进销存管理怎么做好？十年行业从业者不请自来。
在企业经营里，有个环节经常被忽视，但一旦出问题，影响的是整个公司的运转效率、客户满意度，甚至现金流——这就是进销存。
很多老板觉得：“不就进货、出货、库存嘛，搞个Excel表记着不就行了？”
确实，刚开始业务不大，用表格+人工可以撑一阵子。可一旦产品SKU多起来、客户多起来、仓库变复杂，靠手工根本撑不住。
库存对不上、客户催单、发错货、积压爆仓，这种时候再想“上系统”，已经是亡羊补牢。
所以，进销存不是“做不做”的问题，而是“早晚做”和“怎么做”的问题。
本文就来聊聊——进销存管理到底怎么做好？不管你是企业老板、仓库负责人，还是销售、采购一线人员，都可以参考。
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一、进销存到底是啥？先别跳过这个问题
虽然很多人都听说过“进销存”，但真要让你一句话解释清楚，可能还真有点含糊。
进销存，其实就是“进货+销售+库存”的简称，它背后的意思是：围绕商品流转的整个链条建立一套管理机制。
它的目标很简单——把货管好，把钱赚到，把风险降下来。
它主要包括：
- 进（采购入库）： 哪天进了哪些货、进了多少、多少钱，入库有没有验收，有没有错单、损耗、退货。
- 销（销售出库）： 客户怎么下单、销售怎么发货、出库怎么核对、有没有发错货、有没有对账不清的问题。
- 存（库存管理）： 库存到底有多少，放在哪个仓位，有没有超储、缺货、临期产品，什么时候需要补货。
一句话总结： 让你手里的货物流动起来、账清楚、人省心。
二、你为什么管不好进销存？这些坑80%的企业都踩过
很多企业在没用系统之前，用Excel、纸质单据管库存，也是“能用”，但为什么总是出问题？我们先来看看几个常见现象：
- 仓库员工说库存有，销售查系统说没了，两边对不上；
- 客户要货时才发现没货，只能紧急采购，价格高还耽误交付；
- 仓库满地都是货，想找个老订单的货，要翻半天；
- 老板想看库存报表，一问没人能给得清楚；
- 盘点时候才发现，某些品类早已临期或积压了半年没人管；
- 仓库一出错，财务这边连带要修正对账、核销、结算，越修越乱。
这些问题的根源，归根结底就两个字：“混乱”。
为什么会混乱？主要是因为三个方面出了问题：
- 流程不清楚： 谁进货、谁验收、谁录入系统，角色边界模糊；
- 数据不统一： 一个Excel你一份我一份，最后根本没法对上；
- 操作不规范： 想怎么记就怎么记，缺乏标准化动作。
要想从根子上解决这些问题，得先“整理流程”，然后再“选对工具”。别一上来就说“我想买个系统”，那往往是从错误的入口开始。
三、先别急着买系统，把业务流程搞明白才是关键
很多公司“上系统”搞砸，就是因为跳过了这一步：梳理流程。
说得再直白点——你到底是怎么工作的？每一笔货是怎么从供应商到仓库，又怎么到客户手上的？每一步是谁负责？有没有标准操作？
1. 你公司属于哪种“货物流转模式”？
不同公司模式不同，比如：
- 是自营进货销售，还是代发货（Dropshipping）？
- 是有一个大仓库集中发货，还是多个仓+分公司？
- 商品是标准化SKU，还是定制类产品？
- 客户是散户还是长期合作的大客户？
这些都会影响进销存的核心逻辑。
比如定制类商品就要记录更多工艺信息，库存管理就更复杂；而批发类企业更看重出入库速度和账务对账。
2. 用一张纸画出来你的“采购-仓库-销售流程”
建议你真正动手画一下，比如：
客户下单 → 销售确认 → 开销售订单 → 仓库配货 → 发货 → 出库单 → 对账
供应商下单 → 审核 → 到货 → 验货 → 入库单 → 库存更新
流程图能让你看到：
- 哪一步经常卡住？
- 是采购不清楚库存？还是销售下单不走流程？
- 仓库有没有标准入库流程？有没有扫码？有没有批次管理？
别怕麻烦，这一步清晰了，后面选系统才知道要“配什么鞋”。
四、别迷信“通用软件”，适合你业务、能用得起来才最重要
很多公司选进销存系统，会上网搜“功能最全的进销存软件”、“十大排行榜”，然后逐个试用，结果一个也不满意。
其实不是软件不行，而是你用不上。企业选系统，有个很简单的标准：
“不是最贵、最复杂的最好，而是最贴合业务、用得起、能自己改的最好。”
1. 零代码工具：更适合中小企业做“灵活进销存”
这两年比较火的“零代码平台”，很多做进销存的老板都开始尝试。
为什么？因为传统软件定死流程，修改一次还得找厂商，周期又长，成本也高。 而零代码平台支持自己改字段、改流程、加表单、改报表，不用代码，运营的人就能搞定。
比如你想让销售订单自动生成出库单，或者想在入库环节加个拍照上传验收单的动作，这些都能自己拖拖拽拽完成。
适合那种——“没那么大公司背景，但业务灵活变动多”的企业。
2. 选系统时，别只看“功能表”，要看这些点：
- 有没有条码管理？支持扫码出入库？
- 能不能处理多仓库管理？能不能跨仓调拨？
- 能不能支持商品批次、序列号，比如保质期？
- 出库、入库、调拨、盘点能不能都在手机上搞定？
- 销售单、采购单和库存、账务是不是能打通？
这才是你日常用得上的东西，而不是那些“看起来很高级，其实用不到”的功能。
五、进销存不是上线一个系统就完了，落地才是硬道理
系统买了、流程改了、模板搭好了，但企业里还有很多细节需要打磨。不然，就会出现“系统上线三个月，没人愿意用”的尴尬局面。
1. 建议的推进顺序：从一个仓库一个流程做试点
如果你是老板或者管理者，建议这样推：
- 先在一个仓库试点，比如常用SKU的出入库流程；
- 梳理操作流程，比如扫码入库→系统更新→自动扣减库存；
- 设置库存上下限提醒、临期预警；
- 让销售和仓库联动，用一个表单打通销售订单和库存出库；
- 定期盘点，和系统数据比对，看实际误差。
一旦这个流程跑通，再复制到其他部门和仓库。
2. 持续优化才是核心价值
好的进销存不是“上线后静止”，而是能根据业务节奏不断调优化，比如：
- 商品分类变了？自己在系统里改；
- 新客户流程多一步审批？拖个流程节点就好；
- 临期预警想变成“提前30天短信提醒”？平台支持你自己设置触发器。
有些平台还支持把进销存和财务、审批、客户管理系统对接成一整套，这种“业务 + 数据”整合，对企业来说长期价值更大。
写在最后
“进销存怎么做好”这件事，归根到底就是： 把货管住、把流程理顺、把系统用起来。
想要做好它，并不是买个“功能最强的系统”，而是要走好这三步：
- 把自己的业务流程搞清楚：你怎么采购、怎么销售、怎么入库出库；
- 选一个真正能跟着你业务走、自己能改的系统，而不是死板工具；
- 在日常运营中慢慢调优，数据留痕、流程跑顺、库存透明。
如果你现在还在用Excel手动做库存管理，或者用了系统但“没人愿意用”，不妨试试更灵活一点的方式：
从一套能根据你业务来改的“零代码平台”开始，可能是你走出混乱、跑出效率的第一步。
