为什么项目管理需要甘特图？项目管理甘特图怎么做？如何选择适合企业的甘特图工具？

在现代企业管理中，项目管理已成为提高效率、控制风险、实现战略目标的关键一环。项目管理中的甘特图工具作为一种可视化的项目进度追踪方式，已经广泛应用于各种规模的企业。它帮助团队清晰地看见每个任务的时间表、进度、资源分配及优先级，从而更好地控制项目实施过程。在本文中，我们将探讨项目管理为什么需要甘特图，如何制作甘特图，以及为您推荐七款最佳的甘特图工具，并附上选型要点与注意事项。

本文你将了解

1. 为什么项目管理需要甘特图
2. 项目甘特图的制作流程
3. 七款最佳项目管理甘特图工具盘点
4. 选型要点与选型避坑指南
5. 甘特图工具的常见误区

一、为什么项目管理需要甘特图？

甘特图是项目管理中一种直观的可视化工具，它通过条形图形式展示项目任务的开始时间、结束时间、工期和任务间的依赖关系。这种方式可以帮助团队明确任务优先级、跟踪进度，并且便于项目经理对资源进行优化配置。以下是项目管理中甘特图的几个核心优势：

1. 可视化进度，一目了然

与传统的文字或表格管理方法相比，甘特图通过时间轴和条形图的形式，将任务的开始时间、结束时间、依赖关系及进度状态直观地展示出来。项目经理及团队成员可以轻松了解每个任务的实际进展，无需不断翻阅繁琐的报告。

2. 精准控制时间与资源

在传统的项目管理方法中，时间和资源的分配往往难以动态调整。而甘特图则允许任务的工期、关键路径和资源使用情况进行清晰展示。例如，某项任务如果发生延期，甘特图会自动调整后续任务的时间节点，从而帮助项目经理及时发现潜在风险并优化资源配置。

3. 提升团队协作效率

通过明确的任务分配、依赖关系和截止时间，甘特图帮助团队成员清楚地理解自己在项目中的职责和任务优先级。此外，许多甘特图工具还支持多人协作功能，团队成员可以直接在甘特图中更新任务状态，减少沟通成本，提升整体工作效率。

4. 灵活应对变化

项目执行过程中不可避免会遇到需求变更、资源紧张等突发情况，甘特图允许用户快速调整计划，重新分配任务。传统的管理方法可能需要重新整理整个文档，而甘特图能够即时修改，确保项目计划能够及时更新。

二、项目甘特图的制作流程

制作甘特图的流程并不复杂，按照以下步骤，即使是初学者也能够轻松制作出有效的甘特图。

1. 明确项目目标与任务

首先，需要将项目分解为多个具体的可执行任务。例如，若是开发一个软件项目，可以分解为“需求分析”“系统设计”“编码开发”“测试”等任务。明确任务后，为每个任务设定优先级，确保关键任务能够及时完成。

2. 确定任务依赖关系

分析项目中任务之间的先后顺序，并标注任务的依赖类型。例如，“需求分析”任务完成后才能开始“设计原型”，而“设计原型”则为“开发测试”的前置条件。通过任务依赖关系，甘特图能够有效呈现任务之间的相互关系。

3. 估算时间和资源

每个任务都需要分配合理的工期，并预留缓冲时间以应对不确定的情况。同时，要明确任务所需的资源，包括人员、设备、预算等，确保项目资源的有效配置。

4. 选择工具并输入数据

选择一款适合团队的项目管理工具（如简道云、Excel等），在工具中创建甘特图，并输入任务名称、开始时间、持续时间、负责人等信息。

5. 生成甘特图并调整优化

根据输入的数据生成甘特图，并检查任务的时间安排和依赖关系是否合理。如果有不合理之处，及时调整，确保任务的时间节点与资源分配最优化。

6. 监控与反馈

项目进展过程中，要定期跟踪每个任务的进度，并对比实际进度与计划进度，确保项目按照计划进行。甘特图的可视化反馈能够帮助项目经理快速识别问题，并及时采取纠正措施。

三、七款最佳项目管理甘特图工具盘点

以下是七款最受欢迎的项目管理甘特图工具，它们不仅具备强大的功能，而且大部分工具都提供免费版，可以满足中小企业的日常需求。

1. 简道云项目管理系统

https://www.jiandaoyun.com

系统概述 简道云是一款低代码开发平台，专为中小企业设计，提供任务管理、甘特图和协作功能，支持用户快速搭建自定义的项目管理系统。

核心功能

• 自定义表单：支持用户根据需求创建任务表单，灵活配置字段。
• 自动化流程：通过流程引擎实现任务自动流转，简化工作流程。
• 多视图切换：支持甘特图、看板、日历等多种视图，满足不同需求。
• 实时协作：团队成员可在线编辑任务，实时同步更新。

优缺点

• 优点：低门槛，拖拽式操作无需编程基础；性价比高，免费版适合中小企业使用。
• 缺点：高级功能需要额外定制，甘特图功能适合中小型项目。

适用场景 简道云适用于需要频繁调整考核指标或业务流程的企业，尤其是电商、服务业等中小型企业。

2. Worktile

系统概述 Worktile是一款国内知名的项目管理工具，广泛用于跨部门协作和多项目管理，特别适合大型团队。

核心功能

• 多层级任务管理：支持任务拆解和里程碑设置，方便管理复杂项目。
• 进度追踪：提供甘特图视图，帮助团队掌控关键节点。
• 企业网盘：集成文档管理和共享功能，提高协作效率。

优缺点

• 优点：支持跨团队协作，适合中大型企业；界面简洁，易于使用。
• 缺点：国际化支持不足，跨国团队使用时可能遇到语言和时区问题。

适用场景 Worktile适合需要跨部门协作的大型企业，尤其是项目复杂、资源需求较多的企业。

3. PingCode

系统概述 PingCode专为技术团队设计，支持敏捷开发和瀑布式管理，甘特图功能强大，适合研发项目的全生命周期管理。

核心功能

• 任务依赖管理：支持复杂任务链的自动计算，确保关键路径清晰可见。
• 资源分配优化：通过资源负载视图，帮助管理者避免资源过度分配。
• 代码集成：支持与GitHub、GitLab等开发工具集成，实现开发进度同步。

优缺点

• 优点：功能全面，特别适合技术团队，自动化程度高，能够提升效率。
• 缺点：学习成本较高，价格相对较贵，初次使用可能需要培训。

适用场景 PingCode适合软件开发和技术驱动型企业，尤其是需要进行敏捷开发或项目管理的研发团队。

4. Smartsheet

系统概述 Smartsheet是一款云端项目管理工具，结合电子表格的灵活性和项目管理的专业性，支持高度自定义的甘特图功能。

核心功能

• 模板库丰富：提供数百个行业模板，用户可以直接使用。
• 自动化工作流：通过触发规则减少人工操作，提升工作效率。
• 数据分析：支持数据透视表和图表，进行深度分析。

优缺点

• 优点：灵活度高，适应频繁调整的项目需求；支持全球化操作，适合跨国团队。
• 缺点：学习曲线较陡，复杂功能需要时间适应。

适用场景 Smartsheet适用于需要频繁调整计划和跨部门协作的大型项目，尤其是跨国团队。

5. Trello

系统概述 Trello是一款基于看板的项目管理工具，通过插件支持甘特图功能，适合小型团队和个人使用。

核心功能

• 看板与甘特图结合：用户可在看板视图中查看任务进度，切换至甘特图视图获取详细计划。
• 移动端优化：支持在手机、平板等设备上随时随地查看和管理任务。

优缺点

• 优点：操作简单，适合初学者；免费版本功能丰富。
• 缺点：甘特图功能较为基础，无法满足专业项目管理的需求。

适用场景 Trello适合小型团队和个人用户，尤其是项目管理需求较为简单的企业。

6. Asana

系统概述 Asana是一款国际知名的项目管理工具，提供任务依赖管理和时间线（甘特图）视图，适用于跨国团队和多任务并行的项目。

核心功能

• 任务依赖关系管理：支持设置任务之间的前置条件，确保项目顺利进行。
• 集成能力：与Slack、Google Workspace等工具深度集成，提升协作效率。

优缺点

• 优点：国际化支持强，适合跨国团队使用；界面简洁，操作流畅。
• 缺点：甘特图功能相对基础，不如专业甘特图工具直观。

适用场景 Asana适合跨国企业和团队，特别是需要进行多项目并行管理的组织。

7. WPS

系统概述 WPS通过堆叠条形图功能实现甘特图制作，适合小型企业或个人用户使用，尤其是已经使用WPS的企业。

核心功能

• 快速生成：通过Excel模板一键生成甘特图。
• 多维表格联动：支持甘特图与任务列表联动更新，方便管理。

优缺点

• 优点：成本低，适合基础项目管理需求。
• 缺点：功能较为单一，无法支持任务依赖关系和复杂的资源管理。

适用场景 WPS适合基础项目管理需求的企业，尤其是已经使用WPS的用户。

四、选型要点与选型避坑指南

（一）选型要点

• 匹配业务需求：小型团队可以选择Trello或WPS，复杂项目可选择Smartsheet或PingCode。
• 关注易用性：选择操作简单、学习曲线低的工具，减少培训成本。
• 成本控制：考虑免费版和付费版的功能差异，根据预算合理选择。
• 扩展性：如果未来业务规模可能扩展，选择支持多团队协作和集成的工具。

（二）选型避坑指南

• 避免功能冗余：选择与当前需求匹配的工具，避免功能过于复杂导致效率降低。
• 忽略团队培训：即使工具操作简单，团队仍需培训，确保高效使用。
• 忽视数据安全：选择具备权限管理和数据加密功能的工具，保障项目数据安全。

五、FAQ解答

1. 如何选择适合企业的甘特图工具？

选择时，需综合考虑：

• 团队规模：小型团队可选择Trello或WPS，10人以下可以使用简道云。
• 项目复杂度：较复杂的项目管理建议选择PingCode或Smartsheet。
• 预算：预算有限的企业可选择免费版，预算充足的可以选择专业的付费工具（如Worktile）。

2. 为什么推荐使用简道云？

简道云适合中小企业，它提供：

• 低代码平台：无需编程基础即可完成项目管理系统的搭建。
• 高度定制：支持自定义任务表单和流程，适配多种业务场景。
• 高性价比：免费版本足以满足大部分需求，付费版可按需订阅。

3. 甘特图工具的常见误区有哪些？

常见误区包括：

• 功能冗余：选择工具时应避免选择“功能全面”的工具，而是选择与当前需求匹配的工具。
• 忽视团队反馈：工具是否易用直接影响团队的接受度，在选型前应进行团队试用并收集反馈。
• 忽视后期维护：即使甘特图工具操作简单，企业应预留维护预算和技术支持资源，确保系统稳定运行。

通过以上分析，企业可以根据自身的需求和规模，选择最适合的项目管理甘特图工具，提升项目管理效率，确保项目按时完成。