这两天老板又说找到了免费的进销存系统，让我们赶紧适应新系统。但是“天下没有免费的午餐”，一些免费的进销存软件可能会通过收集用户数据来盈利，有的则是在使用的后期强制收费，还有的会出现通过插入广告的方式来获取收入。无论是哪种情况，对企业都会造成一定的影响，甚至构成信息安全威胁。
免费的进销存软件确实存在，但是是否真的需要，还需要从自身需求出发，避免“免费”带来的更大损失。接下来我和大家一起来讨论一下企业该如何从自身需求出发，选择进销存系统，以及免费的进销存系统又存在哪些问题。
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一、免费的进销存系统真的免费吗？
免费进销存软件，不一定是完全免费使用的，可能存在以下情况：
1、基础功能免费，高级功能收费：
许多免费进销存软件会提供基础的库存管理、采购销售记录等功能供免费使用，但如高级报表分析、多仓库管理、客户关系管理等更强大的核心功能则需要付费解锁。
2、广告植入与数据收集：
部分免费软件可能会通过在软件界面中展示广告来获取收益。
3、软件升级与技术支持限制：
免费版软件在升级频率和技术支持方面可能会受到限制，企业可能无法及时获得软件的新功能和性能优化，遇到问题时也难以得到及时、专业的技术支持。
4、存在使用期限或使用规模限制：
有的免费进销存软件仅提供一定期限的免费试用期，试用期结束后需付费才能继续使用；还有的可能对数据量、用户数量、并发操作数等有一定限制，一旦企业业务规模扩大，超出限制范围，就需要购买付费版本。
初了可能存在以上问题之外，还可能存在数据安全隐患。
例如可能会过度收集数据，并将其用于未经用户明确同意的目的，且隐私政策模糊，使用户对数据流向不知情。
数据存储方面，存储设施投入不足，缺乏完善的备份与恢复机制，多租户环境下若隔离措施不当易导致数据泄露。
传输过程中加密措施缺失或薄弱，可能使用有漏洞的传输协议，使数据易被窃取或篡改。
软件自身代码可能存在安全漏洞，且得不到及时更新修复。
企业内部对员工操作权限管理不善，易出现误操作或恶意篡改数据的情况，与第三方集成时若权限控制不严，也会引发数据安全问题。
二、如何从自身需求出发
市面上宣称免费的进销存系统有很多，但是套路满满，极容易踩坑，企业在选择进销存系统时更要从自身需求出发， 做好调研和试用，确保软件可以满足自身需求，切实解决问题，实现降本增效。
企业在实际运行中遇到的问题主要集中在库存管理，销售管理，采购管理和财务管理方面。
（一）库存管理方面
企业在库存管理方面的问题主要集中在库存数据不准确，积货与缺货并存，盘点耗时耗力等。这些问题都可以借助进销存解决。以上文中提及的进销存系统为例：
1、库存数据不准确
人工记录库存信息容易出现错误和遗漏，导致库存账实不符。例如，货物出入库时记录不及时或记错数量，使企业无法准确掌握实际库存，可能造成采购决策失误或销售时无法及时供货。
针对这个问题，企业可以通过进销存系统完成库存自动化数据采集，进销存系统与条码扫描、RFID 等设备集成，减少人工录入环节，避免因人工疏忽导致的错误和遗漏，提高数据录入的准确性和及时性。
还可以建立数据校验与审核机制，设置数据录入规则和校验功能，在数据录入时自动检查数据的准确性和完整性，如检查数量、金额等是否符合规定格式和范围；同时建立审核流程，对重要的库存数据变更进行审核，确保数据的准确性。
此外进销存系统还能够实现实时数据同步。各业务环节数据的实时同步，确保库存数据在采购、销售、出入库等操作后即时更新，避免数据滞后造成的账实不符。
2、库存积压与缺货并存：
缺乏对库存的有效监控和合理规划，企业可能因盲目采购导致某些商品库存积压，占用大量资金和仓储空间；同时，另一些商品却因库存不足而无法满足客户需求，影响销售和客户满意度。
针对这个问题进销存系统有库存预警功能，通过设置安全库存、补货点等参数，利用简道云的预警功能，实时监控库存水平。当库存数量低于补货点时，自动发出缺货预警，提醒采购人员及时补货；当库存数量超过安全库存时，发出积压预警，提示相关人员采取措施减少库存。
此外还能实现数据分析与预测，利用强大的数据分析功能，对历史销售数据、库存数据等进行分析，预测未来的市场需求和销售趋势，为采购和库存管理提供决策支持，帮助企业合理规划库存，避免盲目采购导致的库存积压或缺货。
进销存还能够通过 “以销定采” 的模式，根据销售订单或销售预测来确定采购量和生产计划，使采购与销售紧密结合，减少库存风险，降低库存资金占用。
3、库存盘点耗时费力：
传统的手工盘点方式效率低下，需要耗费大量的人力和时间，且容易出现误差。在企业规模较大、库存种类繁多的情况下，盘点工作更是困难重重，难以及时发现库存管理中的问题。
相比于传统的盘点方式，进销存在库存盘点方面的优势非常突出，不仅支持支持使用移动端进行库存盘点，员工可以通过手机或平板电脑扫描商品条码或输入相关信息，快速录入盘点数据，提高盘点效率。
还能进行数据自动化比对与差异分析。盘点完成后，系统自动将盘点数据与账面库存数据进行比对，快速找出差异，并生成盘盈盘亏报表，显示差异的商品明细、数量和金额等信息，便于企业及时查明原因并进行调整。
企业还可以在进销存中设置定期盘点计划，提醒相关人员按时进行盘点工作，并对盘点任务的执行情况进行跟踪和管理，确保盘点工作的按时完成。
（二）销售管理方面
销售管理上的问题主要是订单处理不及时，客户信息分散和销售数据统计分析困难。进销存销售管理的功能对于这些问题有很好的应对措施。
1、销售订单处理不及时：
随着业务量的增加，人工处理销售订单容易出现延误、出错等情况，如订单信息录入错误、发货不及时等，影响客户体验和企业信誉。
以上文中提及的进销存系统为例，针对订单处理不及时的问题可以实现订单流程的自动化，可视化等。
企业可以通过进销存系统创建销售订单的自动化流程，从订单录入、审核、到发货等环节实现信息化管理，减少人工干预和沟通成本，提高订单处理效率。例如，设置自动提醒功能，当订单处于不同环节时，自动提醒相关人员及时处理。
此外还能提供订单跟踪功能，实现订单追踪与可视化，通过可视化界面让销售人员和其他相关人员能够实时查看订单的状态，包括订单是否已审核、货物是否已发货、客户是否已签收等信息，及时发现订单处理过程中的异常情况并进行解决。
上文提及的进销存还能与物流配送系统集成，实现发货信息的自动同步和物流单号的自动生成，提高发货效率和准确性，同时方便客户查询物流进度。
2、客户信息分散：
客户信息可能分散在不同的部门或员工手中，没有进行集中管理和整合，导致企业无法全面了解客户需求和购买历史，难以开展精准营销和个性化服务。
客户信息分散的问题可以通过进销存系统实现信息集中管理，建立统一的客户信息数据库，将分散在不同部门和员工手中的客户信息进行整合，包括客户基本信息、购买历史、沟通记录、投诉反馈等，形成完整的客户画像。
企业还可以根据不同部门和员工的工作需要，设置合理的客户信息访问权限，既保证客户信息的安全性，又能让相关人员及时获取所需的客户信息，实现信息共享，便于开展协同工作和为客户提供个性化服务。
客户跟进与管理也可以通过进销存系统实现。利用流程管理功能，对客户跟进过程进行规范化管理，记录每次与客户的沟通情况和跟进结果，设置跟进提醒，确保不会遗漏任何重要的客户沟通和业务机会。
3、销售数据统计分析困难：
企业在销售中遇到的另一大难题就是销售数据的统计分析。手工统计销售数据不仅工作量大，而且容易出错，难以及时、准确地生成各种销售报表和分析数据，无法为企业的销售决策提供有力支持。
进销存系统客户已自动生成销售报表，完成数据分析与可视化还能实现数据的实时更新。
自动生成销售报表：进销存系统能够根据预设的报表模板，自动从销售订单、出库单等数据中提取相关信息，生成各种销售报表，如销售日报、月报、季报，以及按产品、客户、地区等维度统计的销售分析报表，减少人工统计的工作量和错误率。
进销存系统提供强大的数据分析功能，支持对销售数据进行多维度的分析和挖掘，如销售趋势分析、销售毛利分析、客户购买行为分析等，并通过图表、图形等可视化方式展示分析结果，帮助企业管理层更直观地了解销售情况，为决策提供有力支持。
除此之外，销售数据也能实现实时更新，确保报表和分析结果能够及时反映最新的销售情况，企业可以根据实时数据做出及时准确的决策。
（三）采购管理方面
1、采购流程不规范：采购申请、审批、下单等环节如果没有明确的流程和规范，容易出现采购随意性大、重复采购、采购价格不合理等问题，增加企业的采购成本。
进销存系统可以实现采购流程定制与自动化，根据企业的实际需求定制采购流程，包括采购申请、审批、下单、收货、付款等环节，并实现流程的自动化流转。每个环节设置明确的操作规范和审批权限，确保采购流程的规范化和标准化。
对采购订单进行管理，对采购订单进行全程跟踪和管理，记录订单的生成、审核、执行、变更等信息，方便查询和追溯。系统自动提醒采购人员跟进订单进度，确保采购订单按时执行，避免出现重复采购或采购遗漏的情况。
进销存系统还能搭建供应商协同平台，与供应商进行信息共享和交互。供应商可以在平台上查看采购订单、发货通知、对账信息等，企业也可以及时了解供应商的供货情况和反馈，提高采购流程的透明度和协同效率。
2、供应商管理不善：对供应商的信息掌握不全面，缺乏对供应商的有效评估和管理，可能导致选择的供应商供货质量不稳定、交货期不准时，影响企业的正常生产和经营。
针对供应商管理不善的问题，进销存系统能够建立全面的供应商信息库，记录供应商的基本信息、资质证书、产品目录、价格信息、交货记录、质量评价等数据，方便企业对供应商进行综合评估和管理。
还可以记录不同供应商的产品价格和价格波动情况，进行价格对比和分析，帮助企业选择性价比高的供应商，并在采购谈判中掌握主动权，有效控制采购成本。
3、采购成本控制困难：由于缺乏对采购数据的分析和对比，企业难以准确把握市场价格波动，无法及时调整采购策略，导致采购成本过高。
采购成本问题可以通过数据分析功能，对采购数据进行深入分析，包括采购价格趋势分析、采购量分析、供应商成本分析等，找出采购成本高的原因和潜在的节约空间。
还能结合销售数据和库存情况，通过数据分析模型预测采购需求，避免因采购过多或过少导致的成本增加。根据预测结果制定合理的采购计划，提高采购的精准性和计划性。
（四）财务管理方面
1、财务数据与业务数据脱节：
进销存业务数据与财务数据不能及时、准确地对接，需要财务人员手动录入和核对，不仅工作繁琐，而且容易出现数据不一致的情况，影响财务核算的准确性和及时性。
进销存能够通过业财一体化集成，数据共享与查询，财务报表自动生成解决财务数据与业务数据脱节的问题。
业财一体化集成：进销存系统与财务软件进行集成，实现业务数据与财务数据的自动同步和对接。例如，采购入库、销售出库等业务操作自动生成相应的财务凭证，减少人工录入财务数据的工作量和错误率，确保财务数据与业务数据的一致性和及时性。
数据共享与查询：建立统一的数据平台，使财务人员能够方便地查询和获取业务数据，同时业务人员也可以查看相关的财务信息，促进业务部门与财务部门之间的信息共享和协作。
财务报表自动生成：根据业务数据自动生成财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等，提高财务报表的编制效率和准确性，为财务管理和决策提供及时的数据支持。
2、成本核算不准确：
在计算商品成本时，若不能准确获取采购成本、库存成本和销售成本等数据，可能导致成本核算失真，影响企业的利润计算和定价策略。
在进销存中详细记录采购成本、库存成本、生产成本、销售成本等各项成本数据，确保数据的准确性和完整性。通过与采购、库存、生产等模块的集成，自动获取相关成本信息，避免人工计算和录入错误。
进销存支持多种成本核算方法，如先进先出法、加权平均法、个别计价法等，企业可以根据自身的业务特点和需求选择合适的成本核算方法，并在系统中进行设置。系统按照设定的方法自动计算成本，提高成本核算的准确性和科学性。
还能提供成本分析功能，对成本构成进行分析，帮助企业了解各项成本的占比和变化趋势，找出成本控制的关键点。通过实时监控成本数据，及时发现成本异常情况并进行调整，确保成本核算的准确性和成本控制的有效性。
