很多老板对采购都有一个误解。

觉得采购部门的工作，无非就是：找供应商、谈价格、下订单、把货买回来

但企业真正做到后面会发现，采购看起来是“业务动作”，实际上已经深度影响：

●  资金

●  成本

●  库存

●  利润

●  现金流

●  甚至企业风险

尤其现在很多企业利润越来越薄。

以前粗放式采购还能活，现在稍微买错一点、囤多一点、付款节奏乱一点，利润马上就没了。

所以现在很多企业开始重新理解一件事：

财务管理里的采购，本质不是“怎么买”，而是“钱怎么花”。

这也是为什么越来越多公司开始把采购、财务、仓库、供应链一起协同管理。

下文提及的采购管理系统，已经整理好： https://www.jiandaoyun.com

一、  财务管理中的采购，到底指什么？

很多人会把采购理解成一个单独动作。

但从财务角度看，采购其实是一整套资金和成本管理过程。

说直白一点：企业采购的每一笔钱，最后都会变成财务数据。

比如：

●  买原材料

●  买办公用品

●  买设备

●  买服务

●  买外包

●  买耗材

这些都会进入：成本、库存、应付账款、固定资产 、现金流 ……

所以财务关注的，从来不只是“买了什么”。而是：

●  为什么买？

●  有没有预算？

●  买得值不值？

●  钱什么时候付？

●  会不会积压库存？

●  会不会影响现金流？

很多企业采购失控，问题并不是采购员不会买。而是整个采购过程没有财务视角。

二、  财务管理中的采购，通常包括哪些内容？

1、采购预算管理

这是采购管理最容易被忽视，但又最重要的一环。

很多企业都有一个问题：年初做预算的时候特别认真，结果真正执行起来。

谁申请谁采购。最后：

●  预算形同虚设

●  部门互相抢资源

●  财务天天被动付款

最典型的情况就是：销售说缺东西；生产说要备货；行政说要采购设备；老板一着急就批。

结果年底一看：钱花了很多，但不知道花哪了。

真正的采购预算管理，管的是什么？

核心其实是三件事：

第一，采购是否合理

是不是重复采购？仓库明明还有库存，结果又买一批。这

种情况特别常见。

尤其Excel管理的企业。

因为库存数据不实时，采购根本不知道仓库还有多少。

第二，采购是否超预算

很多企业采购的问题，

不是金额大。而是一点点超。今天超5千，明天超1万。

最后全年采购成本严重失控。

第三，资金是否匹配

企业很多时候不是没利润，而是没现金。

采购节奏如果和回款节奏不匹配，

企业资金压力会非常大。所以现在很多公司开始把：

●  采购申请

●  预算审批

●  费用控制

全部线上化。

比如通过简道云零代码应用搭建平台搭建采购审批流程后：员工提采购申请时，系统会自动校验：

●  是否超预算

●  是否重复采购

●  是否已经有库存

财务不用天天人工盯Excel。

老板也能实时看到：钱到底花去哪了。

2、采购成本管理

很多老板会觉得：采购成本管理，不就是压价吗？其实真不是。

因为企业真正的采购成本，远远不只是采购单价。

举个很现实的例子

有两个供应商：

A报价便宜5%

B报价高一点

很多公司会直接选A。

结果：

●  A交货慢

●  品质不稳定

●  经常返工

●  经常补货

●  售后响应差

最后生产停线。

损失远远超过那5%。

所以成熟企业真正算的， 是“综合采购成本”。

采购成本通常包括：

1）采购单价：最基础部分。

2）运输成本：尤其异地采购，物流费用经常被低估。

3）仓储成本：买太多， 库存就是钱。很多企业仓库堆满，其实堆的都是现金。

4）质量成本：返工、退货、损耗，都是隐形成本

5）时间成本：供应商交付慢，生产计划全部被打乱。

财务为什么特别关注采购成本？

因为采购成本直接决定：

●  毛利率

●  产品利润

●  报价空间

●  企业竞争力

很多行业现在利润越来越薄。

采购成本多几个点，企业可能就从赚钱变亏钱。所以现在越来越多企业会做：

●  历史采购价格分析

●  供应商报价对比

●  成本趋势分析

而不是单纯靠采购员经验。

通过系统做数据沉淀后，老板能非常直观看到：

哪个供应商越来越贵；哪个材料波动异常；哪些采购成本正在失控。

这时候采购才真正开始“可管理”。

3、供应商管理

很多企业前期规模小时，供应商管理都比较随意。

谁熟用谁；谁便宜找谁。

但企业一旦规模变大，问题马上出现。比如：

●  供应商越来越多

●  数据越来越乱

●  对账经常对不上

●  开票不规范

●  账期混乱

●  交付不稳定

更严重一点，还会出现：

●  虚假采购

●  回扣风险

●  阴阳报价

所以从财务角度看：供应商不仅是合作伙伴，更是风险对象。

企业真正需要管理供应商哪些东西？

1）供应商资质：是否正规？有没有长期合作能力？

2）价格稳定性：是不是今天一个价，明天一个价？

3）交付能力：能不能按时供货？

4）开票能力：票据是否规范？很多财务最头疼的，就是发票问题。

5）账期结构：付款周期是否合理？

为什么很多企业后面都开始做供应商评级？

因为企业规模越大，越不能靠“感觉合作”，而要靠数据。

比如：

●  交货及时率

●  合格率

●  售后响应

●  配合效率

●  历史价格波动

这些都会影响企业经营。

现在不少公司会直接在系统里建立：供应商档案+评分机制。

长期下来，好的供应商会越来越稳定。差的供应商会慢慢淘汰。

整个采购体系才会越来越健康。

三、  财务管理里，最核心的其实是“采购付款”

很多企业真正危险的地方，

其实不在采购。而在付款。

因为采购一旦和付款脱节，

现金流问题马上出现。

企业最常见的付款问题有哪些？

1、货还没到就付款

结果供应商拖延交货。企业资金先被占用。

2、发票没回来先付款

最后财务没法入账。税务也容易出问题。

3、重复付款

尤其Excel管理的企业特别容易出现。不同人分别提交。财务根本发现不了。

4、账期没人管

很多企业采购时谈得很好：“月结60天”。结果实际付款：提前就付了。企业白白损失现金流。

所以成熟企业都会做“三单匹配”

也就是：

●  采购订单

●  入库单

●  发票

三者一致，财务才付款。

这件事听起来简单，但很多企业靠人工根本做不到。

因为数据太散：采购有采购表；仓库有仓库表；财务有财务表。

最后：谁也对不上。

为什么现在很多企业开始做采购财务一体化？

因为只有系统打通后，

采购才真正“可控”。比如通过简道云零代码应用搭建平台可以把：

采购申请 、审批、采购订单、入库、对账、发票、付款全部串起来。

财务不需要再反复催数据。

采购也不用天天解释。

老板还能实时看到：

●  应付账款

●  采购金额

●  库存金额

●  资金占用情况

这时候企业管理才真正开始进入“数据化”。

写在最后：采购表面是买，本质是资金管理

很多企业发展到后面，老板都会发现企业最难管的，其实不是销售。而是：钱。

尤其现在市场竞争越来越激烈。

利润薄、回款慢、库存高、现金流紧。

这时候采购能力，已经不只是“采购部门能力”，而是整个企业经营能力。

因为采购一头连着供应商。另一头连着财务、仓库、生产、现金流。

任何一个环节出问题，企业运营都会被拖慢。

所以真正成熟的企业，早就不把采购当成简单“买东西”，而是当成：

●  成本控制中心

●  资金管理入口

●  风险控制节点

●  企业利润核心环节

采购管理做得越细，企业后面越稳。

尤其数字化越来越成熟以后，

很多企业已经不再满足于：“能用Excel就行”，而是开始通过系统，真正把采购流程、财务数据、库存管理全部打通。

因为老板最后拼的，不是谁更会花钱。而是谁更会管钱。