很多企业都有一个很真实的现象：

● 业务越做越大，

● 供应商越来越多，

● 采购额越来越高，

但财务部门却越来越忙。而且很多企业会发现问题并不出在采购，真正最耗时间、最容易扯皮、最影响现金流的，其实是供应商对账。

这篇文章，就不讲那些虚的概念，直接聊现实企业里：SRM系统里的供应商对账到底怎么做，一套成熟企业的对账流程长什么样……这才是企业最关心的东西。

下文提及的供应商管理系统，已经整理好： https://www.jiandaoyun.com

一、  供应商对账，到底在对什么？

很多人第一次接触对账，会觉得不就是核一下金额吗？其实完全不是，真正的供应商对账，本质上是在核：

●  订单；

●  收货；

●  退货；

●  发票；

●  扣款；

●  付款。

这些数据能不能全部对应起来，简单说企业要确认两件事，第一，到底收了多少货？第二，到底该付多少钱？看起来简单，但现实里非常复杂，因为数据往往分散在不同部门：

问题就在这里。很多企业的问题不是没数据，而是数据太多，但彼此不通。

财务月底就开始：

●  对Excel；

●  查聊天记录；

●  找纸质单据；

●  翻历史邮件。

很多财务最怕月底，不是因为忙，而是因为永远不知道哪个供应商会突然对不上，所以真正成熟的SRM对账，不是月底核账，而是从订单开始，就把所有业务数据串起来。

二、  一套成熟的SRM供应商对账流程，通常怎么运转？

很多企业现在的问题是系统有了，但流程还是老流程。真正成熟的SRM供应商对账，一般会分成下面几个阶段。

1、采购订单自动同步，先把源头统一

很多企业对账出问题，根源其实在采购订单。

比如：

●  临时改价格；

●  口头改数量；

●  微信通知交期；

●  后补采购单；

●  一个订单改了三次版本。

后面财务再怎么对，也一定乱，因为源头就已经不一致了。成熟企业通常会怎么做？核心就一句话，所有采购订单线上化。

●  SRM自动同步采购订单；

●  供应商在线确认；

●  单价变更自动留痕；

●  数量修改有版本记录；

●  交期变更自动通知。

这样后面收货、开票、付款，才有统一依据。否则企业很容易出现系统里一个价格，微信里一个价格，合同里又一个价格，月底根本对不起来。很多制造企业其实都吃过这个亏。尤其订单量一大以后，人工根本记不住。

2、送货与收货实时关联，避免账实不符

现实里最容易扯皮的环节之一就是到货。

供应商说“我发了100。”仓库说“我只收了95。”采购说：“先入库吧，后面再补。”结果月底财务发现系统金额对不上。

这类问题特别常见，成熟的SRM流程里，一般会加入ASN送货通知机制。也就是，供应商发货前，先在线提交送货信息。包括：

●  发货数量；

●  发货批次；

●  箱号；

●  到货时间；

●  对应采购单。

仓库收到货以后：

●  扫码收货；

●  自动校验订单；

●  自动生成实收数据；

●  差异自动记录

很多企业以前为什么对账难？因为收货数据严重滞后。仓库今天收货， 下周才补系统。财务月底只能猜。这时候SRM真正的价值就出来了：它不是简单记数据，而是让业务动作实时留痕。

3、退货、补货、扣款，才是真正最容易乱的地方

很多企业对账最大的问题，不在正常订单，而在各种异常业务。

比如：

●  来料不良；

●  少送漏送；

●  临时补货；

●  品质扣款；

●  运费扣减；

●  税差调整；

●  返利冲抵。

这些东西最容易脱离系统。现实里很多企业怎么处理？一句话微信解决。结果就是采购记一份；财务记一份；供应商又记一份。最后永远对不上。

真正成熟的SRM体系里：这些异常业务也必须数字化。

● 来料：不良系统自动生成品质异常单；

● 补货：自动关联原订单；

● 扣款：自动进入对账池；

● 运费调整：自动形成费用记录。

这样月底系统才能自动汇总：

●  应付金额；

●  已扣金额；

●  未结差异；

●  待处理异常。

很多企业以为对账难是因为财务不够细。其实不是，真正的问题是：异常业务没进入系统。只要还有大量线下处理， 对账就一定复杂。

4、月度自动生成对账单，减少人工反复核对

很多企业现在的对账，其实还是财务手工拉表。尤其供应商多一点以后每个月都像灾难现场。现实里很多财务月底在干什么？

●  导ERP；

●  导WMS；

●  导采购数据；

●  合并Excel；

●  VLOOKUP；

●  查差异。

然后再发邮件、发微信、跟供应商确认，一个供应商可能就得折腾半天。如果是制造业几百家供应商很正常，那财务月底基本不用下班。成熟企业现在越来越倾向于系统自动生成对账单。

包括：

●  本期采购；

●  本期入库；

●  退货；

●  扣款；

●  开票；

●  已付款；

●  未付款；

●  剩余应付。

供应商直接在线查看，有问题在线反馈，差异自动记录，这样最大的变化是什么？

以前财务是人工整理数据，现在财务变成处理异常。这才是真正提升效率。

5、对账完成后，自动进入付款流程

很多企业有个很现实的问题：对完账，不代表能付款，因为付款又是另一套流程。

●  付款申请；

●  发票审核；

●  审批；

●  银行付款；

●  回单归档。

很多企业这里又重新走一遍Excel，数据再次断层。于是企业会发现，明明已经对完账，但付款还是拖。成熟企业现在会做：SRM + ERP + 财务流程打通。

比如，对账确认以后，系统自动生成：

●  应付申请；

●  付款审批；

●  付款计划。

付款完成后状态自动回写，供应商还能在线查看：是否已付款、付款时间、回款状态。 整个链条才真正形成闭环，否则企业永远在重复录数据。

三、  真正成熟的企业，怎么做供应商对账管理？

很多企业现在的问题，不是没有系统，而是系统很多，但流程不统一。真正成熟的企业，通常会重点做下面几件事。

1、所有业务动作必须线上留痕

这是基础。包括下单、收货、质检、退货、扣款、开票、付款。 只要还有微信审批、电话确认、纸质改单，后面对账一定乱，因为数据会断。

很多企业最大的管理问题，就是流程在线，但关键动作在线下。

2、建立统一的数据口径

这个非常重要。很多企业对账混乱，不是系统问题，而是大家理解不一样。

比如：什么叫“已收货”？

● 仓库认为：货到了就算。

● 财务认为：入库完成才算。

● 采购认为：供应商发货就算。

结果三套数据。所以成熟企业会统一：

●  状态定义；

●  单据规则；

●  数据口径；

●  时间节点。

这一步很多企业最容易忽略，但它恰恰是系统能不能跑通的关键。

3、让供应商真正参与进来

很多企业的SRM，实际上只是内部采购系统，供应商根本没参与。

于是看不到账单、查不到付款、不知道差异、不知道流程卡在哪，最后还是电话催。真正成熟的供应商协同，一定是供应商在线参与。

包括：

●  查看订单；

●  查看收货；

●  查看异常；

●  确认对账；

●  查询付款。

供应商体验会明显好很多，而且采购和财务压力会大幅下降。

4、异常问题尽量前置处理

很多企业的问题是月底才发现差异，那一定来不及，成熟企业会尽量做到日清日结

●  收货差异自动提醒；

●  长期未开票自动预警；

●  金额异常自动通知；

●  长时间未对账自动催办。

问题越早发现，越容易处理。否则月底一起爆，整个财务部都会崩。

最后总结：供应商对账真正难的，不是核金额，而是组织协同

很多企业一提对账，第一反应是财务问题，但实际上供应商对账背后，涉及的是：

●  采购；

●  仓库；

●  品质；

●  财务；

●  供应商；

●  系统协同。

它本质上是企业内部协同能力的问题。真正成熟的供应商对账体系，一定具备三个特点：

第一，数据实时同步不是月底再拼Excel。

第二，异常全程可追溯不是出了问题再翻聊天记录。

第三，付款形成闭环不是对完账又重新录数据。

企业做到这一步以后，会明显发现：

●  财务压力下降；

●  供应商关系更稳定；

●  付款效率更高；

●  现金流风险更可控。

因为SRM真正管理的，从来不只是供应商，而是企业与供应商之间的协同效率。