一、案例背景
武汉蓝波人力资源服务有限公司成立于2015年，是一家提供人力资源服务整体解决方案的专业化机构。我们的业务领域涵盖人力资源派遣和外包、人事代理、实习就业安置、企业培训、薪税规划等。迄今我们已经为中百集团、百胜餐饮集团、海底捞、盒马鲜生、百事食品、有家便利店、京东物流等多家知名企业提供了人力资源专业化服务。
二、业务背景
公司在信息化转型前，一直使用传统的工作模式和数据管理方式：利用微信群来组织工作和数据反馈，通过EXCEL收集数据，投入大量人工进行数据处理。
以往的模式导致各部门存在如下痛点：
1、决策层：运营数据不能实时掌握，辅助决策难以实现；
2、招聘部：招聘数据反馈周期过长，求职人员跟进不及时；
3、渠道部：数据收集流程冗长，沟通协作难以同步，费用结算推诿扯皮；
4、运营部：校对工作费时费力，数据失真难以分析，数据安全影响业务发展；
5、财务部：财务结算漏洞百出，审批流程低效耗时；
6、人事部：业务关键绩效指标数据无法实时获取，提成核算效率低下。
三、解决方案
（1）总体设计思路
首先，在理解公司人力资源外包/派遣业务的基础上，将整个业务大系统分解为四个子系统，分别为业务开发、项目管理、人事管理和财务管理。其次，分析四大子系统之间的关联性、公司业务管理的痛点难点以及需求实现的难易程度，确定系统搭建和实施的次序——优先搭建和实施项目管理系统，并确定其主要模块：人员储备、招聘管理、渠道管理、项目运营、项目结算、统计分析、基础信息共七大模块。最后，将七大模块按照公司实际业务逻辑和简道云工具逻辑有机整合起来，设计成一套完整的系统应用。
（2）具体设计思路
简道云作为一个零代码的应用搭建平台，提供了简洁的应用搭建逻辑和丰富的功能模块，如何将具体业务场景与简道云进行融合，是搭建出好应用的关键。以下是项目管理系统主流程的设计思路：
（3）各模块设计步骤
1、进行目标和任务分解
将业务系统分解为相对独立的子系统，确定优先级后，继续将当前目标子系统分解为相对独立的功能模块；最后结合简道云工具将功能模块设计成表单、流程和仪表盘。
2、先理解再设计
必须充分理解业务逻辑和简道云平台逻辑，两个逻辑是相通的，从“线”上讲是数据的收集、流转和呈现，从“点”上讲是数据的维度、指标和权限。
3、先框架后细节
大到一个系统，小到一个表单，都是先有主体框架再对细节进行优化，先实现主要的功能需求，然后才是次要的需求和提升用户的使用体验。
4、不断扩展和迭代
简道云作为应用搭建平台，具有极好的应用扩展性，而且还在不断迭代升级，公司充分利用了简道云这一优势，对自己搭建的应用一直不断迭代和扩展，持续推动公司数据化管理。
场景一：人员储备
痛点：
求职人员数据分散，公司难以掌握求职人员储备和跟进情况，同时数据共享困难，不利于提升资源利用率和降低招聘成本。
解决过程：
1、通过访谈了解招聘部门原工作流程，调研部门业务需求，并收集招聘部门进行求职人员储备、跟进和汇总的Excel表格；
2、分析和整合该模块需求，确定搭建方案；
3、系统搭建完成后，进行测试，并培训招聘部门人员；
4、系统上线后，建立定期沟通和反馈的机制，持续改良。
价值：
1、原求职人员储备和跟进情况难掌握的情况，得到极大提升，基本做到100%掌握；
2、做表环节得以替换，之前普通员工每人每天至少耗时30分钟，主管至少耗时60分钟，现在普通员工耗时10分钟以内，主管耗时基本忽略不计，工作效率相比以往提升至少3倍；
3、数据统计实时呈现，决策层掌握情况及时准确；
4、实现了公海资源流转功能，使求职人员名单资源利用率得以提升。
场景二：招聘流程
痛点：
招聘流程各部门的数据协作依赖项目沟通群和Excel表格，存在数据错漏、反馈不及时、公司无法监控的问题。各部门数据需求和标准不一，形成了“数据孤岛”问题，导致了大量的核对工作，工作效率有待提升。
解决过程：
1、梳理招聘业务中所涉及的各部门协作流程，并收集各部门进行招聘数据反馈的Excel表格；
2、结合招聘流程上下游各环节，充分整合各部门需求，确定流程设计的方案；
3、系统搭建完成后，进行测试，并培训招聘流程所涉及的相关人员；
4、系统上线后，建立定期沟通和反馈的机制，持续改良。
价值：
1、解决了各部门数据错漏、反馈不及时、公司无法监控和“数据孤岛”问题；
2、做表环节得以替换，数据的标准化、流程化和智能化，保证了数据的准确性、及时性和完整性，数据协作效率提升了10倍以上；
3、清晰的业务归属使得后期招聘提成、部门利润、渠道费用的计算无需再核对各部门Excel表格，直接采用系统数据即可。
场景三：项目运营
痛点：
项目员工管理分散，难以监控，各部门、各渠道获取一手数据不方便，且数据存在错漏现象。由于缺乏高效的数据协作工具，数据反复核对、保险增减员不及时、财务核算周期冗长等问题无法有效解决。数据管理较为分散，导致数据安全存在巨大隐患。
解决过程：
1、梳理招聘业务中所涉及的各部门协作流程，并收集各部门进行招聘数据反馈的Excel表格；
2、结合招聘流程上下游各环节，充分整合各部门需求，确定流程设计的方案；
3、系统搭建完成后，进行测试，并培训招聘流程所涉及的相关人员；
4、系统上线后，建立定期沟通和反馈的机制，持续改良。
价值：
1、解决了各部门数据错漏、反馈不及时、公司无法监控和“数据孤岛”问题；
2、做表环节得以替换，数据的标准化、流程化和智能化，保证了数据的准确性、及时性和完整性，数据协作效率提升了10倍以上；
3、清晰的业务归属使得后期招聘提成、部门利润、渠道费用的计算无需再核对各部门Excel表格，直接采用系统数据即可。
四、项目心得
1、在需求调研上，企业内不同的人关注的需求内容不一样，决策层关注项目目标，中高层关注是否满足业务需求，执行层关注系统如何操作，因此在需求调研上要有针对性。
2、在企业信息化过程中，数据部门应当对企业内用户进行区分，建立针对性的沟通和反馈机制。
（1）针对决策和管理层，要形成定期交流的机制，优先响应需求并提供方案选择；
（2）针对业务一线人员，要指定业务对接人，强化需求的汇总整合；
（3）针对主动人群，要增加效率、提升数据价值，缩短报表提供时间，创造自主分析的条件；
（4）针对被动人群，主动推动数据，通过培训和管理措施改变观念，改变不了则应该清除。
3、推进信息化建设时，找到业务关键指标非常重要，这样才能抓关键绩效，构建业务与绩效之间的强关联，使信息化建设与企业日常管理实践充分融合。
业务指标来源主要有：公司战略目标分解，部门指标分解，岗位职责常规指标，工作中最需要改进的方面，内部流程配合需求，防范性扣分指标等。
