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团队协作中怎样提升合作效率

提升团队协作效率是一个很大的话题,这里从宏观角度、中观角度、微观角度分别来说一下:

提升团队协作效率

这是一个很大的话题,这里从宏观角度、中观角度、微观角度分别来说一下:

01 宏观视角

设定合理的OKR,具体遵循以下原则:

  • 目标要有挑战性
  • 结果要可以衡量
  • 层层分解,由沟通产生
  • 公开透明,定期回顾

注意:一定要区分KPI和OKR的不同。

在OKR管理系统中,它的设计逻辑是这样的,参考 OKR管理模板

OKR管理系统相比于KPI管理系统在设计上就明显简单很多,分为制定目标、拆解目标和信息透明几大部分。

OKR管理系统的主要作用是用来进行信息透明的,让员工知道上级近期的计划是什么,有助于员工朝着同一个方向努力。就像这种:

引入合理并分配资源

注意两点:

  • 在空间上有侧重:合理分配资源不是公平分配资源,需要进行评估,那块儿业务最核心最重要,哪块儿的资源就要更全面。
  • 在时间上有远近:资源的分配时间段需要拿捏好。

02 中观视角

分工协作

  • 基于擅长分工协作
  • 注重优化短板

优化组织结构

首先要知道自己所在组织的组织结构是哪种类型,一般来说,组织结构有以下几种类型:

  • 单打独斗型职能型
  • 职能型项目型
  • 项目型矩阵型

基于这三种组织结构可以衍生出以下几种组织协作原则:

  • 沟通便利原则
  • 资源复用原则
  • 战略跟进原则

03 微观视角

再往下细分就是微观视角了,可以从两个角度切入,即:硬工具和软技巧

从协作工具方面来看,在选型之前一定要做好评估:

团队协作一般包括以下几个大类:

  • 岗位工作:自己和他人的待办,产出文档存储并共享协同,工作目标的执行和落地。
  • 老板的交办:一般老板都是微信或者电话安排任务。
  • 部门会议、头脑风暴等:大部分是通过现场会议沟通,重点落在会后总结即可。
  • 审批流程:报销审批、请假审批流之类的

下面详细来说下:

01 岗位工作

(1)关于待办

团队待办的话,企微上就能建,还有日程,够用了。

如果是想要自己给自己建待办,监控自己的工作情况,可以用这个模板自己搭(放在周月报里也很拉风~)

(2)关于文档协作

文档协作除了用专门的在线协同软件,也可以直接用知识库来分享,参考这个模板:

亮点是除了文档协作,还可插入表格、图片、仪表盘。比如之前我就往知识库里存了好多关于新媒体运营的书籍和课程,生成仪表盘,做个归纳整理,方便自己后续查看。

02 老板的交办

一般老板都是微信或者电话安排任务,直接用自有的即时通讯工具就足够了,比如钉钉和企微。

  • 钉钉=聊天群组+企业协同功能(如考勤、简道云等)
  • 企业微信:优势在于它继承了微信的布局,而且也能在微信上直接使用。

03 部门会议,头脑风暴

大部分是通过现场会议沟通,重点落在会后总结即可,总结以及知识的沉淀同样可以用我上面提到的知识库工具:

04 审批流程

审批流程可以说是协作工具里最重要的一个环节了,因为像其他文档协作之类的,各家功能都大差不差,只是体验上的差别而已。

但审批流需要能够实现以工作流为基础的工作自动传递,参考这个模板:

以财务用款和报销系统中的用款申请为例,员工可以自行申请,公司所需的材料在申请时得以进行录入,完成报销申请的同时留下了数据的汇总,无需二次录入。

员工填写好表单后,因为流程的设置,也就是对工作流的总结和归纳,预先设置了流程处理用款申请。流程设置如下:

每一个节都设置了负责人,帮助工作流自动、有序地运转,无需员工反复沟通,跑上跑下。

从软技巧方面来看,主要有以下几点:

  1. 能有效沟通:统一信息编码
  2. 彼此有互信息:互信息越多,沟通月顺畅
  3. 创建互助氛围,为团队提供善意
  4. 招聘严格把关,让员工对同事们的能力放心
  5. 高置信度:建立纠错机制
  6. 噪音要小
  7. 去掉冗余
  8. 进行交叉验证

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