如何用Excel制作进销存表？关键步骤解析

用Excel制作进销存表其实是一项极具挑战性的任务，但通过合理的步骤和方法，我们可以实现一个高效、实用的进销存管理系统。本文将带你一步步解析如何用Excel来制作一个适合你业务需求的进销存表。

我们将从以下几个关键问题入手：

1. 如何规划进销存表的结构和内容？
2. 如何在Excel中设计和创建进销存表？
3. 如何使用公式和函数来自动化数据计算？
4. 如何通过图表和数据透视表来分析进销存数据？
5. 最后，还会推荐一些比Excel更适合企业做进销存系统的平台。

🎯 一、如何规划进销存表的结构和内容？

在创建进销存表之前，规划其结构和内容是至关重要的一步。合理的规划能帮助你更高效地管理库存、采购和销售数据，并确保数据的准确性。

1. 确定业务需求

首先，我们需要明确业务需求：

• 你需要追踪哪些类型的数据？
• 这些数据如何相互关联？
• 需要生成哪些报告和分析？

例如，一个典型的小型零售企业可能需要追踪以下数据：

• 商品信息：商品编号、名称、类别、单价等
• 采购信息：采购单号、供应商、采购日期、商品编号、数量、单价、总价等
• 销售信息：销售单号、客户、销售日期、商品编号、数量、单价、总价等
• 库存信息：商品编号、当前库存量、库存成本等

2. 设计表格结构

接下来，根据业务需求设计表格结构。我们可以将进销存表分为多个子表格，每个子表格对应一种数据类型。例如：

• 商品信息表
• 采购信息表
• 销售信息表
• 库存信息表

以下是一个简单的表格结构示例：

3. 数据关联和动态更新

确保各子表格之间的数据能够有效关联。例如，采购信息和销售信息表中的商品编号应该与商品信息表中的商品编号一致。此外，库存信息表中的库存量应该根据采购和销售数据动态更新。

🛠️ 二、如何在Excel中设计和创建进销存表？

在规划好结构和内容后，接下来就是在Excel中实际设计和创建进销存表的过程。设计合理的表格布局和格式能提高数据录入和管理的效率。

1. 创建商品信息表

首先，在Excel中创建一个新的工作表，并将其命名为“商品信息”。在表格中输入以下列标题：

```markdown

```

然后，根据你实际的商品信息填写数据。

2. 创建采购信息表

接下来，创建一个新的工作表，并将其命名为“采购信息”。在表格中输入以下列标题：

```markdown

```

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为了自动计算总价，可以在总价列中使用公式 =数量*单价。

3. 创建销售信息表

同样地，创建一个新的工作表，并将其命名为“销售信息”。在表格中输入以下列标题：

```markdown

```

同样，使用公式 =数量*单价 来自动计算总价。

4. 创建库存信息表

最后，创建一个新的工作表，并将其命名为“库存信息”。在表格中输入以下列标题：

```markdown

```

库存量可以通过采购和销售数据进行动态更新。我们可以使用Excel的SUMIF函数来计算每个商品的采购总量和销售总量，从而得到当前库存量。例如：

• 采购总量：=SUMIF(采购信息!D:D, 商品编号, 采购信息!E:E)
• 销售总量：=SUMIF(销售信息!D:D, 商品编号, 销售信息!E:E)
• 当前库存量：=采购总量 - 销售总量

📊 三、如何使用公式和函数来自动化数据计算？

Excel提供了丰富的公式和函数，可以帮助我们自动化数据计算和处理，从而提高工作效率。掌握这些公式和函数的使用方法，是制作高效进销存表的关键。

1. 常用公式和函数

在制作进销存表时，我们常用的公式和函数包括：

• SUM：求和
• SUMIF：按条件求和
• VLOOKUP：查找
• IF：条件判断
• COUNTIF：按条件计数

举个例子，我们可以使用SUMIF函数来计算某个商品的采购总量：

```markdown
=SUMIF(采购信息!D:D, 商品编号, 采购信息!E:E)
```

2. 动态更新库存量

为了实现库存量的动态更新，我们可以结合使用SUMIF和IF函数。例如，计算某个商品的当前库存量：

```markdown
=SUMIF(采购信息!D:D, 商品编号, 采购信息!E:E) - SUMIF(销售信息!D:D, 商品编号, 销售信息!E:E)
```

3. 使用数据有效性和条件格式

为了提高数据录入的准确性和一致性，我们可以使用Excel的数据有效性和条件格式功能。例如：

• 在商品编号列中设置数据有效性，只允许输入商品信息表中的商品编号。
• 使用条件格式高亮库存量不足的商品。

4. 创建动态报表和图表

通过Excel的图表和数据透视表功能，我们可以创建动态的报表和图表，直观地展示进销存数据。例如：

• 创建库存状况图表，展示各商品的当前库存量。
• 创建销售趋势图表，展示各商品的销售趋势。

以下是一个简单的库存状况图表示例：

```markdown

```

🚀 四、如何通过图表和数据透视表来分析进销存数据？

数据分析是进销存管理中的重要环节。通过图表和数据透视表，我们可以直观地分析进销存数据，发现业务中的问题和机会。

1. 创建库存状况图表

首先，我们可以创建一个库存状况图表，展示各商品的当前库存量。在库存信息表中选择商品编号和当前库存量列，然后插入柱状图。

2. 创建销售趋势图表

接下来，我们可以创建一个销售趋势图表，展示各商品的销售趋势。在销售信息表中选择销售日期和销售总量列，然后插入折线图。

3. 使用数据透视表分析数据

数据透视表是Excel中非常强大的数据分析工具。通过数据透视表，我们可以灵活地对进销存数据进行汇总和分析。例如：

• 按商品类别汇总销售数据
• 按月份汇总采购数据
• 分析各供应商的采购金额

4. 动态更新报表和图表

为了确保数据的实时性，我们可以使用Excel的刷新功能，动态更新报表和图表。例如，当采购或销售数据发生变化时，我们可以通过刷新数据透视表，自动更新报表和图表。

💡 五、推荐比Excel更适合企业做进销存系统的平台

虽然Excel功能强大，但对一些企业来说，使用更专业的进销存管理系统可能是更好的选择。以下是几个推荐的平台：

🏆 简道云

推荐分数：★★★★★

介绍：简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台。其开发的简道云进销存系统，具备完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能。

功能：

• 订单管理
• 进出库管理
• 财务管理
• 数据分析和报表
• 支持多用户协同工作

应用场景：适用于各类企业，尤其是中小型企业。

适用企业和人群：中小型企业、初创公司、零售商、批发商等。

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其他推荐系统

虽然简道云是首选，但还有其他一些优秀的进销存管理系统可供选择。

🔹 金蝶KIS

推荐分数：★★★★

介绍：金蝶KIS是金蝶公司推出的一款进销存管理软件，功能全面，适用于各类企业。

功能：

• 采购管理
• 销售管理
• 库存管理
• 财务管理
• 数据分析

应用场景：适用于中小型企业，尤其是制造业和零售业。

适用企业和人群：中小型企业、制造商、零售商等。

🔹 用友U8

推荐分数：★★★★

介绍：用友U8是一款综合性的企业管理软件，涵盖了进销存管理、财务管理、人力资源管理等多个模块。

功能：

• 采购管理
• 销售管理
• 库存管理
• 财务管理
• 人力资源管理

应用场景：适用于各类企业，尤其是中大型企业。

适用企业和人群：中大型企业、制造商、零售商等。

🌟 结尾

通过本文的解析，我们详细介绍了如何用Excel制作进销存表的关键步骤。希望这些方法和技巧能帮助你更高效地管理进销存数据。如果你觉得Excel的功能不够强大，不妨试试简道云等专业的进销存管理系统，它们不仅功能强大，而且易于使用。

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参考文献：

1. 陈国良. 《Excel数据处理与分析（第三版）》. 机械工业出版社, 2020.
2. 王学东. 《进销存管理系统设计与实现》. 清华大学出版社, 2018.

本文相关FAQs

1. 如何用Excel制作进销存表？关键步骤有哪些？

老板让我用Excel做一个进销存表，我之前没做过，有没有大佬能分享一下关键步骤？不要太复杂，最好能一步一步教，拜托！

你好，做进销存表其实并不难，下面我给你详细讲解一下关键步骤。

• 确定需求：首先，跟老板确定一下需要记录哪些数据。一般进销存表包括进货、销售、库存三大块。具体字段可能有商品名称、规格、数量、单价、总价、日期等等。
• 创建表格：打开Excel，创建一个新的工作簿。分别建立三个表格：进货表、销售表和库存表。
• 进货表：包括商品名称、规格、进货数量、进货单价、进货日期、供应商等字段。
• 销售表：包括商品名称、规格、销售数量、销售单价、销售日期、客户等字段。
• 库存表：包括商品名称、规格、库存数量等字段。
• 数据录入：开始录入数据。进货表和销售表是动态更新的，每次有新的进货或销售，及时添加。
• 公式应用：在库存表中使用公式计算库存数量。比如，库存数量=进货数量-销售数量。可以使用SUMIF函数来汇总进货和销售数量。
• 数据验证：为了避免输入错误，使用Excel的数据验证功能。例如，限制数量字段只能输入数字，日期字段只能输入日期格式。
• 数据透视表：为了方便查看和分析数据，可以创建数据透视表。这样可以快速汇总和分析进货、销售和库存情况。
• 美化表格：最后，美化一下表格。调整列宽、应用边框、设置单元格颜色等等，让表格看起来更清晰美观。

当然，如果你觉得Excel做进销存太麻烦，可以试试简道云。简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，用其开发的简道云进销存系统，具备完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

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2. Excel进销存表怎么实现自动更新库存？

我用Excel做了一个进销存表，但每次进货和销售后都要手动更新库存，太麻烦了，有没有办法让库存自动更新？

这个问题问得好，其实用Excel是可以实现库存自动更新的。下面我一步一步教你如何设置自动更新功能。

• 准备工作：确保你的进销存表已经分为进货表、销售表和库存表，且数据字段命名规范。
• 设置库存表公式：
• 在库存表中，假设商品名称在A列，库存数量在B列。
• 在B2单元格中输入公式：=SUMIF(进货表!A:A, A2, 进货表!C:C) - SUMIF(销售表!A:A, A2, 销售表!C:C)
• 这个公式的意思是，汇总进货表中所有对应商品名称的进货数量，减去销售表中所有对应商品名称的销售数量。
• 数据验证：为了避免手动输入错误，可以为进货表和销售表的商品名称字段设置数据验证，确保从库存表中选择已有的商品名称。这样可以避免拼写错误影响库存计算。
• 表格刷新：每次进货或销售后，只需在相应的表格中录入数据，库存表会自动更新库存数量。为了确保公式实时更新，可以按F9键手动刷新表格，也可以设置自动更新：

在Excel选项中，选择“公式”选项卡，确保“自动重算”选项被选中。

• 创建数据透视表：为了更方便地查看和分析库存数据，可以使用数据透视表，将进货和销售数据汇总到一个表中，实时查看库存变化。

总结一下，通过设置合适的公式和数据验证，可以实现库存的自动更新，极大地提高了效率。如果你觉得Excel设置公式太麻烦，可以考虑使用简道云进销存系统，它支持自动更新库存，而且操作简便，性价比高。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

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3. 如何用Excel实现进销存表的图表分析？

最近老板让我用Excel做一个进销存表，还要加上图表分析部分，我该怎么做？有大佬能教教吗？

这个问题很实际，进销存表加上图表分析可以让数据更直观，老板也能更快地理解。下面我给你详细讲解一下如何做。

• 准备工作：确保你的进销存表已经包括进货表、销售表和库存表，并且数据已经录入完整。
• 创建数据透视表：
• 选择进货表的数据区域，点击“插入”选项卡，选择“数据透视表”。
• 在弹出的对话框中，选择将数据透视表放在新工作表中。
• 在数据透视表字段列表中，将商品名称拖到行标签，将进货数量拖到值。
• 同样的方法，创建销售表的数据透视表。
• 合并进货和销售数据：
• 新建一个工作表，将数据透视表合并到一个表格中，分别为商品名称、进货数量、销售数量、库存数量。
• 使用公式计算库存数量，库存数量=进货数量-销售数量。
• 插入图表：
• 选择合并后的数据区域，点击“插入”选项卡，选择合适的图表类型，如柱状图、折线图等。
• 在图表中，分别添加进货数量、销售数量和库存数量的数据系列。
• 美化图表，添加图表标题、横纵坐标标签等，让图表更加清晰美观。
• 动态更新图表：
• 为了让图表能够随数据变化动态更新，可以将数据区域定义为表格格式。选择数据区域，点击“插入”选项卡，选择“表格”。
• 在表格工具中，选择“设计”选项卡，勾选“我的表有标题”。
• 这样，每次数据更新后，图表会自动更新。

通过以上步骤，你就可以用Excel实现进销存表的图表分析了。如果你觉得Excel操作太复杂，可以试试简道云。简道云不仅可以轻松实现进销存管理，还支持图表分析，操作简便，性价比高。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

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