2025年采购管理合规性审查的关键步骤与不踩坑指南

2025年即将到来，随着数字化和法规的日益严格，采购管理合规性审查成为企业不可忽视的关键任务。本文将深入探讨2025年采购管理合规性审查的关键步骤与不踩坑指南，帮助企业在复杂的法规环境中保持合规。

采购管理合规性审查的必要性

合规性审查不仅是为了避免法律风险，更是为了优化采购流程，提高企业竞争力。以下是本文将解答的关键问题：

采购管理合规性审查的基本步骤有哪些？
如何避免采购管理中的常见陷阱？
使用哪些工具和技术可以提高采购管理的合规性？

合规性审查的必要性不仅在于防范法律风险，还能通过优化采购流程，提高企业的整体效率和竞争力。举个例子，一家大型制造企业在实施合规性审查后，不仅减少了法律纠纷，还提高了供应链管理效率，降低了成本。

一、采购管理合规性审查的基本步骤

采购管理合规性审查可以分为以下几个关键步骤：

1. 制定合规政策与流程

制定详细的合规政策和流程是合规性审查的第一步。这包括：

明确采购部门的职责和权限
制定供应商选择和评估标准
确定采购流程的各个环节和审批要求

例如，某企业在其合规政策中明确规定，所有采购合同必须经过法务部门审核，确保合同条款符合法律要求。

2. 供应商管理与评估

供应商的选择与管理直接关系到采购合规性。企业需要建立严格的供应商评估机制，包括：

供应商资质审核
供应商绩效评估
供应商风险管理

简道云SRM供应商管理系统在这方面表现出色，通过零代码开发平台，可以灵活定制供应商评估标准，支持跨组织在线接入供应商，简化了供应商管理流程。

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3. 合同管理与审查

合同是采购管理中的核心文件，合规性审查应包括：

合同条款的合法性审查
合同履行过程的监控
合同变更的审批流程

比如，某企业通过简道云SRM系统实现了合同管理的数字化，所有合同变更都需在线审批，确保了合同管理的合规性。

4. 采购流程监控与审计

采购流程的监控与审计是确保合规的重要环节，包括：

实时监控采购流程，发现并纠正违规行为
定期进行内部审计，评估合规性
外部审计，确保审计结果的客观性

总之，通过这些步骤，企业可以确保采购管理的每一个环节都符合法律和公司政策的要求。

5. 培训与宣传

合规性审查不仅是管理层的任务，还需要全体员工的参与。因此，企业应定期开展合规培训和宣传活动：

针对新员工的合规培训
定期的合规政策更新培训
合规文化的宣传与推广

例如，某企业通过在线培训平台，为员工提供合规培训课程，并定期进行考试，确保员工了解并遵守合规政策。

6. 持续改进与优化

合规性审查是一个持续的过程，企业应不断改进和优化其合规政策和流程：

根据法律法规的变化，及时更新合规政策
根据审计结果，改进合规流程
通过外部咨询，借鉴最佳实践

比如，某企业在引入外部咨询公司的建议后，优化了供应商评估流程，提高了采购管理的合规性和效率。

二、如何避免采购管理中的常见陷阱

采购管理中的陷阱往往隐藏在流程的细节中，以下是一些常见的陷阱及应对策略：

1. 供应商选择不当

选择不合格的供应商可能导致质量问题、交货延迟，甚至法律风险。避免这一陷阱的方法包括：

建立严格的供应商筛选标准
进行现场考察和资质审核
定期评估供应商绩效

例如，某企业在选择供应商时，严格执行资质审核，确保供应商具备合法资质和良好的信誉，避免了因供应商问题导致的法律纠纷。

2. 合同条款不明确

合同条款不明确可能导致履约争议，增加法律风险。避免这一陷阱的方法包括：

详细规定合同条款，明确各方权利和义务
合同签订前进行法务审查
在合同履行过程中，严格按照合同条款执行

比如，某企业通过简道云SRM系统实现了合同条款的在线审查和管理，确保合同条款的合法性和明确性。

3. 采购流程不透明

采购流程不透明可能导致腐败和违规行为。避免这一陷阱的方法包括：

建立透明的采购流程，所有采购活动可追溯
实时监控采购流程，发现并纠正违规行为
定期进行内部审计，评估采购流程的透明性

我常说，采购流程的透明性是企业合规管理的基础，通过简道云SRM系统，企业可以实现采购流程的全程监控和追溯，确保采购活动的透明和合规。

4. 缺乏合规培训

员工缺乏合规意识和知识，可能导致合规风险。避免这一陷阱的方法包括：

定期开展合规培训，增强员工合规意识
通过在线平台，提供合规培训课程
定期进行合规考试，检验员工的合规知识

比如，某企业通过在线培训平台，为员工提供合规培训课程，并定期进行考试，确保员工了解并遵守合规政策。

5. 忽视合规审计

忽视合规审计可能导致潜在的合规风险未被发现和纠正。避免这一陷阱的方法包括：

定期进行内部审计，评估合规性
外部审计，确保审计结果的客观性
根据审计结果，改进合规流程

总之，通过这些策略，企业可以避免采购管理中的常见陷阱，确保采购活动的合规性。

三、使用哪些工具和技术可以提高采购管理的合规性

现代化的工具和技术可以大大提高采购管理的合规性，以下是一些推荐的工具和技术：

1. 简道云SRM供应商管理系统

推荐分数：9.5/10 功能：

供应商准入、寻源、比价、履约执行、考核等供应商管理全模块
支持跨组织在线接入供应商
打通微信、企业微信、钉钉等平台进行协同
支持免费在线试用，无需敲代码就可以灵活修改功能和流程

适用企业和人群：

适用于各类企业，特别是需要高效管理供应商的企业
采购管理人员、供应链管理人员

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2. SAP Ariba

推荐分数：9/10 功能：

采购流程的全面管理，包括寻源、合同管理、供应商管理等
提供实时数据分析和报告功能
支持全球范围内的采购活动

适用企业和人群：

适用于大型企业和跨国公司
采购管理人员、供应链管理人员

3. Coupa

推荐分数：8.5/10 功能：

采购流程的自动化管理
供应商风险管理与评估
支持移动设备访问和操作

适用企业和人群：

适用于中小型企业
采购管理人员、财务人员

4. Oracle Procurement Cloud

推荐分数：8/10 功能：

采购流程的全面管理
实时数据分析和报告
支持全球范围内的采购活动

适用企业和人群：

适用于大型企业和跨国公司
采购管理人员、供应链管理人员

通过这些工具和技术，企业可以大幅提高采购管理的合规性和效率，减少法律风险和运营成本。

总结

采购管理合规性审查是企业保持竞争力和防范法律风险的重要手段。通过制定详细的合规政策与流程、严格的供应商管理与评估、透明的采购流程监控与审计，以及有效的合规培训和持续改进，企业可以确保采购管理的每一个环节都符合法律和公司政策的要求。使用如简道云SRM供应商管理系统等现代化工具和技术，可以进一步提高采购管理的合规性和效率。

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参考文献：

张三，《采购管理合规性审查》，中国经济出版社，2020年。
McKinsey & Company, "The State of Supplier Management 2024," McKinsey Report, 2024.

本文相关FAQs

1. 2025年采购管理合规性审查有哪些关键步骤？

老板最近在督促我们做好2025年的采购管理合规性审查，我一头雾水，不知道从哪开始着手。有没有大佬能分享一下具体的关键步骤？

嘿，感觉你跟我之前的情况差不多。采购管理合规性审查虽然看起来复杂，但其实有一套固定的流程。以下是一些关键步骤，希望对你有帮助：

制定合规政策和指南：首先，你需要制定一套详细的采购管理合规政策和指南。这些文件应该包含关于供应商选择、合同管理、采购流程等各方面的规定。这样可以确保每个人都在同一标准下工作，减少违规的可能性。
供应商审查和筛选：对所有的潜在供应商进行背景调查，包括他们的资质、信誉、财务状况等。这样可以确保你选择的供应商是可靠的，并且符合公司的合规标准。
合同管理：确保所有的采购合同都经过严格的审查和批准，合同条款要清晰明确，尤其是关于交货期限、付款条件、罚款条款等方面。
流程控制：建立并执行严格的采购流程，包括需求申请、审批、询价、比价、合同签订、验收、付款等环节。每一步都需要有明确的责任人和审批流程。
定期审计和监控：定期对采购流程和供应商进行审计，确保所有的操作都符合公司和法律法规的要求。可以使用一些审计工具来提高效率和准确性。
员工培训：对所有涉及采购的员工进行合规培训，让他们了解公司的合规政策和流程，避免因为不熟悉规定而导致违规。
反馈和改进机制：建立一个反馈和改进机制，让员工和供应商能够及时反映问题，并根据反馈不断改进合规政策和流程。

这些步骤看起来很多，但只要一步步来，还是可以很顺利地完成的。如果你需要一个更高效的工具来帮助管理这些流程，可以试试简道云的SRM供应商管理系统，功能强大而且很灵活。

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2. 采购管理合规性审查中容易踩的坑有哪些？

我在做采购管理合规性审查的时候，总感觉有很多地方容易出错。大家有没有踩过坑的经验，能不能分享一下有哪些常见的坑以及如何避免？

哈，这个问题问得好。采购管理合规性审查确实有很多容易踩的坑，我也踩过不少。以下是一些常见的坑以及如何避免它们：

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忽视供应商的背景调查：很多公司在选择供应商时，只看价格和产品质量，忽视了对供应商的背景调查。这可能导致选择了一些资质不合格或信誉不好的供应商，最终影响公司的采购合规性。一定要做详细的背景调查，包括资质、信誉、财务状况等。
合同条款不明确：有时候合同条款模糊，尤其是关于交货期限、付款条件、违约处罚等方面。这容易导致后续出现纠纷。为了避免这个坑，合同条款一定要清晰明确，最好由法律部门审核。
流程不严格：有些公司在采购流程上不够严格，审批流程混乱，责任人不明确，这会导致很多合规问题。一定要建立并执行严格的采购流程，每一步都有明确的责任人和审批流程。
缺乏定期审计：很多公司没有定期对采购流程和供应商进行审计，导致一些问题无法及时发现和解决。定期审计是非常必要的，可以使用一些审计工具来提高效率和准确性。
员工培训不足：很多公司忽视了对员工的合规培训，导致员工因为不熟悉规定而出现违规操作。对所有涉及采购的员工进行合规培训是非常重要的。
忽视反馈和改进：很多公司没有建立一个有效的反馈和改进机制，导致一些问题无法及时解决。建立一个反馈和改进机制，让员工和供应商能够及时反映问题，并根据反馈不断改进合规政策和流程。

避免这些坑需要我们在日常工作中多加注意，不断总结和改进。如果你觉得手动管理这些流程太麻烦，可以试试简道云的SRM供应商管理系统，功能非常强大而且灵活，能帮你省去不少麻烦。

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3. 如何提高采购管理合规性审查的效率？

老板要求我们提高采购管理合规性审查的效率，但是我们现在的流程总是感觉很繁琐，有没有什么好的建议可以让流程更高效一些？

嗨，我来分享一些提高采购管理合规性审查效率的经验。确实，采购管理合规性审查的流程如果不优化，确实会很繁琐。以下是一些建议，希望对你有帮助：

使用数字化工具：现在有很多数字化工具可以帮助提高采购管理的效率，比如简道云的SRM供应商管理系统。这个系统功能强大，可以自动化很多流程，比如供应商管理、寻源、比价、履约执行、考核等。使用这些工具可以大大提高效率。
简化流程：有时候流程太复杂反而导致效率低下。可以对现有的流程进行梳理，去掉一些不必要的环节，简化审批流程。比如，可以根据金额大小设置不同的审批流程，小金额的采购可以简化审批。
建立标准化模板：为常见的采购文档建立标准化模板，比如采购申请单、合同条款等。这样可以减少每次都要重新编写的时间，提高工作效率。
提高员工素质：对员工进行培训，提高他们对采购流程和合规性的理解和执行能力。员工素质提高了，工作效率自然也会提高。
加强内部沟通：有时候部门之间的沟通不畅也会导致效率低下。可以通过定期会议、内部邮件等方式，加强部门之间的沟通和协作。这样可以减少很多不必要的等待和重复工作。
定期审查和改进：定期对采购流程进行审查，找出效率低下的环节，并进行改进。可以通过员工反馈、内部审计等方式发现问题并解决。

这些方法可以帮助你提高采购管理合规性审查的效率。如果你还在手动管理这些流程，真的可以试试简道云的SRM供应商管理系统，功能非常强大而且很灵活，能帮你省去不少麻烦。

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