摘要
WPS 作为一款强大的办公软件，可以通过其表格（类似 Excel）功能来初步搭建简易的人事系统。1、利用 WPS 表格搭建人事信息管理台账 2、通过数据筛选与统计实现员工信息查询 3、结合公式和条件格式实现自动提醒与统计 4、借助简道云HRM人事管理系统实现专业级扩展。其中，第4点——借助专业平台如简道云HRM系统，实现高效、自动化、可扩展的人事管理，是当前企业数字化转型的主流选择。以简道云HRM为例，用户可通过其官网（https://s.fanruan.com/fh70e;）注册并使用，极大提升人事管理效率，支持员工信息全生命周期管理、流程自动化、权限分级等功能，适合中小企业到大型组织的多样化需求。

一、人事系统基本功能梳理

人事系统核心功能包括：

这些功能是构建任何人事系统的基础，无论是用 WPS 还是专业HRM系统都需覆盖。

二、利用WPS表格搭建人事管理台账

WPS表格是搭建简易人事系统的基础工具，适合初创企业或小团队。其步骤如下：

1. 设计表头： 包含姓名、工号、性别、部门、岗位、入职日期、联系电话等基本字段。
2. 录入员工信息： 按照表头逐行录入员工数据。
3. 设置数据有效性： 利用“数据验证”功能，规范如部门、岗位等字段录入内容。
4. 信息查询与筛选： 使用“筛选”、“查找”功能快速定位员工信息。
5. 统计分析： 利用“计数”、“求和”、“分类汇总”等公式，实现员工数量、部门分布等统计。
6. 条件格式提醒： 如试用期到期、合同到期自动高亮提示。

示例表头设计：

优点：入门门槛低，灵活性强，免费。
缺点：手工操作多，易出错，数据安全和权限管理弱。

三、WPS表格实现自动统计与提醒

为提升管理效率，WPS表格可通过公式和条件格式自动实现部分智能提醒与统计：

• 合同到期提醒：
  使用 =IF(合同到期日-TODAY()<30, "即将到期", "")，并配合条件格式高亮。
• 入职周年提醒：
  =IF(MOD(TODAY()-入职日期,365)<7, "入职周年", "")
• 部门人数统计：
  =COUNTIF(部门列, "技术")

注意事项：

• 公式需结合实际表格结构调整。
• 条件格式需设置好高亮条件，方便直观展示。

四、WPS表格搭建人事系统的局限与风险

虽然 WPS 表格能满足基础需求，但有明显局限性：

五、借助简道云HRM人事管理系统实现专业级管理

当企业规模扩大或人事管理需求提升时，建议使用专业系统如简道云HRM人事管理系统。

官网链接：https://s.fanruan.com/fh70e;

实际应用举例：
某科技公司采用简道云HRM后，员工入职流程由原本需3天纸质审批缩短到1小时内完成，数据同步至薪酬、考勤模块，实现信息全流程无缝流转，HR部门工作效率提升70%。

六、WPS与简道云HRM系统对比分析

七、如何从WPS表格迁移到简道云HRM系统

1. 数据整理导出：
   在WPS表格中，将员工信息、考勤、薪资等数据整理成标准表格，并导出为Excel格式。
2. 注册并登录简道云HRM：
   访问 https://s.fanruan.com/fh70e; 注册账号。
3. 数据导入：
   使用HRM系统的“数据导入”功能，批量上传员工信息表。
4. 配置流程与权限：
   根据公司实际情况，设置入职、离职、调岗等工作流及权限分级。
5. 员工自助操作：
   员工可通过系统自助查看、更新个人信息，HR专注管理与分析。
6. 日常运维与优化：
   定期备份数据，结合报表分析持续优化管理流程。

八、数字化人事管理趋势与建议

• 趋势：

  1. 人事管理由表格化走向自动化、智能化，数据安全与流程效率日益重要。
  2. 移动办公、远程办公需求推动系统多端适配与协作。
  3. 数据驱动决策成为HR管理核心。

• 建议：

  1. 小微企业可短期用WPS表格管理，但要定期备份防丢失。
  2. 随着员工数量与业务复杂度提升，应及时切换到专业HRM系统。
  3. 选择如简道云HRM等成熟平台，兼顾安全、效率与扩展性。

九、总结与行动建议

WPS可帮助企业初步建立人事管理台账，但其在数据安全、自动化、扩展性等方面存在局限。推荐随着企业发展，逐步引入专业的人事管理系统如简道云HRM（https://s.fanruan.com/fh70e;），以提升效率、保证数据安全，并实现人事管理的自动化和智能化。建议用户结合自身企业规模和管理需求，合理选择工具，关注人事系统的可持续发展与升级路径。对于初学者，可先用WPS表格搭建基础台账，熟悉管理逻辑后逐步向HRM系统迁移，实现企业数字化转型的平滑过渡。

相关问答FAQs：

WPS如何制作人事系统：进阶指南

1. WPS制作人事系统的关键步骤有哪些？

制作人事系统时，我重点关注数据结构设计与自动化流程。首先，需在WPS表格中建立员工基本信息表，包括姓名、工号、部门、职位、入职日期等字段。利用“数据验证”功能确保录入数据的准确性，避免出现重复或错误。接着，利用“条件格式”自动标记关键数据，如试用期员工、合同到期提醒等。通过设置公式，如DATEDIF计算工龄，提升数据动态更新能力。最后，借助WPS表单功能实现员工信息的快速录入与查询，极大提高工作效率。

2. 如何利用WPS函数实现人事数据自动统计？

我经常使用SUMIF、COUNTIF等函数进行数据统计。例如，统计各部门员工人数可用COUNTIF函数：“=COUNTIF(部门范围, 部门名称)”，实现动态统计。对于员工薪资总额，使用SUMIF函数：“=SUMIF(部门范围, 部门名称, 薪资范围)”。结合透视表功能，将复杂数据一键汇总，方便人力资源分析。通过这些方法，数据更新后，统计结果自动刷新，避免手工计算误差。

3. 怎样通过WPS表单优化员工信息录入流程？

我发现WPS表单是提升录入效率的利器。通过创建自定义表单，设置必填字段和下拉菜单，确保信息完整且格式统一。表单提交的数据自动录入指定的表格区域，减少重复录入时间。为了防止数据泄露，可以设置访问权限，保证员工信息安全。结合自动邮件提醒功能，及时更新或补全员工资料，实现流程数字化管理。

4. WPS人事系统如何实现考勤与绩效管理？

我将考勤数据与绩效表格结合，利用日期函数（如TODAY()、WEEKDAY()）自动标注出勤状态，结合IF函数判断迟到、早退情况。绩效评分通过评分标准表自动计算，利用VLOOKUP函数匹配员工绩效等级，形成动态报表。通过图表功能，直观展示员工考勤趋势与绩效分布，辅助决策。此方法不仅提升管理效率，还为优化人力资源配置提供数据支持。

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