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如何提高办公效率?这份高效办公方法论请一定收好!

这篇从接手——执行——请示——汇报——复盘四个方面全闭环分享高效办公的一些方法,干货满满,经得起验证! 一个工作任务的生命周期是这样的: 接手任务、请示工作、执行任务、汇报进度、复盘总结

如何提高办公效率

这篇从接手——执行——请示——汇报——复盘四个方面全闭环分享高效办公的一些方法,干货满满,经得起验证!

一个工作任务的生命周期是这样的:

  • 接手任务
  • 请示工作
  • 执行任务
  • 汇报进度
  • 复盘总结

01 接手工作,问清标准

接手任务,不怕多问,怕的是你不懂装懂,自己在那瞎琢磨

接手一项工作必须先沟通清楚:“这件任务我要做到什么标准?”,建议当面确认或用文字沟通清楚,避免互相误解。

否则就会出现:领导期望达到a标准,你却以为是b标准。自己吭哧吭哧地把工作做到b标准,结果却得了个“工作不合格”的评价,典型的吃力不讨好。

举个例子,上司安排你去接待一个重要客户,你可以这么说:

好的领导。请问他们有几个人?怎么过来?我需要安排什么规格的接待标准?我先确定下,然后立即协调车辆和酒店。

这样回复,不仅可以让上司看到你的用心,也能确保自己少走弯路,更高效率地完成任务。

02 请示工作,必带方案

在任务推进过程中,总会遇到很多超出我们能力范围的事需要请示领导。比如:

  • 项目无法推进
  • 活动突发情况
  • 客户突然要解约

但在请示之前一定要先动动脑子,不要把问题直接抛给领导。

采用“问题+原因+解决方案”的请示方式,是相对比较讨巧的。

  • 首先要学会客观地去描述存在的问题,直击主要矛盾
  • 进而剖析客观原因而非找借口
  • 最后尝试拿出解决问题的方案,至少是两个以上备选方案,哪怕其中有些方案会稍微逊色些

要给领导做选择题而非问答题,即便是最后方案并没有得到采用,也证明我们是想积极地解决问题,而不是推卸责任。

03 执行工作,保质保量

职场绝大多数情况下都是以结果论英雄,只看功劳不看苦劳,所以在执行工作的过程中也要注意:

  • 既要低头拉车,也要抬头看路

职场工作离不开实干,但仅仅靠实干只能是当之无愧的冤大头,还有两个重要素质:

同频共振:和上级“同频共振”,只有这样你做的结果才是他想要的结果。

前瞻思维:提前考虑、提前规划,增强主动性,心里有数干活才有底气。

  • 既要统筹全局,也要分清主次

办公室工作很忙,大事、小事、杂事缠身,但工作时间是有限的,这时候就需要判断任务优先级:

  • 重要性【重要vs.不重要 】
  • 紧迫性【紧急vs.不紧急】

根据这两个维度把事情划分出4个象限,再将待办事项相应放入这4个象限中。其中紧急而重要的事情一定是最有优先级、需要马上处理的!

每天的工作内容很繁杂,容易忘记怎么办?分享几个常用的方法:

1.桌面日历:前前后后已经用了5年了,日历和待办事项相结合,快速添加代办事项,每天需要做什么一目了然,也支持查看历史记录。

2.工作日志:个人感觉是桌面日历的进阶版,我主要是用来做数据分析的,(放在工作总结里也很拉风~)主要是可以自定义设置,个人还是比较喜欢的。

  • 既要竭尽全力,也要善于借力

职场工作中,竭尽全力叫“实干”,善于借力叫“巧劲”。分享几个方法:

发挥“中间人”力量

没有人规定你只能用一个人的力量完成工作,所以要善于找到可以影响关键人的第三人“借东风”,比如:

我要完成一个任务,需要A的帮助,因为我们不属于同部门,调遣不动A。这个时候可以找到他的上级,提出需求并分析这个任务对公司、对他们部门的好处,获取A的上级的支持,这样自然就能得到A的帮助。

示弱的同时,也别放低姿态

在寻求别人帮助的时候,示弱也是以柔克刚的智慧,合理示弱是谦虚请教的礼仪。一定要认清自己的强弱项,展示自己有价值有优势的地方,要让人愿意给你解决疑惑和问题。他需要什么,你又能为他做些什么?“要做沙漠里的水,平淡无味中的糖。”

用长期连接代替一次性消费

”职场中“借人力”不是一次性的消费,而是一个建立长期信任的纽带。对于一个优质的伙伴来说,赢得对方信任的前提,你是一个靠谱的人,充满智慧或踏实稳重。

在有效的沟通基础上能给与适当的帮助,做到言出必行令人觉得你真诚可靠。把握好相处的尺度,提升双向满意度,建立积极的人际关系。乐于分享敢于担当,问题总会出现给人正面的态度,站在对方的角度上看问题。互相成为对方的“支点”,工作的本质就是价值和交易。

04 汇报进度,突出结果

工作汇报时,不管是过程汇报还是结果汇报,一定要把汇报重点放在结果上。领导首先关注的一定是结果,只有当结果非常好或者非常差时,工作过程才会被提起。

05 复盘总结,漫谈感受

如果某项工作你做得很好,业绩出色,领导安排你在部门内做工作分享。这个时候就得重点班谈工作过程,结果说的太多,会给人炫耀的感觉。

  • 在分享时,要多谈细节,不但要说清楚做得好的方面,也要说清楚做得不好的方面。
  • 既有成功也有失误,既有经验又有教训,这样的分享才是真正的分享。

要知道,别人花专门的时间来听你讲,目的是要学习取经,你的工作结果他们一点都不关心,他们关心的是你究竟做了哪些流程控制,最终才会把工作完成得这么出色。

这里的复盘和工作汇报是有区别的,主要目的在于固化流程、校验方向,为后来人提供一个可复制的路径,最终落点放在项目经验的产出上。

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