一、企业简介
顺然控股(山东)集团有限公司成立于2016年3月份,位于山东泰安,集团下设:山东顺然物业服务有限公司、山东海然物业管理有限公司、山东顺然物业有限公司岱岳分公司、山东恒翔物业管理有限公司泰安分公司、长安保安集团有限公司泰岳分公司、泰安顺然房产信息咨询有限公司,主营物业管理、园林绿化工程施工、专业保洁、清洗、消毒服务,家政服务,停车场服务,住房租赁等服务。至今公司在管及合作项目42个,在职员工500余人。
二、管理痛点
物业项目成本管理涉及人、财、物管理的各方面,目前存在如下挑战和痛点:
1、微信群办公协作差效率低
在使用数字化办公之前,公司管理层主要通过微信群办公, “采购群”、“报销群”、“日经营报群”、“日报群”、“各项目群”等,有的管理层领导微信群就多达30多个,手机不定时的消息提醒,让人烦恼,不看怕耽误重要的事儿,看吧大多数消息是不重要不紧急的,影响工作效率。基于朴素的“免打扰”又不耽误重要事儿的需求,提高各成员间的协作及办公效率,公司急需数字化手段改善面临困境。
2、传统收费方式流程繁琐,依赖人工、易出错、对账麻烦
过去,公司物业费收款主要采用纸质台账(查)+手写收款单(收)+Excel记账(统计)的方式(注:尝试过多种收费系统均不适合,依旧采用纸质方式),虽然适合三、四线城市收费场景,但凸显的问题显著,主要表现在:流程繁琐,依赖人工操作、对收费客服能力要求高、成员间协同效率低。
3、传统的人事管理无法实时知晓人事动态,人力费用采用纸质签批,从而无法有效控制人力成本
物业行业属于劳动密集型企业,需要大量的人员,人力成本占总成本比重大。同时,行业人员流动频繁,离职率和入职率都比较高,且一线员工年龄偏大(50岁以上年龄的占80%+),这给公司的管理造成了隐患。过去,公司人员入转调离的信息掌握在各项目手中,且不能实时同步至公司人力部门,因此决策者对项目当下配置了多少人,年龄结构如何,是否存在用工风险,新招聘是否合理等数据心中无底。
此外,用工过程中会产生人力费用如加班费、员工补贴、保险费等,都是纸质单据申请,总部负责人月底集中审批,因为事后审批,审批过程落入形式,人力成本无法有效控制。因此,在人力资源方面,需要一款数字化工具,能够实时审批成员的入转调离,且如加班费等人力费用审批中能够实时知晓,使人力成本控制落到实处。
4、 传统的物资管理,从采购到出库各环节全靠手工记账,库存余额模糊不清,漏洞较多
公司物资管理,包括采购申请-采购报销-入库-出库-调拨-盘点等各个环节,且涉及的物品种类多且零碎。过去,每个环节均是手工记账,各项目的库存余额未有准确的数字,只知道大概,这导致很多漏洞。如申请采购时,通常采购什么审批什么,即使采购私用小物品亦未知。
出入库时,只是记录单个物品的进出情况,对如物品损耗丢失等情况并未记录;盘点时,通常只是对肉眼可见的及有印象的物品进行盘点,不可见的零散的小物品不记录在列,出现漏盘情况。物资管理的混乱状态,使得采购成本管控一直不是很顺畅,因此,需要一个物资管理系统,一个物品从采购申请-审批-出库-入库-调拨-盘点等全流程清晰了然,可追溯,对于仓库余额有清楚数据,从而在最初的采购环节就有了把控的主动权。
5、传统的费用支出,数据汇总存在延迟,全靠财务每月汇总
以前,各项目费用报销都是纸质单据,层层审批之后,每周交纳财务并集中报销,每月财务汇总输出成本报表发给各项目经理。后来,采用企业微信原生报销,使用电子签批功能,但是每个申请单数据独立,无法进行项目数据的统计分析。因此,企业需要财务系统,能实现电子审批、自动汇总统计的功能。
三、解决方案
为解决上述描述的痛点问题,在不影响原有的工作习惯的基础上,基于简单、方便的、易上手的原则,现对系统数字化升级解决思路如下:
具体实施的工作框架为,选用企业微信为统一入口,选用企业微信原生免费应用和简道云低代码开发平台2套模板,通过内容进行相关内容的研发,上线顺序及内容分别为:
阶段一:创建企业微信群,包括但不限于项目群、管理群、采购群、人事群、保险群、业主群等内部办公用及与客户互通交流的外部群。此工作快速解决微信群的问题,无需培训,企业全员快速上手,上线1天;
阶段二:用企业微信原生的打卡、汇报、审批、微盘等功能,能够解决日报、打卡考勤、用车申请、出差申请、开票申请等基本日常的需求,上线很快,大约需要1-2天,此功能能够将微信群中的功能线上化,解决目前存在的各种问题;
阶段三:收费系统,解决营收问题,包含房产信息、账单生成、收款、欠款、催款等功能;
阶段四:人事系统,包含人事档案、入转调离等流程及审批、加班申请、奖罚申请、补贴申请、保险管理、工资生成等内容,对人事信息清晰了然;
阶段五:采购系统,包括物品信息、采购申请、采购报销、仓库库存、入库、出库、库存盘点等,使得物品管理更清楚;
阶段六:财务报销系统,包含项目信息、费用报销、借款申请、付款申请、退款申请等涉及财务报销的功能,并能进行统计分析,解决财务支出及流水的问题。
场景一:收款管理
痛点
传统收费方式流程繁琐,依赖人工、易出错、对账麻烦。过去,公司物业费收款主要采用纸质台账(查)+手写收款单(收)+Excel记账(统计)的方式(注:尝试过多种收费系统均不适合,依旧采用纸质方式),表现在流程繁琐,依赖人工操作、对收费客服能力要求高、成员间协同效率低、对账麻烦。
解决方式
使用简道云搭建了收费管理平台,六大模块,17个表单,12个统计表,涵盖房产信息、车位信息、物业费收费、其他费用收款、折扣申请单、退款申请等,并能自动统计收费日报、应收账款、欠费查询、收款查询等,满足企业收款方面的多种需求。
下图为收款单截图。
下图为欠费统计截图。
场景价值
1. 提高收款效率:收款流程由3步缩减至1步,收款时间缩短2倍以上;收款出错率降至0.1%以下;坚决杜绝了不合规收款行为;大大提高了收款效率;
2. 提高统计效率:日报、周报、年报、收款汇总、欠费的统计汇总时间,由原来的0.5天及以上缩短至5-20分钟,且正确率达99%以上;
3. 降低了收费客服能力要求:收款员只需提交一个收款表单即可简单完成收费,对于复杂的计算如应收费用、已收、欠费情况等交由系统自动计算处理。收费客服从学习到胜任,时间由1天及以上缩短至30分钟,出错率极低,对收费客户的能力要求大大降低;
4. 提高成员之间的协同效率:通过设置权限,不同成员在系统中可自助查看本人、本项目或本公司的数据,沟通成本降低、协同效率增加。
场景二:人事管理
痛点
物业行业人力成本占总成本比重大,且人员流动频繁,传统的人事管理信息掌握在各项目手中,总部无法实时知晓人事动态,使决策者对人事信息心中无底。传统的痛点主要有:
1. 成员间的协同效率低,以新成员入职为例,传统的流程至少需要4个部门7人协同完成,因成员信息设计多人手写录入等,会有各人手工的信息不一致的情况,其中某一个环节错误,就要重新走一遍流程,非常烦琐
2. 纸质签批时间长,事后审批,审批过程落入形式,人力成本无法有效控制
3. 总部无法实时知晓人事动态,使决策者对人事信息心中无底
解决方式
使用简道云搭建了人事管理平台,七大模块,21个表单,20个统计表,涵盖从招聘、入职、调薪调岗、转正、离职、保险、薪资等全面的人事功能,满足公司各种人事需求。
下图为入职申请单。
下图为工资汇总表。
场景价值
1. 提高协同效率1-5倍,出错率降至1%以下:以前数据都是微信传递沟通、纸质审批单手写签批。现在只要在人事系统中找到对应表单填写,系统自动传送审批流程或者通知给对应人去处理,每一步流程可见,每一表单不遗漏。
2. 提高审批效率1-2倍:招聘需求、入职申请、离职申请、转正、调岗等人事流程全部电子审批,因电子审批支持手写签字且可随地审批,与纸质审批相比,审批时长缩短至原来的1/2以下;
3. 提高统计效率,为公司觉得提供数据支持:使用系统之后,公司成员的入职、离职等动态信息提交之后,系统能够自动统计入职率、离职率、员工补助发放等关键信息,且入职信息、薪资标准等信息同步至员工花名册,这样公司总部能够得到最新的员工花名册,与人事统计表一起,对公司人力成本的控制等提供了数据支持;
4. 提高成员的工作效率:因电子审批省去了很多重复性的工作,项目成员可以抽出空余的时间去做更有价值的事情,如服务客户、处理客户意见等,这对提高物业服务品质、提高行业之间的竞争力,提供了有力的基础。
5. 节省薪资计算时间,降低出错率:计算薪资需要考勤表、员工补助申请表、员工加班审批表、员工扣款申请表等,现在因加班、奖罚等数据可联动至工资表,工资表可自动生成,生成时,考勤表、加班费、补助费等同步至表单,节省了薪资计算的时间。
场景三:采购及仓库管理
痛点
传统的物资管理,从采购到出库各环节全靠手工记账,库存余额模糊不清,漏洞较多。物资管理的混乱状态,使得采购成本管控一直不是很顺畅,因此,需要一个物资管理系统,一个物品从采购申请-审批-出库-入库-调拨-盘点等全流程清晰了然,可追溯,对于仓库余额有清楚数据,从而在最初的采购环节就有了把控的主动权。
解决方式
使用简道云搭建了采购及仓库管理平台,五大模块18个表单,5个统计表涵盖采购申请、报销、入库、出库、库存等各环节,从采购到出库流程清晰,可追溯,从而为降低物品成本提供数据支持。
下图为使用简道云数据工厂功能计算库存。
下图为产品库存统计表。
场景价值
1. 采购电子审批覆盖率100%,效率提高1-2倍:过去,采购申请、报销、入库、出库、调拨、盘点等每个环节均是手工记账,汇总需用EXCEL。使用系统后,全部走电子审批单,数据统计汇总工作由系统自动完成,历史记录查询时间缩短至10分钟以下;
2. 物品流程可追溯,物品损耗可控:使用电子流程之后,单个物品采购时间、入库时间、出库时间、调拨时间等每个流程都有记录,如果盘点出现亏损的状态,可分析亏损的原因,并控制在合理的损耗水平,以降低人为丢失等情况,降低物品成本;
3. 仓库库存清晰了然:因仓库物品出入都有电子账,仓库库存则有了清晰可见,物品管控真正做到透明化信息化,对采购管理有了控制权,物品审批有了话语权。
4. 物品标准化:以前采购物品名称不一致,同一物品,多种名称,这样统计时,出现差错。用系统建立了物品库,物品名称标准化,为采购、统计等工作提供了便利。
场景四:费用报销
痛点
传统的费用支出,多为纸质单据且数据汇总存在延迟,全靠财务每月汇总。以前,各项目费用报销都是纸质单据,层层审批之后,每周交纳财务并集中报销,每月财务汇总输出成本报表发给各项目经理。后来,采用企业微信原生报销,使用电子签批功能,但是每个申请单数据独立,无法进行项目数据的统计分析。因此,企业需要财务系统,能实现电子审批、自动汇总统计的功能。
解决方式
使用简道云搭建了财务报销,共7个表单,3个统计表涵盖报销、借款、付款等各环节,且能对当月的支出汇总做出统计。
下图为费用报销申请单。
场景价值
1. 电子审批,效率提高1-2倍:使用系统后,费用报销、借款等全部走电子审批单,与纸质审批相比,审批时长缩短至原来的1/2以下,数据统计汇总工作由系统自动完成;
2. 费用统计分析效率提升1倍以上:使用电子流程之后,费用支出按照会计科目进行汇报,查询字段包括但不限于申请时间、项目名称、会计科目、表单类型等,通过费用汇总,项目负责人可查看所负责项目的费用支出情况。
总结心得
从公司层面讲,自开始着手到上线使用简道云一年以来,企业整体的数字化水平从“幼儿园”逐渐升至“小学三年级”,从“微信群、纸质单”到人事、财务、采购等办公基本“电子化”,从员工“反对使用系统”到“提出新的需求”,从“模糊不清的数据”到“精准可追溯的流程”,解决了传统管理中面临的成员协作差、办公效率低的问题,从而解放部分员工的时间和精力去处理更为重要的工作,为客户提供更有价值的服务,从而为公司的发展提供动力。
从微观层面讲,简道云搭建和落地的过程是不断精进的过程,从开始搭建、测试、问题反馈、修正不断打磨,一个表单甚至达几十次的修改,总是在曲折中前进,摸索出一些经验:
- 梳理公司现有的工作流程图并进行拆解
- 将需求拆分并归类,对现有的流程表单分类并设计简道云框架,搭好框架之后,不断完善修正
- 将工具用好,智能助手、聚合表、数据工厂各有所长,传递数据的效率和效果不同,要根据需求和目标,选择使用
- 要不断总结,最好以书面的形式表达,得到的经验会比较快