“我们流程也不差啊，每个订单都有审批、每个物料都有询价，怎么效率还是这么低？”
最近有位做设备配套的客户跟我吐槽，他的采购团队天天加班，报价一做就一整天，但业务部门还是觉得他们“拖节奏、耽误进度”。
我们去现场一看，问题还真不在“下单太慢”或者“谈判不行”，而是前面这张“小小的报价单”，拖住了整条采购链。
今天这篇文章，我们就来拆一拆：每天都在发的报价单，到底藏着哪些“效率问题”？怎么用三步快速做好一套供应链自动询报价流程？
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一、大部分工厂的报价流程，还是靠“人扛”
虽然大家都在讲“数智采购”“流程再造”，但很多企业的询报价流程，还是这个套路：
- 采购从ERP导出一个总需求Excel；
- 手动拆分给不同供应商，每家发一封邮件；
- 供应商下载、填写、发回；
- 采购一封封收邮件，一个个整理，汇总比价。
这还算是“中规中矩”的，有些企业还在用微信传表、电话询价，甚至纸质打印、人工抄写报价。
问题在哪？
- 协同断层：发出去了没人跟，供应商报不报、什么时候报，全靠催。
- 人工出错：表格格式五花八门，粘贴汇总容易出错，比价不准。
- 过程不透明：没人知道谁什么时候报的，决策缺数据支撑。
- 无法追溯：回头追溯价格、报价人、备注信息，一片混乱。
一句话：报价流程不是“跑”，是“扛”出来的。
二、你不是缺流程，是缺一套能自动化的供应链询报价系统
既然很多工厂都是人工报价，怎么样才能做好一套高效的报价流程？
很多老板看到这个问题，第一反应是：“那是不是建个模板，发统一格式的报价单就好了？”
其实根本不是表格的事，而是你的报价流程压根不是协同逻辑：
- 需求信息分发方式落后；
- 供应商响应链条没有打通；
- 报价比价决策靠人工；
- 价格审批流程脱节滞后。
说白了，不管你Excel做得多规范，只要还靠人来发、收、拼、盯——效率都上不去。
我们接触过一家主机厂，年采购额几十亿，报价还靠3个助理天天发邮件回收表格。一个招标项目光询报价周期就要跑10天以上，计划一改还得重来一遍。
他们以为问题是“供应商响应慢”，其实流程本身就不具备高效协同的条件。
所以你要解决的，不是怎么让人更勤快，而是怎么让流程自己能跑起来。
三、报价不只是“发个表”，是一整套采购询价链路
真正高效的采购询价流程，必须是一条链，从“创建需求”一直到“核价确认”，每一步都在线、协同、留痕。
这里给大家演示一下，如何在供应商管理系统中优化好一个完整的采购询价流程：
1）创建询价需求
创建询价需求（结构化信息）
- 填写商品信息、规格型号、数量、交付要求等；
- 采购员可直接从商品库调取，避免重复录入，字段统一。
2）发起询价流程
- 供应商管理系统系统支持选择多个供应商，一键通知发出；
- 支持多渠道通知：邮箱、企业微信、钉钉等；
- 每个供应商收到链接即可进入专属报价入口，无需注册。
3）供应商在线报价
- 支持自动带出历史报价作为参考；
- 报价区间预警，防止误报极端值；
- 附件、备注、替代方案等支持上传，信息齐全。
4）系统生成比价分析表
- 自动汇总所有报价，按价格、交期、付款条件等维度对比；
- 支持一键导出PDF/Excel，报表随时调阅；
- 可设置触发审批流程，系统推送提醒。
5）核价与审批
- 超预算、超限报价自动进审批；
- 价格决策、审批意见全程留痕；
- 审批结束，直接转入采购计划，无需重复录入。
这才是真正的“报价链路闭环”，不是停在报价那一张表上，而是从“谁来报”到“怎么决策”全流程打通。
四、不靠堆人，不靠Excel，报价效率一样翻倍
说实话，这套流程一旦跑通，采购团队最直接的感受就是——终于不用靠“收表+拼表”熬人力了。
- 节奏提速：原来一轮报价3~5天，现在最快半天就能收齐；
- 数据规范：所有报价字段、格式都统一，再也不会因为格式错浪费时间；
- 过程透明：谁什么时候报了什么，全部自动记录，方便回查；
- 责任清晰：历史报价、比价、审批意见都留痕，避免扯皮；
- 联动协同：报价结果还能自动生成订单、触发采购流程，彻底减少“断档”。
更重要的是——采购团队终于可以把精力放在“选供应商”“控成本”这种高价值事情上，而不是“收表格、贴单元格”这些机械活上。
这才是真正的效率释放。
五、写在最后：别小看报价单，它是你采购流程的“起跑线”
很多企业做数字化采购，总喜欢从“合同审批”“付款节点”这些大流程下手，却忽略了最前面这个关键点——报价机制是否高效。
你不把前面的“起跑线”拉平整，后面的流程再快也会被卡住。
所以想提升采购效率，别光看大单流程图，先看你每天那张报价单跑得顺不顺、快不快、准不准。
这张表不是采购填表的工具，而是打通协同、节奏、决策的第一入口。
小表背后，是流程逻辑。 改好这一张单，整个采购链就能顺起来。
