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几个使用Excel做数据分析的提速小技巧

合并单元格会起到一定的视觉归类效果,但是不利于统计筛选处理数据,所以要分情况使用。

Excel做数据分析技巧

01 少用合并单元格

合并单元格会起到一定的视觉归类效果,但是不利于统计筛选处理数据,所以要分情况使用。

举个例子:

如下图需要筛选产品D的1-3月及合计的相关数据,有合并单元格就没办法进行筛选。

筛选前的表格数据:

筛选后变成了这样:

因为产品D虽然合并了单元格,其实默认还是在A14单元格的位置,所以筛选出来只显示了1月份一个月的数据,正确做法步骤如下:

  • 先选中A列取消合并单元格

  • 选中合并区域——按F5键(或者CTRL+G)——选择【定位条件】——选择【空值】——点击确定

  • 直接按等号【=】——再点击A2单元格——最后按CTRL+ENTER键

这样一设置,筛选产品D即可正常显示所有月份及合计的数据,如下图:

02 不要整列整行填充颜色

不要一整列或一整行去填充颜色,而是只填充需要填充的部分,最好是自动填充,这样一来才达到了填充的目的——快速定位所需数据。

设置步骤:

  1. 选取需要填充的单元格,开始 - 条件格式 - 新建规则
  2. 在打开的“新建格式规则”窗口中进行以下设置:

类型:使用公式确定.... 为符合..框中输入公式 =$A2="完成" 点击格式按钮,设置填充色为绿色。

完成效果如下:

03 工作数据的统计最好不要用插入批注

工作数据的统计,尤其是做账,最好不要用插入批注。因为在分析或进行关系匹配时,批注的内容是不便提取计算的,而且打印的时候批注里面的内容也打印不出来。

批注的作用是做某些说明使用,但统计数据,注意是统计数据时,尽量不用批注,因为批注里面的信息无法匹配计算。

04 不要把Excel当做记事簿

一个单元格一个属性,尤其是数字与单位分离,方便以后进行数据筛选、整合。

05 不要用多余的空格和空行

比如要对齐不同字数的单元格,不要去敲空格,只需要在“对齐方式”中选择“分散对齐”即可。

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