采购管理是什么？采购管理流程是什么样的？企业到底该如何提升采购效率？手动管理采购有什么隐患？是不是只有大型企业才需要采购管理系统？常见的采购管理系统都有哪些功能？有没有适合小企业用的、性价比高的采购工具？2025年值得推荐的采购系统有哪些？零代码搭建采购系统靠谱吗？这篇文章一次讲清楚！
如果你也在为“采购不透明、流程混乱、成本难控”头疼，
那这可能是你目前能找到的最系统、最实用的一份采购管理科普指南。
本文结构清晰、内容实操，适合老板、采购负责人、行政财务、信息化专员等多种角色阅读，全文5000+，强烈建议收藏+反复参考。
目录
一、什么是采购管理？企业为什么绕不过它？
二、中小企业为什么更该重视采购管理？
三、采购流程混乱的5大后果，越拖越严重
四、采购管理系统的核心功能清单
五、避坑指南：企业采购数字化常见3个误区
六、如何选择适合自己的采购管理系统？
七、2025年值得推荐的采购管理平台有哪些？
八、总结：采购管理的数字化转型，从“可见、可控”开始
一、什么是采购管理？企业为什么绕不过它？
简单理解，采购管理就是把“买东西”这件事变成有流程、有标准、能追踪的管理闭环。
它涵盖的可不仅仅是“下单买货”那么简单，而是包含：
- 采购申请 → 审批流程 → 询价比价 → 合同签订 → 到货验收 → 发票入账 → 付款结算
- 甚至还包括：供应商管理、预算控制、采购分析、库存协同……
在传统手工管理方式下，采购常常靠“经验”、“微信沟通”、“纸质审批”来运转，但这就带来了诸多问题：
- 审批链不清，价格失控；
- 跟谁买、买了什么、花了多少钱都说不清；
- 数据割裂，预算对不上账务；
- 甚至容易出现“人情单”、“虚假单”、“重复采购”等漏洞。
所以采购管理不是大公司的专利，而是所有企业降本提效的必修课。
二、中小企业为什么更该重视采购管理？
很多人误以为采购管理只有集团公司才用得上，但事实正相反——中小企业采购乱象往往更严重，也更需要规范化工具去协助管理：
● 成本更敏感：每笔花出去的钱都直接影响利润。
● 人员更灵活：流程一旦不清晰，就容易出问题，“人一走，账就乱”。
● 资源更有限：财务、行政、采购一个人多岗，越需要标准化系统替代低效操作。
● 审批更靠人：老板经常亲自审批，如果没有系统，效率低、透明度差。
采购管得好，不仅能降本增效，更是企业抗风险、稳增长的“护城河”。
三、采购流程混乱的5大后果，越拖越严重
如果你公司现在还靠微信、钉钉群里“口头说”、Excel记采购，那这些问题迟早会发生：
- 重复采购：不同部门不知道彼此已经买了类似物品，白花钱。
- 超预算采购：没流程管控，申请→采购→结算三套账，对不上。
- 供应商混乱：谁是长期合作？谁服务好？谁曾出过问题？一概说不清。
- 合同、发票缺失：合规风险巨大，财务查账困难，税务风险陡增。
- 验收环节失控：东西到了就算结束，没有记录、没有责任划分。
别等问题爆发才意识到：采购不是小事，它牵动的是整个经营链条的稳定性。
四、采购管理系统的核心功能清单
很多企业在选采购系统时都会陷入一个误区：以为功能越多越好。
但实际上，采购系统不是功能堆砌，而是围绕“效率、规范、管控”这三个目标进行设计。系统的价值体现在是否能真正解决你的实际问题，而不是看功能列表有多长。
一个成熟、好用的采购管理系统，应该至少具备以下七大核心功能模块，企业在选型时不妨逐条对照自身需求进行评估。
1. 采购申请与审批流管理
这是采购流程的起点。如果采购申请无法规范管理，那之后的合同、付款、收货都会失控。系统应支持自定义申请表单，涵盖申请人、部门、用途、预算科目、预计金额、使用时间等字段，并设置灵活的审批流程。
关键点包括：
- 不同金额、部门走不同审批流；
- 审批进度实时可见；
- 支持移动端、钉钉、企微等渠道一键处理；
- 审批记录留痕，可审计。
避免一切“口头说”、“群里问”的非正式审批方式，是规范采购管理的第一步。
2. 预算控制与费用预警
预算控制模块非常关键，尤其是对成本管控要求高的企业来说。系统应支持按照部门、项目、时间段设定采购预算，并在申请、审批环节自动核对预算余额。
你需要关注的点是：
- 是否支持“超预算自动拦截”；
- 是否支持预算动态调整（如追加预算审批）；
- 能否生成预算执行报表，实时掌握资金使用情况。
没有预算控制的采购系统，最后往往沦为“花钱工具”，而不是“控钱工具”。
3. 多供应商比价与管理
系统应允许同一物资支持多供应商报价，保留比价记录，并形成可查询的历史价格库。很多企业长期与少数供应商合作，价格不透明，容易出现采购溢价问题。一个好的采购系统应帮你从源头实现阳光采购。
此外，还应能做到：
- 管理供应商资质（营业执照、开户许可证等）；
- 记录合作历史、服务评分、交货准时率等；
- 支持黑名单机制，防止“问题供应商”反复进入流程。
供应商管理其实是企业的另一种“资源管理”，不是临时选的就用。
4. 合同与发票一体化管理
很多公司合同是线下签完拍个照片丢在群里、发票丢了找不到，结果付款时财务、法务、采购部门互相扯皮。一个靠谱的采购系统，应该能打通合同与发票的数据链条。
合同模块应支持：
- 线上归档，字段化管理；
- 关联到具体采购申请和供应商；
- 自动提醒合同到期或付款节点。
发票管理则应支持：
- 上传扫描件并自动识别开票信息；
- 与入库、付款联动，形成闭环；
- 对接财务系统或导出对账数据。
只有当合同、发票、付款三位一体，企业才能实现真正意义上的采购合规管理。
5. 入库验收与不良品处理
采购流程的终点是“东西到货”，但很多公司只重流程前半段，不重视验收记录。
结果常常是：东西到了没人查，问题发现晚了也追责困难。
系统应支持：
- 到货登记（时间、经办人、物品详情）；
- 验收记录（数量、质量、有无问题）；
- 不良品处理流程（换货、补发、扣款等）。
如果系统还能将入库数据自动同步到库存系统，那就更好了，避免信息断层。
6. 数据统计与采购分析
没有数据沉淀的系统，最终无法指导企业经营。采购系统应自动生成可视化报表，包括但不限于：
- 月度采购总额、按项目/部门拆分；
- 供应商对比数据：谁最稳定？谁常出问题？
- 单价趋势分析：是否有采购价格异常波动？
- 平均采购周期：效率瓶颈在哪个环节？
采购不仅是执行行为，更是战略行为。这些报表就是让老板做决策的重要依据。
7. 权限管理与操作留痕
越是多人协作的系统，越要有严格的权限机制。好的采购系统应支持按角色设置权限，比如：
- 谁能申请？谁能审批？谁能看预算？
- 谁能新建供应商？谁能修改价格？
- 所有操作有时间戳与操作者记录，便于审计。
这是企业防范采购风险、杜绝内控漏洞的重要屏障。
小结：
你不需要“花里胡哨”的采购系统，也不必一口吃成胖子。能帮你把“申请-审批-执行-结算”跑成闭环的系统，就是合适的系统。基础功能落实到位，才是数字化采购的起点。
五、避坑指南：企业采购数字化常见3个误区
误区一：以为Excel+审批单就够了
手动填表、人工核对，一旦数据出错、文件丢失，全流程重跑，更别提效率和监管了。
建议：从采购申请就上线系统，避免手工传递造成的“信息断层”。
误区二：选择了不支持流程自定义的系统
采购流程千企千面，不能调整流程的系统只会越用越憋屈，最终弃用。
建议：选择支持自定义审批流、字段配置的零代码平台。
误区三：系统用了但没人坚持用
最常见的状况就是：“开始热热闹闹上线，三个月后又回到老路。”
建议：要选操作简单+移动端支持的系统，并从老板带头用起，推动习惯养成。
六、如何选择适合自己的采购管理系统？
选型永远是个大课题，以下几个维度请重点关注：
- 是否支持流程自由配置？
- 是否支持移动端申请与审批？
- 是否支持预算、合同、发票一体化管理？
- 是否能与现有系统对接（如ERP、财务系统）？
- 我需不需要选择零代码搭建，如果不需要，采购系统后续能不能灵活调整？
- 价格是否合理，是否按需付费？
简单说，不是最贵的最好，而是最贴合你业务流程的最好。
七、2025年值得推荐的采购管理平台有哪些？
目前市面上的采购系统数量众多，从ERP里的采购模块，到轻量级协同工具，都声称能“搞定采购”。
但真正能做到流程闭环、配置灵活、性价比高且适配中小企业的产品并不多。
为帮助你选出适合自家场景的工具，我们将从实际使用体验出发，推荐8款适用于不同规模与行业类型的采购管理系统，按照搭建灵活性、成本友好度、功能闭环性三个维度展开评价——
1. 简道云采购管理系统
关键词：零代码配置、灵活好改、适配多行业
适用对象：中小企业、项目制公司、对流程灵活性要求高的单位
简道云是近年来在“零代码企业管理平台”领域声量很高的一款工具。
采购管理模块可以通过拖拽式搭建，快速实现从“申请-审批-比价-合同-发票-验收-付款”的完整流程。
核心优势：
- 不写代码也能搭流程、配表单，支持字段、审批流、权限自定义；
- 强报表能力，实时掌握预算执行与采购动向；
- 可与钉钉、企业微信集成，适合移动审批场景；
- 价格透明，支持免费试用，无“隐藏费用”；
适用场景： 采购流程刚起步，或企业正处于精细化管控转型期，追求灵活性和落地性。
注意点： 若需与财务系统做深度集成，可能需部分API开发支持；但相比传统ERP仍更轻量。
2. 用友采购云
关键词：集成ERP、适配大型制造集团、管控细致
适用对象：制造型企业、集团公司、多法人架构企业
用友作为老牌国产ERP厂商，其采购系统主要优势在于与财务、库存、成本核算等模块打通，特别适合企业希望“在一个系统里管住全部业务”的场景。
核心优势：
- 支持多组织、多币种、多业务类型的集中采购管理；
- 内置招投标、询比价、合同审批全流程；
- 可与用友U8、NC系统无缝集成，降低系统割裂风险；
- 审批规则、权限设置非常细腻，适合严格内控场景；
适用场景： 已经使用用友产品的企业，或财务强关联型采购场景，如项目型制造、工程建设类企业。
注意点： 系统价格相对偏高，实施周期长，对IT能力要求较高，不建议中小企业从0起步选用。
3. 明道采购协同系统
关键词：轻量、低成本、流程灵活
适用对象：初创公司、中小团队、采购预算有限者
明道作为协作平台起家，其零代码平台“明道云”也推出了适用于采购场景的标准方案。该方案的最大特点是价格便宜、快速上手、结构灵活。
核心优势：
- 自带多种采购模板，如“采购申请审批”、“比价打分表”、“采购订单台账”等；
- 可用流程图方式自由配置采购环节，非常适合“定制”场景；
- 支持审批流跳转、自动发提醒等智能化处理；
- 报表不花哨但实用，适合非专业管理人员使用；
适用场景： 采购流程刚刚上线，希望“快速有感觉”的企业；对稳定性、数据安全性要求不高的中小团队。
注意点： 模板层级较浅，如需跨组织权限设计、预算系统集成，则需要另行开发或通过插件方式增强。
4. 销售易采购协同模块
关键词：销售采购一体、项目同步、CRM原生对接
适用对象：项目型企业、To B销售公司、需将销售与采购联动的企业
销售易是国内老牌CRM产品，近年来在“销售+采购+财务一体化”场景中发力。采购模块通常作为其业务流程中的一个分支存在，但其对“项目制、合同制采购”的支持较强。
核心优势：
- 可将“客户下单”自动转化为“采购申请”；
- 适配销售项目管理场景，支持项目内多角色协同；
- 能与客户、合同、报价、财务数据打通，提高全流程透明度；
- 本土化支持较强，实施顾问服务到位；
适用场景： 一单一议、项目驱动采购的公司，如IT集成商、工程公司、系统集成型企业等。
注意点： 不适合做“集中采购+预算统筹”管控，对非销售型采购流程支持不如ERP型系统细致。
5. Zoho Creator采购管理方案
关键词：国际化、价格友好、自主开发灵活
适用对象：跨境企业、海外团队、具备一定IT能力的企业
Zoho Creator 提供了高度可配置的采购管理方案，并可支持多语言、多币种的场景，适合有跨境采购需求的企业团队。
核心优势：
- 开箱即用模板 + 可视化配置界面；
- 报价单生成、PO管理、到货确认等功能齐全；
- 开放API接口丰富，可与第三方物流/财务系统集成；
- 海外使用体验良好，系统运行稳定；
适用场景： 有IT开发能力的中型跨国企业、或对英文系统无障碍团队。
注意点： 中文支持一般，报表样式偏基础，若对国内政策或电子发票集成有要求，可能存在落地难度。
6. 泛微采购管理（OA内嵌）
关键词：办公流程+采购整合、传统企业熟悉度高
适用对象：已使用泛微OA的公司、注重审批流合规的大中型企业
泛微是国内较为成熟的OA厂商，其e-office产品线中自带采购审批、询价、验收等功能，优势是可以与日常办公无缝衔接。
核心优势：
- 审批流与日常请假、报销等统一体验；
- 流程引擎成熟，权限控制精细；
- 部分版本支持与财务、用车、资产模块打通；
- 用户界面老派但实用，适合“稳”字当头的企业文化；
适用场景： 已经部署泛微OA系统的单位，或对审批合规性要求较高的公有制或政府背景企业。
注意点： 报表能力偏弱，不适合做复杂采购分析；界面和交互体验不够现代化，对年轻团队不够友好。
7. 鼎捷采购云
关键词：制造业深耕、工单驱动采购、细节严谨
适用对象：工业制造企业、涉及BOM表、库存联动采购的工厂型单位
鼎捷的采购系统强调与制造BOM、仓储、成本核算等系统的紧密集成，适合需要“按需采购”的工业企业。
核心优势：
- 可按工单生成采购需求，精准控制原材料数量；
- 与库存系统实时同步，避免重复订货或积压；
- 支持物料批次、供应链协同、预警设定等；
- 与MES、WMS系统可深度集成；
适用场景： 零部件多、物料管理复杂的制造业客户，如电子、机械、五金、汽配等行业。
注意点： 非制造行业使用门槛高，模块划分专业，对操作人员培训有要求。
8. 金蝶云星瀚采购系统
关键词：SaaS部署、财务一体、税务合规强
适用对象：希望实现“采购+财务+税务”闭环管理的企业
金蝶云星瀚是金蝶在中型企业市场的主力SaaS产品，其采购模块与财务模块联动性强，适合有严格资金管控和发票规范需求的企业。
核心优势：
- 系统支持与金蝶云会计/发票管理无缝连接；
- 支持智能对账、合同关联、付款计划设定；
- 财务审批流与采购流程一体设计，降低财务工作量；
- SaaS部署，维护成本低，适合中型团队使用；
适用场景： 中型企业、有税务风险管控意识的团队、或对数据监管要求较高的公司。
注意点： 前期培训较多，配置不够灵活；企业需接受标准化使用方式。
小结：选什么平台，不在于“功能最多”，而在于“最适合你”
不管你是刚刚起步的小团队，还是管控复杂的中大型企业，选对采购系统，比功能炫更重要。
建议从当前流程出发，优先选择可落地、能跑通闭环的产品，后期再考虑扩展与对接。
八、总结：采购管理的数字化转型，从“可见、可控”开始
一句话建议：能用系统管理采购，就别再靠人工凑合。
采购不是“辅助业务”，而是企业经营的“成本中枢”。
想要降本、控风险、提效率，采购流程一定要数字化。而且不需要一上来就重金投入——先用一款能灵活调整、快速落地的轻量系统跑起来，再慢慢迭代优化。
别再让采购混乱拖慢你企业的增长速度了。采购这块“沉没成本黑洞”，是时候亮出一盏灯了。
