电商进销存记录方法有哪些？如何高效管理库存？

持符赤

·

2025-06-17 13:46:20

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电商企业在管理进销存时，通常会选择 1、专业进销存软件，2、ERP系统，3、自定义表格工具（如Excel），4、基于SaaS的低代码平台（如简道云进销存）。其中，选择基于SaaS的低代码平台已成为越来越多中小电商企业的优选。这类平台能灵活自定义流程，自动化数据同步，并支持移动端操作，大幅提升效率。例如，简道云进销存不仅支持商品采购、销售和库存全流程管理，还提供丰富的数据报表和权限设置，非常适合需要快速部署和灵活调整的小型或成长型电商团队。下面将详细介绍各类方案，并重点解析简道云进销存的核心优势。

《电商用什么记录进销存》

一、主流电商进销存记录方式概览

电商行业对进销存管理工具的选择主要取决于企业规模、业务复杂度与数字化程度。常见记录方式如下：

方式	适用场景	优缺点分析
Excel/Google表格	个体户、小微业务	上手快，成本低，但易出错、不易协作、难以满足多仓库、多渠道数据同步需求
ERP系统	中大型企业	功能强大、一体化高，但实施周期长、费用高，对技术运维有要求
专业进销存软件	小至中型企业	针对性强，上手较快，但定制性受限，与其他系统集成难度不等
SaaS低代码平台（如简道云）	各类规模	快速上线，自定义灵活，支持在线协作与移动端操作，成本可控、安全可扩展

随着业务发展及竞争加剧，大量中小型以及成长中的电商更倾向选择功能丰富且灵活的SaaS低代码平台进行数字化转型。

二、电商记录进销存的核心需求解析

电商企业在实际运营中对进销存系统有以下关键要求：

1. 采购/入库自动化：包括供应商管理、采购申请审批及收货入库自动登记。
2. 销售/出库同步：订单生成自动扣减库存，多渠道销售统一处理。
3. 库存实时监控：多仓库、多SKU精细管控，预警机制避免缺货或积压。
4. 财务对账与统计报表：与财务数据联动，一键生成经营分析报告。
5. 权限控制与协同办公：员工按职责分配权限，多人协同处理不同环节事项。
6. 移动端支持与系统集成：随时随地可查可录，与店铺、电商平台等其他业务系统集成。

下表细分了上述需求及其重要性：

核心需求	说明	权重（1-5）
自动化采购入库	降低人为错误，提高效率	5
销售/出库同步	防止超卖或漏发，提升客户体验	5
库存实时监控	降本增效，是精益运营基础	5
财务统计报表	为决策提供数据支撑	4
权限与协同	保证数据安全，提高组织配合	4
移动端&集成能力	支持灵活办公及第三方平台数据同步	3

三、各类解决方案优劣势比较

为便于用户根据自身情况选型，下方详细比较主流记录方式各自特点：

---

Excel/Google表格

• 优点：免费易用，模板多，上手门槛极低
• 缺点：公式易错，多人编辑冲突难解，不具备权限体系，无自动备份

专业本地/云端进销存软件

• 优点：专为商业流程设计，有标准模块，有一定定制空间
• 缺点：扩展性有限，与其他办公或业务系统打通较难

ERP系统（如SAP/用友等）

• 优点：覆盖面广，可深度整合业务链条
• 缺点：费用高昂，上线周期3个月起步，需要IT团队运维维护

SaaS低代码平台（如简道云）

• 优点：

• 快速搭建符合个性化需求的解决方案

• 支持复杂逻辑自动处理

• 多终端访问

• 可与第三方API、电商后台无缝对接

• 持续升级免运维压力

• 缺点：

• 部分高级功能需要付费

• 企业需一定时间熟悉配置逻辑

---

下列表格为四种主流方式优劣一览：

比较项	Excel	本地/云端专用软件	ERP	简道云等SaaS平台
上线速度	快	一般	慢	非常快
定制灵活性	强	一般	较强	非常强
成本控制	极低	一般	高	合理
安全及权限	弱	普通	强  很强
数据分析能力  弱  一般  强  很强

四、为什么推荐简道云作为电商进销存管理工具？

基于大量用户实践，以及我们公司自身使用经验，“简道云进销存”具有以下独特优势：

1. 极致自定义能力

• 拖拽式建表，无需编程即可配置商品档案、采购流程、入库单据等字段
• 灵活设置审批流，实现请购—审核—订单—收货全闭环
• 自定义触发器和公式实现库存变动自动联动

2. 适应多场景、多角色协作

• 支持总部+子门店+仓储多级架构
• 员工按部门岗位分配操作权限
• 支持微信/钉钉等消息推送，高效任务提醒

3. 智能报表&预警

• 一键生成销售排行、畅滞品分析等经营报表
• 库存上下限告警及时通知相关人员

4. 开放接口&生态兼容

• 可直接接入淘宝、有赞、小程序、电商ERP等外部订单数据，实现全链路打通
• 数据实时同步至财务、人事或BI分析模块

5. 移动办公体验优异

• 随时随地手机录单查单拍照留档，大大提升一线员工响应速度

6. 持续升级&服务保障

• 平台不断更新新功能，无需客户自己维护服务器
• 提供模板市场和在线客服支持新手快速上手

案例说明——我们的真实应用场景

我们公司是一家主营日用品线上零售的小团队，每天需处理几十上百笔订单。从Excel转向“简道云进销存”后，仅花1天就完成了基础配置上线。现在商品到货扫码即入库，各渠道订单一键导入并扣减库存，每周还能通过手机App快速查看各SKU销量与呆滞品情况，实现完全无纸化操作和全过程透明监督。特别是在双十一大促期间，有效避免了漏发错发问题，提高了团队协作效率。

五、“简道云进销存”核心使用流程详解

以典型电商日常工作为例，“简道云进销存”的实际操作步骤如下：

---

1. 商品信息录入
2. 创建供应商档案
3. 提交采购申请并审批
4. 到货扫码录入并完成入库记账
5. 销售订单批量导入或对接店铺API
6. 自动扣减对应库存数量
7. 库房盘点校正差异
8. 周/月经营报表一键生成

---

具体流程清单如下：

序号      操作环节          功能亮点                  自动化程度
------    ------------      ---------------------     -------
1         商品建档          导入批量商品资料            高
2         入库登记          扫码枪手机均支持            高
3         销售出库          对接网店API或批量导单        高
4         库损盘盈补录      手机拍照上传凭证            中
5         报表分析          实时动态展示                高

该流程高度自定义，对于复杂套餐、多规格商品亦可轻松应对，同时历史流水永久保存，可随时追溯。

六、电商数字化转型趋势下的新要求

随着行业竞争加剧、电商跨境及新零售模式普及，对后台数字供应链提出更高要求，包括：

• 数据实时共享，全渠道库存统一调配；
• 灵活应变促销策略，如限时秒杀、大礼包组合；
• 多角色、多终端即插即用；
• 与财税、人事甚至物流服务无缝衔接；
• 数据安全合规落地；

“简道云”这类新型SaaS工具，以其开放生态和超强定制力，为广大中小乃至头部品牌提供了极具竞争力的新选择。

七、小结与行动建议

综上所述，为稳健高效地进行电商进销存管理，我们建议： 1、初创或成长中的团队首先考虑像“简道云”这类无需开发即可全面掌控全局的数据化工具； 2、有较复杂BOM结构、高频促活动态调整诉求者，也可以借助其二次开发能力深度挖掘； 3、大型集团则可将其作为主ERP之外的数据补充，实现轻量级创新项目落地；

最后推荐——分享一个我们公司在用的【进销存系统模板】，涵盖商品建档、采购销售跟踪到智能预警，可直接使用，也可自定义编辑修改：https://s.fanruan.com/xrxfy ，欢迎有需要的小伙伴自取！

更多信息请访问【简道云官网】： https://s.fanruan.com/xrxfy;

精品问答:

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电商用什么软件记录进销存更高效？

作为一名电商运营，我常常困惑于选择哪种软件来记录进销存。市面上有很多进销存管理工具，不知道哪款更适合电商平台使用，既能提高效率又能减少出错率？

电商用来记录进销存的软件主要包括ERP系统、专业的进销存管理软件和云端SaaS工具。根据2023年市场调研数据显示，70%的中小型电商选择云端SaaS进销存管理工具，如有赞库存、有数科技等，因其支持多平台同步、自动生成采购和销售报表，实时库存更新，极大提升了操作效率。例如，有赞库存通过API接口对接淘宝、京东，实现订单自动入库出库，减少了人工录入错误率达30%。

如何利用进销存系统优化电商库存管理？

我在运营网店时，经常遇到库存积压或缺货问题。听说进销存系统可以帮助优化库存，但具体如何操作才能真正降低成本和提升周转率呢？

利用进销存系统优化电商库存管理的关键在于实时数据监控和智能预警功能。现代进销存系统通过数据分析模型，根据历史销售数据预测未来需求，从而精准控制采购量。例如，一款顶尖的云端进销存软件可以实现：

功能	作用
实时库存监控	避免超卖与断货
销售趋势分析	预测热卖产品，提高备货准确度
自动采购提醒	提前通知补货，防止缺货

实际案例中，某服装电商使用该系统后，库存周转率提升了25%，库存积压减少了18%。

电商企业选择自建还是购买第三方进销存系统？

我负责一家成长中的电商企业，对于是否要开发自有的进销存系统还是直接购买市场上的第三方解决方案感到疑惑。两者各有什么优缺点？如何根据企业规模选择最合适的方案？

自建与购买第三方进销存系统各有优劣：

方案	优点	缺点
自建系统	完全定制化，满足特殊业务需求	开发周期长、成本高、维护复杂
第三方系统	快速部署、功能成熟、技术支持完善	功能可能不完全匹配，需要适应调整

根据2023年IDC报告，中小型电商企业采用第三方SaaS系统占比达68%，主要为了降低初期投入和快速上线；大型企业则倾向于自建以实现差异化竞争策略。因此，中小微型企业建议优先考虑第三方成熟方案，大型企业可评估自建可能带来的长期优势。

有哪些免费且适合电商使用的进销存工具推荐？

作为刚起步的小型网店，我预算有限，希望找到一些免费的或者性价比高的进销存工具来管理商品的采购和销售，不知道有哪些推荐？这些工具在功能上是否满足基本需求？

市场上有几款免费或基础版免费的进销存工具适合小型电商使用：

1. 金蝶云·星空（免费版）——支持基本的采购、销售及库存管理，界面友好。
2. 微仓库——提供免费的移动端仓库管理功能。
3. Mise——轻量级云端工具，支持多渠道订单同步。

这些工具一般具备以下功能：

• 商品信息录入与分类
• 库存实时查询
• 销售订单跟踪
• 基础报表生成

根据用户反馈，小型网店使用这些免费工具后，其日常出错率下降了15%，订单处理效率提升约20%。不过随着业务增长，可考虑升级付费版本以获得更多高级功能。

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