说真的，这几年做采购相关的项目越来越有一个感觉：企业采购不是没流程，而是没人真整明白流程是怎么回事。
很多公司一说要优化采购，第一反应是：
“我们是不是要上系统？” “要不要搞个集采中心？” “是不是把审批流程再严一点就行？”
但说句实话，你要是连自己公司采购流程都没搞清楚，就别指望降本增效、控风险了——你连“成本”和“风险”在哪一步都搞不明白。
今天这篇，就来和大家聊聊采购流程到底怎么回事。怎么一环套一环地影响着你公司的：
- 成本控制
- 资金周转
- 风险防控
- 管理透明度
如果你是老板，或者在管采购、财务、行政相关工作，建议耐心看完这篇。
一、别以为采购就是“下订单、签合同、对账付款”
你去问10个老板“你们采购怎么做的”，8个会说：
“就XX部门提需求，我们下单采购呗，找供应商报价，签合同走审批，最后付款。”
听起来没毛病，流程似乎挺“顺”的对吧？但真要往下问：
- 谁提的需求，有没有备查？
- 比了几家供应商？有记录吗？
- 合同归档了吗？条款有没有评估？
- 收货有没有验收？货对得上账吗？
- 为什么月底发现这批材料超预算了？
这些问题，一问一个答不上。
其实真正的采购流程，不是你觉得“下个订单就完事了”，而是一个完整的链条，从**“需求触发”到“合同履约”再到“结算归档”，环环相扣，少哪一环都容易出事。
我们先把整个采购流程梳理一遍，再逐步拆解：
二、采购流程其实分7步，每一步都有坑
步骤1：需求提出（Requisition）
这个阶段其实最容易被忽视。
一个项目部突然说“要买一批设备”；运营说“办公室纸张快用完了”；甚至领导一句话：“换掉这批不靠谱的供应商”，都能触发采购流程。
问题来了：
- 需求有没有标准格式？是用系统提、还是口头说、还是Excel发？
- 有没有人审核“这个需求是否合理”？
- 有没有预算范围？计划内还是临时加？
控不住源头，后面再省也省不出啥来。
举个例子：有公司采购预算很紧，但业务部门临时提了一批“紧急物资”，结果财务根本没安排预算，最后变成“要不先垫一下”，风险来了不止是资金，还包括合规问题。
步骤2：审批流程（Approval）
有了需求，接下来就是审批：这个东西到底能不能买，谁说了算？
- 是不是每类采购金额都有审批权限表？
- 是不是不同类型的东西（比如IT、市场、行政）要走不同条线审批？
- 审批是不是全靠人催？是不是过个节假日就卡在领导那？
这一步的风险点是：没有审批记录、流程混乱，出了问题没人负责。
曾经有客户财务部审计时发现一个采购单金额30多万，压根没审批记录，项目经理说“领导口头同意了”，谁来担？
步骤3：比价 & 询价（Sourcing）
很多公司在这个阶段是“走形式”，找3家供应商随便要报价，实际早就内定了。
但真正有效的比价流程，要满足这几个条件：
- 每家报价有留存（别用微信聊完就删了）
- 有统一格式做比对（含税、含运费、交付周期清楚）
- 有人做初筛+商务评审（不能只比价格）
这个阶段的重点，其实是“花钱花得值不值”，不是光“选最便宜的”。
你没评估服务能力、交付周期、后期维护，买个最便宜的结果可能是：交期拖2个月，返修率超标，最后一地鸡毛。
步骤4：合同签署（Contract）
合同一开始签得潦草，后面再来补就麻烦了。
- 合同模板是谁管的？有没有法务审？
- 是否有明确付款条款、交付节点、验收标准？
- 有些采购是不是根本没合同，只靠一个报价单？
这一步的关键在于“风险对赌”：如果供应商出问题，我们有约束吗？如果我们内部变更计划，有没有违约风险？
曾见过公司因为合同没写“交付时间延误罚款条款”，结果供应商耽误工期40天，公司只能“协调一下”，损失自己扛。
步骤5：收货与验收（Receiving）
这一步往往是“流程断点”。
- 谁来收货？有没有收货单？
- 货对得上账吗？型号、数量一致吗？
- 设备有没有调试、有没有试运行记录？
很多公司物料到了仓库，现场收了，但系统里没人登记，结果月底对账时财务一问，业务说：“我们收到了啊”，但没有单据。发票开了，流程没走完，审计一看就问题大了。
步骤6：对账 & 付款（Payment）
这一步，关系到两个最实际的事：资金安全 + 财务合规。
- 付款流程是不是按合同走的？
- 有没有收货+发票+合同“三单对齐”？
- 有没有付款申请记录？
很多时候问题出在这里：合同说是“分期付款”，但项目部急着要结清，财务被催得头大。 结果前期货还没全部收、质量也没验完，钱已经全付完了。
要知道，付款才是你最后的控制权，钱一出去，所有采购风险都成了“历史遗留问题”。
步骤7：归档 & 追溯（Archiving）
最后，所有单据——需求单、审批单、比价记录、合同、收货单、发票、付款凭证……有没有一套标准的归档机制？
- 是电子化保存，还是靠打印锁柜子？
- 谁来归档？定期有没有审？
- 查找是否方便？项目结束后能不能完整调出所有记录？
归档不是为“有备无患”，而是为以后追责、结算、经验复用做准备。
三、流程清楚了，控风险、降成本才能真的落地
如果你仔细看完上面这7步，你就会发现： 采购流程不清楚，你根本谈不上什么“降成本”——你连钱是怎么花出去的都不知道。
控风险靠哪几步？
- 需求审批 → 防止不合理支出
- 合同条款 → 防止交付扯皮
- 收货验收 → 防止假账、虚报
- 归档记录 → 形成闭环、可追责
降成本靠哪几步？
- 源头控需求 → 不是所有采购都必要
- 比价+评审机制 → 花同样的钱买更好的货
- 付款机制设计 → 把控节奏，掌握主动权
所以你看，一个“采购优化”的根本，不在于你上了什么系统、用了哪个平台，而在于：
你是不是真的把每个关键节点都跑通、跑实、跑顺了。
四、说到底：采购流程管得顺，企业运营才稳得住
现在很多老板嘴上说“控制成本、降本增效”，但每天审批的采购单依然是“拍脑袋签字”； 业务部门喊着“流程太繁琐”，其实是自己从没配合过流程去走一次； 财务天天补台，审核不到底，最后账实不符。
说到底，不是系统不行，是流程从一开始就没厘清楚，更没人落到执行上。
而真正做得好的企业，都在采购这件事上有个共识：
- 标准化流程先建好
- 数字化工具再上线
- 所有人理解流程逻辑并愿意配合，才是真正的“落地”！
最后一句话总结：
采购流程不是形式主义，而是企业风险和成本控制的“第一道防火墙”。
搞清流程，你就知道成本怎么来的、风险怎么冒的、系统该怎么配。
否则，你上什么系统都救不了一个“流程混乱”的企业。
