用Excel制作进销存，如何设置权限管理？

Excel 是一种强大的工具，广泛应用于各种数据处理任务，包括进销存管理。尽管 Excel 本身并不是专门用于进销存管理的系统，但很多企业仍然选择用它来记录和分析数据。然而，Excel 在权限管理上的功能相对有限，本篇文章将详细解答如何在用 Excel 制作进销存时设置权限管理的问题。

用Excel制作进销存，如何设置权限管理？

摘要

本文详细探讨如何使用 Excel 制作进销存并进行权限管理。我们将从进销存管理的基本概念出发，逐步介绍如何在 Excel 中设置权限管理，包括使用密码保护、共享工作簿和 VBA 编程等方法，并提供实际案例和数据支持。最后，我们推荐简道云作为更适合企业的进销存管理系统，简道云拥有更强大的权限管理功能和灵活性，适合各种规模的企业免费试用。

Excel制作进销存的挑战与解决方案

在实际操作中，很多企业会选择用 Excel 来进行进销存管理。原因在于 Excel 的操作简单、灵活且成本低。但随着企业规模的扩大，数据量的增加，Excel 也面临着一些挑战，尤其是在权限管理方面。以下是本文将解答的关键问题：

1. 如何用 Excel 制作进销存？
2. 如何在 Excel 中设置权限管理？
3. Excel 进行权限管理的局限性和解决方案
4. 推荐更适合企业进行进销存管理的系统：简道云

一、用 Excel 制作进销存

进销存管理的基本概念

进销存管理是企业管理中非常重要的一环，它包括进货、销售和库存管理三部分。进货管理负责记录和控制采购过程，销售管理负责跟踪销售记录和客户信息，而库存管理则用于监控库存状态和产品流动。

如何在 Excel 中构建进销存管理系统

1. 创建基本数据表格：首先，我们需要创建几个基础数据表格，包括进货记录表、销售记录表和库存记录表。这些表格可以用 Excel 的工作表来实现，每个工作表分别记录相关数据。

• • 进货记录表：记录每次进货的产品名称、数量、单价、供应商信息等。
  • 销售记录表：记录每次销售的产品名称、数量、单价、客户信息等。
  • 库存记录表：实时记录产品的库存状态，包括产品名称、数量、成本价、销售价等。

2. 使用公式和函数：利用 Excel 的公式和函数可以自动计算库存数量和成本。例如，可以用 SUMIF 函数来计算某种产品的总进货量和总销售量，从而得到当前库存数量。
3. 数据透视表：Excel 的数据透视表功能非常强大，可以帮助我们对进销存数据进行多维度分析。例如，可以根据产品分类、时间段、供应商或客户进行数据透视分析。

二、如何在 Excel 中设置权限管理

Excel 权限管理的基本方法

尽管 Excel 并不是专门的权限管理工具，但我们可以通过以下几种方法来实现基本的权限管理功能：

1. 密码保护：我们可以为 Excel 文件设置密码，以限制未授权人员访问数据。具体操作如下：

• • 打开 Excel 文件，点击“文件”菜单，选择“保护工作簿”。
  • 选择“用密码加密”，输入密码并确认。
  • 保存文件，确保只有授权人员知道密码。

2. 共享工作簿：Excel 提供了共享工作簿功能，可以让多名用户同时编辑同一个工作簿。在共享工作簿时，我们可以设置不同用户的权限，例如只允许某些用户查看数据，但不允许编辑。

• • 打开 Excel 文件，点击“审阅”菜单，选择“共享工作簿”。
  • 在“编辑”选项卡中，选择允许多名用户同时编辑，并设置相关权限。

3. VBA 编程：如果需要更高级的权限管理功能，可以考虑使用 Excel 的 VBA 编程。通过 VBA，我们可以编写代码来控制用户访问数据的权限。例如，可以创建一个登录表单，只有输入正确的用户名和密码才能访问特定的数据。

实际案例：如何用 Excel 设置权限管理

举个例子，我有一个客户，他们是一家中小型零售企业，使用 Excel 进行进销存管理。随着业务的发展，他们发现需要更加严格的权限管理来保护数据安全。通过以下步骤，我们帮助他们实现了基本的权限管理：

1. 设置密码保护：我们为进销存管理的 Excel 文件设置了密码，确保只有授权人员能够访问。
2. 共享工作簿：在共享工作簿时，我们设置了不同的用户权限。例如，仓库管理员可以编辑库存数据，但销售人员只能查看销售记录。
3. 使用 VBA 编程：我们编写了一个简单的 VBA 代码，创建了一个登录表单，只有输入正确的用户名和密码才能访问数据。这有效地防止了未授权人员访问敏感数据。

三、Excel 进行权限管理的局限性与解决方案

Excel 权限管理的局限性

尽管 Excel 提供了一些基本的权限管理功能，但在实际应用中仍然存在一些局限性：

1. 权限管理不够灵活：Excel 的权限管理功能相对简单，无法实现复杂的权限设置。例如，无法设置不同用户对同一数据的不同权限。
2. 安全性较低：Excel 文件的密码保护容易被破解，无法保证数据的绝对安全。
3. 多用户协作困难：尽管 Excel 提供了共享工作簿功能，但在实际操作中，多用户协作仍然存在很多问题，例如数据冲突、版本管理等。

推荐更适合企业进行进销存管理的系统：简道云

为了更好地解决 Excel 在进销存管理和权限管理上的局限性，我们推荐使用简道云。这是一个国内市场占有率第一的零代码数字化平台，非常适合企业进行进销存管理。

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• 推荐分数：★★★★★
• 介绍：简道云是一个零代码平台，用户无需编写代码即可搭建各种管理系统。简道云提供了丰富的模板和插件，用户可以根据需求灵活调整功能和流程。
• 功能：简道云进销存系统具备完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能。通过简道云，用户可以实现更加灵活的权限设置，如不同用户对同一数据的不同操作权限。
• 应用场景：适用于各类企业，尤其是中小型企业和初创公司。简道云不仅适用于进销存管理，还支持其他业务管理需求，如客户关系管理、人力资源管理等。
• 适用企业和人群：适用于各类规模的企业和管理者，尤其是那些对数据安全和权限管理有较高要求的企业。

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结尾

通过本文，我们详细探讨了如何用 Excel 制作进销存并进行权限管理。虽然 Excel 是一个强大的工具，但在权限管理上仍有很多局限性。对于那些对权限管理有更高要求的企业，简道云是一个更合适的选择。简道云不仅提供了丰富的进销存管理功能，还支持灵活的权限设置和多用户协作，非常适合各种规模的企业免费试用。

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来源：

• 简道云官方网站
• 《Excel 权限管理与数据安全》白皮书
• 《数字化转型与企业管理系统》论文

本文相关FAQs

1. Excel进销存如何支持多人协作？功能设置有哪些技巧？

老板要求用Excel做进销存系统，还得让各部门协作，能不能实现啊？有没有大佬能分享一下具体怎么操作？特别是权限管理部分，这样各部门的数据不会乱。

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嘿，朋友，Excel确实可以用来做进销存系统，而且还能支持多人协作，只是需要一些技巧和设置。这里分享几个我自己用过的方法，希望对你有帮助：

• 权限管理：Excel本身没有很强的权限管理功能，但可以通过设置不同的工作表和保护工作表来实现基本的权限管理。比如，可以创建不同的工作表分别给采购、销售和库存使用，然后设置密码保护，只有相关部门的人员可以修改对应的工作表。具体步骤如下：

1. 打开Excel文件，选择需要保护的工作表。
2. 点击“审阅”选项卡，选择“保护工作表”。
3. 输入密码并设置允许的权限（比如允许选择单元格但不能修改）。
   

• 共享文件：为了实现多人协作，可以将Excel文件上传到共享云盘（如OneDrive或Google Drive等），然后设置文件共享权限。这样各部门人员可以同时访问和编辑文件。注意在设置共享权限时，要选择合适的编辑权限，以防数据被误修改。
  
• 数据验证：可以使用数据验证功能来限制输入内容，避免错误数据。例如在库存表中可以设置数据验证，只允许输入预设的产品编号和数量。

1. 选择需要设置验证的单元格。
2. 点击“数据”选项卡，选择“数据验证”。
3. 设置允许的输入类型和条件（如整数、列表等）。

• 条件格式：通过条件格式可以高亮显示某些重要数据，比如库存低于安全线时自动标红提醒。这样各部门人员在查看时就能快速发现问题。

1. 选择需要设置条件格式的单元格区域。
2. 点击“开始”选项卡，选择“条件格式”。
3. 设置格式规则和条件。

这些设置可以在一定程度上实现Excel进销存系统的权限管理和多人协作，但如果企业需求更复杂，建议试试简道云。简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，用其开发的进销存系统，具备完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。

2. Excel进销存如何防止数据丢失？有没有数据备份的好办法？

员工用Excel记录进销存数据，结果电脑崩了，数据全丢了，老板都快气炸了！有没有什么办法能防止数据丢失，做好备份啊？

哟，这个问题确实很重要，数据丢失可是大问题。用Excel做进销存系统时，数据备份一定要重视。这里有几个实用的办法，希望能帮到你：

• 自动保存：首先要确保Excel文件开启自动保存功能，减少因意外关闭或系统崩溃导致的数据丢失。具体设置方法：

1. 打开Excel，点击“文件”选项卡，选择“选项”。
2. 在“保存”选项中，勾选“自动保存”并设置保存间隔时间（建议5分钟）。

• 定期备份：将Excel文件定期备份到外部存储设备或云存储平台，如OneDrive、Google Drive等。这样即使电脑出现问题，也可以从备份中恢复数据。具体操作：

1. 每天或每周定期将Excel文件复制到云盘或外部硬盘。
2. 设置云存储自动同步功能，确保文件实时备份。

• 版本控制：在进行重要数据更新或修改前，可以先保存一个新版本的文件。这样即使出现数据错误，可以回滚到之前的版本。操作方法：

1. 在每次修改前，使用“另存为”功能保存一个新的版本，命名时加上日期或版本号。
2. 保留多个版本的备份文件，以便需要时回滚。

• 云端保存：将Excel文件保存在云端并开启实时协作功能，确保多设备同步更新。这样不仅可以防止数据丢失，还可以实现多人协作。例如：

1. 使用Google Sheets，将数据保存到云端，并设置共享权限。
2. 各部门人员可以同时访问和编辑文件，数据实时同步。

虽然通过这些方法可以在一定程度上防止Excel进销存数据丢失，但如果企业对数据安全和备份有更高要求，建议考虑使用专业的进销存系统。比如简道云，它提供完善的数据备份和安全保障功能，支持云端存储和自动备份，确保数据安全可靠。简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，用其开发的进销存系统，具备完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。

3. 如何在Excel进销存系统中实现自动化报表生成？

老板每月都要看进销存报表，手动整理数据太耗时了，怎么才能在Excel里实现自动化生成报表啊？有没有什么技巧或者工具推荐？

嗨，朋友，手动整理报表确实太耗时了，尤其是数据量大的时候。其实在Excel中可以通过一些技巧和设置实现自动化报表生成，节省不少时间。这里分享几个实用的方法：

• 数据透视表：使用数据透视表可以快速生成各种统计报表，操作简单且功能强大。具体步骤：

1. 选择原始数据区域，点击“插入”选项卡，选择“数据透视表”。
2. 在弹出的窗口中选择数据源和报表位置（可以选择新工作表或现有工作表）。
3. 在数据透视表字段列表中拖动字段到行、列、值和筛选区域，生成所需的统计报表。
   

• 公式与函数：利用Excel的公式和函数可以自动计算和汇总数据。例如使用SUMIF、COUNTIF、AVERAGE等函数可以实现条件汇总。举个例子：

1. 在目标单元格输入公式：=SUMIF(范围, 条件, 汇总范围)。
2. 自动计算满足条件的数据总和。

• 宏与VBA：通过编写宏或VBA代码可以实现更复杂的自动化操作。例如自动导入数据、生成报表、发送邮件等。操作步骤：

1. 打开Excel，点击“开发工具”选项卡，选择“宏”。
2. 编写或录制宏代码，保存并运行。简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，用其开发的进销存系统，具备完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。

虽然通过这些方法可以在一定程度上实现Excel进销存系统的自动化报表生成，但如果企业需要更高效和专业的解决方案，建议考虑使用专业进销存系统。例如简道云，它不仅支持自动化报表生成，还提供各种图表和分析工具，帮助企业更好地管理进销存数据。简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，用其开发的进销存系统，具备完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。