揭秘采购审批的高效技巧，不踩坑的实用方法

揭秘采购审批的高效技巧，不踩坑的实用方法

现代企业的采购审批过程复杂多样，如何提升效率、避免踩坑是每个采购管理者的必修课。本文将深入探讨采购审批的高效技巧和实用方法，帮助你轻松应对采购中的各种挑战，避免常见的陷阱。

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对于许多企业来说，采购审批的效率直接影响到整个供应链的运作。根据IDC的调查，超过70%的企业在采购审批过程中遇到过延误和错误，这不仅导致成本上升，更严重的是影响了企业的竞争力。

在本文中，我们将解答以下关键问题：

1. 如何设计高效的采购审批流程？
2. 采购审批中常见的坑有哪些，如何避免？
3. 如何利用数字化工具提升采购审批效率？
4. 实战案例：成功企业的采购审批经验分享

一、如何设计高效的采购审批流程？

设计高效的采购审批流程是提升整体采购效率的第一步。一个好的流程应该具备以下几个特点：清晰的角色分工、明确的审批权限、标准化的操作流程和及时的反馈机制。

1. 清晰的角色分工

采购审批流程中，涉及到多个部门和岗位，每个角色的职责需要明确。例如：

• 采购员：负责收集供应商报价、比价和初步筛选
• 部门主管：审核采购需求的合理性和必要性
• 财务部：审核预算和资金使用情况
• 高层管理：审批大额采购和战略性采购

清晰的角色分工不仅能提高审批效率，还能避免因职责不清导致的流程延误。

2. 明确的审批权限

不同金额的采购需求需要不同层级的审批权限。企业可以根据实际情况设定不同的审批权限，例如：

通过设定明确的审批权限，可以大大缩短审批时间，提升效率。

3. 标准化的操作流程

标准化的操作流程是高效审批的基础。企业可以根据实际情况，制定详细的操作流程，并通过培训让所有相关人员熟悉流程。例如：

• 采购需求提交 -> 采购员初步筛选 -> 部门主管审核 -> 财务审核 -> 高层审批
• 每个环节设定明确的时间节点，确保审批流程顺畅

4. 及时的反馈机制

在采购审批过程中，及时的反馈机制可以帮助快速解决问题，避免流程卡顿。例如：

• 设立专门的采购审批反馈渠道，如企业微信、钉钉等
• 定期召开采购审批会议，讨论审批过程中遇到的问题

二、采购审批中常见的坑有哪些，如何避免？

采购审批过程中，常见的坑有很多，以下是一些典型的案例及其解决方法。

1. 角色职责不清

在一些企业中，采购审批流程中角色职责不清，导致审批效率低下，甚至出现采购风险。例如：

• 采购员和部门主管的职责重叠，导致审批流程混乱
• 部门主管不清楚采购需求的具体情况，无法做出准确的审批决策

解决方法：通过培训和流程梳理，明确每个角色的职责，定期检查流程执行情况，确保每个环节的职责清晰。

2. 审批权限不合理

审批权限设置不合理，导致小金额采购也需要高层审批，审批流程冗长。例如：

• 所有采购需求都需要高层审批，导致高层管理的工作负担过重
• 小金额采购无法快速审批，影响业务进展

解决方法：根据采购金额和重要性设定合理的审批权限，确保小金额采购快速审批，大金额采购严格审核。

3. 缺乏标准化流程

没有标准化的操作流程，导致采购审批过程中出现大量人为错误和延误。例如：

• 不同部门的采购需求提交方式不同，导致审批流程混乱
• 缺乏统一的审批标准，审批人员难以做出准确决策

解决方法：建立标准化的采购审批流程，通过培训和流程管理工具，确保所有人员熟悉并执行标准化流程。

4. 缺乏及时反馈

在采购审批过程中，缺乏及时的反馈机制，导致问题无法及时解决。例如：

• 审批过程中遇到问题，但无法及时反馈，导致流程卡顿
• 审批人员之间缺乏沟通，信息不对称

解决方法：建立及时的反馈机制，通过企业微信、钉钉等工具，确保审批过程中问题能够及时反馈和解决。

三、如何利用数字化工具提升采购审批效率？

在现代企业中，数字化工具的应用可以大大提升采购审批的效率。以下是一些常见的数字化工具及其应用场景。

1. 简道云SRM供应商管理系统

简道云是IDC认证国内市场占有率第一的零代码数字化平台，拥有超过2000万用户和200万团队使用。简道云SRM供应商管理系统可以帮助企业实现采购管理、供应商准入、寻源、比价、履约执行、考核等供应商管理全模块功能。

功能特点：

• 采购管理：包括采购需求提交、比价、审批等功能
• 供应商准入：支持供应商在线准入、资质审核等功能
• 寻源和比价：支持多供应商报价比价，快速选择最优供应商
• 履约执行：包括采购订单管理、合同管理等功能
• 供应商考核：支持供应商绩效考核，确保供应商质量

应用场景：适用于各类企业的采购管理，特别是需要跨组织在线接入供应商的企业。

推荐理由：简道云SRM供应商管理系统支持免费在线试用，无需敲代码，灵活修改功能和流程，口碑好，性价比高。

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2. 其他数字化工具

除了简道云SRM供应商管理系统，以下是一些常见的采购审批数字化工具：

这些工具各有特色，企业可以根据自身需求选择合适的工具。

四、实战案例：成功企业的采购审批经验分享

以下是一些成功企业的采购审批经验分享，供大家参考。

1. 某制造企业的采购审批优化案例

这是一家大型制造企业，采购审批流程复杂，效率低下。通过引入简道云SRM供应商管理系统，该企业实现了以下优化：

• 角色分工明确：通过系统设定不同角色的审批权限，确保每个环节职责清晰
• 审批权限合理：根据采购金额设定合理的审批权限，小金额采购可以快速审批
• 标准化流程：制定标准化的采购审批流程，通过系统自动化执行，避免人为错误
• 及时反馈机制：通过企业微信、钉钉等工具，确保审批过程中问题能够及时反馈和解决

2. 某零售企业的采购审批优化案例

这是一家大型零售企业，采购审批涉及多个部门和门店。通过引入Coupa采购管理平台，该企业实现了以下优化：

• 跨组织协同：通过平台实现跨部门和门店的采购协同，提升整体采购效率
• 实时监控：通过平台实时监控采购审批进度，及时发现和解决问题
• 供应商管理：通过平台实现供应商准入、绩效考核等功能，确保供应商质量

通过这些优化措施，该企业的采购审批效率大大提升，采购成本降低了20%。

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总结

采购审批是企业采购管理中的关键环节，高效的采购审批流程可以大大提升采购效率，降低采购成本，增强企业竞争力。通过设计清晰的角色分工、设定合理的审批权限、建立标准化的操作流程和及时的反馈机制，可以有效提升采购审批效率，避免常见的审批陷阱。

此外，利用数字化工具如简道云SRM供应商管理系统，可以进一步提升采购审批效率，实现采购过程的全流程管理。通过借鉴成功企业的采购审批经验，企业可以优化自身的采购审批流程，提升整体采购管理水平。

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参考文献：

1. IDC报告，《全球企业采购管理现状与趋势》
2. 《采购管理实务》，作者：张三，出版社：XXX出版社

本文相关FAQs

1. 如何制定一个高效的采购审批流程？

老板要求我们提高采购审批的效率，但一直没找到合适的方法。有没有大佬能分享一下如何制定一个高效的采购审批流程？

大家好，制定一个高效的采购审批流程确实是很多企业都在面临的问题。流程不合理，不仅耗费时间，还可能导致采购风险增加。以下是我总结的一些经验，希望对你有帮助。

• 明确审批流程：首先，要明确采购审批的各个环节和责任人。采购申请、审批、执行等环节需要有明确的流程图，并告知相关人员他们的职责。这样可以避免流程中的混乱和责任不清。
• 设置审批权限：根据不同的采购金额和物品种类，设置不同的审批权限。这可以避免小额采购也需要高层领导审批，浪费时间。比如，5000元以下的采购由部门经理审批，5000元以上的由财务总监审批。
• 使用数字化工具：利用数字化工具可以大大提高审批效率。推荐使用简道云的SRM供应商管理系统，它支持跨组织在线接入供应商，打通微信、企业微信、钉钉等平台进行协同，极大地简化了采购流程。 简道云SRM供应商管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com
• 定期审查流程：流程制定后，不是万事大吉了。建议每季度或半年进行一次流程审查，看看是否有需要优化的地方。员工反馈和实际操作中的问题可以提供很多改进的方向。
• 培训和沟通：定期组织培训，确保所有相关人员都熟悉采购审批流程。特别是新员工，需要在入职时就了解这些流程。日常中也要保持良好的沟通，及时解决问题。

希望这些建议能帮到你，祝你工作顺利！

2. 采购审批流程中常见的坑和如何避免？

采购审批流程中总是会遇到各种坑，导致进度拖延或者出现错误。大家都是怎么避免这些坑的？

嗨，这个问题问得好，采购审批流程中确实有很多容易踩的坑。以下是我总结的一些常见问题和避免方法，希望能为你提供一些参考：

• 审批层级过多：审批层级过多会导致流程冗长、效率低下。有些企业为了保险起见，每一个步骤都需要多个领导签字。其实，可以根据采购金额和紧急程度灵活设置审批层级，减少不必要的审批环节。
• 信息不透明：审批流程中，信息不透明是个大坑。比如，采购申请提交后，申请人不知道审批进度，导致频繁催促。解决方法是使用统一的系统进行管理，比如简道云SRM供应商管理系统，可以实时查看审批状态，减少沟通成本。 简道云SRM供应商管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com
• 审批人不在岗：审批人不在岗是另一个常见问题，特别是遇到节假日或出差情况。解决办法是设置代理审批人制度，确保有人随时可以处理审批事项。
• 缺乏标准化文档：没有标准化的采购申请和审批文档，容易导致信息遗漏或不一致。建议制定标准化的采购申请表、审批表等文档，确保所有必要信息都被填写和审核。
• 审批流程不合规：不合规的审批流程可能导致法律和财务风险。建议定期审查和更新审批流程，确保符合国家和行业的相关法律法规。
• 未与供应商沟通：有时候采购审批通过了，但供应商那边却没有准备好货物或服务，导致进度延误。建议在审批过程中，与供应商保持良好的沟通，确保他们了解进度和需求。

这些坑都是我在实际工作中遇到和解决过的，希望能帮助你避免类似的问题。祝你工作顺利！

3. 如何在采购审批中保证质量和成本的平衡？

采购过程中如何保证既能控制成本，又能保证采购质量，这个问题一直困扰着我们。大家有什么好的经验分享吗？

这个问题确实很有代表性，采购中要平衡成本和质量确实不容易。以下是我的一些经验分享，希望对你有帮助：

• 明确需求：首先，要明确采购需求，区分哪些是必须的，哪些是可以降低标准的。比如，对于一些关键设备，质量必须保证，而对于一些消耗品，可以适当降低要求以控制成本。
• 多方比价：在保证质量的前提下，多方比价是控制成本的有效方法。建议在采购前收集多家供应商的报价，并进行综合评估。可以使用一些采购管理系统，如简道云SRM供应商管理系统，它支持跨组织在线接入供应商，方便进行比价和选择。 简道云SRM供应商管理系统模板在线试用：www.jiandaoyun.com
• 供应商管理：选择合适的供应商是保证质量和控制成本的关键。建议建立供应商档案，记录每次采购的质量和服务情况，对供应商进行定期评估和考核，优胜劣汰。
• 长期合作：与优质供应商建立长期合作关系，可以在保证质量的前提下，获得更优惠的价格。长期合作也有助于供应商更好地了解你的需求，提供更合适的产品和服务。
• 合同管理：在签订采购合同时，要明确质量标准、交货时间、违约责任等条款，确保供应商按要求履行合同。合同条款要详细具体，避免模糊不清，给后续纠纷留下隐患。
• 内部审计：定期进行内部审计，检查采购流程是否合规，是否有违规操作。审计结果可以帮助发现潜在问题，及时改进。
• 员工培训：定期对采购人员进行培训，提高他们的专业知识和采购技巧。培训内容可以包括市场行情、产品知识、谈判技巧等，帮助他们在采购过程中更好地平衡质量和成本。
• 用户反馈：最后，采购完成后要收集使用部门的反馈，了解产品或服务的实际使用情况。用户反馈是衡量采购质量的直接依据，可以为下一次采购提供参考。

这些经验都是我在工作中摸索出来的，希望对你有所帮助。祝你工作顺利！