如何提高办公效率

这篇从接手——执行——请示——汇报——复盘四个方面全闭环分享高效办公的一些方法，干货满满，经得起验证！

一个工作任务的生命周期是这样的：

01 接手工作，问清标准

接手任务，不怕多问，怕的是你不懂装懂，自己在那瞎琢磨

接手一项工作必须先沟通清楚：“这件任务我要做到什么标准？”，建议当面确认或用文字沟通清楚，避免互相误解。

否则就会出现：领导期望达到a标准，你却以为是b标准。自己吭哧吭哧地把工作做到b标准，结果却得了个“工作不合格”的评价，典型的吃力不讨好。

举个例子，上司安排你去接待一个重要客户，你可以这么说：

好的领导。请问他们有几个人？怎么过来？我需要安排什么规格的接待标准？我先确定下，然后立即协调车辆和酒店。

这样回复，不仅可以让上司看到你的用心，也能确保自己少走弯路，更高效率地完成任务。

02 请示工作，必带方案

在任务推进过程中，总会遇到很多超出我们能力范围的事需要请示领导。比如：

但在请示之前一定要先动动脑子，不要把问题直接抛给领导。

采用“问题+原因+解决方案”的请示方式，是相对比较讨巧的。

要给领导做选择题而非问答题，即便是最后方案并没有得到采用，也证明我们是想积极地解决问题，而不是推卸责任。

03 执行工作，保质保量

职场绝大多数情况下都是以结果论英雄，只看功劳不看苦劳，所以在执行工作的过程中也要注意：

职场工作离不开实干，但仅仅靠实干只能是当之无愧的冤大头，还有两个重要素质：

同频共振：和上级“同频共振”，只有这样你做的结果才是他想要的结果。

前瞻思维：提前考虑、提前规划，增强主动性，心里有数干活才有底气。

办公室工作很忙，大事、小事、杂事缠身，但工作时间是有限的，这时候就需要判断任务优先级：

根据这两个维度把事情划分出4个象限，再将待办事项相应放入这4个象限中。其中紧急而重要的事情一定是最有优先级、需要马上处理的！

每天的工作内容很繁杂，容易忘记怎么办？分享几个常用的方法：

1.桌面日历：前前后后已经用了5年了，日历和待办事项相结合，快速添加代办事项，每天需要做什么一目了然，也支持查看历史记录。

2.工作日志：个人感觉是桌面日历的进阶版，我主要是用来做数据分析的，（放在工作总结里也很拉风~）主要是可以自定义设置，个人还是比较喜欢的。

职场工作中，竭尽全力叫“实干”，善于借力叫“巧劲”。分享几个方法：

发挥“中间人”力量

没有人规定你只能用一个人的力量完成工作，所以要善于找到可以影响关键人的第三人“借东风”，比如：

我要完成一个任务，需要A的帮助，因为我们不属于同部门，调遣不动A。这个时候可以找到他的上级，提出需求并分析这个任务对公司、对他们部门的好处，获取A的上级的支持，这样自然就能得到A的帮助。

示弱的同时，也别放低姿态

在寻求别人帮助的时候，示弱也是以柔克刚的智慧，合理示弱是谦虚请教的礼仪。一定要认清自己的强弱项，展示自己有价值有优势的地方，要让人愿意给你解决疑惑和问题。他需要什么，你又能为他做些什么？“要做沙漠里的水，平淡无味中的糖。”

用长期连接代替一次性消费

”职场中“借人力”不是一次性的消费，而是一个建立长期信任的纽带。对于一个优质的伙伴来说，赢得对方信任的前提，你是一个靠谱的人，充满智慧或踏实稳重。

在有效的沟通基础上能给与适当的帮助，做到言出必行令人觉得你真诚可靠。把握好相处的尺度，提升双向满意度，建立积极的人际关系。乐于分享敢于担当，问题总会出现给人正面的态度，站在对方的角度上看问题。互相成为对方的“支点”，工作的本质就是价值和交易。

04 汇报进度，突出结果

工作汇报时，不管是过程汇报还是结果汇报，一定要把汇报重点放在结果上。领导首先关注的一定是结果，只有当结果非常好或者非常差时，工作过程才会被提起。

05 复盘总结，漫谈感受

如果某项工作你做得很好，业绩出色，领导安排你在部门内做工作分享。这个时候就得重点班谈工作过程，结果说的太多，会给人炫耀的感觉。

要知道，别人花专门的时间来听你讲，目的是要学习取经，你的工作结果他们一点都不关心，他们关心的是你究竟做了哪些流程控制，最终才会把工作完成得这么出色。

这里的复盘和工作汇报是有区别的，主要目的在于固化流程、校验方向，为后来人提供一个可复制的路径，最终落点放在项目经验的产出上。

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