采购审批流程优化的六大步骤：不踩坑的实用指南

摘要 采购审批流程优化到底难在哪里？本指南围绕“采购审批流程优化的六大步骤：不踩坑的实用指南”展开，通俗拆解流程梳理、风险防控、数字化工具选型等核心环节，辅以真实案例与实用表格，帮助企业轻松避坑。文章还对主流采购管理系统进行了权威对比，重点推荐业内口碑第一的简道云SRM供应商管理系统。无论你是企业负责人还是采购专员，都能从本篇获取落地方法、流程优化思路和系统选型建议，全面提升采购管理效能。

🚦采购审批流程优化的痛点与机会

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数据表明，90%的企业采购流程存在审批超时、流程混乱、责任不清等隐患。小王是某制造业采购专员，每月有三分之一的时间耗在流程跟催和资料补交上。流程卡点不仅耽误了采购进度，还影响供应商合作体验。企业老板头疼于“流程重、效率低”，采购人员苦于“环节多、沟通难”，财务、合规部门也常因流程缺陷而焦虑。你是否也被这些问题所困？

其实，采购审批流程不是越复杂越安全，反而是越清晰、越标准化、越智能，越能有效防控风险与提升效率。数字化工具、合理分级、流程再造等方法已成为优化采购审批的“新武器”。本文将围绕六大步骤，从问题场景出发，拆解每个环节的实操细节，结合真实案例、权威报告和系统选型建议，助你少走弯路，轻松避坑。

📝一、采购审批流程梳理：流程清晰是优化的第一步

1、流程混乱的根源与影响

采购审批流程常见问题包括：

• 责任分工不清，环节冗余导致审批超时
• 审批标准不统一，部分环节随意跳过或重复
• 信息流转未标准化，文档、数据易丢失
• 没有建立全流程可追溯机制，难以查错和责任追究

这些问题不仅拖慢采购进度，还容易引发合规风险和财务漏洞。据《数字化采购流程优化白皮书》（腾讯云，2023）显示，流程梳理不清的企业采购平均周期是行业标杆的1.5倍以上。

2、流程梳理的具体步骤

流程梳理的核心在于“画流程图+定标准+分责任”。可参考以下步骤：

• 盘点现有采购审批各环节，绘制流程图，从需求提出到最终付款全链路梳理
• 明确每一环节的责任人、审批标准、所需资料
• 建立标准化表单和模板，保证信息完整、格式统一
• 采用数字化工具进行流程映射和可视化，便于跟踪和优化

流程梳理建议采用“总分法”：先按大环节分段，再细化每步责任和资料，最终形成一份可执行的标准流程文件。

3、真实案例分享

某互联网企业采购流程优化前，环节多达12个，平均审批时间8天。通过流程梳理，精简为7个环节，统一表单，配合数字化系统，最终将平均审批时间缩短到3天，采购异常率下降60%。

4、辅助表格：流程梳理对比

5、数字化工具推荐

在流程梳理和标准化阶段，选用合适的数字化工具至关重要。国内市场占有率第一的简道云，拥有2000w+用户和200w+团队，支持全流程在线梳理、审批标准定义、责任分配。无需代码即可灵活修改流程，打通微信、企业微信、钉钉等平台，极大提升流程可视化和协同效率。其SRM供应商管理系统支持采购管理、供应商准入、寻源、履约等全模块，性价比高，口碑极佳。推荐免费试用： 简道云SRM供应商管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com 。

流程梳理是采购审批流程优化的基础，没有梳理就没有优化。

🏁二、采购审批权限与分级：合理授权，防止流程卡点

1、流程卡点的底层原因

采购流程中的权限分级如果过于集中或分散，都会造成审批效率低下：

• 权限过于集中，所有审批都需高层签字，导致流程瓶颈
• 权限过于分散，审批标准难以统一，易出现合规风险
• 授权边界不清，采购金额、类型等审批条件模糊

《哈佛商业评论·流程再造》指出，合理分级授权是提升流程效率和风险防控的关键。

2、分级授权的实操方法

• 按采购金额分级：小额采购由部门主管审批，中额由采购经理，大额由高层或多部门联合审批
• 按采购类型分级：常规物资、战略物资、紧急采购分别设定不同审批链条
• 明确“例外流程”：如紧急采购可简化环节，但需事后补充合规材料
• 授权流程透明，所有审批记录留痕，便于后期审计和责任追溯

合理分级可参考如下表格：

3、案例分析

某中型制造企业原采购流程所有订单均需总经理审批，导致审批等待周期长达5天。优化后按金额分级，仅大额采购需高层签批，平均审批时间缩短至1.5天，采购效率提升显著。

4、数字化系统如何助力分级授权

市面主流采购审批管理系统均支持分级授权与自动流转。简道云SRM供应商管理系统支持可视化分级配置，权限灵活设置，自动根据金额和类型触发不同审批链条。无需编码即可调整授权逻辑，极大减少流程卡点。其它主流系统也有类似功能，详见下表：

简道云SRM在分级授权、自动流转、跨平台协同方面优势突出，推荐首选。

5、分级授权的落地建议

• 定期复盘分级标准，结合业务发展灵活调整
• 权限配置建议公开透明，减少“谁批谁不批”的灰色空间
• 采用系统自动流转，减少人为干预，提升流程公平性

🔍三、审批标准与风险防控：让流程既高效又安全

1、审批标准不统一带来的问题

审批标准不清是流程优化的最大隐患之一。常见问题包括：

• 不同部门、不同审批人标准不一，导致采购决策随意性强
• 审批资料要求不明确，信息不全影响后续合规
• 风险点识别不及时，采购异常难追溯

据《企业采购风险管理实务》（清华大学出版社，2021）指出，70%的采购流程风险源于审批标准不清和信息不完整。

2、标准化审批的落地方法

• 制定统一审批清单，每笔采购需提交的资料、证明、合同等一目了然
• 明确风险点，如供应商资质、价格合理性、合同条款、付款方式等
• 建立审批前后风险评估机制，对高风险采购设立二次审核
• 审批流程嵌入自动风控提醒，异常数据自动预警

标准化建议采用以下表格：

3、真实案例：标准化审批的效益

某大型医药企业采购审批流程标准化后，异常采购率从8%降至2%，供应商准入合规率提升至99%。系统自动风控提醒，极大减少了人为疏漏。

4、数字化系统与风控功能

简道云SRM供应商管理系统可自定义审批清单、自动风控提醒、异常数据预警，实现审批标准化与风险防控。其它系统如用友采购云、金蝶云星空也有类似风控模块，但简道云在灵活性和可扩展性方面更突出。

采购审批标准化，是流程优化与风险防控的双保险。

5、落地建议与易踩坑点

• 审批标准切勿“一刀切”，要结合采购类型灵活制定
• 风险防控建议系统化，自动预警优于人工判断
• 所有审批材料建议系统存档，便于后期审计和风险追溯

🛠️四、数字化工具选型与落地：软件助力流程优化不踩坑

1、选型的关键指标

采购审批流程优化离不开数字化工具。选型时建议关注：

• 是否支持流程自定义和灵活调整
• 是否支持分级授权、自动流转
• 是否兼容微信、企业微信、钉钉等主流协同平台
• 是否有供应商管理、寻源、比价、履约等模块
• 用户口碑、性价比和售后服务

2、主流采购管理系统对比

3、简道云SRM供应商管理系统推荐理由

• 采购全流程无代码自定义，支持快速调整和优化
• 支持分级授权、自动流转、全模块供应商管理
• 覆盖微信、企微、钉钉等主流平台，协同高效
• 2000w+个人用户、200w+团队的市场口碑
• 免费在线试用，性价比高，灵活扩展
• 支持跨组织在线接入供应商，流程透明、风险可控

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4、选型易踩坑点

• 只看价格，不关注功能扩展性和兼容性，后期升级成本高
• 只选国际品牌，未考虑本地化需求和集成难度
• 忽视用户体验和协同效率，流程优化受限

选型建议：优先考虑无代码、流程灵活、协同强、口碑好的国产系统，并结合实际业务需求进行试用和评估。

📈五、流程监控与持续优化：让采购审批流程常新

1、流程优化不是“一次性工程”

很多企业采购流程优化后，随着业务变化又出现新的流程卡点。常见问题：

• 新业务场景未纳入流程，审批流程“打补丁”式修正
• 数据监控不及时，异常环节难发现
• 缺乏持续复盘机制，流程优化止步于“纸面”

《流程优化与持续改进实务》（上海财经大学出版社，2022）指出，流程优化的核心是“监控+复盘+迭代”。

2、流程监控的实操方法

• 建立流程监控看板，实时统计审批时长、异常率、流程瓶颈等关键指标
• 定期组织流程复盘会议，梳理流程卡点和新业务需求
• 流程优化建议采用PDCA循环（计划-执行-检查-优化）

流程监控建议表格：

3、数字化系统助力流程监控与优化

简道云SRM支持流程看板、异常预警、自动统计，便于企业实时掌握流程运行状况。系统还能根据业务变化快速调整流程，无需开发，极大提升持续优化能力。其它主流系统也有流程监控模块，但灵活性和扩展性上简道云更有优势。

4、落地建议

• 流程优化要有专人负责，建议设立流程管理员或流程小组
• 利用数字化工具自动收集和分析数据，减少人工统计误差
• 优化方案要有反馈机制，持续调整流程以适应新业务场景

流程监控与持续优化，是让采购审批流程真正落地的关键。

🧭六、供应商协同与采购全流程闭环：跨组织协同，提升业务价值

1、供应商协同为何重要？

采购流程不是孤立进行，供应商是流程优化的重要一环。常见协同难题包括：

• 供应商接入流程繁琐，资料提交难、沟通慢
• 跨组织协同壁垒高，信息对接不畅
• 供应商管理缺乏全流程闭环，易出现履约、考核等环节漏洞

据《供应链协同与采购数字化转型报告》（中国企业联合会，2022）显示，**高效供应商协同可提升采购效率30%以上，降低沟通

本文相关FAQs

1. 采购审批流程总是卡在某个环节，怎么定位问题？有没有什么思路能帮我快速找出流程瓶颈？

老板最近总说我们的采购审批流程“太慢了”，但具体哪里慢、为什么慢却没人讲得清楚。我也是天天被催，流程卡住就很难受。有没有什么实用的方法或者工具，能帮我快速找到流程中的瓶颈？最好有点实操性，能直接用得上的。

你好，这个问题确实挺常见，特别是流程涉及多部门、多角色的时候，很容易卡壳。分享一下我的实战经验和思路：

• 流程梳理：先把采购审批的流程画出来，不用太复杂，流程图或用表格记录每一步骤、涉及的人、预计耗时。这样能一眼看出环节分布。
• 数据采集：建议收集最近一段时间的审批数据，比如每个环节实际耗时、退回率等。Excel简单统计或者用流程管理工具都行，关键是看“哪一步最耗时”。
• 问卷调研：向流程参与者发个小问卷，问他们在哪一步最容易卡住，为什么卡住。实际操作中，很多问题都是沟通不到位或者信息不全导致的。
• 会议复盘：拉个小型会议，让采购、财务、审批人一起对流程做复盘，大家说说各自遇到的“梗阻”，往往能发现隐藏的问题，比如某个审批人没空、文件格式不统一等。
• 工具辅助：强烈安利一下简道云SRM供应商管理系统，支持采购流程全自动追踪，每一步都能实时监控。流程卡在哪，系统一目了然，还能自动统计数据，帮助定位问题。特别适合多部门协同，支持微信、企业微信、钉钉等平台在线接入供应商，免费试用很友好。 简道云SRM供应商管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com
• 试点优化：找到瓶颈后，建议先拿一个单据或者某个部门流程做试点优化。比如流程分两步合并、审批权限调整、表单简化等。用完工具后再复盘，看效果。

实际操作中，流程优化是个持续迭代的过程。卡住不要怕，拿数据说话，一步步优化，很快就能见效。如果还有具体的流程或者系统选型问题，欢迎讨论！

2. 采购审批流程标准化怎么做？有啥注意事项？怕一刀切影响业务灵活性

我们公司最近在推采购流程标准化，领导说要有“统一模板、统一流程”，但我总觉得每个部门采购的东西不一样，一刀切是不是反而容易出问题？大家有没有经验或者踩过坑，标准化过程中要注意什么，怎么兼顾业务的灵活性？

哈喽，采购流程标准化其实是很多企业数字化转型的必经之路，但确实不能一刀切。结合我的经历，给你几点建议和注意事项：

• 需求调研：先搞清楚各部门采购的“共性”和“个性”。比如办公用品、原材料、IT设备，审批节点和要求可能完全不同。标准化不是全都一模一样，而是“相同的统一，不同的保留”。
• 流程分级：可以设计主流程+分支流程。主流程是必须走的，比如立项、申请、审批、执行；分支流程根据采购类型、金额、紧急程度做不同处理。这样既有统一管理，又能灵活应对。
• 模板设定：模板可以多套，比如常规采购、紧急采购、批量采购，甚至特定项目采购。每套模板对应不同的字段和审批流。
• 系统支持：采购标准化最怕纸面流程，没法落地。建议用数字化工具，比如简道云SRM供应商管理系统，支持自定义审批流程和表单，零代码配置，能根据实际情况调整模板，部门间互不影响，还能快速做流程迭代，团队用得也多，口碑挺好。 简道云SRM供应商管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com
• 培训&反馈：流程上线前做一次培训，收集大家反馈，发现“死板”或“不合用”的地方及时调整。上线后一段时间再收一次意见，持续优化。
• 风险防控：标准化要兼顾合规和效率。审批权限、金额门槛、供应商准入等都要设置合理，避免流程被“钻空子”或卡死。

总之，采购流程标准化不是让大家都“背流程”，而是把流程变成帮业务提效的工具。用心设计、灵活调整，配合数字化工具，既能统一管理，又不会影响实际业务运转。大家有什么具体场景或难题，也可以留言讨论。

3. 优化采购审批流程后，如何评估效果？有没有实用的考核指标或者方法？

我们最近刚优化了采购审批流程，流程看起来顺畅了不少，但领导又问：“怎么证明优化有效果？”有没有什么量化的指标或者评估方法，能说清楚这次改进到底值不值？最好有实操经验，不要太理论。

你好，这个问题很实在，也是流程优化后必须面对的。评估采购审批流程优化效果，建议用“定量+定性”结合的方法，具体可以参考下面这些思路：

• 审批周期：用数据说话，统计优化前后每张采购单的平均审批时间、最长审批时间。时间缩短就是最直接的效果。
• 单据通过率：优化后审批单据的一次通过率（不被退回、补充材料等）有没有提升？这个指标能反映流程是否更清晰、表单设计是否合理。
• 流程合规性：看流程中是否减少了违规审批、超授权采购等情况。可以结合审计数据或合规自查记录。
• 用户满意度：给采购、审批、财务等相关人员做一次满意度调研。比如流程是否更顺畅、沟通是否更高效、审批是否更透明。可以用问卷或者小组访谈。
• 经济效益：比如采购成本下降了多少，供应商响应速度提升了多少，采购环节的错误率降低了多少。这些都可以量化。
• 问题反馈量：统计优化后流程相关的投诉、异常反馈数量，减少说明流程更顺畅。

实际操作时，可以用Excel、OA系统或者数字化工具来自动汇总这些数据。如果预算和技术允许，简道云SRM供应商管理系统支持流程数据自动统计和报表生成，效果评估很直观，团队用起来也省心。 简道云SRM供应商管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

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最后，建议把这些指标做成持续追踪，每月或每季复盘一次，这样能及时发现新问题，持续优化。如果有其他评估难点或者具体场景，可以再交流！