很多公司做采购管理的时候，都会遇到这几个老大难问题：
- 新供应商进来全靠人脉介绍，没有统一评估标准
- 报价方式五花八门，微信、邮件、口头都有，数据根本沉淀不下来
- 对账全靠Excel，财务、采购、仓库三方数据对不上
- 供应商的交期、质量、服务怎么样，全凭采购员的“印象分”
其实，这些问题不是流程没人管，而是流程没在线。
今天我就跟大家聊聊——
怎么用一套SRM系统（供应商关系管理），把准入 → 报价 → 对账 → 绩效串成一条线，让整个供应商管理“在系统里掌控”？
文章参考>> https://www.jiandaoyun.com
一、为什么供应商管理一定要数字化？
先别急着讲系统，先厘清一个现实问题：
为什么传统的“人盯人”式供应商管理在今天越来越行不通了？
因为环境变了。
- 供应链越来越复杂 一家企业少则几十家供应商，多则几百、上千家，品类、资质、风险、合作历史全靠Excel根本管不过来。
- 信息越来越碎片化 以前一个采购跟几个核心供应商就能搞定，现在可能要对接多个地区、多个时区，来回发邮件、打电话，效率低还容易错。
- 老板越来越看重合规与成本管控 一旦出了供应商资质问题、价格异常、账务出错，追责就变成“谁经手谁背锅”。
所以说，供应商管理的数字化不是“加分项”，是企业的生存刚需。SRM系统，就是来把“人盯人”的管理方式，升级为“流程驱动 + 数据支撑”的科学管理。
二、什么是SRM系统？
SRM，全称是供应商关系管理系统，说白了，它的核心就是一句话：
把你和供应商之间所有的合作流程，搬到线上、做成闭环。
不管是新供应商要入驻，还是日常报价、对账、结算、绩效考核，只要是在你和供应商之间发生的事，SRM 都能帮你统一管理。
它能解决什么问题？
- 避免信息混乱：资质、合同、发票都在线统一管理；
- 报价透明可比：询价、比价、审批全流程在线留痕；
- 对账不再扯皮：收货、开票、付款一键核对，少跑腿、少误差；
- 绩效有据可查：用数据说话，不靠印象打分。
简单来说，SRM不是花哨系统，而是让你跟供应商协作更高效、流程更顺畅、结果更可控的一套工具。
三、怎么一步步把四个核心流程做到“全在线”？
阶段一：供应商准入 —— 从线下拉扯到线上自助
以前供应商入驻靠什么？ 一堆表格、盖章、邮箱来回、电话催进度，流程靠“问”，结果靠“猜”。
现在SRM上线后，怎么做？
- 供应商自主注册：点击链接进入SRM平台，填写基本资料、上传证照（营业执照、开户信息、质检报告等），支持OCR自动识别。
- 系统自动触发审核流程：谁来审核？质量部看体系，财务部看税号，法务看合同条款，系统一步步流转，不用人工提醒。
- 结果自动通知：通过/退回都有记录，有效期提醒、资质到期自动预警。
上线后的好处：
- 不用拉供应商进微信群“催资料”；
- 一家企业资料统一归档，后续不反复要；
- 审核流程全自动留痕，方便复查和合规。
阶段二：报价管理 —— 从发微信到比价透明
你是不是经历过这种场景： “你把报价单发我一下哈”、“这个版本是不是昨天那个报价？”、“为啥我这个供应商报价比另外一个贵10%？”……一堆问号。
SRM报价管理模块是怎么搞的？
- 一键发起询价单：采购在系统发布一个采购项目，系统通知给多个供应商。
- 供应商在线填写报价：各家填完后，自动生成对比表，系统自动标注出价最低、性价比高、历史价格。
- 审批流程+中标结果在线通知：审批人线上审批，供应商实时收到结果。
补充：还可以设置报价时间限制、允许议价次数、支持招投标模式。
上线后的变化：
- 再也不怕报价单“丢”了；
- 报价历史清晰，想查随时能看；
- 报价规则统一，杜绝灰色空间。
阶段三：对账付款 —— 从人工核对到系统闭环
对账难，对账烦，对账误差大……一到月底财务和采购就头大，供应商天天打电话催。
用SRM之后：
- 自动生成对账单：系统根据“订单+收货+发票”三联单，自动生成待对账列表；
- 供应商线上确认：确认无误一键签字，有异议的自动进入沟通流程；
- 自动进入付款流程：确认后发票匹配，系统生成付款计划单，财务按规则付款，供应商可实时查进度。
系统还能做到：
- 欠款、预付款、尾款管理；
- 红冲发票、发票作废自动提醒；
- 匹配不上的地方高亮提示。
上线后效果：
- 对账不靠人工拉清单；
- 谁收了货谁确认，责任到人；
- 发票、合同、付款一套单据打通，效率高，错误率低。
阶段四：供应商绩效 —— 从“拍脑袋”到“有数据”
采购同事是不是经常这样给供应商打分：“他服务态度一般，先给个60分。”、“这个交货慢，差评！”
SRM系统里，绩效是这么搞的：
- 评分维度定标准：比如交期、合格率、响应时效、沟通配合等，每一项都可以设置权重。
- 系统自动采集数据：系统拉单据、交货单、退货单、投诉单，自动打分。
- 人工辅助评审：项目采购或质量管理做最终评分，添加备注。
结果生成：
- 绩效分数图表化展示；
- 排名前10的优先合作；
- 连续两次不达标，列入观察名单。
上线后的优势：
- 杜绝“关系打分”；
- 用数据说话，有据可查；
- 绩效驱动供应商进步，也方便战略选品。
四、听起来挺好，但SRM落地难不难？
这句话我也听过一百次了——“系统都好说，但能不能落地啊？”
说实话，不是系统难，而是下面这些“人和流程”没捋顺：
1. 采购流程没有标准化
你不把业务流程理清楚，SRM就像一座空楼，搭不起来。
建议：
- 把“采购-收货-对账-付款”做成流程图，谁负责、谁审批、谁确认，都定清楚；
- 明确接口：系统要对接ERP还是OA？付款走财务还是审批走预算系统？
2. 供应商不配合
有些小供应商不爱上线系统，说太麻烦、不习惯。
解决办法：
- 做简单培训；
- 系统要支持手机端操作；
- 用激励机制（比如：系统报价优先、系统对账能提前付款）。
3. 内部阻力大
有些老同事不愿意用系统，觉得“原来就好好的”。
建议：
- 初期别全上，先选个部门或品类做试点；
- 打出成绩，再逐步推广；
- 找几个核心业务负责人做“内部推动官”。
总结：不是有没有用，而是敢不敢用！
SRM系统不是一个“锦上添花”的系统，而是采购团队转型的关键抓手。不是能不能做，而是敢不敢迈出第一步。
一句话总结：
供应商准入靠流程，报价管理靠系统，对账付款靠闭环，绩效考核靠数据。
这四块在线了，采购团队就站稳了数字化的第一步。
如果你现在正准备上线SRM，或者在推进采购流程数字化，不妨从“准入-报价-对账-绩效”这四步开始，小步快跑，跑通闭环。
等你真的跑起来，你就会发现：
- 一切流程都透明了；
- 各部门不再扯皮；
- 供应商管理不再靠印象；
- 采购部，真的能管住整个链条了。
