过去很多企业在谈供应商管理系统时，往往陷入两个误区：
- 要么把它埋在ERP里，流程复杂、权限混乱，没人愿意用；
- 要么包装成“数字化战略项目”，动辄半年上线，培训几轮，最后还是回到微信群沟通、Excel对表。
这些我见得太多了。
尤其在制造企业、工程项目型公司，采购、技术、质检、财务各管一段，信息口径不统一，一旦出问题，没人能说清楚到底是谁的问题。
- 问一个供应商的资料，三个部门说法不一，还得翻历史文件夹和Excel表；
- 打过样、评过审，却找不到谁评的、评了什么、是否通过；
- 老板问：“这家供应商合作表现怎么样？”大家都凭感觉，缺乏数据依据。
所以我想清楚了，搭系统的目的不是“有个工具”，而是让每一条供应商动作都有据可依、每一个责任节点都落得下去。
这次我选择从业务出发，用最小可行架构搭建一套供应商管理系统。不求高大上，但求结果清楚、责任到位、流程顺畅。
文章参考的系统>> 供应商管理系统（即开即用）
一、供应商管理到底在管什么？
在搭系统之前，得先把一件事说清楚：供应商管理，到底是管什么的？
供应商管理系统，说白了就是一套“能把合作对象从初次接触一直管到绩效评价”的流程工具。
它的目标不是做多大、多全，而是把下面几件事做扎实：
- 把供应商信息集中管理（注册、档案、联系人、产品）
- 把合作过程标准化（准入流程、打样记录、报价归档）
- 把合作结果量化分析（交期、质量、响应、打分）
本质是三件事：信息收起来，流程跑起来，结果留痕迹。
只有系统化、结构化、自动化地管理，才能避免“供应商越多越乱”的问题
二、搭系统前，先搞清楚这5个根本问题
在下手搭建之前，我先问了自己5个关键问题，这也是所有产品设计的通用起点：
1. 现在的痛点在哪里？
- 供应商杂乱、档案无统一入口；
- 合格证、证照、检测报告分散在各处；
- 缺料、质量、延迟交付情况没预警。
2. 谁会用这个系统？他们有多忙？
- 内部：采购、质检、财务，都嫌系统复杂；
- 外部：供应商直接接单报证照，最好能自助。
3. 哪些流程必须跑？哪些能简化或跳过？
- 注册 → 审核 → 下单 → 验收 → 绩效，但可以合并“下单对接”环节，先用Excel+通知补位。
4. 数据里我们想要哪些指标？
- 质量合格率、交付及时率、响应速度；
- 平均报价水平、证照有效期提醒、黑名单原因，量化管理；
5. 系统上线后，会有什么变化？
- 倒查证照更快；
- 绩效不佳的供应商及时清理；
- 高质量、准时供应商更清晰，谈判有底气。
这5个问题一一想过后，就能明确系统的边界和最小可用范围（MVP）：
- 谁注册、谁审核、什么算“通过” → 注册和准入模块；
- 怎么接单、怎么对接ERP/Excel → 下单模块；
- 怎么统计准时率/合格率 → 考核/预警模块；
- 证照过期怎么提醒 → 风控/合规模块；
- 一个多少钱、哪个便宜 → 供应商比价/绩效模块。
三、如何快速搭建供应商管理系统？
1. 供应商注册 & 资质上传
先做一个“供应商注册”表单，放在对外入口。字段包括：
- 企业全称（必填，唯一）
- 营业执照上传（文件上传组件）
- 法人代表、开户银行、联系人信息
- 提供的物料/服务类别（多选）
- 是否合作过（是/否）
流程设定：
- 填完后自动进入“待审核”状态；
- HR/采购主管可从系统内看到未审核列表，点击后进行初审通过或驳回。
注意细节：
- 设置字段必填校验，减少来回沟通；
- 营业执照设置有效期提醒，到期前30天自动预警。
2.准入评分 & 自动分类
注册后还不能直接合作，要走“准入评分”环节。
我设计了一个评分表，包含以下维度：
- 价格竞争力（满分10）
- 交付稳定性（满分10）
- 资质完整度（满分5）
- 响应速度（满分5）
- 推荐人打分（满分10）
系统设置：
- 每个字段由不同角色填写（如采购、质量部、技术部）；
- 系统自动汇总打分，设置准入门槛，比如总分≥30分才进入“合格供应商库”。
分类结果自动生成：
- A类：核心供应商，可优先派单；
- B类：备选，交叉验证中；
- C类：观察期，慎用或停用。
3. 下单对接 &订单记录
我搭了一个简易“下单单据”模板：
- 物料名称、规格型号、数量
- 希望交期、到货地址
- 指定供应商（下拉选择“合格供应商”名单）
- 附件上传（如图纸、样品照片）
系统动作：
- 提交后生成“订单编号”；
- 自动通知该供应商联系人；
- 后台可查看订单状态，手动更新“已发货 / 到货 / 质检中”。
4. 到货验收 & 绩效打分
每一笔订单，到货之后必须完成一次验收，这不只是入库操作，更是对供应商绩效的核心记录。
主要围绕三项核心指标来设计考核：
- 交货及时率： 实际到货时间 vs 计划交期 → 自动计算“准时率”；迟到一天就扣分，系统留痕。
- 品质合格率： 到货是否合格、有无退货记录 → 形成“合格率”数据，质检结果直接同步。
- 回复及时率： 响应是否及时、处理是否专业。
绩效评分不只是数据，而要形成闭环：
- 系统按月、按季度自动生成绩效报表；
- 每家供应商的绩效趋势图清晰可见，方便对比；
- 绩效优先影响下次订单分配权重，高分优先合作，低分淘汰或限单。
5. 风险提醒
最后，我加了一个自动触发机制：
- 营业执照即将到期 → 系统通知供应商上传新版；
- 连续绩效不达标 → 自动推送至“暂停合作”列表；
这个小细节不一定马上用上，但提早铺路，未来会省掉大麻烦。
四、系统能不能活下去，还要看这3个关键细节
系统搭好了，并不代表它能自然跑起来。
很多公司OA、ERP、SRM都上线了，但最后没人用、用不对、用一半，其实问题不在技术，而在这几个最容易忽视的“运营细节”上。
1. 员工不愿填，供应商不愿用
很多系统最后烂尾，不是功能不全，而是没人愿意点开：
- 内部员工觉得“又是个系统”，“填表占时间”、“流程太繁琐”；
- 外部供应商嫌弃“账号太多”、“操作太复杂”、“还不如发微信”。
解决办法是：系统别太重，流程设计三步之内能走完； 注册页面最好能直接扫码链接 + 一键上传； 操作界面清爽直观，能点就别让人输字，能自动带出就别要求记忆。
2. 数据只进不出，填完没人看
这是真实发生的情况：采购每次认真录入到货信息、打绩效分，但管理层从来不看报表，没人根据数据说话。久而久之，大家开始敷衍，“形式主义”又回来了。
所以必须明确：数据录入是为了业务决策服务。
- 每月绩效报告能不能自动汇总并发给负责人？
- 季度会议有没有把绩效作为选/淘汰供应商的参考？
- 一张图能不能清楚展示“谁该奖励，谁该清退”？
只有数据真正“被用上”，大家才会认真“往里填”。
3. 流程刚上线就“卡壳”，没人推动
系统刚上线时，最怕没人负责推。HR说不归我，采购说系统太新，供应商说你们还在试运行……流程跑着跑着就断了，大家又退回微信群沟通，系统“摆设化”。
解决办法只有一个：明确一个推动人 + 一条铁律。
- “每月必须提交一次绩效评价，不做就发提醒”；
- 系统推动人（通常是采购或项目负责人）要盯住流程节奏，尤其在前三个月。
这三个细节，不是技术问题，是“系统能不能融入日常动作”的问题。如果忽略了，系统再好看也只是空壳。
五、写在最后
做这套系统，不是为了“看上去有流程”，而是实打实地解决我们这些小团队常见的老问题：
- 供应商越来越多，但找资料越来越乱；
- 谁好谁差，靠印象记不住，换人全断档；
- 订单出了问题，回头找不到责任点，大家互相甩锅。
过去靠Excel和微信群能扛一阵，但扛不住长期； 靠人记得住、盯得紧，也不是长久之计。
最后一句话：不是非得“全功能”，而是得“真闭环”。这才是系统的价值。
