零基础怎么用Excel制作一个进销存软件？详细步骤教程分享

进销存，是企业经营中至关重要的三大环节：采购（进）、销售（销）、库存（存）。不少小微企业、个体商户都希望借助数字化工具提升效率，但市面上的进销存软件往往复杂或价格不菲。其实，Excel零基础用户也能自制一套简单易用的进销存管理系统。这一章节将为你梳理整体思路、基础功能和准备工作，让你不再迷茫。

一、零基础入门：用Excel打造进销存软件的核心思路

1、Excel进销存系统的基本结构

Excel虽不是专业的进销存软件，但其表格、公式、数据透视等功能非常适合搭建小型业务的管理工具。一般来讲，一个基础的进销存系统需要涵盖如下内容：

商品信息表：记录商品编号、名称、规格、单位、进价、售价等
采购记录表：每一次进货的详情，包括日期、供应商、商品明细、数量、进价
销售记录表：每一次销售的详情，包括日期、客户、商品明细、数量、售价
库存表：统计当前库存数量、预警、库存金额等

核心逻辑：通过采购与销售数据自动计算库存变化，实现一体化管理。

2、前期准备与规划

在动手操作之前，建议你做好以下准备：

明确业务需求：如是否需要管理多仓库、是否涉及退货、是否有库存预警需求
梳理商品信息：整理出所有商品的基本资料，便于后续录入
规划表格结构：建议先画出流程图或表格框架，明确数据流动关系
备份数据：Excel操作前请做好数据备份，避免误删造成损失

案例分析：小型便利店Excel进销存需求 例如，一个10人团队的小型便利店，日常有20种商品，平均每天进货1-2次，销售10-30单。其进销存需求主要是：

记录每次进货、销售明细
随时查看各商品库存
快速统计某日、某月销售额和利润

用Excel自制进销存系统，完全可以满足这类业务场景。

3、Excel的优势与局限对比

Excel的优势：

零基础用户易上手，操作界面直观
灵活自定义，能根据实际需求调整
无需额外成本，适合小微企业或初创团队

不足之处：

多人协作较弱，数据易混乱
难以处理复杂流程和大数据量
数据安全和权限控制有限

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二、详细步骤教程：零基础用Excel制作进销存软件

接下来，我们将分步讲解如何用Excel零基础搭建进销存管理系统，覆盖表格设计、公式应用、数据统计与自动化处理。只需跟着教程操作，哪怕完全没有相关经验，也能轻松上手！

1、创建商品信息表

第一步：新建工作簿，并创建“商品信息”表。 建议表格结构如下：

商品编号	商品名称	规格	单位	进价	售价	库存上限	库存下限
10001	矿泉水	500ml	瓶	1.5	2.0	200	20
10002	可乐	500ml	瓶	2.0	2.5	150	15

商品编号建议采用唯一编码，便于后续引用
规格、单位帮助区分不同商品属性
进价与售价有助于后续利润统计
库存上下限用于库存预警

技巧提示：可将商品信息表设置为“数据源”，后续采购和销售等表格引用商品编号，减少手动输入错误。

2、建立采购记录表

第二步：新建“采购记录”表，记录每一次进货情况。 参考结构：

采购日期	供应商	商品编号	商品名称	采购数量	进价	总金额
2024/06/01	A供应商	10001	矿泉水	50	1.5	75
2024/06/02	B供应商	10002	可乐	30	2.0	60

采购日期与供应商便于追溯来源
商品编号与名称建议用数据有效性（下拉菜单）引用商品信息表
采购数量、进价用于自动计算总金额（公式：=采购数量*进价）

实用公式： 总金额 = 采购数量 * 进价

3、建立销售记录表

第三步：新建“销售记录”表，记录每一次销售情况。 建议结构：

销售日期	客户	商品编号	商品名称	销售数量	售价	总金额
2024/06/01	张三	10001	矿泉水	10	2.0	20
2024/06/02	李四	10002	可乐	5	2.5	12.5

客户信息可简化（如散客），也可详细记录
商品编号与名称同样建议引用商品信息表
售价可自动带出，提高准确性

实用公式： 总金额 = 销售数量 * 售价

4、动态库存表设计

第四步：设计“库存表”，自动统计每个商品的当前库存。 建议结构：

商品编号	商品名称	初始库存	进货累计	销售累计	当前库存	库存预警
10001	矿泉水	50	100	80	70	正常
10002	可乐	30	80	60	50	正常

库存计算公式： 当前库存 = 初始库存 + 进货累计 - 销售累计

进货累计与销售累计如何统计？

利用Excel的SUMIF函数，自动汇总采购和销售记录表中对应商品的数量。
示例公式：
进货累计：=SUMIF(采购记录!C:C, 商品编号, 采购记录!E:E)
销售累计：=SUMIF(销售记录!C:C, 商品编号, 销售记录!E:E)

库存预警公式： =IF(当前库存<=库存下限, "预警", "正常")

优势：

自动实时更新，无需手动统计
提供库存预警，降低断货风险

5、进销存统计分析与自动化

第五步：利用数据透视表与图表可视化进销存数据。

创建数据透视表，快速统计每日、每月的采购额、销售额、利润
插入柱状图、折线图，直观展示库存变化

利润统计公式： 利润 = 销售总金额 - 采购总金额

自动化技巧：

利用VLOOKUP函数自动带出商品名称、价格等信息
设置数据验证，下拉选择商品编号，减少输入错误
利用条件格式标红预警库存不足项

实操案例：便利店月度进销存分析

项目	采购总额	销售总额	利润
2024年6月	¥2,500	¥4,200	¥1,700

利用数据透视表，统计各商品、各时间段的销售额
快速筛选高利润商品、滞销商品

6、数据安全与多用户协作建议

Excel本地文件存在一定风险，建议：

定期备份，避免数据丢失
设置密码保护，防止误操作
多人协作时建议使用Excel在线版（如Office 365），支持云端实时编辑

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三、进阶技巧与常见问题解答

掌握了基础搭建步骤后，很多用户会遇到一些实际问题。下面整理了一些进阶技巧和常见问答，助你进一步提升Excel进销存系统的实用性和效率。

1、如何防止数据输入出错？

数据有效性设置：

商品编号、名称、单位等字段可设置下拉菜单，引用商品信息表，减少输入拼写错误
采购/销售数量设置为只能输入正整数
利润、库存等字段自动计算，禁止手动修改

条件格式应用：

对库存预警字段设置条件格式，一旦低于下限自动标红
利润为负时自动高亮，便于及时发现异常

2、如何实现多仓库或多门店管理？

多仓库方案：

增加“仓库”字段，每条记录注明归属仓库
每个仓库单独统计库存，利用SUMIFS函数按仓库汇总

商品编号	商品名称	仓库	当前库存
10001	矿泉水	A仓	30
10001	矿泉水	B仓	40

多门店方案：

增加“门店”字段，采购与销售记录中注明门店信息
用数据透视表按门店统计销售额、库存情况

3、如何高效查找与统计历史数据？

使用筛选与查找功能：

利用“筛选”功能，快速查找某商品某日期的采购或销售记录
利用“查找”功能，定位某客户或供应商的历史交易

数据透视表分析：

一键统计某商品每月采购、销售数量
分析不同时间段的销售趋势，辅助决策

4、如何自动生成报表与图表？

数据透视表：

选中数据区域，插入数据透视表
自定义行、列，统计不同维度的采购/销售/库存数据

自动生成图表：

插入柱状图、饼图等，动态展示库存分布、销售排名
图表随数据变化自动更新，实时反映业务状况

5、如何保障数据安全与隐私？

Excel安全措施：

设置工作簿/工作表保护密码
定期备份、保存不同版本
避免在公共电脑上操作敏感数据

多人协作建议：

明确分工，指定专人录入和维护
使用Excel在线版，支持多人实时编辑和版本追溯

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6、常见问题答疑

问：Excel能否自动提醒库存低于预警线？ 答：可以。利用条件格式和IF公式，一旦库存低于下限，自动变色或弹出警示。

问：如何防止数据被误删？ 答：设置表格保护，禁止非授权人员修改敏感区域。定期备份文件，建议每周自动保存不同版本。

问：进销存数据量大时，Excel会不会卡顿？ 答：对于上万条数据，Excel可能会变慢。此时建议拆分表格或升级到更专业的平台，如简道云，支持大数据量在线管理。

问：能否用Excel实现扫码录入？ 答：配合扫码枪，将商品编号扫码后自动录入表格，提升录入效率。但需要硬件支持。

总结与推荐：Excel进销存方案与数字化升级新选择

本文详细讲解了零基础怎么用Excel制作一个进销存软件的完整流程，从表格设计到公式应用、自动化统计与报表生成，让你轻松搭建属于自己的数字化管理工具。Excel进销存方案适合小微企业或初创团队，具有成本低、易上手、灵活可定制等优点。但随着业务增长，数据安全、多人协作以及复杂流程管理需求变高，Excel可能面临瓶颈。

此时，简道云等零代码数字化平台是更高效的替代方案。简道云已服务2000w+用户和200w+团队，支持在线数据填报、流程审批、权限管控、智能分析，无需编程，轻松实现企业数字化升级。

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本文相关FAQs

1. 零基础做Excel进销存，表格设计怎么规划？哪些字段一定要加？

很多朋友问，刚开始做Excel进销存，表格应该怎么设计？是不是随便加点商品名称、数量就可以了？其实，表格设计是进销存系统的关键，关系到后期查询、统计和数据管理。新手容易漏掉一些重要的字段，比如“单据编号”、“时间”、“客户/供应商”等，导致后面查账很难。到底哪些字段必不可少，又怎么设置才高效？

你好，我也是从零做起的，刚开始也被表格设计搞晕过。总结下，表格结构建议这样：

基础字段：商品编号、商品名称、规格型号、单位，这些是商品基础信息。
进货表：日期、单据编号、供应商、商品编号、名称、进货数量、单价、金额。
销售表：日期、单据编号、客户、商品编号、名称、销售数量、单价、金额。
库存表：商品编号、名称、库存数量、最近进/销时间。

这样设置，查账和统计时能直接筛选和汇总。单据编号非常重要，用来追溯每一笔业务。日期字段建议用Excel的日期格式，方便后期筛选。客户和供应商字段别省，有助于分析业务关系。如果觉得Excel太麻烦，其实像简道云这种在线表单工具也特别适合做进销存系统，界面友好还可以随时用手机查数据。简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。如果后续还想加数据权限、自动统计，这类工具也挺方便。

表格设计好后，后面数据录入、查询和自动统计都能更顺畅。如果有特殊业务，还可以加自定义字段。

2. Excel进销存怎么实现自动库存统计？公式该怎么写？

很多人用Excel做进销存，最头疼的就是库存自动统计。手动算太容易出错，尤其是业务多的时候。大家都想知道，Excel里有没有办法自动让库存数量随进货和销售变化？公式怎么写才不会出错？有没有什么经验分享？

嗨，这个问题很实用！我自己做进销存时也踩过坑。Excel自动库存统计其实主要用SUMIF和VLOOKUP两个函数。核心思路是：

建立进货表和销售表，分别记录每种商品的进货数量和销售数量。
在库存表里，用SUMIF统计每个商品的总进货和总销售。
库存数量=总进货-总销售。

比如你的库存表有“商品编号”一列，可以这样设置公式：

“总进货”：=SUMIF(进货表!B:B, 库存表!A2, 进货表!E:E)
“总销售”：=SUMIF(销售表!B:B, 库存表!A2, 销售表!E:E)
“库存数量”：=总进货-总销售

这样每当录入新数据，库存数量会自动刷新。商品编号要唯一，别写错，否则公式会查不到数据。如果商品品种不多，VLOOKUP也能用来查找库存明细。新手建议先用SUMIF，简单好上手。

如果你生怕公式出错，可以多用筛选功能，手动校验几次。等熟练了再考虑加点更复杂的公式，比如SUMIFS多条件统计。这样库存管理就基本OK了。

3. 如何用Excel设置进销存的权限分级，防止数据被误改？

很多小公司或者个人用Excel做进销存，都会担心数据安全。比如让员工录入进货和销售，但不希望他们能动库存汇总表或者历史数据。Excel能不能设置分级权限？有没有什么简单实用的方法，能防止误操作又不影响日常使用？

这个问题大家很关心，毕竟Excel不是专业数据库，权限管理确实有限。但有几种实用技巧可以参考：

工作表保护：Excel自带“保护工作表”功能，可以锁定公式、总库存、历史数据等不让修改，只允许输入指定单元格。点“审阅”-“保护工作表”，设个密码，别人就改不了这些内容了。
文件加密：Excel可以给整个文件加密码，防止被随意打开。适合敏感数据，但记得密码别忘了。
分表存储：把进货、销售录入表和库存汇总表分开，员工只拿录入表，老板自己查汇总。这样即便有人误操作，也不会影响总表。
备份机制：定期备份文件，最好每天自动保存一个副本。遇到误删或者改错还能及时恢复。

不过，Excel权限真的有限，如果业务复杂或者对安全性要求高，建议考虑用在线进销存系统，比如简道云，支持账户权限分级、数据操作日志等。简道云在线试用：www.jiandaoyun.com 。这样管理起来更放心。

总之，Excel能做基础权限防护，但不适合多层级复杂管控。如果只是简单用用，保护表格和定期备份就很够用了。