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文档管理系统是什么

随着信息化进程,文档管理越来越受到企业的重视,但是企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文档存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

文档管理系统的概念

对于企业而言,文档是重要的智力资产。

在企业中,文档一般都以电子文档的形式存在,比如doc格式,xls格式,ppt格式,pdf格式,txt格式等。

随着信息化进程,文档管理越来越受到企业的重视,但是企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文档存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

文档管理系统是什么

文档管理系统(document management system),简称DMS,可在网络上有效地控制其文档的创建、存储和分发的过程,并能在组织范围内对其文档进行有效的监控,是以网络化应用为基本特征,对以数字化形式存在的各种类型档资料进行录入、修改、查询、起草、审批、签发、归档等操作的软件应用系统。

文档管理系统的特点

层次展现

层次结构的文档存储和展现形式,使得文档更加容易查阅。

权限管理

依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人,使得文档的保密,权限查阅等需求得到了满足。

资源共享

指通过选择指定的文档将其从系统中导出,从对应文件中将其内容恢复到系统转化为文档。这使得文档可以存储为特定结构的文件用于备份或资源共享,为文档备份、文档迁移、资料共享等提供了很好的途径。

文档管理系统的作用

1、帮助企业全面掌控文档资源

2、解决文档共享协作以及重用问题

3、帮助企业解决核心文档的控制问题

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