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如何做好工作汇报

在职场中,汇报是必备的能力,也是职场人必定经历的工作。很多人做工作汇报常常做成了“裹脚布”,不仅白费心血,更让汇报对象心生反感。所以正确的汇报方法,是每个职场人必须掌握的技能。那如何做好汇报呢?

如何做好工作汇报

在职场中,汇报是必备的能力,也是职场人必定经历的工作。很多人做工作汇报常常做成了“裹脚布”,不仅白费心血,更让汇报对象心生反感。所以正确的汇报方法,是每个职场人必须掌握的技能。那如何做好汇报呢?

01 基本原则:简短精要

最核心最基本的一个认知是,你要了解上司对你的汇报最渴望的期待是什么。比如说,你的领导对结果比较重视,那你在汇报过程中就不要对工作细节说太多,而是直奔主题,说出领导想要的结果。

“KISS”原则:Keep it short & simple,保持简短和精要:

简短,是指汇报过程的简单明了,而不是长篇大论喋喋不休。

精要,是指汇报结果要点名主题,而不是说了半天不提重点。

快速、简洁、直达核心的汇报是管理者对每一位员工的期待。美国沟通专家凯伦•伯格(Karen Berg)认为,想实现简短清晰的表达,需要做到以下几点:

  • 多用名词动词,少用形容词
  • 越重要的信息,越要放在最前面
  • 谈话开始的最初30秒决定一切
  • 尽量用图画的方式传达信息

02 被领导夸的汇报形式是什么样的?

可能很多人会说:“道理我都懂,看了也能明白,就是不知道怎么去做。”那么,问题来了:“如何把这些理论具体化的去实施在汇报的过程中?”在这里,可以借助一个结构化表达的工具:PREP汇报结构

●Position 核心结论

在汇报事情之前,先列出核心的关键词或结论,尤其是跟目标一致的关键词,然后高度概括提炼成一句话,简单清晰的说明你的目标、方案提议和你想要的支持。

●Reason 佐证依据

你的建议为什么重要?即阐述做出决定或确立目标的主要原因。

通常,价值和收益这两个因素,是最能打动管理者的,就是你要提供让领导信服的条件。

●Evidence具体事例

说服管理者最合理的办法是讲述事实和展现数据,这两者是缺一不可的,关键要点陈述的好坏直接决定了汇报的成败。

●Position 重申结论

重申核心观点是常常被忽略的部分,作为汇报者,不要奢求管理者会始终与你保持一致的节奏。

因此,不断的重申你的要点,会更好的让管理者认知到事情的重要性。

好的向上汇报过程,一定是思路明晰、数据充足、有理有据的。不仅能让领导知道得更多,可以帮助上司做决策,管理上司的时间,同时为上司呈现问题和解决方案。

03 一些实操技巧

具体的技巧可从以下3个方面来说:

  • 汇报时机的把握
  • 汇报内容的选取
  • 汇报方法的掌握

1.汇报时机的把握

及时汇报——看不看是领导的事,报不报是你的事

及时汇报能加大好感度,领导都喜欢你随时敲开大门,汇报新进展。不要想着闷头做完,一下子给领导惊喜,这样的结果,领导大都觉得完成难度低,压根不会惊喜。及时汇报进度,让领导有充分的掌控感。

尤其是1%、50%和100%,这三个时机,是领导最想听汇报的时候。

  • 1%:任务刚开始,这时候汇报是为了确认工作目标和执行措施无误,避免出现“工作一开始方向就不对,所有的执行都是白忙活”的情况。
  • 50%:任务进行到一半,主动去给领导汇报,让领导时刻保持心中有数,对工作情况处于放心状态。
  • 100%:任务完成,工作汇报必不可少。即使是很小一件事情,都应该件件有回应、事事有着落。

特殊情况的汇报:如若进展不顺利,需要及时进行反馈汇报。而不是拖着问题不解决,将问题搁置化,耽误工作进度。

2.汇报内容的选取

汇报工作不等于汇报“过程”,你不需要把所有的事情全都说一遍,证明你很忙,挑重要的讲:

  • 工作进度
  • 工作需求
  • 工作中遇到的瓶颈
  • 对于目前工作产生的新的建议想法
  • 工作业绩

3.汇报方法的掌握

职场人害怕跟领导汇报工作,大部分是心里没有足够的底气,准备工作没有做踏实。

采用一些可视化工具梳理汇报内容是一个很好的方法,前人都给你总结好了,直接拿来用就行:

1)可视化梳理,用“鱼骨图法”做汇报准备

日本管理大师石川馨先生曾发明“鱼骨图”,主要用于工作中可以快速地解决问题。这个方法同样适应于工作汇报的准备阶段。

汇报之前,先拿出一张白纸,竖着画一条直线,在直线的上端,也就是鱼头位置写上项目名称;在直线的下端,即鱼尾的位置写上工作结论,学会尽可能用一句话去概括结论。

中间用抽丝剥茧的方式去做分析,区分清楚已完成与未完成的部分,是顺利推进还是遇到阻力,反复斟酌,紧抓重点,这样下来整个工作汇报的脉络就会非常清晰。

2)SMART管理,用“事件+数据+对比”汇报结果

在做完汇报准备后,重心就落在如何表述上,建议参照目标管理中的SMART原则去做汇报表述。

对于已完成的工作,则采用“事件+数据+对比”的方式汇报,最好做点功课,保证能够应对领导的提问。

“数据”:是指将工作结果以数据的形式量化,制成可视化的数据图表。

建议从以下几个维度进行数据分析:

  • 数据的均值情况——顾名思义,把搜集信息的对象当做一个整体,然后看其画像
  • 数据的极值情况——最大值,最小值,分析背后的原因
  • 数据与领导的相关性——比如汇报全国的情况,重点关注一下领导关注的城市
  • 数据可能揭示的结论——数据的价值在于,它是决策的依据。所以最好能从中提炼出有价值的内容,然后帮助领导解决他关心的问题。
  • 其他数据信息——比如信息源,竞争对手情况,去年的情况,预测未来的情况。

不用担心这种数据分析的图表难做,直接套用模板,简单的拖拉拽,几分钟就可以完成一个丰富的数据图表,可参考可视化仪表盘模板

“对比”:汇报出彩的地方。当工作完成较好时,可以通过对比把工作成绩凸显出来。

注意:对比时需要谨记,通常只做自我的同比和环比,或与公司的竞争对手去比,不要跟部门同事对比,一是容易招来同事猜疑和反感,二是容易让领导觉得你好胜心过强。

总之,不要当一个纯粹的数据搬运工,做信息的整合者和分析者,最好是问题的解决者。

3)借用PDCA模型,梳理汇报逻辑

很多人向上汇报,无法取得好的结果,很大可能是领导根本没听懂你真正的意思,觉得既然没有说明白,怎么可能做明白?所以,梳理好逻辑很重要。

4)明确汇报对象及其态度

在向上汇报中,了解汇报对象是工作重点。在做汇报前,首先需要了解参加汇报的领导有哪些,谁是拍板的人,拍板领导对汇报相关事项的态度。

而一般来说领导的态度分为三类:支持,反对,模棱两可。

祝每一位职场人都能赢得领导的赞识,走出精彩的职业发展之路。

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