在职场中,汇报是必备的能力,也是职场人必定经历的工作。很多人做工作汇报常常做成了“裹脚布”,不仅白费心血,更让汇报对象心生反感。所以正确的汇报方法,是每个职场人必须掌握的技能。那如何做好汇报呢?
最核心最基本的一个认知是,你要了解上司对你的汇报最渴望的期待是什么。比如说,你的领导对结果比较重视,那你在汇报过程中就不要对工作细节说太多,而是直奔主题,说出领导想要的结果。
“KISS”原则:Keep it short & simple,保持简短和精要:
简短,是指汇报过程的简单明了,而不是长篇大论喋喋不休。
精要,是指汇报结果要点名主题,而不是说了半天不提重点。
快速、简洁、直达核心的汇报是管理者对每一位员工的期待。美国沟通专家凯伦•伯格(Karen Berg)认为,想实现简短清晰的表达,需要做到以下几点:
可能很多人会说:“道理我都懂,看了也能明白,就是不知道怎么去做。”那么,问题来了:“如何把这些理论具体化的去实施在汇报的过程中?”在这里,可以借助一个结构化表达的工具:PREP汇报结构
●Position 核心结论
在汇报事情之前,先列出核心的关键词或结论,尤其是跟目标一致的关键词,然后高度概括提炼成一句话,简单清晰的说明你的目标、方案提议和你想要的支持。
●Reason 佐证依据
你的建议为什么重要?即阐述做出决定或确立目标的主要原因。
通常,价值和收益这两个因素,是最能打动管理者的,就是你要提供让领导信服的条件。
●Evidence具体事例
说服管理者最合理的办法是讲述事实和展现数据,这两者是缺一不可的,关键要点陈述的好坏直接决定了汇报的成败。
●Position 重申结论
重申核心观点是常常被忽略的部分,作为汇报者,不要奢求管理者会始终与你保持一致的节奏。
因此,不断的重申你的要点,会更好的让管理者认知到事情的重要性。
好的向上汇报过程,一定是思路明晰、数据充足、有理有据的。不仅能让领导知道得更多,可以帮助上司做决策,管理上司的时间,同时为上司呈现问题和解决方案。
具体的技巧可从以下3个方面来说:
及时汇报——看不看是领导的事,报不报是你的事
及时汇报能加大好感度,领导都喜欢你随时敲开大门,汇报新进展。不要想着闷头做完,一下子给领导惊喜,这样的结果,领导大都觉得完成难度低,压根不会惊喜。及时汇报进度,让领导有充分的掌控感。
尤其是1%、50%和100%,这三个时机,是领导最想听汇报的时候。
特殊情况的汇报:如若进展不顺利,需要及时进行反馈汇报。而不是拖着问题不解决,将问题搁置化,耽误工作进度。
汇报工作不等于汇报“过程”,你不需要把所有的事情全都说一遍,证明你很忙,挑重要的讲:
职场人害怕跟领导汇报工作,大部分是心里没有足够的底气,准备工作没有做踏实。
采用一些可视化工具梳理汇报内容是一个很好的方法,前人都给你总结好了,直接拿来用就行:
1)可视化梳理,用“鱼骨图法”做汇报准备
日本管理大师石川馨先生曾发明“鱼骨图”,主要用于工作中可以快速地解决问题。这个方法同样适应于工作汇报的准备阶段。
汇报之前,先拿出一张白纸,竖着画一条直线,在直线的上端,也就是鱼头位置写上项目名称;在直线的下端,即鱼尾的位置写上工作结论,学会尽可能用一句话去概括结论。
中间用抽丝剥茧的方式去做分析,区分清楚已完成与未完成的部分,是顺利推进还是遇到阻力,反复斟酌,紧抓重点,这样下来整个工作汇报的脉络就会非常清晰。
2)SMART管理,用“事件+数据+对比”汇报结果
在做完汇报准备后,重心就落在如何表述上,建议参照目标管理中的SMART原则去做汇报表述。
对于已完成的工作,则采用“事件+数据+对比”的方式汇报,最好做点功课,保证能够应对领导的提问。
“数据”:是指将工作结果以数据的形式量化,制成可视化的数据图表。
建议从以下几个维度进行数据分析:
不用担心这种数据分析的图表难做,直接套用模板,简单的拖拉拽,几分钟就可以完成一个丰富的数据图表,可参考可视化仪表盘模板
“对比”:汇报出彩的地方。当工作完成较好时,可以通过对比把工作成绩凸显出来。
注意:对比时需要谨记,通常只做自我的同比和环比,或与公司的竞争对手去比,不要跟部门同事对比,一是容易招来同事猜疑和反感,二是容易让领导觉得你好胜心过强。
总之,不要当一个纯粹的数据搬运工,做信息的整合者和分析者,最好是问题的解决者。
3)借用PDCA模型,梳理汇报逻辑
很多人向上汇报,无法取得好的结果,很大可能是领导根本没听懂你真正的意思,觉得既然没有说明白,怎么可能做明白?所以,梳理好逻辑很重要。
4)明确汇报对象及其态度
在向上汇报中,了解汇报对象是工作重点。在做汇报前,首先需要了解参加汇报的领导有哪些,谁是拍板的人,拍板领导对汇报相关事项的态度。
而一般来说领导的态度分为三类:支持,反对,模棱两可。
祝每一位职场人都能赢得领导的赞识,走出精彩的职业发展之路。