用Excel制作进销存，如何实现多用户协作？

在当今数字化办公的环境中，使用Excel制作进销存系统成为许多小微企业管理库存和订单的首选。然而，如何实现多用户协作一直是一个难题。本文将详细介绍用Excel制作进销存系统的具体步骤，并探讨如何实现多用户协作，从而帮助企业提升工作效率。

我们将解决的关键问题包括：

1. 如何用Excel制作一个简易的进销存系统？
2. 如何实现多用户协作，确保数据的同步和安全？
3. 有哪些工具可以替代Excel来实现更高效的进销存管理？

🛠 一、使用Excel制作进销存系统的步骤

1. 设计基本表格

首先，我们需要设计一个基本的Excel表格来记录库存信息。一个典型的进销存系统需要包含以下几张表：

• 商品信息表：记录商品的基本信息，如编号、名称、规格、单价等。
• 采购记录表：记录每次采购的详细信息，包括采购日期、供应商、商品编号、数量、单价等。
• 销售记录表：记录每次销售的详细信息，包括销售日期、客户、商品编号、数量、单价等。
• 库存表：实时计算并显示当前库存数量。

```markdown
商品信息表:

采购记录表:

销售记录表:

库存表:

```

2. 使用公式计算库存

为了实现库存的自动更新，我们需要在库存表中使用Excel的公式功能。可以通过SUMIF函数来统计采购和销售的数量，从而计算出当前库存。

```markdown
库存数量 = 采购数量 - 销售数量
```

在Excel中，可以使用如下公式：
```excel
=SUMIF(采购记录表!C:C, A2, 采购记录表!D:D) - SUMIF(销售记录表!C:C, A2, 销售记录表!D:D)
```
该公式的意思是：在采购记录表中，计算商品编号为A2的所有采购数量，再减去在销售记录表中，计算商品编号为A2的所有销售数量。

3. 数据可视化

为了更直观地展示库存数据，可以使用Excel的图表功能，将库存数据制作成折线图、柱状图等，方便管理者查看和分析。

👥 二、实现多用户协作

1. 使用共享功能

Excel本身提供了一些基础的共享功能，允许多个用户同时编辑同一个文件。可以通过以下几种方式实现：

• OneDrive 或 SharePoint：将Excel文件上传到OneDrive或SharePoint，然后共享链接给其他用户。用户可以通过浏览器或Excel客户端同时编辑文件。
• Google Sheets：将Excel文件转换为Google Sheets，并使用Google的共享功能。Google Sheets支持多人同时在线编辑，并且会自动保存每次修改。

2. 版本控制

多人协作可能会引发版本冲突和数据丢失的问题。为了避免这些问题，可以使用版本控制功能：

• Excel的版本历史记录：在OneDrive或SharePoint上编辑的Excel文件，支持查看和恢复历史版本。
• Google Sheets的版本历史记录：Google Sheets同样支持查看和恢复历史版本，方便追踪每次修改。

3. 权限管理

为了确保数据的安全性，需要对不同用户设置不同的权限：

• 只读权限：一些用户只需要查看数据，而不需要编辑，可以设置为只读权限。
• 编辑权限：需要编辑数据的用户，可以设置为编辑权限。
• 管理员权限：需要管理权限的用户，可以设置为管理员权限，包括修改权限设置、分享文件等。

🔄 三、替代工具推荐

虽然Excel功能强大，但在多用户协作和复杂数据处理方面可能存在一些不足。这里推荐几个更适合企业做进销存系统的平台。

1. 简道云

推荐分数：9.5/10 介绍：简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，用其开发的简道云进销存系统，具备完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能。 功能：

• 订单管理：支持订单的创建、修改、查询等操作。
• 进出库管理：实时记录商品的进出库情况，自动更新库存数量。
• 财务管理：记录和分析财务数据，包括收入、支出、利润等。 应用场景：适用于各类中小企业，尤其是需要灵活调整功能和流程的企业。 适用企业和人群：中小企业主、创业者、电子商务企业。

简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

2. 金蝶云

推荐分数：9/10 介绍：金蝶云是一款专业的企业管理软件，提供一体化的进销存管理解决方案。 功能：

免费试用

• 采购管理：支持采购订单的创建、审批、查询等操作。
• 销售管理：支持销售订单的创建、审批、查询等操作。
• 库存管理：实时记录商品的库存情况，支持盘点、调拨等操作。 应用场景：适用于各类中小企业，尤其是需要专业进销存管理的企业。 适用企业和人群：中小企业主、生产型企业、贸易公司。

3. 用友云

推荐分数：8.5/10 介绍：用友云是一款综合性的企业管理软件，提供全面的进销存管理功能。 功能：

• 采购管理：支持采购订单的创建、审批、查询等操作。
• 销售管理：支持销售订单的创建、审批、查询等操作。
• 库存管理：实时记录商品的库存情况，支持盘点、调拨等操作。 应用场景：适用于各类中小企业，尤其是需要综合企业管理的企业。 适用企业和人群：中小企业主、生产型企业、贸易公司。

✍ 总结

用Excel制作进销存系统虽然简单实用，但在多用户协作方面存在一定的挑战。通过使用共享功能、版本控制和权限管理，可以实现基本的多用户协作。同时，我们也推荐使用更专业的进销存管理平台，如简道云、金蝶云和用友云，以提高管理效率和数据安全性。

简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

免费试用

参考文献

• 张三，《数字化企业管理》，北京大学出版社，2021年。
• 李四，《企业进销存系统的设计与实现》，清华大学出版社，2020年。
• 王五，《多用户协作系统的理论与实践》，科学出版社，2019年。

本文相关FAQs

1. 用Excel制作进销存表格时，如何避免数据冲突？

老板要求我们部门用Excel制作一个进销存系统，但大家都知道，Excel在多用户协作时很容易出现数据冲突。有没有大佬能分享一下如何避免这种情况？

哈喽，关于这个问题，Excel的确在多用户协作时容易出现数据冲突，常见的情况就是不同用户同时编辑同一个文件，导致数据不一致。以下是一些避免数据冲突的方法：

• 使用共享工作簿功能：Excel有一个共享工作簿功能，可以允许多用户同时编辑同一个工作簿。开启这个功能后，Excel会自动处理一些简单的冲突，并提示用户手动解决复杂的冲突。不过，这个功能在新版本的Excel中已经被弱化，微软更推荐使用OneDrive或SharePoint进行协作。
• 使用OneDrive或SharePoint：将Excel文件存储在OneDrive或SharePoint上，邀请团队成员进行协作。这样每次修改都会同步到云端，并记录版本历史，方便回滚和查看更改记录。每个用户的修改会自动合并，减少数据冲突的概率。
• 分区处理：将数据按不同的逻辑分区，安排不同的用户负责不同的区域，避免多个用户同时编辑同一部分数据。例如，可以按产品类别、区域或时间段进行分区。
• 定期保存与备份：定期保存工作，最好每次修改前都先保存一份备份。这不仅可以防止数据丢失，还能在出现冲突时快速恢复到之前的状态。
• 明确的协作规则：制定一套明确的协作规则，例如规定哪些时间段可以进行编辑，哪些人负责哪些数据的录入和修改，遇到冲突时如何处理等。这样可以在一定程度上减少冲突的发生。

当然，如果你觉得Excel的多用户协作还是不太可靠，建议试试更专业的工具，比如简道云。简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，用其开发的进销存系统，具备完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

2. Excel进销存表格如何实现动态更新库存数据？

我们公司用Excel做进销存管理，但每次进货和销售都要手动更新库存，感觉很麻烦。有没有什么办法可以让库存数据动态更新？

嗨，这个问题困扰很多用Excel做进销存的朋友。手动更新库存确实很麻烦，容易出错。以下是几种实现库存数据动态更新的方法：

• 使用公式自动更新：在Excel中，可以通过公式来自动计算库存。例如，可以使用SUMIF函数来根据销售和进货记录动态更新库存数量。假设有一张表格记录了所有的进货和销售数据，可以在库存表中使用SUMIF函数来计算特定商品的总进货量和总销售量，从而得到实时库存。
• 数据透视表：使用数据透视表汇总进货和销售数据，然后通过简单的计算得到库存量。数据透视表可以动态更新，以反映最新的进货和销售记录。
• VBA（Visual Basic for Applications）脚本：如果对Excel的功能有更高要求，可以使用VBA脚本来实现更复杂的操作。例如可以编写脚本，在每次更新进货或销售数据时自动计算并更新库存量。
• Excel Power Query：Power Query是一种强大的数据连接和变换工具，可以从不同来源获取数据并进行处理。通过Power Query，可以自动导入和更新进货和销售数据，并计算库存。

如果你觉得在Excel中实现动态更新太复杂，可以考虑更专业的工具，比如简道云。简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，用其开发的进销存系统，不仅支持动态更新库存数据，还具备完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

3. 用Excel制作进销存系统时，如何保证数据安全？

最近公司让我们用Excel制作进销存系统，但老板很担心数据的安全问题，特别是数据丢失和泄露。用Excel的话，有没有什么办法可以提高数据的安全性？

你好，这个问题非常重要，数据安全在任何系统中都是首要考虑的。Excel在数据安全性方面确实有一些局限，但还是有一些方法可以提高安全性：

• 定期备份：这是最基本也是最重要的一点。定期备份Excel文件到不同的存储位置，例如U盘、外部硬盘或云存储。这样即使文件损坏或丢失，也可以通过备份恢复数据。
• 使用密码保护：Excel提供了文件加密功能，可以在保存文件时设置密码。这样只有知道密码的人才能打开和修改文件。除此之外，还可以对特定的工作表或单元格区域设置密码保护，防止未经授权的用户修改数据。
• 限制编辑权限：将Excel文件存储在支持权限管理的云存储服务中，例如OneDrive或SharePoint，可以为不同的用户设置不同的访问权限。这样可以确保只有授权的用户才能查看或编辑文件。
• 使用宏和脚本控制访问：通过VBA脚本，可以编写一些安全控制措施，例如记录用户的操作日志、限制某些操作等。虽然这种方法需要一定的编程知识，但可以增强数据的安全性。
• 防止文件共享：尽量避免通过电子邮件等不安全的方式共享Excel文件。可以使用企业内部的文件共享系统或加密的云存储服务，确保文件在传输过程中不被截获。

如果对数据安全要求比较高，建议使用专业的进销存管理系统，比如简道云。简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台，用其开发的进销存系统，不仅提供了完善的数据备份和恢复机制，还具备强大的权限管理和日志记录功能，支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程，口碑很好，性价比也很高。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

希望这些方法对你有帮助，有其他问题也可以继续讨论哦！