实践效果一览
挑战一:
甲方、供应商等外部客户信息大多存留在业务员手中,公司总部缺乏直接联系,存在客户流失风险。
产品价值一:
通过对客户资料的数字化记录和保存,为不同的客户数据设置了相应的查看权限,员工可以按权限要求进行查阅和管理,所有客户数据有迹可循。
挑战二:
从前制作报表效率很低,一些常规报表要每月重复统计;临时报表统计更为困难,经常缺乏基本数据。
产品价值二:
通过简道云制作了很多仪表盘、流程数据和台账报表,大部分常规报表实现了自动化,报表体系建设从月缩减到日。
挑战三:
从前对于同一个项目,会签审核时都要翻阅手工台账,会签审核时都要翻阅手工台账,
产品价值三:
通过简道云搭建了实时、独立的资金台账,直接关联具体合同,收付款条目清晰。会签、审核流程都带有实时数据辅助,审核时间和准确率至少提高90%,财务人员减少工作负担至少40%。

一、企业简介

绿城建筑科技集团成立于2018年,是集咨询服务、设计营造、工程施工、产业配套为一体的全产业链集团,属于绿城集团的专业型子集团。其中产业配套板块是集研发、设计、生产加工、销售、施工安装于一体的建筑配套全链服务商,业务包括木业、橱柜、收纳、石材以及建材采供服务等,是绿城建筑科技集团多元化业务发展方向之一。

二、业务背景

1、业态种类多:作为地产集团下游一个涉及生产、贸易、零售、施工等不同业务的多公司集合体,公司管理结构和业务模式与上级集团的信息化逻辑存有较大的差异,系统开发与逻辑不兼容,下游各公司的信息管理系统往往孤立开发,业务数据分散,出现较多的系统壁垒。

2、数据口径多:长期依靠手工台帐进行管理,各公司口径、格式又不统一,不同部门经常性的重复要求相似资料,汇总整理校对占用大量办公时间。数据统计的周期长,各类对账极为困难,存在大量数据孤岛。同时也间接导致了有关人员大量流动,加剧了业务数据的缺失、无序与失真,更是无法快速呈现各公司的经营现状。

3、业务发展快:因各公司经营时长、主要业务、所在地域的不同,在业务模式、管理制度、数据标准、团队能力、管理深度、沟通效率等均存在明显的差异;公司业务规模发展快速,管理需求变化频繁,原有的OA、ERP升级迟缓调整困难,无法快速实现管理升级和经营变化。

4、管理需求大:耗资巨大的传统定制化系统,因为固化僵化的结构,已经跟不上快节奏变化的公司管理模式,采购同行企业使用的成熟系统,也因管理思路、目标需求、业务类型的不同,导致南橘北枳、鱼和熊掌不可兼得的情况。

5、权限流程要求高:在系统尚未健全的情况下,各类经营数据缺乏有效管理手段,主要依靠人工调度、筛选、整合分析和汇总报告,不仅效率低下,并且为了风险预防及工作协同,也会导致出台越来越多的制度、标准和权限等,极大地消耗工作时间和精力。

三、解决方案

根据集团多业态的经营场景和业务需求,数据离散性和业务孤岛性的现状,绿城建筑科技计划两年内,基于简道云低代码平台建设各板块业务系统,并打通相关内外部平台,逐步落地管理模式的数字化转型,实现业务数据统一归集、优化、运用和展现,为企业的发展赋能、助力。

平台搭建方案如下:

1、一体平台,模块分布

为业务管理赋能,打造科技集团决策、管控、执行三层数字化体系,实现集团性的数字化运营。各公司以模块化系统,整合打造一体化信息系统生态,系统同时向业务、管理赋能双重赋能,全面覆盖设计咨询、产业配套、施工三大板块;全面覆盖经营决策、职能管控、业务操作。

以简道云零代码的特性, 采用模块化的建设思路,各公司视为整体的一个局部组件,按重要程度、难易程度,分别快速立项、筹备、建设、测试上线,完成一家并入一家;边用、边建、边优化,逐步完成全部公司的系统建设,用数据连接全部的功能模块,最终完成一体化平台。

2、延续规划,积累数据

按照六类技术标准和三类管理规范,在各公司系统的建设过程中完成业务数据、功能定义、通用格式的标准统一,为跨部门、跨公司、跨应用之间的数据流转和调用,破除数据壁垒和障碍堵塞。在一个平台的基础上,统一数据定义和报表规范,将现有的原始业务数据、管理口径进行统一和整合,进而实现图形化展示,便于公司各级管理者能够快速、有效、清晰、明了地进行工作和决策。

以ETL、帆软Report等工具打造统一的数据共享应用服务平台,实现数据的采集、清洗、存储和调度,最终实现基础数据向高价值数据信息的转换,为报表、分析及决策应用建立基础。

3、作战计划,全员参与

数字化转型是一场必须全员参与的作战计划,人人都是数据的生产者和使用者,无法逃避也无法豁免,越是主动参与越能获得赋能,更需要不同层级的管理要求和工作特点,有针对性的需求调研和创新研发,比如:

1) 战略级需求:数字化生态圈建设、数字化运营模型、商业模式创新等。

2) 战役级需求:更柔性、更智能、更敏捷的个性化、专用型公司系统等。

3) 战术级需求:部门协同、数据共享、减负增效、管理平台化和动态化。

4) 单兵级需求:快捷、高效的辅助功能,智能、精确、个性的使用体验。

作为地产集团下游一个涉及生产、贸易、零售、施工等不同业务的多公司集合体,各公司之间管理结构和业务模式存有较大的差异,简道云的出现帮助绿城建筑科技消除系统壁垒和业务壁垒。

在系统建设的过程中,集团主体采用单应用建设,系统各项功能采用多级菜单方式,实现了集营销、投标、合同、招采、施工、财务等全过程项目管理,形成各级、多维度管理决策分析体系。下属主体公司全部业务需求采用多应用模式,将关键部门按功能进行划分,创建业务流程体系和跨应用的数据链,本部门员工可在一个应用内完成常规业务操作,其他管理类报表、台账集中在专用的管理应用内绿城建筑科技建设了一套好用、能用、想用、提高人效、持续发展的信息智慧系统,满足跨公司、集团化的数据使用和开发需要。

装饰工程集团、幕墙专业公司以及建工EPC公司均已启动简道云系统建设,量身定制了个性化的管理型系统;同时按不同需求,建立跨应用的公用型组件。通过简道云的功能和技术迭代和功能升级,这2年以来,基本满足了灵活调整、快速开发、无缝上线、完全定制的系统建设目的。到目前,系统已上线7家公司,企业信息化进程已取得不小成果。

四、应用场景

场景一:客户管理

客户管理是所有业务系统的起点,通过简道云搭建的表单,能够快速收集外部客户的各类信息数据并实时展示追踪,充实公司的外部客户资源库。原来甲方、供应商等外部客户信息大多存留在业务员手中,公司总部缺乏直接联系,存在客户流失风险,业务管理也有较大的安全隐患;现在所有客户、供应商的准入、过程评价、信息更新都以公司为整体,有了完整的数据积累和过程管理,既能快速刷新客户资源,又能实现快速透明的规范管理。

通过对客户资料的数字化记录和保存,按条件筛选精准查找,同时为不同的客户数据设置了相应的查看权限,员工可以在权限允许范围内进行查阅和管理,所有客户数据有迹可循。目前外部公司已登记500+,补全了必要公司信息,建立公共数据库,客户管理可以信息共享、管理延伸,实现了“从无到有”的建设。

场景二:项目管理

项目管理分立项和创建两个阶段,在洽谈或投标期间进行立项申请,中标后进行项目创建并与财务部门等自动同步,项目基本信息完成固化后确定项目管理团队和负责人,公司按项目制进行单独管理。以前各部门项目名称不统一,业务部一套,财务部一套,工程部一套,会产生张冠李戴的情况,产生了很多重复无效的核对工作;现在项目名称规范化,再也不怕牛头不对马嘴了。而且按关键节点进行权责分离,部门间各司其职,少了很多重叠工作,工作量减少,效率也提高了。后续各重业务流程直接调用项目固化数据,杜绝以往常见的低级错误。每个项目按主要节点编制计划、资金专款专用、流程单独核算、进度实时汇报,对重点项目设置巡检机制,对质量及其他问题设计整改流程,最终实现项目的全过程闭环管理。

自系统运行以来,原来一个项目多个合同需要多个编码,现在仅需一个编码关联多个合同,编码资源至少节约了60%,部门管理渠道从“多头管理”转为“直线对接”,业务员对接效率至少提升了70%。

场景三:流程管理

流程表单用于签订销售合同、采购合同、客户和供应商的准入和考核、发票和收付款的登记和申请、业务进汇报等实际审核审批工作。以前找领导签字很麻烦,需要花费很长时间找领导、等领导,还要准备很多资料以备询问,领导签字时也不知道数据的可靠性。现在一个手机就可以电子审批,不用蹲门口等领导了。关键是各项数据,都是系统自动生成,不用担心汇报时说错,领导放心,员工也轻松。各级用户按流程内的提示,输入相应内容,上传附件发起流程,进行审批审核。这些步骤都通过表单进行线上填写,远程电子化审批,数据实时更新同步,智能辅助审批,原来平均1-2周的常规审批过程,现在只需1-2天。

从已上线公司的流程审批时间来看,单条流程平均处理时间至少减少了7天,项目数据汇总与核对时间从几天降低为零,实现同步实时查看。

场景四:财务管理

以前项目资金台帐总是做不好,就连同一个项目,财务和业务对账都会有误差,每次会签审核时要翻手工台帐,关键还不一定正确,签字总会心里发虚。要查某笔收款或者付款记录更是很麻烦,台帐不清晰,翻原件又费时间。现在有了线上台帐,每个项目都有实时、独立的资金台帐,直接关联具体合同、每一笔收付款都清清楚楚,关键是会签、审核的流程里面自带项目的实时数据辅助,员工感受到了信息时代的智能辅助,终于可以安心签字审批了。各种流程中的财务会签获得了实时数据辅助,审核时间和准确率均至少提高90%,公司财务数据自动同步和汇总后,日常统计与核对时间节余至少80%,财务人员减少工作负担至少40%。

场景五:报表体系

以前做报表是一件让员工非常头疼的事,因为收集数据、核对汇总起码要好几天,一些常规报表要每月重复统计;临时报表统计起来更是困难,经常缺乏基本数据;日常工作由于缺乏各类报表也存在很多隐患,无法通过数据来分析和避免。

现在使用简道云建设了很多仪表盘,各种流程数据和台帐报表,系统自动生成报表,开会汇报打开系统都一目了然。公司终于有了管理驾驶舱,就算只是雏形,也节约了很多时间,提升了工作效率。按公司整体、各部门管理所需、具体岗位职责等不同需求开发不同口径的报表,通过系统聚合表、数据工厂实时关联各类合同、收款、付款、发票、费用流程数据,自动生成各种口径和纬度的数据结果,按部门和业务组推送各类公用和专用报表。从使用反馈来看,大部分常规报表实现了自动化,从原有平均的6-7天到直接获取;个性化报表从重代码开发的1-2月缩减到1-2天,报表体系建设从月缩减到日,有了质的飞跃。

场景六:劳务管理

绿城建筑科技借助简道云搭建了劳务实名制系统,通过对接项目现场考勤设备,优化项目考勤管理,实现劳务数据的集中管理。同时,补全项目考勤补卡、请假等实际场景,依据实际情况调整考勤率计算逻辑和工量核算逻辑。还依据劳务管理需要调整项目用工花名册、月度考勤表、工资表等,并与E签宝对接实现劳务用工合同和工资结清证明在线电子签收。绿城建筑科技建立工人信息库,增加对劳务工人的项目考核评价和项目履历信息管理,为建设产业工人库和小班组管理积淀基础数据,汇集系统业务数据按需输出管理报表、决策分析报表、可视化管理大屏。

五、项目心得

通过基于简道云的运用实践,绿城建筑科技能够敏捷适应业务快速发展对数字化系统的需求,同时可以提高企业数字化转型速度、减少对高技术和专业人员的依赖,以相对较低的建设成本快速定制及迭代各类应用系统,及时适配企业的经营战略的调整和业务管理的精细化。简道云不光适用于数字化转型初期的企业做为建设主平台,也可做为已有重应用系统的企业的补充平台。

交付周期上,对于多业态产业模式的不同应用需求,涉及营销、贸易、离散制造、工程施工、项目管理等,在简道云平台上能够快速地找到解决方案,给业务系统从立项到交付上线节省了一半以上的时间。应用推广上,简单的UI界面和简道云系统架构,SAAS模式使部署上更方便快捷,UI上更容易让使用者所接受,用户自己登陆体验完成后,普遍上手很快(经过业务流程操作培训后的情况下),在这两点优势下,简道云作为新的平台取代原有平台更具有竞争优势。