在很多公司里，行政常常是最“被忽视”的那个岗位。
出了问题，大家第一时间想到行政：
- “打印机怎么又坏了？”“会议室没订上谁负责？”“办公室怎么又没纸了？”
- 可真要建流程、立制度、提系统时，往往又觉得行政不急：“先搞销售那边吧，行政先等等。”
但说句实话，一个公司的运转，拼的不是哪一个部门多拼命，而是有没有一套稳定、清晰、规范、支撑力强的行政管理体系。
什么是行政管理体系？说白了，就是把这些事做好：
有制度可依、有审批能走、有采购能控、有资产能追、有后勤能靠。
这五件事听起来都不难，但真要建起来、跑顺了，不靠一两个行政同事拼死扛，更靠的是机制、流程、系统支撑。
所以今天我们就来聊聊
——企业怎么把行政管理这套体系真正“建起来”？从制度到流程，从采购到资产，从审批到后勤，怎么管得住、看得清、跑得稳？
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一、制度先立起来：没有规矩，流程就会反复扯皮
别急着谈系统、谈采购，行政管理的第一步，是立制度。没有制度，一切靠拍脑袋。
为什么制度这么重要？
因为行政的本质，是一套“支持型、服务型”的管理机制。你不定规则，员工就只能靠猜，部门就只能靠推，“人治”就成了主旋律。
行政管理常见的几类制度：
这些制度，听起来琐碎，但只要不定清楚，行政永远在“擦屁股”。
建制度，注意这几点：
- 别上来就搞一堆“全公司通用”的制度模板 有些HR或者行政一上来就下载一堆通用范本，什么《行政管理制度》《费用报销制度》《车辆管理制度》……结果根本不接地气，员工不看，老板也不批。
- 从“经常出问题”的场景下手 举个例子，如果公司常有员工请假不走流程，那就先立个简单的《请假管理办法》；如果仓库老有人“临时借办公桌”，就先补个《固定资产管理规范》。
- 制度别写太死，要“落地”又“留活口” 制度不是写给审计看的，是写给人用的。比如“临时加班餐补”，可以写成：“因项目紧急，经主管审批，可酌情给予加班餐补，标准不超每人30元”。留口子但又不失控。
- 制度上墙不如进系统 再好的制度写完放OA公告也没人看。现在很多公司把制度内嵌到审批流、表单里，系统自动判断是否符合，员工不用翻制度，走流程也就自然合规了。
二、审批流程要跑通：不清楚流程，容易出问题
很多行政工作，看着简单，其实一涉及审批，就“打结”了。
比如：
- 一个新员工入职，办公桌没安排、电脑没配、权限没开；
- 一份活动策划案，要签字、走流、预算批，流程不清楚，拖了一星期；
- 某人临时买了个打印机，发票一贴，行政这边一脸懵：“你谁让买的？”
所以第二个要做好的，就是——把“行政相关的审批流程”拉通理顺，用系统跑起来。
建议覆盖这些关键审批流程：
- 办公用品申领审批 谁申请 → 部门负责人审批 → 行政审批 → 发货记录
- 采购审批 发起采购申请 → 审核预算 → 多轮比价 → 定供应商 → 合同审批 → 到货验收
- 固定资产领用/调拨/归还 领用：审批→登记→发放 调拨：申请→确认→重新绑定 归还：申请→查验→出库/维修/报废处理
- 差旅/用车/接待申请 清楚时间、对象、用途、预计费用，有据可查
- 活动/团建/招待类审批 预算审批 + 活动后成果汇报 + 报销对账流程
系统化建议：
- 用一个OA/审批系统跑流程，别靠微信群 + Excel + 口头通知；
- 审批人、抄送人、节点清晰，审批记录留痕；
- 审批表单有结构，别自由发挥写两行就提交；
- 流程要标准，还要灵活，常用审批可以设“快速申请模板”。
三、行政采购不能再“谁喊就买”：流程+规范+平台是关键
在很多企业里，行政采购是最容易出问题的地方：
- 谁提个需求，马上就买，没人核预算；
- 哪个同事熟，就给他推荐的供应商下单，没比价；
- 买完了才报账，财务说不合规，采购说“已经花了”……
所以第三件要管住的，就是——行政采购流程和采购资源的系统化管理。
行政采购的三步基本流程：
- 前置审批： 先提申请，再采购。 明确采购原因、预算、紧急程度、使用部门、使用周期。
- 规范流程： 标准采购清单（常用物品、预设品牌/规格） 三家比价或固定供应商池 每笔采购都要留证：询价单、报价单、比价记录、合同
- 平台化下单： 最好接入一体化采购平台或SaaS商城，统一下单、收货、对账、付款。
常见采购类型建议分类管理：
四、资产必须建台账：不登记、不绑定，一出问题就没人认
说到资产，很多行政同事最怕的事是：
“这台电脑是谁的？” “这个打印机怎么坏了？” “这手机之前是谁用的，怎么找不到了？” “这个工位到底有没有人占？”
所以必须强调：行政资产管理的核心，是建好一张“固定资产台账”。
什么算行政资产？
- 办公电脑、投影仪、打印机、摄像头
- 工位工卡、工位号、办公椅
- 员工用的办公手机、电话卡
- 门禁卡、办公钥匙、停车证
- 公司自有的车辆、饮水机、微波炉……
怎么管资产？
1. 从入库开始就建账
不管是电脑、打印机、饮水机，只要是资产类物品，采购后就应该登记资产编码，贴资产标签。
2. 领用必须“签字”
员工领用电脑、手机、钥匙这些东西，都要签字或系统登记，让资产归属清晰。
3. 调岗、离职必须“资产交接”
不交接清楚，资产就容易丢失、重复采购。
4. 盘点要形成制度
建议半年或一年定期盘点，避免“纸面资产一大堆，现场啥也找不到”的尴尬。
5. 资产维修、报废也要流程化
不是员工说“电脑慢了”就能直接换，要判断是否可维修、是否保修期内、是否可再利用。
建议管理机制：
- 一物一码，每个资产在系统中有唯一编号；
- 绑定责任人 + 使用部门 + 使用时间；
- 入库/领用/调拨/维修/归还/报废，系统全流程留痕；
- 每半年做一次实物盘点，核账核物一致。
一句话总结：资产不是一堆东西，而是公司的“沉没成本”，越规范，越节省。
五、后勤：让员工安心，领导放心
行政后勤，其实就是在“服务”和“管理”之间找平衡。
好的后勤，会让员工觉得公司很贴心，领导也觉得事情有序。
后勤常见问题：
- 空调坏了没人修，拖一周员工都快崩溃；
- 饮水机没水，投诉电话都快打爆；
- 公司门禁不灵、打印机经常掉线、洗手间没纸……
这些看着小，但都是行政口碑的大事。
怎么提升后勤管理？
1. 建立“后勤服务台账”
凡是涉及员工服务的事情，都建立一份服务记录表，包括问题、响应时间、处理人、完成时间。
2. 设“问题反馈入口”
现在很多公司直接在企业微信建一个“后勤报修”小流程，谁有问题随时提，行政可以按轻重缓急安排处理。
3. 找好外包合作方，签服务协议
保洁、绿植、设备维修等建议找有资质的第三方，明确服务内容、时间、责任。
4. 提升“无感服务”能力
比如会议室提前布置好、访客系统自动登记、节假日福利提前准备……这些做得细致了，员工满意度自然上来。
一句话总结：后勤不是杂事堆积，而是企业运转的润滑剂，越细致越显专业。
六、如何用OA系统提升行政管理效率？别再靠Excel和微信群了
说实话，现在很多行政工作看着琐碎，其实不是工作量真的大，而是——没用系统，把简单的事搞复杂了。
比如：
- 一份申请，来来回回找人签字；
- 一次采购，表格传了三轮，内容还不一致；
- 一项资产调拨，纸质单找不到了；
- 一场接待活动，人手统计名单、发微信、贴便签，最后还是有人忘来。
这些事，用行政OA系统（办公自动化系统）一建好流程，效率能提高好几倍。
那么问题来了：OA系统到底能怎么帮行政提升效率？
我们就从“行政五件事”出发，拆解一下。
1. 流程跑得起来：审批不靠催，自动流转+状态可查
传统做法：行政流程靠人推，“A不签，B就不能批”，最后只能电话催、微信催。
用OA系统之后：
- 行政类审批流程可视化配置：谁发起、谁审核、谁抄送，一眼明了；
- 自动流转：A批完自动到B，不用来回传表格；
- 提醒机制：超期未处理自动提醒，催得住；
- 可回查：批过了没？批的谁？啥意见？系统里全有记录，随时调；
典型适配场景：
2. 信息统一规范：流程、物资、资产都能建“台账”
OA系统的另一个核心作用是：信息集中化管理，避免“信息漂在外面、责任没人背”。
比如你可以做这些：
- 办公用品台账：每个月领了啥，谁领的，库存还有多少，系统自动记录；
- 固定资产管理台账：物资编号、领用人、领用时间、归还状态、维修记录；
- 合同与供应商台账：每个行政采购的报价、合同、付款信息都有电子留档；
- 访客登记记录：谁来过、谁接待的、什么时候、进了哪里，一查就有；
- 活动执行记录：预算、审批单、花费报销、照片记录都能留在一页上。
不需要“翻Excel、找邮箱、问同事”，系统里一查就有，行政工作效率立刻上台阶。
3. 移动办公：手机上就能审批、领用、报修
现在很多公司都有分支机构、远程办公，行政需求不是在办公室才能提出。
有了OA系统，员工在手机端就能处理很多行政相关事宜：
- 填表申请办公用品；
- 发起车辆申请、会议室预约；
- 提交报修请求，附上照片；
- 扫码领用资产，自动绑定责任人；
- 实时查看审批进度，谁批到哪一步一目了然。
尤其适合一线部门、外勤团队，不用再等人回公司，随时随地“线上办事”。
4. 业务自动触发：系统连着系统，不靠人力对接
如果企业上了ERP、HR系统、费控系统，OA可以跟它们打通，做“自动触发 + 数据同步”。
举几个实用例子：
- 新员工入职后，自动触发办公用品准备流程 HR系统确认入职 → OA系统提醒行政：准备电脑、工位、门卡
- 行政采购审批通过后，自动生成采购单推送给ERP系统 审批人确认无误 → OA发接口指令 → ERP生成采购订单
- 资产调拨成功后，自动同步更新WMS或资产系统数据 管理台账始终是最新，不靠人手补录
系统联动起来，行政流程就成了“自动闭环”，效率和准确率都上来了。
5. 数据沉淀+可视化，让行政工作有“数”可讲
很多人觉得行政工作“做了没人看，不做被人骂”。这很大程度是因为没有形成数据闭环。
但OA系统一旦建立起来，所有工作都会形成数据沉淀，可以做可视化看板，比如：
- 每月各部门办公用品领用金额；
- 固定资产当前使用率、盘点差异；
- 行政审批平均耗时；
- 行政采购累计金额、供应商分布；
- 活动支出统计、到场率分析……
最后一句话：
真正稳的行政管理，不是干了多少事，而是系统化让大家“有事可依、有据可循”。
企业越大，行政越不能“人盯事”；企业越快，行政越要“制度稳”。
把制度定起来，把流程跑起来，把责任落下去，行政体系才能稳稳撑住这家公司。
