进销存系统软件怎么用？进销存是什么意思及操作流程详解

你知道吗？据中国电子信息产业发展研究院最新报告，2023年国内企业数字化管理系统的市场规模已突破2000亿元，其中进销存系统软件的使用率超过了70%。但有趣的是，仍有超过一半的中小企业管理者坦言，他们对“进销存”概念只是一知半解，系统操作时常“卡壳”，甚至因流程不清导致库存积压、资金断链。这种痛点不是个例，而是数字化转型中的普遍症结。今天这篇文章，将用通俗实用的方式，彻底讲清楚进销存到底是什么、进销存系统软件如何用、如何高效上手和选型避坑。你会获得一套可直接落地的进销存操作流程，看到主流软件的优劣对比，并掌握数字化管理的核心诀窍。

🏪 一、进销存到底是什么意思？为什么每个企业都离不开它

1、什么是“进销存”？专业定义与应用场景

进销存（Inventory, Purchasing & Sales Management），简单来说，就是企业对商品的采购、销售、库存管理全过程的统称。它本质上是围绕“货”的流动展开的一套管理机制，用于保障企业的供应链畅通、资金安全和运营效率。

• 进：指原材料、商品、配件等的采购入库，包括供应商管理、采购订单、入库验收等环节。
• 销：指商品的销售出库，涉及客户管理、销售订单、出库配送等流程。
• 存：指商品库存的动态管理，包括仓库、库存盘点、库存预警、调拨等。

进销存系统，就是把以上所有流程数字化、自动化，帮助企业实时掌握货物流转、资金流水和库存现状。

应用场景举例：

• 零售门店：用进销存系统管理每日进货、销售、库存剩余，避免断货或滞销。
• 生产制造：原料采购、成品入库、订单发货、库存调度全部靠系统管理，每笔数据都有记录。
• 电商平台：自动对接仓库与订单，实时同步库存，减少人工统计出错。

2、为什么企业必须用进销存系统？真实痛点剖析

传统手工管理的痛点：

• 数据分散，账目混乱，容易出错。
• 难以实时掌握库存，导致缺货或积压。
• 采购、销售、库存三者无法联动，信息孤岛严重。
• 财务核算繁琐，容易出现资金漏洞。
• 人员流动造成经验断层，交接困难。

采用进销存系统的优势：

• 数据自动同步，账目清晰，降低出错率。
• 库存预警与分析，减少积压，提高周转率。
• 业务流程打通，采购、销售、库存一体化。
• 财务数据自动生成，便于核算与审计。
• 操作流程标准化，新员工快速上手。

真实案例： 据《数字化转型实战》一书统计，某知名服装连锁企业上线进销存系统后，库存周转率提升了35%，财务对账时间缩短了60%，销售毛利率提升了8%。这些数据充分说明进销存系统的实际价值。

3、进销存系统的核心功能模块详解

进销存系统不是单一软件，而是一套涵盖采购、销售、库存、财务多维度的数据管理工具。

要点总结：

• 进销存是企业运营的“生命线”。
• 数字化趋势下，进销存系统已成刚需。
• 功能模块多元化，覆盖采购、销售、库存、财务、报表等全链路。

📊 二、进销存系统软件怎么用？操作流程全景详解

1、进销存系统的标准操作流程

实际使用进销存软件，其操作流程主要分为几个核心环节：

1. 系统初始化与基础数据录入

• 设置仓库、商品、供应商、客户、财务科目等。
• 配置权限、角色与业务流程。

2. 采购管理流程

• 创建采购订单，选择供应商与商品，设定采购数量与单价。
• 采购入库，系统自动生成库存变动与应付账款。
• 采购结算，财务模块自动同步。

3. 销售管理流程

• 创建销售订单，选择客户与商品，设定销售价格与数量。
• 销售出库，库存自动减少，生成应收账款。
• 销售收款与结算，财务同步更新。

4. 库存管理流程

• 实时查看库存数量与分布，支持库存盘点与调拨。
• 库存预警设置，自动提醒缺货或滞销。
• 库存报表分析，优化采购与销售策略。

5. 财务与报表分析

• 自动生成收支、利润、库存等各类报表。
• 支持数据导出、可视化展示，便于管理层决策。

通用操作步骤总结：

• 基础数据录入 → 采购订单 → 采购入库 → 销售订单 → 销售出库 → 库存盘点 → 财务对账 → 报表分析。

2、详细操作流程举例：从采购到销售全流程

假设你是一家小型零售企业，如何通过进销存系统完成一次完整的业务流程呢？

• 采购阶段：

1. 登录系统，进入“采购管理”模块。
2. 新建采购订单，选择供应商与商品，输入采购数量、价格。
3. 采购到货后，在系统中进行“入库”操作，商品自动计入库存。
4. 系统自动生成“应付账款”，财务人员可在“财务管理”模块进行结算。

• 销售阶段：

1. 接收到客户订单后，在“销售管理”模块新建销售订单。
2. 选择客户与商品，输入销售数量、价格。
3. 执行“出库”操作，库存数量自动减少。
4. 系统自动生成“应收账款”，财务人员进行收款登记。

• 库存与财务管理：

1. 随时进入“库存管理”模块，查看各商品库存动态。
2. 定期进行“库存盘点”，发现差异及时调整。
3. 在“报表分析”模块查看采购、销售、库存、利润等统计数据。

实际效果：

• 数据全程自动流转，无需手工重复录入。
• 库存、资金、订单全部实时同步，减少沟通成本。
• 报表分析直观，便于业务优化与决策。

3、进销存系统软件操作的常见难点与解决办法

难点一：基础数据录入繁琐

• 很多企业在刚上线时，商品、供应商、客户信息录入量大，易出错。
• 解决办法： 支持批量导入Excel或表格，简化录入流程。

难点二：业务流程自定义不灵活

• 不同行业、不同企业的流程差异较大，传统系统难以适配。
• 解决办法： 推荐使用“零代码”平台如简道云，用户可自由配置流程、表单、权限，无需开发经验。

难点三：数据对接与系统集成复杂

• 企业常用多个系统（电商平台、财务软件等），数据孤岛问题突出。
• 解决办法： 选择支持API对接或与主流软件兼容的进销存系统，提升数据流通效率。

难点四：员工培训与操作习惯

• 部分员工对新系统抵触，操作不熟练，影响效率。
• 解决办法： 选择界面简洁、操作易学的系统，并结合在线培训、操作视频辅助上手。

典型难点与解决策略一览：

4、简道云进销存系统：零代码解决方案，灵活高效

在国内进销存系统市场，简道云凭借其零代码自定义、极其灵活的流程配置成为行业领跑者。无论是基础商品管理，复杂的多仓库调度，还是与财务、CRM系统对接，简道云都支持一键设置，无需专业开发人员，普通管理者即可快速搭建专属进销存系统。其免费在线试用模式，极大降低了企业试错成本，2000w+用户的口碑验证了其高性价比与实用性。

• 完善的订单管理、进出库管理、财务管理等功能一应俱全
• 支持流程自定义、权限灵活设置、数据可视化报表
• 多系统集成能力强，与主流财务、电商平台无缝对接
• 新手友好，培训资料丰富，快速上手无门槛

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要点总结：

• 进销存系统操作流程清晰，涵盖采购、销售、库存、财务全链路。
• 零代码平台如简道云大幅降低上手难度，适合各类企业自定义需求。
• 常见难点有成熟解决方案，数字化管理效益显著。

🖥️ 三、主流进销存系统软件对比分析，如何选型最靠谱？

1、主流进销存系统软件推荐与优劣对比

进销存系统软件层出不穷，但不同产品定位、功能深度、适用企业规模各有差异。选型时，建议从功能完整性、操作易用性、扩展能力、性价比、行业适配度等关键指标综合考虑。

主流进销存系统软件推荐（含简道云）：

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简道云进销存系统综合表现最佳，适合预算有限、追求灵活定制的企业，尤其适合快速迭代和多变业务场景。用友畅捷通与金蝶云星辰适合对财务一体化有强需求的企业；速达、赛意等则适合制造业或本地部署场景。管家婆则微型商贸企业入门首选。

2、选型注意事项与实用建议

企业选型时，需重点关注以下几个方面：

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• 业务复杂度：如流程多变、定制需求强，优先选简道云等零代码平台。
• 行业特性：制造业建议关注赛意等专业厂商；零售、电商则可选管家婆、金蝶等。
• 系统集成能力：如需连接财务、电商、CRM等，优选支持API和多平台对接的软件。
• 操作易用性：管理人员技术基础有限时，优先选界面友好、培训支持丰富的产品。
• 价格与服务：试用体验、服务响应、后续升级能力等都需综合考虑。

选型流程建议：

• 先梳理自身业务流程与管理痛点，明确核心需求。
• 试用2-3款主流进销存系统，体验实际操作与功能匹配度。
• 结合团队反馈，确定最终采购方案。
• 着重关注系统升级、数据迁移、售后服务等长期因素。

主流系统对比表：

要点总结：

• 简道云进销存系统零代码自定义能力强，适用面广，性价比高。
• 选型要结合实际业务需求、行业特性和操作习惯。
• 试用体验和后续服务也是不可忽视的关键因素。

📚 四、如何让进销存系统真正落地？数字化转型实操建议

1、推进进销存系统落地的关键步骤

仅仅选好系统还不够，如何让进销存系统真正成为企业运营“利器”？落地过程中，必须关注流程再造、员工培训、数据迁移、持续优化等关键环节。

• 流程再造：根据企业实际业务梳理进销存流程，避免照搬系统默认设置。
• 员工培训：组织系统操作培训，设置操作手册和常见问题解答，提升全员参与度。
• 数据迁移：通过数据模板、批量导入工具，将历史采购、销售、库存等数据完整迁移到新系统。
• 持续优化：根据实际业务反馈，不断调整流程、表单和权限设置，保持系统与业务同步进化。
• 数据安全与备份：选择具备数据加密、自动备份等安全机制的软件，保障企业数据资产安全。

2、数字化进销存实操案例：小型制造企业转型过程

以一家年营业额500万的小型制造企业为例，他们在使用简道云进销存系统的过程中，遇到了以下典型挑战与解决方案：

• 挑战一：产品品类多，库存管理复杂。
• 解决方案：系统内设多仓库、多品类管理，支持自定义库存预警，自动盘点与调拨流程。
• 挑战二：采购、销售流程频繁变动。
• 解决方案：零代码自定义流程，管理者可随

本文相关FAQs

1. 刚接触进销存系统，怎么判断适合自己的功能？有没有什么避坑的经验可以分享？

老板最近说要上进销存系统，可市面上的软件五花八门，功能表列得眼花缭乱，实际用起来到底啥最重要？有没有哪些功能其实根本用不上或者容易踩坑的？有没有大佬能聊聊选进销存时候的实操经验，帮我少走点弯路？

其实进销存系统选型确实是个大坑，多数人第一次接触时都容易被各种宣传搞晕。简单说，进销存系统核心功能就三块：进货管理、库存管理、销售管理，其它的财务、报表、权限啥的算是加分项。下面我按经验总结几个选型避坑的点：

• 看清业务流程，别盲目追求“大而全”。小公司选过于复杂的系统，反而用不起来，每天都在和功能死磕。实际只需要能支撑日常采购、销售、库存盘点就足够，比如订单录入、库存自动更新、简单的财务流水对账。
• 注意数据导入和迁移。有些老系统数据格式奇葩，导不进新系统。试用的时候，可以问问厂商有没有批量导入模板，或者能不能直接对接Excel、ERP等。数据断层很麻烦。
• 关注操作界面，别小看“易用性”。有些进销存系统页面设计跟上世纪一样，一堆表格点着头疼。最好找那种流程清晰、操作简单的系统，普通员工能半小时上手，不用天天培训。
• 售后和服务一定要问清楚。很多厂商一收钱就消失，系统出问题没人管。建议选行业口碑好的，比如简道云进销存系统，功能灵活，还能自己拖拉改流程，出了问题有客服随时响应，免费试用也能体验下。 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com
• 预算别死磕“最低价”，便宜没好货。试用后觉得流程顺，数据安全、后期能扩展，价格高点也值。
• 特殊行业要问定制能力，比如餐饮、零售、制造业等，标准化系统未必完全贴合业务流程，能否二次开发很关键。

最后说一句，选型前可以拉业务同事一起试用，别让老板一个人拍板。实际操作流程和部门协作都会影响最终体验。希望大家都能避坑，选到适合自己的靠谱进销存系统！

2. 进销存系统日常操作流程有哪些细节容易被忽略？数据录入和盘点怎么保证准确？

我发现公司同事用进销存的时候经常漏录信息，库存数量跟实际不一样，盘点的时候又麻烦又容易出错。进销存系统日常都有哪些操作环节容易被大家忽略？数据录入和盘点到底有什么窍门能保证准确性？有没有什么实用的经验值得借鉴？

这个问题确实是进销存日常最头疼的痛点之一。很多公司都遇到“系统库存和实际库存不一致”的情况，搞到最后，盘点成了大项目。结合实际操作，我整理了几个容易忽略但很关键的细节：

• 采购入库时间点。很多时候采购单是提前录入，但货没到就直接入库了，导致库存虚增。建议采购和仓库对接，收到实物后再录入入库单。
• 销售出库和发货同步。有些公司订单录入和实际发货不是同一批人，结果销售录单早了，仓库还没发货，库存就扣了。这种情况可以设置审批流程，销售出库单必须仓库确认发货才生效。
• 退货和损耗登记。实际业务里，退货和损耗经常漏录，库存就一直对不上。建议系统里设置退货和损耗专门模块，员工要有流程意识，及时补录。
• 定期盘点和差异调整。建议每月或每季度组织盘点，系统支持盘点单和差异调整单，发现问题及时修正。盘点时千万别“只看仓库”，要结合系统数据，现场逐项核对，避免人为漏项。
• 数据录入规范化。员工录单时容易写错货品编码、数量、单位。可以在系统里做下拉选择，限制手动输入，降低出错率。
• 审核和权限分级。设置多级审核，重要单据（比如大额采购、销售）要上级复核，防止误操作。权限分级也很重要，普通员工只能录单，管理层才能做调整。

如果你的系统支持移动端，可以让仓库员工直接在手机或平板录单，效率提升不少。很多新型进销存软件都支持扫码录入，减少手工录错。

最后一点，建议大家定期培训业务流程，有新员工入职时，务必让他“跟单”学习。数据准确性离不开大家的流程规范和操作习惯，软件只是辅助工具。只要把这些细节做好，盘点和数据录入准确率会高很多。

3. 进销存系统怎么跟财务、业务部门协同？流程对接和数据同步容易出问题吗？

我们公司财务、业务、仓库三个部门各用各的系统，信息老是对不上。老板让用一个进销存系统把流程打通，实际操作起来是不是很复杂？流程对接、数据同步会不会经常出问题？有没有什么实战经验或者方案可以降低沟通和系统对接的难度？

你这个问题在中小企业里特别常见，部门协同和数据同步确实是进销存系统落地的难点之一。三个部门各自为政的时候，容易出现“销售说已出库，仓库还没发货，财务账对不上”的尴尬局面。结合我的实战经验，给你几点建议：

• 统一平台管理。用一个进销存系统，把采购、销售、库存、财务全部纳入同一平台，避免多系统导来导去。现在很多进销存系统都支持多角色分权限，比如业务员录单、仓库管理员确认发货、财务负责对账和报表。
• 流程标准化。系统应该支持自定义流程，比如采购需要审批、销售需要仓库确认、财务自动生成应收应付账单。流程一旦标准化后，大家都按规则走，信息就不容易丢失。
• 数据同步机制。最好选支持实时数据同步的系统。比如订单录入后，库存自动扣减，财务自动生成凭证单据，减少手工对账和信息延迟。
• 审核与提醒功能。系统可以设置关键节点自动提醒，比如销售单据未审核、库存不足、账款未结清等，及时推送给相关部门，防止遗漏。
• 报表自动生成。财务最怕手工算账，数据混乱。进销存系统通常能自动生成各类报表，包括销售统计、库存余额、应收应付账龄表等，大家都能实时查阅，提升沟通效率。
• 业务协同培训。系统上线后，建议组织各部门联合培训，业务流程模拟演练一遍，让大家都明白自己的操作如何影响其他部门。

对接问题其实和选型有关，现在主流的进销存系统都在打通财务和业务流程上做了很多优化，像简道云进销存系统支持多部门协同、流程自定义，还能无代码修改流程、字段和权限，业务调整时不用再找技术开发团队，省时省力。具体可以免费试用一下： 简道云进销存系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com

当然，选型只是第一步，后续还要结合实际业务持续优化流程，对接问题会随着部门配合度提升而逐步减少。别怕麻烦，及时沟通和反馈，进销存系统就能真正帮公司提升效率。