方案前瞻:

一、案例背景

大吉包装成立于2005,至今已成长为一家年营收过亿的节令礼品包装整体服务商,服务于众多行业老字号及国内知名连锁食品公司等。坚信创新驱动发展,拥有成熟的研发设计团队,拥有专利和版权1800余项。大吉包装目前企业员工100多人,销售团队15人,拥有600+多家合作客户。

企业相信效率与严谨的生产才是成果落地的体现,在十多年前大吉包装就开始使用了ERP系统来提高企业管理效率。但是随着业务发展,ERP系统渐渐出现了一些痛点问题:

1)原有的ERP数据和销售数据无法互通

大吉包装过去有自己的ERP系统,但是缺失了销售端的管理,销售是在钉钉上录入表单的。所以销售生成订单后,还需要专人再去ERP系统上录入生产订单的数据;数据录入偶尔会出现差错,导致不同部门间出现相互扯皮现象。

2)原有的ERP系统无法根据业务灵活自定义

原有的erp系统的业务逻辑用代码写死,销售模块精细度和操作复杂度太高了,销售流程必须按照它设定的走,大吉包装自身的业务需求和流程比较灵活,无法个性化修改。除了crm销售需求外还有生产管理、模具管理、仓库物流等,这些模块也无法根据业务需求新增或调整。

3)线下数据统计的方式,管理效率低

过去,生产排单、外协工厂生产进度、工作量统计、仓库物流管理都是通过线下excel统计,再通过发送在微信消息的方式,信息不实时,数据可能存在填写差错,并且各部门之间需要多次沟通才能明确信息。

二、解决方案

长期面临这些棘手的问题,大吉包装开始在市面上寻找一款能够满足企业业务需求和流程、具有较高灵活性的新系统。通过试用、产品演示和沟通,发现简道云本身是个灵活的 SaaS 产品,其 CRM 套件是一款基于自定义的 CRM 系统,能满足专业标准 CRM 同时,又能满足其他 ERP 等业务场景需求,并能够解决之前数据无法互通的痛点问题,大吉包装决定将企业业务整体迁移至简道云系统中。

在上海疫情期间,大吉包装信息化负责人在家琢磨系统,把用了10多年的 ERP 系统在短短2个多月做了全替换。

原ERP系统界面 VS 简道云工作台界面

2.1 大吉包装系统框架

大吉包装在简道云上主要实现了销售CRM、生产管理、采购管理、仓库物流管理、模具管理、资料数据中心几大核心模块。各个应用模块之间通过跨应用数据联动关联数据等功能实现数据调用。

2.2 客户全生命周期管理

在使用简道云之前,大吉包装的销售团队是使用钉钉中的表单来收集销售相关信息的。需要切换不同表去进行数据查找和填写,并且和ERP系统独立、数据无法互通,销售订单的数据在生产阶段还要专人再填一遍,偶尔会存在数据填报出现差错,导致销售和生产部门之间的相互扯皮。

现在,大吉包装通过简道云CRM套件来进行管理,所有销售流程中的信息都录入并关联于「客户表」中,实现了客户、报价、合同、核价、设计、打样、发样、生产、发货、售后、合同的客户全生命周期管理。

销售CRM首页看板

在客户表中,通过多标签查看所有客户相关的信息,并且可以在标签页下直接发起流程和业务操作。如果销售离职,销售所负责的客户历史信息也能够通过「更换负责人」一键转交给下一位负责人,保证企业能够最大程度管理好客户资源。

通过业务结合系统管理,销售的工作习惯变得更加规范,从而大大提高了业务效率。内部反馈这个系统确实比之前好用很多。

CRM套件 客户详情页

项目年度推进看板

2.3 实时掌握生产进度

过去,生产管理除了因为与销售使用不同系统,存在数据无法互通导致的责任推诿现象,还存在「生产进度不透明、不实时」的问题。生产排单都是利用线下的excel表记录,最终以群消息的形式发送,每个产线不能实时每天的报量有没有被安排,在沟通上花费较多时间。

现在,大吉包装使用简道云搭建了一个生产管理模块,实现生产订单和销售订单关联,减少重复性工作并降低错误率。

通过「生产排单计划看板」展示所有产线进度情况,跟单的人去填他负责的产品安排,通过看板汇总日排单情况,现在产品生产进度一目了然,不用再去进行多次询问和沟通。

此外,通过简道云企业互联的功能,实现与苏州铁罐制造的外协工厂的协作。通过企业互联的方式和外部供应商连接,供应商通过报工上报做工内容,实时把握整体的生产进度。

生产排单计划看板

生产计划排单表

设计版权看板

2.4 透明仓储情况和物流进度

大吉包装的仓库物流部分主要包括供应商的供货和客户订单、样品的发货。过去供应商需要通过excel查看内部库存情况,无法实时获取供货需求,客户也无法实时知道自己的订单进度。

通过简道云搭建了仓库物流模块后,客户能通过 公开查询链接 查看自己的订单发货情况,供应商也能通过外链查看供应材料的库存情况,以便及时补货。企业内部也能通过看板查看客户产品发货和仓库的整体情况。

物流发货看板

2.5 「知识库」实现资料数据中心

大吉包装还使用到了「知识库」功能,形成了企业内部的资料库。梳理了企业发展历程、沉淀了制造工艺的基础等知识、制定了企业管理系统使用规范,还包含专利内容、设计版权的内容记录,共有800多个版权的内容,可以追溯到2012年的所有版权情况。

三、总结与分享

案例总结

  • 通过简道云搭建的系统能够满足大吉包装内部90%以上的业务需求,整体业务闭环达到98%
  • 在熟悉内部公司业务流程和逻辑前提下,通过自己学习简道云工具使用,把用了10多年的 ERP 系统在短短2个多月做了全替换,至少为公司省下了50万的信息开发费用
  • 公司内部业务信息实现线上化管理,保证了信息的公正公开透明,从而减少扯皮,提高了工作效率
  • 基础信息规范化,解决人为填会产生很多数据格式不规范问题,实现更大程度地数据分析价值挖掘

经验分享

在和大吉包装信息化负责人沟通的过程中,他还分享了一个故事,可以给信息化管理初期的企业提供一些落地思路。

有位同行朋友,同样购买了简道云的产品,但是迟迟没有实现构建出完整的业务系统,于是来找他学习。沟通中发现这位同行还没有把企业内部业务流程梳理出来,所以想要实现整体落地业务系统就变得十分困难,业务上来了需求他就去搭建表单实现,看似使用了不少功能但是企业还是没有体系化地将系统使用起来。

这就好比你花了不少钱买了一套毛坯房,但是你没有设计图纸,终究是无法搭建出你满意的精装房的。

工具永远都是一个工具,在你赋予了它具体的业务流程和管理思路之后才能发挥最大的价值。信息化是一个体系的东西,需要懂业务逻辑懂流程的人先梳理清楚,后续的信息化落地主要是通过工具把业务还原到线上了。

衡量一个系统用得好不好,不是取决于使用多少产品功能去做系统,有时候想要实现全功能应用反而增加了原有业务的复杂程度。系统的价值更应该结合业务流程、需求来评估,如果这个系统满足了企业已有的80%及以上的业务需求,业务人员愿意去用并且有正向的反馈,那么对于企业而言这个系统也具有很高的价值了。