excel怎么设置一个进销存的表？新手详细操作步骤与模板分享

进销存管理是每个企业都无法回避的核心数字化场景之一。无论你是经营电商、实体店，还是负责公司物料采购，如何高效管理商品的进货、销售与库存，都是提升运营效率、降低成本的关键。对于很多新手来说，借助 Excel 设置进销存表，是最直接、成本最低的选择。本文将围绕“excel怎么设置一个进销存的表？新手详细操作步骤与模板分享”这一主题，带你深入了解进销存表的本质、Excel的应用优势及实际操作流程。

一、进销存管理基础知识与Excel应用优势

1、什么是进销存管理？

进销存，顾名思义，包含了“进货”、“销售”、“库存”三大环节。企业需要掌控每种商品的进货数量、销售数量以及期末剩余库存。科学的进销存管理，不仅能帮助企业避免缺货或库存过剩，还能精准核算利润，实现经营数据的透明化。

• 进货管理：记录每次采购的商品种类、数量、单价、供应商等信息。
• 销售管理：追踪每次销售的商品种类、数量、单价、客户等信息。
• 库存管理：动态计算各类商品的当前库存，及时预警低库存或滞销品。

2、Excel在进销存管理中的优势

对于新手或中小企业来说，Excel是理想的进销存工具。Excel怎么设置一个进销存的表？新手详细操作步骤与模板分享，是很多初学者常见的需求。

• 灵活性高：可以根据实际业务自定义字段和表结构。
• 成本低廉：无需购买专用进销存软件，人人都能用。
• 数据可视化：内置强大的数据分析和图表工具，便于汇总、统计和展示。
• 便于批量操作：支持批量录入、筛选、排序，极大提高录入效率。

3、Excel进销存表的基本结构

在实际应用中，Excel进销存表通常由以下几个核心工作表构成：

这些表之间通过商品编号字段实现关联，确保数据一致性和可追溯性。

4、真实案例：小型零售店Excel进销存实践

以一家小型零售店为例，老板小王用Excel管理日常进销存：

• 每天在“进货记录表”录入当天采购的商品及数量；
• 销售员工在“销售记录表”登记每笔销售数据；
• 每周末，老板通过“库存统计表”自动计算剩余库存，结合销售数据调整采购计划。

这种方式不仅提升了数据透明度，还帮助小王及时发现热销品和滞销品，优化库存结构。💡

5、Excel的局限与进阶选择

虽然Excel在进销存管理中极具性价比，但也存在一些局限：

• 数据量大时易卡顿，协作性弱；
• 审批流程、权限管控等复杂场景难以实现；
• 异地分店、团队协作需求难满足。

此时，简道云等数字化平台成为更高效的选择。简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，有超过2000万用户、200万+团队使用，可在线替代Excel实现数据填报、流程审批、分析与统计，支持多团队协作，安全可靠，更适合成长型企业。 👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

二、Excel进销存表搭建详细操作步骤（新手必看）

针对“excel怎么设置一个进销存的表？新手详细操作步骤与模板分享”，下面将以结构化方式，详细拆解Excel进销存表的创建全过程，确保零基础用户也能快速上手。

1、规划表格结构与字段

第一步：明确业务流程，设计表格结构。

• 商品信息表：商品编号、商品名称、单位、规格、单价、供应商等
• 进货记录表：日期、商品编号、商品名称、进货数量、进货单价、金额、供应商
• 销售记录表：日期、商品编号、商品名称、销售数量、销售单价、金额、客户
• 库存统计表：商品编号、商品名称、期初库存、本期进货、销售、期末库存、库存预警

建议使用统一商品编号进行数据关联，避免因名称不同步而造成混乱。

2、Excel表格实际搭建步骤

第二步：实际操作，一步一步创建Excel进销存表。

（1）创建商品信息表

• 新建工作表，命名为“商品信息”
• A列：商品编号
• B列：商品名称
• C列：单位
• D列：规格
• E列：单价
• F列：供应商

示例表格：

（2）创建进货记录表

• 新建工作表，命名为“进货记录”
• A列：日期
• B列：商品编号
• C列：商品名称（可用VLOOKUP自动填充）
• D列：进货数量
• E列：进货单价
• F列：金额（=进货数量*进货单价）
• G列：供应商

核心公式： C列商品名称 =VLOOKUP(B2,商品信息表!A:B,2,FALSE)

（3）创建销售记录表

• 新建工作表，命名为“销售记录”
• A列：日期
• B列：商品编号
• C列：商品名称（自动填充）
• D列：销售数量
• E列：销售单价
• F列：金额（=销售数量*销售单价）
• G列：客户

（4）创建库存统计表

• 新建工作表，命名为“库存统计”
• A列：商品编号
• B列：商品名称
• C列：期初库存
• D列：本期进货（SUMIF统计“进货记录”表）
• E列：本期销售（SUMIF统计“销售记录”表）
• F列：期末库存（=期初库存+本期进货-本期销售）
• G列：库存预警（如期末库存<5，提示“请补货”）

关键公式：

• D列本期进货 =SUMIF(进货记录!B:B,A2,进货记录!D:D)
• E列本期销售 =SUMIF(销售记录!B:B,A2,销售记录!D:D)
• F列期末库存 =C2+D2-E2

（5）数据自动化与可视化

• 利用条件格式，期末库存低于安全库存时自动高亮显示；
• 制作库存变化趋势图，快速掌握库存动态；
• 销售排行榜、采购排行榜一键生成。

3、批量录入与模板复用技巧

第三步：提高录入效率，避免重复劳动。

• 批量录入：可将进货单、销售单数据粘贴到Excel表中，减少手动输入。
• 下拉菜单：商品编号、商品名称设置数据有效性，防止录入错误。
• 模板复用：将表格结构保存为模板，每月复制新表，方便历史数据追溯。
• 自动统计：利用透视表快速统计每月进货、销售、库存变化，便于管理层决策。

4、Excel进销存表实用细节与管理建议

第四步：关注细节，提升管理效果。

• 数据备份：定期备份表格，防止数据丢失。
• 权限管控：设置工作表保护，防止误操作、数据篡改。
• 字段标准化：统一商品编号、名称、单位格式，便于分析。
• 异常预警：条件格式自动提醒低库存或超额销售，降低业务风险。

5、进销存Excel模板下载与分享

很多新手会直接搜索“进销存Excel模板”。其实，模板只是起点，最关键的是根据业务实际进行定制化调整。 以下是一个简单进销存表模板结构（可复制到Excel中使用）：

建议：结合实际业务调整字段与公式，确保数据准确、分析高效。

6、常见问题答疑与提升建议

• 如何避免数据重复录入？
• 使用数据有效性，下拉菜单选择商品编号，自动填充相关字段。
• 数据统计太复杂怎么办？
• 利用SUMIF、VLOOKUP等函数自动统计，减少手动计算。
• Excel协作不方便怎么办？
• 可尝试简道云等在线平台，实现多人协作、权限管理、流程审批等功能。 👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

三、进阶优化：提高进销存Excel表管理效能

了解了“excel怎么设置一个进销存的表？新手详细操作步骤与模板分享”基础之后，进阶优化能让你的表格管理效率倍增。以下从公式优化、自动化分析、协作升级等维度，帮助你构建更专业的Excel进销存系统。

1、公式与函数的深度应用

进销存管理离不开数据统计，Excel的强大函数能极大提升表格智能化程度。

• SUMIF/SUMIFS：按商品编号汇总进货、销售总数。
• VLOOKUP/INDEX+MATCH：跨表自动填充商品信息，避免手动查找。
• COUNTIF：统计滞销品、热销品数据，辅助决策。
• IF/条件格式：自动高亮库存不足、异常销售等情况，便于及时干预。

举例：统计牙膏本月销售总量

公式：=SUMIFS(销售记录!D:D,销售记录!B:B,"A001",销售记录!A:A,">=2024/6/1",销售记录!A:A,"<=2024/6/30")

2、数据可视化与趋势分析

管理者需要直观把握库存与销售动态，Excel图表功能是有力助手。

• 制作库存变化折线图，观察库存是否有积压或断货风险；
• 销售排行柱状图，快速识别热销品、滞销品；
• 利润分析饼图，呈现各品类利润占比。

可视化让数据一目了然，便于汇报与决策。 📊

3、透视表与高级筛选

透视表是Excel的“神兵利器”，能在几秒钟内汇总海量数据。

• 一键统计各商品月度销售、进货、库存变化；
• 快速筛选某类商品或某一供应商的业务数据；
• 多维度分析：按时间、商品、供应商、客户交叉统计。

高级筛选功能还能帮助你定位异常业务、优化库存结构。

4、团队协作与数据安全

Excel单机表格适合个人或小团队，但多人协作时容易出现数据冲突或丢失。

• 使用Excel的共享工作簿功能，支持多人同时编辑（但速度、稳定性有限）；
• 定期备份，防止数据被误删、篡改；
• 重要数据设置只读或密码保护，确保安全。

更高效的解决方案是使用简道云等在线协作平台。 简道云支持在线数据填报、流程审批、权限分级、自动统计分析。它不仅能替代Excel，更能解决多团队协作、异地分支同步、审批流等复杂场景，是数字化进销存管理的进阶之选。 👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

5、自动预警与智能分析

通过Excel的条件格式和公式，可以实现自动预警。

• 库存低于安全值时自动高亮，提醒及时采购；
• 销售异常波动时自动提示，辅助风险防控；
• 利润率过低商品自动标注，便于调整策略。

这一切，让你的Excel进销存表不仅仅是数据录入工具，更是智能化管控平台。

6、进销存表的持续优化建议

• 定期检查表格结构，优化字段设置；
• 按业务增长调整表格容量和分析维度；
• 学习最新Excel函数和数据分析技能，提升表格智能化水平；
• 结合简道云等数字化平台，实现更高效的业务协作与数据管理。

只有持续优化，才能让你的进销存管理始终保持领先优势。 🚀

四、结语：Excel进销存表新手入门到进阶的全流程总结

本文围绕“excel怎么设置一个进销存的表？新手详细操作步骤与模板分享”主题，深入解析了进销存管理的核心知识，系统讲解了Excel搭建进销存表的全过程。从表格结构设计、公式函数应用、模板下载，到进阶的自动化分析、团队协作、数据安全等，帮助新手读者实现从零到一的成长。Excel是进销存管理的经典工具，适合个人或小团队入门，但如果你需要更智能、更高效的数字化管理，简道云等平台则是强力推荐。

简道云作为IDC认证国内市场占有率第一的零代码数字化平台，已服务超过2000万用户和200万+团队。它能替代Excel实现更高效的在线数据填报、流程审批、分析与统计，是成长型企业数字化转型的首选。 👉 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

无论选择Excel还是简道云，最重要的是把握进销存管理的本质，不断提升数据管理与业务决策能力，实现企业持续成长。

本文相关FAQs

1. Excel进销存表怎么实现自动库存报警？要不要用公式还是函数？

大家做进销存的时候，经常会遇到库存不足没发现，等客户来要货才发现断货了。有没有办法在Excel里设置库存报警，比如库存低于某个数值就自动提示？新手用公式还是函数都可以吗？具体怎么做呢？

嗨，这个问题真的是用Excel做进销存表时很容易被忽略的细节。我自己搞仓库管理时也踩过坑，后来发现Excel其实可以通过条件格式+公式实现自动库存报警。下面分享下我的经验：

• 列好你的商品表，包含商品名称、库存数量、最低安全库存等字段。
• 在“库存数量”这列上，选中需要设置报警的单元格区域。
• 找到“开始”菜单里的“条件格式”，选“新建规则”，再选“使用公式确定要设置格式的单元格”。
• 输入公式，比如 =B2<$C2 （假设B列是库存，C列是最低安全库存），这样只要库存数量低于安全库存，单元格就会变色。
• 可以选个亮眼的颜色，比如红色，方便一眼发现。
• 效果就是只要库存一低于安全值，Excel就自动帮你高亮提醒了。

如果想要更智能一点，可以加上数据有效性或用Excel的IF函数做文字提醒。但条件格式已经挺够用了，对于新手来说操作也很顺手。 如果你觉得Excel公式太繁琐，推荐试试简道云，支持库存自动预警和多端通知，效率高很多： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

有兴趣的话，还可以继续探讨一下比如怎么用Excel做库存变化的动态图表，能更清楚看到进出库趋势。

2. 进销存Excel表格怎么防止数据被误删或改错？有没有靠谱的保护方法？

很多人用Excel管库存，结果一不小心数据就被误删或者改错，库存不准，账都乱了。有没有什么简单管用的方法，可以让新手也能防止这些低级错误？

哈喽，这个问题真是太实用了！Excel表确实容易被误操作，尤其是多人协作时。我的经验是可以用以下几种方法来保护数据：

• 用“工作表保护”：选中你的表，点“审阅”，再点“保护工作表”，设置密码。这样别人只能输入你允许修改的单元格，其它的都改不了。
• 对重要单元格设置“锁定”：比如库存、商品名这些，右键点“设置单元格格式”，勾选“锁定”。然后再全表保护，这些关键数据就不容易被误删了。
• 利用Excel的“撤销”功能，操作不对的时候，Ctrl+Z能快速回退，但只能回退最近的几步，最好还是提前保护好。
• 定期备份表格文件，每天或每周都复制一份，出错时能随时恢复。

新手的话，建议先把保护和备份做好，后面再慢慢学习公式和函数的用法。如果多人协作，Excel的“共享工作簿”功能也可以试试，但还是建议用云端工具，比如简道云，能自动记录变更历史，误删数据可以随时找回。

你们有没有遇到过Excel表格纠错无力的情况？其实还有一些更高级的技巧，比如用VBA加权限控制，感兴趣的话可以继续聊聊。

3. Excel进销存表如何快速统计月度销量和库存变化？有没有公式推荐？

很多人做进销存，只会录入数据，但每到月底或季度，老板问销量和库存变化，又得手动算半天。有没有什么简单高效的方法，能让Excel自动统计每月销售总量和库存变动？

你好，这个问题我也遇到过，原来都是手工加加减减，后来学会了几个公式，效率提升飞快！分享一下我的做法：

• 用SUMIF函数统计月度销量。例如，你有一列日期、一列销售数量，公式可以这样写： =SUMIF(A:A,">=2024-06-01",B:B)-SUMIF(A:A,">2024-06-30",B:B) 这样可以统计某个月的销售总数。
• 如果需要统计每个商品的月销量，可以用SUMIFS函数，设定多条件，比如商品名称和月份。
• 库存变化的话，可以建立一个“期初库存”+“本月进货”–“本月销售”=“期末库存”公式，每个月的数据都能自动算出来。
• 如果表格设计得好，还能用数据透视表，拖拉字段就能自动出月度报表，非常省事。

这些方法适合新手上手，公式不复杂，但统计很灵活。如果觉得每次都要改日期太麻烦，可以做个下拉菜单选月份，配合SUMIFS更方便。 如果你想做多门店、多品类的统计，建议用Excel的数据透视表，或者直接用简道云做自动报表，省时省力。

你们有没有特别想要的统计模板？我这里有现成的，可以分享给大家！

4. Excel进销存表怎么做出库、入库单据自动编号？防止重复和乱序？

用Excel记进销存，出入库单据编号很容易手动出错，导致乱序或者重复。有没有办法在Excel里自动生成出库单号，保证每次出库都不重号？

嘿，这个问题我也踩过坑，单号一乱查账就痛苦。其实Excel能通过几个小技巧实现自动编号：

• 在出库或入库单据表里，新增一列“单据编号”，首行填编号如“CK20240001”。
• 后面的编号可以用公式实现自动递增，比如用=TEXT(ROW(A2),"CK20240000")，这样每新建一行就会自动编号。
• 如果要按日期分段编号，可以用=CONCAT("CK",TEXT(TODAY(),"yyyymmdd"),TEXT(ROW(A2),"000"))，既包含日期又递增，查找起来也方便。
• 防止重复，建议编号列设置为唯一值，或者每次录入后用Excel的“查找重复值”功能检查一遍。

自动编号可以大大减少人工错误，尤其是多个人录入时。如果需要更复杂的流水号，Excel的VBA宏也可以实现，但新手用公式就够了。 如果你希望出库/入库编号能和其他信息自动关联，比如客户名、商品名等，可以尝试用Excel的“拼接”函数CONCATENATE。

大家有没有遇到编号重复导致对账困难的情况？其实云端工具比如简道云可以自动生成多维度编号，还能防误删，推荐体验下： 简道云在线试用：www.jiandaoyun.com

5. Excel进销存表如何实现多仓库、多品类数据管理？需要怎么设计表头？

有些公司有多个仓库，品类也多，进销存数据一多，Excel表就容易乱套。新手要怎么设计表头和结构，才能实现多仓库、多品类的管理？有没有实用模板或者经验分享？

哈，我之前帮朋友做过多仓库的Excel进销存，确实很容易乱。其实表头和结构设计很关键，分享下我的经验：

• 表头至少要包含：商品名称、品类、仓库名称、入库数量、出库数量、库存余额、日期等字段。
• 增加“仓库”字段，每次录入时选择仓库名，方便后续统计和筛选。
• 品类可以做成下拉菜单，统一录入，减少拼写错误。
• 每次进出库都单独录一条数据，库存余额可以用公式自动计算，比如用SUMIFS按仓库和商品名汇总库存。
• 多仓库间的调拨可以单独做一张表，记录调拨出库和入库，方便追踪。
• 如果数据量大建议用数据透视表，按仓库/品类统计库存和销量超级方便。

多仓库、多品类管理对新手来说表头一定要设计合理，否则后期查找和统计会很头疼。如果需要模板，可以留言，我有成套的Excel表格可以分享，适合不同规模公司。

大家有没有遇到多仓库管理时表格混乱的问题？其实数据量再大也能用Excel搞定，只要结构设计对头。如果想要更强的权限控制和多端协作，云端工具比如简道云也是个选择。