一、企业简介

石家庄正华消防设备有限公司成立于2006年,是一家集科研、设计、制造、销售、服务为一体的消防产品专业生产厂家,是河北省较齐全的灭火系统生产厂家,有多项国家消防产品质量监督检测中心的资质证书。公司秉承着“正诚助消,华实为防”的经营态度,为客户提供优质的服务,为社会输出质量过硬的消防产品。

二、业务/管理需求

1)业务形态复杂:正华消防虽然规模不大,但公司业务形态复杂,既有生产销售,也有代理销售,客户种类多,涉及产品种类多。

2)业务流程复杂:正华消防没有繁杂的流程,但却有复杂的业务流,又无法承担更多的人力支出去精细化管理业务,人手不够导致管理面临着更多的挑战。

3)系统难以满足需求:普通的ERP解决不了正华消防的管理需求,复杂的ERP会徒增员工的工作量。

正华消防的信息化已经是迫在眉睫,测试了市面上十几款ERP,却找不到一个贴切公司需求的。直到发现了简道云,自由搭建,可以在功能方面自由取舍,更可以满足多元化的需求。

三、解决方案

正华消防在以往的经营中未重视信息化的建设,导致经营中出现了各种各样的问题。首当其冲的就是流程的管理问题,流程不受管理一定会出现各种各样的风险,公司需要流程的管理去规范工作内容,以及业务中产生的数据。所以正华消防第一要务是将所有的流程捋清,而简道云的定制流程功能很好地解决了这个问题。

其次,小公司的管理,无非是一进一出。正华消防使用简道云定制表单将一切进出金额、进出货物等数据合理的插入到工作流程中,使得所有数据都能被采集到。

四、应用场景

场景一:销售单管理

  • 痛点

因为业务需求,正华消防需要按照客户的项目名称区分销售单,并根据对账情况区分哪些是已对账的销售单,同时公司在业务开展中会有多种物流方式,和多种运费承担的情况,例如说正华消防自行送货运费由公司承担或客户承担,正华消防委托物流发货,运费公司承担或客户承担,或各承担一半。也有正华消防先行垫付运费,再计入应收款的情况。这些业务内容逻辑简单,但是处理起来复杂,以往都是用纸质单据记录,统计总运费支出困难,回查困难。正华消防与客户的结算方式都是按照销售单据结算,偶尔有丢失单据的情况,给公司造成损失。

  • 解决方案

正华消防用简道云搭建了流程销售单,使用流程表单功能贯通销售单的一应业务流,每张销售单开具后,由物流主管按照单据内容安排出货,物流员将最终产生的实际金额填入表单内,系统按照选择的运费承担方,并通过聚合表分门别类的入账,销售单据完成后由办公室回收单据并上传回收单据,保证单据无一丢失,就算回收后单据因保存不妥丢失,也有影像记录。

  • 价值

这套流程上线后,可以有效的统计正华消防物流支出的金额用以分析,有了数据做支撑,正华消防得以更灵活跟一些物流谈判,以及合理的调整物流管理,预计今年可减少5%-10%的物流支出。有了流程管理后,做到了单据零丢失,丢失量从10减到1是数的突破,从1减到0是质的突破。

场景二:生产管理

  • 痛点

市面上没有适合正华消防生产用的管理系统,生产的过程一直不能数字化管理,导致公司无法便捷地知悉生产情况、生产成本等。正华消防的生产都是以计件的形式,以往是生产员工自己记一个账,会计再按照生产订单内容统计出一个计件的账,然后两方核对,由于都是手工账,很容易出错,出错再回查就产生了很大工作量。

  • 解决方案

正华消防使用简道云搭建一套能适应自己的生产管理系统,业务员下生产需求单,厂长审核生产需求单后自动生成生产任务单,生产员工选择自己负责的生产任务单填报计件单。简单的流程搭建,实现了生产过程的管理。每个流程都记录相应的负责人。员工使用计件单填报计件数量,使用聚合表并用仪表盘输出,可以直接显示每月的完成数量。计件数量与生产任务单相关联,生产任务单与生产需求单相关联。建立工艺单价的数据库,使用数据联动带入到表单,自动计算工资。

  • 价值

因为流程记录着相应的负责人,如果生产的产品出现问题,直接查询单据就可以看到是哪个环节,哪个人出了问题。生产员工填报计件内容后不用再自己记手帐了,会计也可以直接得到每个月的工资应付。因为各单据的互相关联,并用数据校验实现了数量校验,员工如果报错了计件数量则无法提交表单,不提交表单无法计算工资。这样的信息化管理优化了生产流程,并减少了大量的统计工作量,提高了准确率。

场景三:对账管理

  • 痛点

正华消防的客户大多是工程公司,结款方式多种多样,例如按月结、按金额结、按项目结。所以公司对账的场景较多,并且对账时会因为工地现场人员未能及时回单,本月的销售单据可能要到下月甚至更久才能核对,虽然公司有一套ERP系统可以统计应收款,但是无法处理如此复杂的对账方式,只能用EXCEL来记录,又因为各个客户的对账方式不一样, 记录的形式五花八门,很难统一。

  • 解决方案

是用简道云建立对账管理表单,将本次对账的单据选入表单中,生成本期对账金额。被选入的单据使用智能助手功能将已经选过的单据标记未已对账,下次对账时则不能选已对账的单据。

  • 价值

该功能上线后完全改变了财务的工作方式,一切对账数据以简道云平台的为主,而不是杂乱的EXCEL表格。以往的对账情况只能体现在EXCEL上,手工做表难免少记漏记错记。现在使用简道云自建的表单将每次对账情况录入到系统内,达成了对账零出错。

五、总结与展望

通过简道云的灵活搭建,灵活的收集、分类、分析数据,难能可贵的是并没有付出多大的代价就达成了运费管理零出错、生产工资零出错、对账管理零出错,由此大大减少了财务工作量,甚至空闲出了两个助理会计转岗成销售内勤,提升了公司销售支持能力,全面的信息化给正华消防带来了全新的工作体验。

小公司定制化搭建的系统往往是高层或者老板去推行的,在搭建中也是从上至下的贯彻,但正华消防并不忽略员工的角度,在搭建中多从员工的角度出发,使系统的完成度更高,员工的落实也更有积极性。

信息化是每个企业的必经之路,但使用成套的管理系统只能让业务流程去妥协系统,导致业务流程受限。一个灵活搭建的系统才是能伴随企业成长并与时俱进的系统。