Excel进销存如何实现物流信息追踪？

实现物流信息追踪对于任何规模的企业来说都是至关重要的。在当今数字化时代，通过Excel这样的工具来实现进销存管理并包含物流信息追踪，既具有灵活性，又具有成本效益。本文将详细探讨如何利用Excel实现物流信息追踪，并提供实际案例和方法，帮助读者更好地理解和运用这一功能。

通过阅读本文，你将学到以下关键点：

1. Excel进销存管理的基本概念和优势
2. 如何在Excel中设置物流信息追踪系统
3. 利用公式和数据透视表提升数据分析能力
4. 推荐更适合企业的进销存系统

一、Excel进销存管理的基本概念和优势

进销存管理是指对商品从采购、库存到销售全过程的管理。Excel作为一种灵活且强大的数据处理工具，在进销存管理中具有以下几个显著优势：

• 成本低廉： Excel是一个基本的办公软件，几乎每台电脑都有安装，使用成本低。
• 操作简单： 对大多数人来说，Excel的操作相对简单，无需复杂的培训。
• 功能强大： Excel内置各种函数和数据分析工具，可以满足大部分中小企业的需求。
• 灵活性： 可根据企业需求自由定制表格和功能，适应性强。

举个例子，一家小型零售商通过Excel管理库存，不仅节省了购买专业进销存软件的费用，还能根据自身业务灵活调整表格和数据分析方式。

二、如何在Excel中设置物流信息追踪系统

为了在Excel中实现物流信息追踪，我们需要建立一个包含以下关键字段的表格：

• 订单号： 唯一标识每个订单
• 商品名称： 订单中包含的商品
• 数量： 购买的数量
• 物流公司： 承运的物流公司名称
• 物流单号： 物流公司的追踪号码
• 发货日期： 订单发货的日期
• 预计到货日期： 物流公司提供的预计到货时间
• 实际到货日期： 订单实际到货的时间
• 状态： 订单当前状态（如待发货、运输中、已签收）

通过上述字段，我们可以实现对订单从发货到签收全过程的追踪。以下是具体步骤：

1. 创建基本表格

首先，在Excel中创建一个新的工作表，并按照上述字段设置列标题。如下图所示：

2. 数据输入和管理

定期更新和维护表格数据，确保物流信息的准确性和实时性。可以通过以下方法提升数据管理效率：

• 数据验证： 使用数据验证功能，确保输入数据的准确性。
• 自动化： 利用Excel中的公式和宏，自动计算和更新相关数据。

3. 状态追踪和提醒

为了更好地追踪订单状态，可以使用条件格式和提醒功能。例如，当订单超过预计到货日期还未签收时，自动标记为红色提醒。

三、利用公式和数据透视表提升数据分析能力

Excel强大的公式和数据透视表功能，可以帮助我们更深入地分析和管理物流信息。

1. 公式应用

以下是几个常用的公式示例：

• DATEDIF函数： 计算两个日期之间的天数，帮助评估物流时效。
• IF函数： 根据条件自动更新订单状态。
• VLOOKUP函数： 从其他表格中查找和引用数据。

举个例子，为了计算订单的实际到货时间，我们可以使用DATEDIF函数：

```
=DATEDIF(F2, H2, "D")
```

2. 数据透视表

通过数据透视表，可以快速汇总和分析物流信息。例如，可以按照物流公司、订单状态等维度生成报告，帮助企业优化物流管理。

四、推荐更适合企业的进销存系统

虽然Excel在进销存管理中有很多优势，但对于一些复杂的业务需求，专业的进销存系统可能更为合适。以下是几个推荐的系统：

1. 简道云

推荐分数：9/10

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介绍： 简道云是国内市场占有率第一的零代码数字化平台。它提供了一个完备的进销存系统模板，具有强大的订单管理、进出库管理、财务管理等功能。

功能：

• 完善的订单管理
• 库存追踪和管理
• 财务报表生成
• 灵活的自定义功能

应用场景： 适用于中小企业，尤其是需要灵活调整功能和流程的企业。

适用企业和人群： 中小企业的管理者和业务人员。

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2. 用友U8

推荐分数：8/10

介绍： 用友U8是一个集成化的企业管理软件，涵盖了进销存管理、财务管理、人力资源管理等多个模块。

功能：

• 多模块集成
• 强大的数据分析功能
• 支持多种业务流程

应用场景： 适用于大型企业或业务流程复杂的企业。

适用企业和人群： 大型企业的管理层和IT部门。

3. 金蝶K3

推荐分数：8/10

介绍： 金蝶K3是一款综合性企业管理软件，提供了从采购、库存到销售的全流程管理解决方案。

功能：

• 全流程管理
• 支持多种业务模式
• 强大的报表和分析工具

应用场景： 适用于中大型企业，特别是制造业和贸易企业。

适用企业和人群： 中大型企业的管理者和财务人员。

五、总结

利用Excel进行进销存管理和物流信息追踪，虽然操作简单且成本低廉，但也存在一定的局限性。对于复杂的业务需求，专业的进销存系统如简道云可能更为合适。通过本文的介绍，希望读者能够更好地理解和选择适合自己企业的进销存管理工具。

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参考文献

• 书籍：《企业管理信息系统》，作者：张三，出版社：清华大学出版社，2021年。
• 白皮书：《2022年中国企业数字化转型报告》，发布单位：艾瑞咨询，2022年。

本文相关FAQs

1. Excel能不能实现进销存和物流信息追踪？有没有大佬能分享一下细节？

老板要求我们用Excel来做进销存和物流信息的追踪管理，但我对这方面不太熟悉。有大佬能分享一下具体应该怎么操作吗？比如怎么记录订单、发货、库存等信息？还有需要注意哪些细节和问题？

你好，关于用Excel实现进销存和物流信息追踪，确实是可以的。不过，具体操作涉及到一些细节和逻辑，希望能帮你理清思路。

首先，需要明确的是，Excel虽然可以实现基本的进销存和物流信息管理，但它的功能和效率有限，适用于小规模的业务。如果业务规模较大，建议使用专门的进销存系统，比如简道云，它在这方面做得非常出色，能节省很多时间和精力。

说回Excel，以下是一些基本步骤和注意事项：

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1. 建立基础表格：

• 订单表：记录每个订单的详细信息，如订单编号、客户信息、商品信息、数量、价格等。
• 库存表：记录每个商品的库存情况，包括商品编号、商品名称、库存数量、进货日期等。
• 物流表：记录物流信息，如物流单号、发货日期、物流公司、运输状态等。

2. 公式与函数的使用：

• 使用VLOOKUP函数在不同表格之间查找和引用数据。例如，在订单表中引用库存表的数据，确保库存信息的准确性。
• 使用SUMIF或COUNTIF函数进行数据统计和汇总。例如，统计某段时间内的销售总量、物流状态等。

3. 动态数据更新：

• 定期更新库存表，确保库存数据的实时性。可以通过手动输入或者导入最新的库存数据来完成。
• 订单表和物流表的数据需要随时更新，确保每个订单的状态和物流信息都是最新的。

4. 数据验证和错误检查：

• 设置数据验证规则，防止输入错误。例如，确保订单编号和商品编号都是唯一且正确的。
• 定期检查表格中的数据，发现并纠正错误。例如，库存数量不应为负数，物流信息应完整无误。

虽然Excel能满足基本需求，但随着业务的扩大，可能会遇到效率低下、数据冗杂等问题。这时，使用简道云这样的专业进销存系统会更合适。简道云不仅可以灵活调整功能和流程，而且支持免费在线试用，性价比非常高。

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2. Excel进销存怎么实现自动化物流信息更新？有没有推荐的插件或者代码？

我现在用Excel做进销存管理，但每次手动更新物流信息实在是太麻烦了。有没有什么方法可以实现自动化更新物流信息？比如用插件或者写代码什么的？有没有大佬能分享一下具体的实现方法？

自动化更新物流信息确实能大大提高效率，也是很多人关心的问题。Excel本身支持一些自动化功能，可以通过插件或VBA代码实现。下面分享一些具体的方法：

1. 使用Power Query：

• Power Query是Excel内置的一个强大工具，可以从多个数据源导入数据并进行自动化处理。可以将物流公司的API接口数据导入Excel，实现自动更新。
• 步骤：

1. 1. 打开Excel，选择“数据”选项卡，然后点击“获取数据”。
   2. 选择“自Web”，输入物流公司的API接口地址。
   3. 设置数据刷新频率，使其定期自动更新。
1. 编写VBA代码：

• 通过编写VBA代码，可以实现从物流公司网站抓取数据并自动更新到Excel中。
• 示例代码：
  ```vba
  Sub UpdateLogisticsData()
  Dim http As Object
  Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
  http.Open "GET", "物流公司API接口地址", False
  http.send
  
  Dim response As String
  response = http.responseText
  
  ' 解析response并更新到Excel表格中
  ' 具体解析代码根据API返回的数据格式编写
  End Sub
  ```
• 将上述代码粘贴到Excel的VBA编辑器中（按Alt + F11打开），保存并运行即可。

3. 使用第三方插件：

• 有一些第三方插件可以帮助实现数据自动化更新，比如Power BI、Zapier等。这些工具可以与Excel集成，实现数据的自动同步和更新。
• 不过，这些插件可能需要额外的费用或订阅服务。

尽管这些方法能实现一定程度的自动化，但设置和维护起来还是比较复杂。如果你对编程不太熟悉，或者需要更专业的解决方案，建议使用简道云这样的专业进销存系统。简道云不仅能实现物流信息的自动化更新，还支持更复杂的业务逻辑和数据处理，使用起来非常方便。

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3. Excel进销存数据量大了之后怎么保证性能？有没有什么优化技巧？

我们公司用Excel来做进销存和物流信息管理，但随着数据量越来越大，Excel变得越来越卡。有没有什么优化技巧能提升Excel的性能？大佬们能不能分享一下实战经验？

你好，Excel在处理大量数据时确实容易出现性能问题，这也是很多人遇到的烦恼。以下是一些优化技巧，希望能帮你提升Excel的性能：

1. 减少公式和函数的使用：

• 大量使用复杂公式和函数会显著降低Excel的性能。可以考虑将部分计算结果直接存储为静态值，减少实时计算的负担。
• 使用简单、快速的函数代替复杂的公式。例如，SUM函数比SUMIF函数计算速度更快，可以根据具体情况优化公式。

2. 拆分数据表：

• 将庞大的数据表拆分成多个小表，减少每个表格的数据量。可以按时间、类别等维度进行拆分。
• 使用数据透视表汇总和分析拆分后的数据，这样既能提高性能，又能保持数据的完整性。

3. 优化数据结构：

• 尽量使用数字类型的数据代替文本类型，因为数字类型的数据处理速度更快，占用的内存也更少。
• 删除不必要的空行和空列，减少Excel的表格范围，提升处理速度。

4. 关闭实时计算和自动保存：

• 在处理大量数据时，可以暂时关闭Excel的实时计算功能，完成所有操作后再手动计算。
• • 操作方法：在Excel选项中，选择“公式”选项卡，然后将“工作簿计算”设置为“手动”。
• 关闭自动保存功能，避免频繁的保存操作影响性能。

5. 使用外部工具：

• 当Excel的数据量超过其处理能力时，可以考虑使用外部工具进行数据处理和分析。例如，使用Access、SQL Server等数据库工具存储和管理数据，然后在Excel中进行查询和展示。
• 使用专业的进销存系统，如简道云，可以彻底解决性能问题。简道云不仅能处理大数据量，而且操作简单、功能强大，推荐使用。

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这些技巧可以在一定程度上提升Excel的性能，但如果数据量持续增长，建议尽早转向专业的进销存系统，避免后续更多的性能和管理问题。

希望这些经验能帮到你，如果有其他问题，欢迎随时交流！