低操作难度，有利于后续自动化处理；
• 通过公式和数据透视表，可以快速实现数据统计和分析。

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二、详细操作步骤：Excel进销存系统视频教学全流程拆解

对于“零基础教学：Excel中进销存系统怎么做视频详细操作步骤分享”的核心问题，下面将以视频实操的思路，细致拆解每一步，让你跟着步骤就能搭建出属于自己的进销存系统。

1、表格搭建与字段设置

第一步：新建商品信息表

• 打开 Excel，新建一个工作簿；
• 在第一个工作表命名为“商品信息”，设置如下字段：
• 商品编码（唯一，建议手动编号或自定义规则）
• 商品名称
• 单位
• 规格
• 使用“数据验证”功能，限制单位输入为固定选项（如瓶、支、袋等），减少录入错误。

第二步：新建采购/入库表

• 新建工作表“采购入库”，字段如下：
• 日期（建议用日期格式，便于后续筛选）
• 商品编码（设置下拉框，引用商品信息表中的编码）
• 数量
• 供应商
• 使用“数据有效性”进行商品编码下拉选择，避免输入错误。

第三步：新建销售/出库表

• 新建工作表“销售出库”，字段如下：
• 日期
• 商品编码（同样设置下拉框）
• 数量
• 客户

辅助功能要点：

• 可用“条件格式”高亮库存低于阈值的商品；
• 通过“筛选”功能快速定位特定商品或日期区间的数据。

2、库存自动统计实现

建立库存汇总表

• 新建一个“库存汇总”工作表，包括商品编码、商品名称、当前库存等字段。
• 使用 SUMIF 或 SUMIFS 公式自动计算库存。例如：

公式举例：

• 入库总量：=SUMIF(采购入库!B:B, A2, 采购入库!C:C)
• 出库总量：=SUMIF(销售出库!B:B, A2, 销售出库!C:C)
• 当前库存：=入库总量-出库总量

数据透视表使用

• 选中采购入库表或销售出库表的数据，插入“数据透视表”，能快速统计某商品在某时间段的采购或销售数量。
• 可视化展示库存变动趋势，便于管理决策。

案例演示： 假设你的视频教学演示了某商品的库存统计：

• 洗衣液（A001）累计入库 50 瓶，累计销售 20 瓶；
• 当前库存自动显示为 30 瓶；
• 当库存低于 10 瓶时，条件格式自动高亮提醒补货。

3、进销存数据分析与报表输出

进销存日报/周报自动生成

• 利用 Excel 的筛选和汇总功能，定期生成日报或周报。
• 可用公式统计销售总额、采购总额、毛利等关键指标。

数据可视化

• 插入折线图、柱状图，展示库存变化、销售趋势、采购周期等；
• 一目了然掌握经营状况，助力企业决策。

常见问题与解决方法

• 录入错误：通过数据验证和下拉选择减少；
• 库存不准：建议定期盘点，并与系统数据核对；
• 表格混乱：保持字段标准化、避免随意添加或删除字段。

进阶技巧补充列表：

• 利用 VBA 实现自动化提醒或邮件通知（适合有一定基础的用户）；
• 使用条件格式自动高亮关键数据；
• 利用“保护工作表”功能，防止误操作。

视频教学要点总结：

• 每一步都有清晰的操作演示和讲解；
• 重点强调公式设置与数据流动逻辑；
• 教学中穿插实际案例，便于用户理解与模仿；
• 鼓励用户在 Excel 基础上不断优化表格设计，提升效率。

三、实用案例与进阶方案：让Excel进销存系统更贴合实际业务

打造一个实用的进销存系统，不仅仅是表格搭建，更要结合实际业务场景进行优化。以下案例和进阶方案，能帮助你从“零基础教学：Excel中进销存系统怎么做视频详细操作步骤分享”中获得更多实用启发。

1、日常业务案例：小型零售店进销存管理

案例背景：

• 某小型零售店，管理20种商品，每周采购和销售不定量。

实际操作流程：

• 店主每次采购后，打开“采购入库表”，记录日期、商品编码、数量和供应商；
• 每次销售时，打开“销售出库表”，记录销售数据；
• 每周查看“库存汇总表”，根据自动统计结果进行补货决策。

数据化成果：

• 库存准确率提升至99%；
• 商品断货率降低50%，销售额提升30%；
• 店主用 Excel 自动生成周报，节省了80%手工统计时间。

2、进阶方案：多门店/多仓库管理

若业务扩展至多门店或仓库，可进一步优化 Excel 表格：

• 增加“门店编号/仓库编号”字段，支持多地点库存管理；
• 利用数据透视表和筛选功能，分别统计各门店的库存和销售；
• 可通过“合并工作簿”功能，汇总各门店数据至总部。

多门店管理难点与解决方案：

• 数据同步：建议每周统一汇总数据，避免信息滞后；
• 权限管理：可分设不同工作表，保护敏感数据；
• 库存调拨：通过新增“调拨表”，记录门店间商品转移情况。

3、Excel与简道云等数字化平台对比

虽然 Excel 进销存系统已能满足大部分小微企业需求，但随着业务增长，数据量变大、协同需求提升，Excel 的局限也逐渐显现：

• 协同难度高：多人同时编辑易出错，数据不易同步；
• 权限管理有限：难以细分不同岗位的数据操作权限；
• 流程自动化弱：审批、提醒等需要手动或复杂二次开发。

简道云作为另一种解法，具备如下优势：

• 支持在线数据填报、自动库存统计、流程审批；
• 零代码搭建，适合零基础用户快速构建数字化系统；
• 超2000w+用户和200w+团队的信赖，国内市场占有率第一；
• 支持多端协同，数据安全性更高，自动化水平更强。

如果你希望进销存管理更高效，建议试用简道云： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

四、全文总结与实用推荐

通过本文《零基础教学：Excel中进销存系统怎么做视频详细操作步骤分享》，你已了解到Excel进销存系统的核心原理、表格搭建思路、详细操作步骤，以及实际案例与进阶方案。无论是小型企业、个人卖家，还是希望进一步提升数字化管理能力的团队，都能通过本文内容实现从零到一的进销存系统搭建。

核心要点回顾：

• Excel进销存系统适合零基础用户，有明确的数据流和表格规范；
• 视频教学可拆解为表格搭建、公式设置、数据分析三大步骤；
• 案例分享和进阶方案助力你应对更复杂业务场景；
• 如果需要更强协同与自动化能力，简道云是值得信赖的替代方案。

最后，建议你结合自身业务需求灵活应用 Excel，或试用简道云这样更高效的在线数字化平台，迈向智能进销存管理新时代。

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本文相关FAQs

1. 零基础做Excel进销存系统，模板怎么选才不会踩坑？

很多小伙伴想用Excel做进销存系统，但一打开Excel就被一大堆模板搞晕了，到底该选哪种模板？不同模板到底有什么区别？是不是随便套个模板就能用？其实选错模板后期想改都很麻烦，大家都想少走弯路，能不能详细聊聊模板选择的避坑经验？

大家好，我之前也是从零开始摸索Excel进销存。关于模板选择这个问题，确实很关键，踩过不少坑，分享几点经验吧：

• 先确定自己的需求。比如你是卖服装还是电子产品？进销存细节需求不同，有的还涉及批次管理、库存预警等，建议先在纸上列出自己日常操作流程。
• 千万别直接用网上随便下载的复杂模板。很多模板设计得很花哨，功能多但用不到，反而容易出错。初学者推荐用简洁的进销存表格，比如只分“进货记录、销售记录、库存表”三张表，操作直观。
• 模板格式要标准。比如日期统一格式、商品编码、数量一定要设成数字类型，后续方便做统计和公式处理。
• 推荐用Excel自带的“库存管理”模板当起点，可以先用最基础的功能，后续按自己的需求逐步加字段和公式。
• 最重要的是，不要追求一步到位，用最简单的模板先跑起来，等用顺手了再考虑优化和升级。

其实很多进销存场景，Excel只是开始。如果后期管理需求变复杂，比如多人协作或数据自动汇总，也可以考虑用简道云这类在线工具，操作比Excel更灵活。感兴趣可以试试： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

有疑问或者遇到具体表格难题，可以评论区继续交流，大家一起成长～

2. Excel做进销存系统，公式到底怎么设计才不容易出错？

很多人做Excel进销存，最头疼的就是各种公式。库存数量怎么自动计算？进货、销售和库存数据怎么关联？一旦公式错了，整个表都乱套，怎么设计公式才靠谱？有没有什么实际的套路或注意事项，能帮大家减少出错？

嗨，关于Excel公式设计，真的说到痛点了。我的经验总结如下：

• 进货和销售分开记录，库存用公式自动汇总。例如库存=累计进货数量-累计销售数量。可以用SUMIF函数按商品编码汇总进销数量，再用简单减法得出当前库存。
• 商品编码一定要唯一，公式用这个作为主键。避免用商品名称做关联，容易出错。
• 推荐用表格引用（比如结构化引用），而不是直接用单元格地址，这样公式复制和维护会更方便。
• 常用公式：SUMIF、VLOOKUP/XLOOKUP、IFERROR。比如查找库存异常时，用IFERROR可以避免报错。
• 公式分步设计，不要一口气写很长的多层嵌套，拆成小步骤，调试起来更容易。
• 公式一定要养成测试习惯，随便输入几个数据试一试，观察结果是否符合预期。

如果遇到公式无法处理的复杂场景，比如需要跨表统计或者自动生成报表，可以考虑用Excel的Power Query功能，自动化处理数据。大家实际操作时，可以多用Excel自带的帮助文档和函数示例，慢慢就上手了。

如果有具体公式难题，欢迎晒出来一起讨论，实战交流更容易学会！

3. Excel进销存系统怎么做数据透视表，统计分析有什么实用技巧？

很多人做Excel进销存系统后，想做库存统计、月度销售分析，但一到数据透视表就蒙了，字段怎么拖、布局怎么选，总是出不来想要的报表。能不能聊聊实际操作中数据透视表的设置技巧？有哪些不容易注意的小细节？

哈喽，这个问题我也很有体会。数据透视表其实是Excel里最强大的统计工具，用好了能大大提升进销存管理效率。我的实用技巧如下：

• 原始数据一定要结构化，每一行只记录一条明细，字段命名规范，比如“日期、商品编码、数量、金额”。
• 插入数据透视表前，先选定完整的数据区域，避免漏掉新增数据。
• 拖字段时，把“商品编码”或“商品名称”放到行标签，“日期”放到列标签，“数量”或“金额”放到值区域，这样可以横向看每月销量、纵向看各商品库存。
• 利用筛选功能，能快速查看某一类商品的进销情况，也可以用切片器（Slicer）做更直观的筛选。
• 数据透视表可以设置多级汇总，比如按月份、季度、商品类别分级统计，非常适合进销存的场景。
• 统计完后，可以用条件格式高亮异常数据，比如库存为负或销量突增。

操作中遇到透视表数据不更新的问题，记得随时刷新数据透视表（右键刷新），否则数据分析结果会不准确。数据透视表用得多了，分析各种进销存问题就会很得心应手。

大家还有关于透视表布局、字段设置的具体问题，欢迎留言交流，一起提升Excel实战力！

4. Excel进销存表格怎么防止数据录入出错，有没有简单有效的方法？

很多人用Excel做进销存，最怕录数据时出错，比如商品名称输错、数量输入成文本，结果整个库存都不对。有没有什么简单又高效的方式能减少录入错误？实战中你有什么好用的技巧？

嘿，这个问题真的很实用，也很容易被忽略。我的经验是：

• 设置数据有效性。比如商品名称用下拉菜单，只能选已有商品，不允许随意输入；数量字段限制只能输入数字，最大最小值都可以设定。
• 商品编码建议用唯一编号，录入时可以用VLOOKUP做校验，防止重复或错误。
• 用条件格式做异常提醒，比如数量小于0时自动变红，便于发现录入问题。
• 多人协作时建议每个人负责不同部分，避免多人同时改同一个表格。
• 养成每周或每月定期对账的习惯，及时发现并修正录入错误。
• Excel里可以用表单视图录入数据，界面更友好，减少误操作。

其实，如果进销存数据越来越多，Excel人工录入还是容易出错。可以考虑用在线表单工具，比如简道云，能直接设置字段校验和自动数据同步，协作效率高很多。如果有兴趣可以试试： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

希望这些经验能帮到大家，大家有自己的防错小妙招也欢迎分享～

5. Excel进销存系统怎么做自动预警，比如库存不足时提醒？

很多小伙伴想让Excel进销存系统能自动提醒库存不足，但实际操作起来，发现设置预警很麻烦，公式和条件格式经常出错。有没有通俗易懂的方法，让Excel自动预警库存低于安全值？实际操作有哪些细节要注意？

大家好，自动预警其实是Excel进销存系统里很实用的功能。我自己用下来，分享几个简单实用的做法：

• 在库存列表加一个“安全库存”字段，每种商品设定一个最低安全值。
• 用条件格式设置预警，比如库存数量小于安全库存时单元格自动变红，直观又简单。
• 可以用IF函数生成提醒信息，比如=IF(库存数量<安全库存,"库存不足","正常")，让管理者一目了然。
• 推荐把预警信息汇总在“库存预警”单独一页，方便随时查阅。
• 如果库存变化频繁，建议加个自动刷新按钮（用Excel宏），实时更新预警状态。
• 操作时一定要注意公式引用的准确性，尤其是安全库存字段不要漏填，否则预警会失效。

自动预警用好了，库存管理会省心很多。大家在实际操作中，如果有宏设置或条件格式的具体难题，可以留言讨论，一起解决。

6. Excel进销存系统如何实现多仓库管理，数据怎么整合最方便？

很多企业或店铺有多个仓库，Excel做进销存时经常遇到分仓管理的难题，数据汇总和调拨特别麻烦。有没有实用的多仓库管理方法？数据整合时有哪些注意事项？能不能分享下实际操作经验？

嗨，关于多仓库管理，这也是我做Excel进销存时遇到过的挑战。我的经验如下：

• 每个仓库单独建一张表，记录本仓库的进销存明细，字段格式保持一致。
• 全部仓库的数据用“仓库名称”字段关联，汇总时用数据透视表或SUMIFS等函数按仓库分类统计库存。
• 商品调拨可以单独建一个“调拨记录表”，记录调出仓库和调入仓库、商品数量等信息，方便查账。
• 汇总分析时建议用Power Query整合各仓库数据，一键同步，特别适合仓库多、数据量大的场景。
• 多仓库管理下，商品编码和仓库名称都必须唯一，公式引用时注意主键字段，防止数据错乱。
• 数据安全方面，多仓库协作建议用云端同步工具，Excel共享容易冲突。

如果多仓库数据越来越庞大，Excel虽然能实现，但操作复杂，建议尝试一些在线系统，比如简道云，支持多仓库协同和自动汇总，适合团队使用。感兴趣的话可以试试： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。

大家实际操作中遇到多仓库数据整合难题，欢迎留言讨论，互相交流效率更高！